企業(yè)行政事務(wù)管理手冊及操作規(guī)范一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)行政事務(wù)管理流程，提高工作效率，保障各項(xiàng)行政工作有序開展，明確各部門及人員職責(zé)，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各部門及全體員工的行政事務(wù)管理工作，涵蓋會議、辦公用品、固定資產(chǎn)、印章、檔案、接待、車輛、差旅等核心事務(wù)。（三）職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)行政事務(wù)的統(tǒng)籌規(guī)劃、制度執(zhí)行、流程監(jiān)督及資源協(xié)調(diào)；各部門：配合行政部完成本部門相關(guān)行政事務(wù)的申報(bào)、執(zhí)行及反饋；全體員工：遵守本手冊規(guī)范，合理使用行政資源，協(xié)助維護(hù)辦公秩序。二、會議管理規(guī)范（一）適用情形部門例會、項(xiàng)目研討會、跨部門協(xié)調(diào)會、外部接待會議等各類企業(yè)會議的組織與執(zhí)行。（二）操作流程1.會議籌備明確需求：會議發(fā)起人（如部門負(fù)責(zé)人*某某）需提前確認(rèn)會議主題、目標(biāo)、時間、地點(diǎn)、參會人員及所需物料（投影儀、白板、文具等）。提交申請：填寫《會議審批表》（參考模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，至少提前2個工作日提交至行政部。發(fā)布通知：行政部根據(jù)審批結(jié)果，通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或郵件發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、議程及準(zhǔn)備要求。2.會議召開會前準(zhǔn)備：行政部提前30分鐘布置會場，調(diào)試設(shè)備，擺放會議資料及桌簽；參會人員提前10分鐘入場。會中管理：會議主持人控制會議節(jié)奏，保證議程有序推進(jìn)；行政部安排專人記錄會議要點(diǎn)（時間、地點(diǎn)、參會人員、決議事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)等）。3.會后跟進(jìn)紀(jì)要整理：會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，由記錄人整理《會議紀(jì)要》（參考模板2），經(jīng)主持人審核后分發(fā)給參會人員及相關(guān)部門。事項(xiàng)督辦：行政部根據(jù)會議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)，跟蹤責(zé)任部門落實(shí)情況，每周匯總進(jìn)度并反饋至相關(guān)負(fù)責(zé)人*某某。（三）參考模板模板1：會議審批表會議名稱召開時間召開地點(diǎn)參會人數(shù)會議主題預(yù)計(jì)時長發(fā)起部門會議議程（簡述）所需物料□投影儀□白板□麥克風(fēng)□其他：________部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：________行政部審批簽字：________日期：________模板2：會議紀(jì)要會議名稱會議時間會議地點(diǎn)主持人參會人員記錄人會議議題及決議待辦事項(xiàng)內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時限（四）關(guān)鍵提示會議通知需明確“準(zhǔn)時開始，過時不候”，避免遲到影響會議效率；涉密會議需提前告知參會人員保密要求，會議資料標(biāo)注“內(nèi)部資料，嚴(yán)禁外傳”；會后紀(jì)要需在24小時內(nèi)分發(fā)，保證信息傳遞及時性。三、辦公用品管理規(guī)范（一）適用情形筆墨、紙張、文件夾、辦公設(shè)備耗材（如打印機(jī)墨盒）等日常辦公用品的申購、領(lǐng)用及庫存管理。（二）操作流程1.申購與采購需求提報(bào)：每月25日前，各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《辦公用品申購單》（參考模板3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。匯總采購：行政部匯總各部門需求，編制《月度采購計(jì)劃》，按企業(yè)采購流程比價(jià)采購，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。入庫登記：物品到貨后，行政部核對數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量，填寫《辦公用品入庫臺賬》（參考模板4），分類存放并張貼標(biāo)簽。2.領(lǐng)用與發(fā)放領(lǐng)用申請：員工填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（參考模板5），注明領(lǐng)用物品、數(shù)量及用途，部門負(fù)責(zé)人審批后至行政部領(lǐng)取。限量控制：實(shí)行“按需領(lǐng)用、杜絕浪費(fèi)”原則，如筆、本等消耗品每月領(lǐng)用不超過2次，耐用用品（如計(jì)算器）以舊換新。3.庫存管理定期盤點(diǎn)：行政部每月末對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，編制《月度庫存盤點(diǎn)表》（參考模板6）。庫存預(yù)警：當(dāng)常用物品庫存低于安全庫存量（如A4紙剩余5包）時，及時啟動采購流程，避免斷供。（三）參考模板模板3：辦公用品申購單申購部門申購日期申請人預(yù)算金額物品名稱規(guī)格型號單位申購數(shù)量部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：________行政部審批簽字：________日期：________模板4：辦公用品入庫臺賬入庫日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量供應(yīng)商經(jīng)辦人模板5：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門領(lǐng)用人物品名稱規(guī)格型號數(shù)量用途說明審批人模板6：月度庫存盤點(diǎn)表物品名稱規(guī)格型號賬面數(shù)量實(shí)盤數(shù)量差異原因責(zé)任人處理意見（四）關(guān)鍵提示辦公用品嚴(yán)禁私人領(lǐng)用，嚴(yán)禁將企業(yè)物品帶出辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*某某批準(zhǔn)并登記）；新員工入職時，由行政部統(tǒng)一發(fā)放基礎(chǔ)辦公用品（筆、筆記本、文件夾等）；鼓勵使用環(huán)保辦公用品，如可替換筆芯的簽字筆、再生紙等。四、固定資產(chǎn)管理規(guī)范（一）適用情形電腦、打印機(jī)、辦公家具、投影儀等價(jià)值在2000元以上、使用年限超過1年的固定資產(chǎn)的采購、使用、維護(hù)及報(bào)廢管理。（二）操作流程1.采購與驗(yàn)收需求審批：各部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，提交《固定資產(chǎn)采購申請表》（參考模板7），經(jīng)行政部審核、總經(jīng)理審批后執(zhí)行采購。驗(yàn)收登記：物品到貨后，行政部、使用部門共同驗(yàn)收，核對型號、數(shù)量及功能，確認(rèn)無誤后填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》（參考模板8），建立《固定資產(chǎn)臺賬》（參考模板9），粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號+部門）。2.領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用登記：員工領(lǐng)用固定資產(chǎn)時，簽署《固定資產(chǎn)領(lǐng)用責(zé)任書》（參考模板10），明保證管責(zé)任，行政部更新臺賬信息。內(nèi)部調(diào)撥：因部門調(diào)整或人員變動需調(diào)撥資產(chǎn)時，由調(diào)入部門提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》（參考模板11），經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，辦理資產(chǎn)交接并更新臺賬。3.維修與報(bào)廢維修申請：固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人填寫《固定資產(chǎn)維修申請表》（參考模板12），行政部聯(lián)系維修方進(jìn)行維修，維修費(fèi)用計(jì)入部門預(yù)算。報(bào)廢處理：資產(chǎn)達(dá)到使用年限或無法修復(fù)時，由使用部門提交《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請表》（參考模板13），行政部鑒定后按企業(yè)審批流程處理，報(bào)廢殘值收入上繳財(cái)務(wù)部。（三）參考模板模板7：固定資產(chǎn)采購申請表申請部門申請日期申請人預(yù)算金額物品名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)計(jì)使用年限部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：________行政部審核簽字：________日期：________總經(jīng)理審批簽字：________日期：________模板8：固定資產(chǎn)驗(yàn)收單驗(yàn)收日期物品名稱規(guī)格型號供應(yīng)商數(shù)量驗(yàn)收情況□合格□不合格（說明：________）使用部門確認(rèn)簽字：________日期：________行政部確認(rèn)簽字：________日期：________模板9：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號物品名稱規(guī)格型號使用部門責(zé)任人購置日期金額（元）折舊狀態(tài)模板10：固定資產(chǎn)領(lǐng)用責(zé)任書領(lǐng)用部門領(lǐng)用人資產(chǎn)編號物品名稱領(lǐng)用日期保管責(zé)任1.妥善保管，避免人為損壞；2.不得擅自轉(zhuǎn)借、拆卸；3.離職時需辦理歸還手續(xù)。領(lǐng)用人簽字____________日期：________模板11：固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表調(diào)出部門調(diào)入部門資產(chǎn)編號物品名稱數(shù)量調(diào)撥原因調(diào)出部門確認(rèn)簽字：________日期：________調(diào)入部門確認(rèn)簽字：________日期：________行政部審批簽字：________日期：________模板12：固定資產(chǎn)維修申請表申請部門申請人資產(chǎn)編號物品名稱故障描述維修方式□自行維修□外送維修（維修方：________）預(yù)計(jì)費(fèi)用____________元審批人簽字：________日期：________模板13：固定資產(chǎn)報(bào)廢申請表申請部門申請人資產(chǎn)編號物品名稱購置日期已使用年限報(bào)廢原因□達(dá)到使用年限□損壞無法修復(fù)□其他：________鑒定意見行政部：________財(cái)務(wù)部：________總經(jīng)理：________（四）關(guān)鍵提示固定資產(chǎn)編號需唯一，標(biāo)簽不得隨意撕毀，如有遺失需及時至行政部補(bǔ)辦；員工離職或崗位變動時，須將名下固定資產(chǎn)交還行政部，確認(rèn)無誤后方可辦理離職/交接手續(xù)；每年末行政部組織一次全面資產(chǎn)盤點(diǎn)，保證賬、物、卡一致。五、印章管理規(guī)范（一）適用情形企業(yè)公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印章等印章的使用、保管及登記管理。（二）操作流程1.印章保管專人負(fù)責(zé)：各類印章由行政部指定專人（如印章管理員*某某）保管，實(shí)行“專柜存放、專人掌管”；保管要求：印章存放于帶鎖的鐵皮柜中，鑰匙由保管人隨身攜帶或存放于保險(xiǎn)柜，嚴(yán)禁隨意放置或交他人代管。2.印章使用用印申請：使用印章需填寫《印章使用申請表》（參考模板14），注明用印單位/人、文件名稱、用印份數(shù)、用途及申請人，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人審批（公章、合同章需總經(jīng)理審批）后，方可使用印章。用印核對：印章管理員核對審批手續(xù)及文件內(nèi)容，確認(rèn)無誤后在《印章使用登記表》（參考模板15）中登記，方可加蓋印章；對不符合規(guī)定的用印申請，有權(quán)拒絕并說明原因。用印規(guī)范：印章需加蓋在文件指定的位置（如落款處或騎縫處），做到清晰、端正，避免覆蓋文字；嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同或空白表格上加蓋印章。3.印章停用與銷毀停用管理：因企業(yè)名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因需停用印章時，由行政部收回印章，封存保管并通知相關(guān)部門；銷毀管理：停用或作廢的印章，需經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部、財(cái)務(wù)部共同監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀過程。（三）參考模板模板14：印章使用申請表用印單位/人申請日期申請人用印印章類型文件名稱文件編號用印份數(shù)用途說明部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：________行政部審批簽字：________日期：________總經(jīng)理審批簽字：________日期：________模板15：印章使用登記表用印日期用印單位/人文件名稱文件編號用印份數(shù)經(jīng)辦人審批人印章管理員用印時間（四）關(guān)鍵提示印章管理員需定期檢查印章保管情況，保證印章安全；嚴(yán)禁攜帶印章外出辦公（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由兩人以上共同攜帶）；印章使用記錄需保存3年以上，以備查驗(yàn)。六、檔案管理規(guī)范（一）適用情形企業(yè)行政類檔案（如制度文件、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、證照資質(zhì)、外部往來函件等）的收集、整理、歸檔、保管及借閱管理。（二）操作流程1.檔案收集歸檔范圍：凡反映企業(yè)行政活動、具有保存價(jià)值的各種形式文件材料（紙質(zhì)、電子、音像等），均需歸檔；收集責(zé)任：各部門在文件形成后3個工作日內(nèi)，將紙質(zhì)材料交至行政部，電子材料同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。2.檔案整理分類編碼：行政部按“年度-類別-問題”對檔案進(jìn)行分類（如“2024-行政-會議紀(jì)要”），并編制唯一檔案編號；組卷歸檔：按檔案編號順序組卷，填寫《檔案卷內(nèi)目錄》（參考模板16），裝入檔案盒并張貼標(biāo)簽，標(biāo)注“檔案編號+年度+類別+標(biāo)題”。3.檔案保管存放要求：檔案柜需防潮、防火、防蟲、防盜，紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室，電子檔案定期備份（每月一次）并存儲于企業(yè)服務(wù)器；保管期限：根據(jù)檔案價(jià)值劃分保管期限（如會議紀(jì)要10年、證照資質(zhì)長期、合同協(xié)議15年等），并在《檔案目錄》中注明。4.檔案借閱借閱申請：員工因工作需要借閱檔案時，填寫《檔案借閱申請表》（參考模板17），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需總經(jīng)理審批）后，到行政部辦理借閱手續(xù)；借閱規(guī)范：借閱期限不超過7天，借閱者需妥善保管檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、損壞或復(fù)制；涉密檔案嚴(yán)禁帶離檔案室。歸還登記：借閱期滿后，及時歸還檔案，行政部檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》（參考模板18）中登記歸還情況。（三）參考模板模板16：檔案卷內(nèi)目錄檔案編號____________年度____________類別____________序號文件標(biāo)題文件編號成文日期頁數(shù)備注模板17：檔案借閱申請表借閱部門借閱人借閱日期歸還日期檔案名稱檔案編號借閱用途部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：________行政部審批簽字：________日期：________總經(jīng)理審批涉密檔案需簽字：________日期：________模板18：檔案借閱登記表借閱日期歸還日期檔案名稱檔案編號借閱人審批人經(jīng)辦人（四）關(guān)鍵提示檔案材料需使用藍(lán)黑或黑色鋼筆書寫，禁止使用圓珠筆、鉛筆；電子檔案需定期檢查存儲狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失；涉密檔案的歸檔、借閱需嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密管理規(guī)定。七、接待管理規(guī)范（一）適用情形客戶來訪、上級單位檢查、合作伙伴交流等外部接待活動的安排與執(zhí)行。（二）操作流程1.接待申請需求對接：業(yè)務(wù)部門提前與來訪方確認(rèn)來訪目的、人數(shù)、時間、行程安排及飲食禁忌等信息，填寫《接待申請表》（參考模板19），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。方案制定：行政部根據(jù)接待需求，制定《接待方案》（參考模板20），明確接待標(biāo)準(zhǔn)（如餐飲人均200元/餐、住宿標(biāo)準(zhǔn)不超過400元/晚）、行程安排、陪同人員及預(yù)算。2.接待執(zhí)行前期準(zhǔn)備：行政部提前預(yù)訂酒店、餐廳、車輛，準(zhǔn)備接待資料（如企業(yè)簡介、項(xiàng)目方案）、胸牌及禮品（價(jià)值不超過300元/份）；現(xiàn)場接待：按約定時間安排人員在企業(yè)門口或指定地點(diǎn)迎接，引導(dǎo)至?xí)h室，奉茶水；接待過程中陪同人員需注意禮儀，主動介紹企業(yè)情況，回應(yīng)來訪方咨詢。3.后續(xù)工作費(fèi)用結(jié)算：接待結(jié)束后，行政部整理費(fèi)用票據(jù)（餐飲、住宿、交通等），填寫《接待費(fèi)用報(bào)銷單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部審核后，按企業(yè)報(bào)銷流程辦理；資料歸檔：將接待方案、行程記錄、費(fèi)用憑證等資料整理歸檔，存入企業(yè)檔案。（三）參考模板模板19：接待申請表接待部門申請人申請日期接待日期來訪單位來訪人數(shù)來訪人職務(wù)接待事由行程安排（簡述）預(yù)算金額____________元部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：________行政部審批簽字：________日期：________模板20：接待方案接待主題接待時間來訪單位信息單位名稱：________聯(lián)系人：________電話：________行程安排時間內(nèi)容地點(diǎn)費(fèi)用預(yù)算餐飲：________元住宿：________元交通：________元禮品：________元其他：________元（四）關(guān)鍵提示接待標(biāo)準(zhǔn)需符合企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)定，不得超預(yù)算接待；尊重來訪方習(xí)俗，如飲食禁忌（宗教、過敏等）；涉密信息不得在接待過程中隨意泄露。八、車輛管理規(guī)范（一）適用情形企業(yè)公務(wù)用車的調(diào)度、使用、維護(hù)及油耗管理。（二）操作流程1.用車申請?zhí)峤簧暾垼簡T工因公務(wù)需用車時，提前1個工作日填寫《公務(wù)用車申請表》（參考模板21），注明用車事由、時間、地點(diǎn)、乘車人數(shù)及行程路線，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。車輛調(diào)度：行政部根據(jù)申請順序及車輛使用情況，統(tǒng)籌安排車輛，并在申請表中標(biāo)注“派車時間、車牌號、駕駛員”。2.車輛使用交接登記：用車人憑審批后的《公務(wù)用車申請表》至行政部領(lǐng)取車輛，與駕駛員共同檢查車輛狀況（油量、車況等），填寫《車輛交接記錄表》（參考模板22）；行駛規(guī)范：駕駛員需遵守交通規(guī)則，安全駕駛；用車人不得要求駕駛員超速、疲勞駕駛或改變行程路線；費(fèi)用記錄：行駛過程中產(chǎn)生的過路費(fèi)、停車費(fèi)等，需保留票據(jù)并由用車人簽字確認(rèn)。3.維護(hù)與歸還車輛維護(hù)：駕駛員定期對車輛進(jìn)行保養(yǎng)（如換機(jī)油、檢查剎車等），填寫《車輛維護(hù)記錄表》（參考模板23）；車輛出現(xiàn)故障時，及時報(bào)修并通知行政部。歸還登記：用車結(jié)束后，用車人將車輛?；刂付ǖ攸c(diǎn)，與駕駛員共同檢查車輛狀況，確認(rèn)無誤后在《車輛交接記錄表》中簽字，駕駛員將《公務(wù)用車申請表》及費(fèi)用票據(jù)交回行政部。（三）參考模板模板21：公務(wù)用車申請表申請部門申請人申請日期用車日期用車事由乘車人數(shù)行程路線預(yù)計(jì)里程____________公里部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：________行政部審批派車時間：________車牌號：________駕駛員：________簽字：________日期：________模板22：車輛交接記錄表交接日期交接時間車牌號駕駛員用車人車輛狀況□正?！醍惓＃ㄕf明：________）油量表讀數(shù)里程數(shù)歸還檢查□正?！醍惓＃ㄕf明：________）歸還時間歸還人簽字駕駛員簽字模板23：車輛維護(hù)記錄表維護(hù)日期車牌號維護(hù)項(xiàng)目維護(hù)費(fèi)用維護(hù)方維護(hù)原因駕駛員簽字____________日期：________（四）關(guān)鍵提示公務(wù)用車不得用于私人事務(wù)（如接送家人、旅游等），特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；駕駛員需持有效駕駛證，嚴(yán)禁無證駕駛或酒后駕駛；行政部每月匯總車輛行駛里程、油耗及費(fèi)用，編制《月度車輛使用統(tǒng)計(jì)表》（參考模板24），分析使用效率。九、差旅管理規(guī)范（一）適用情形員工因公出差（如外地參加會議、項(xiàng)目考察、客戶拜訪等）的交通、住宿及費(fèi)用報(bào)銷管理。（二）操作流程1.差旅申請?zhí)峤簧暾垼簡T工出差前填寫《出差申請表》（參考模板25），注明出差事由、時間、地點(diǎn)、出差路線及預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（出差超過3天或跨省需總經(jīng)理審批）后，提交至行政部備案。2.差旅執(zhí)行交通安排：員工按企業(yè)差旅標(biāo)準(zhǔn)選擇交通方式（如飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙、高鐵二等座、汽車票等），提前預(yù)訂車票/機(jī)票；住宿安排：員工優(yōu)先選擇協(xié)議酒店（標(biāo)準(zhǔn)不超過300元/晚），住宿需開具增值稅發(fā)票；費(fèi)用控制：出差期間需合理控制費(fèi)用，如餐飲標(biāo)準(zhǔn)不超過100元/天，超出部分由個人承擔(dān)（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批）。3.費(fèi)用報(bào)銷票據(jù)整理：出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工整理差旅票據(jù)（交通、住宿、餐飲等），填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》（參考模板26），注明出差事由、時間及費(fèi)用明細(xì)；審批報(bào)銷：報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部復(fù)核后，按企業(yè)報(bào)銷流程支付款項(xiàng)；電子票據(jù)需至企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，紙質(zhì)票據(jù)需粘貼整齊。（三）參考模板模板25：出差申請表出差人姓名部門職務(wù)出差日期返回日期出差地點(diǎn)出差事由出差路線交通方式預(yù)計(jì)費(fèi)用部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：________總經(jīng)理審批跨省/超3天需簽字：________日期：___