企業(yè)采購及供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)化工具一、適用情境與業(yè)務(wù)范圍本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造、服務(wù)、工程等行業(yè)）的采購及供應(yīng)商管理工作，覆蓋從供應(yīng)商準(zhǔn)入到合作優(yōu)化的全生命周期。具體場景包括：新供應(yīng)商開發(fā)：首次合作的供應(yīng)商篩選、資質(zhì)審核與準(zhǔn)入決策；日常采購執(zhí)行：物料/服務(wù)采購的需求提報(bào)、詢比價(jià)、訂單下達(dá)與交付驗(yàn)收；供應(yīng)商績效管理：定期評(píng)估供應(yīng)商質(zhì)量、交付、服務(wù)等表現(xiàn)，優(yōu)化合作策略；供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管控：針對(duì)資質(zhì)過期、績效下滑等問題的預(yù)警與處理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理流程目標(biāo)：保證合作供應(yīng)商具備合法資質(zhì)與履約能力，降低合作風(fēng)險(xiǎn)。步驟操作內(nèi)容責(zé)任主體輸出成果1.需求確認(rèn)采購部門根據(jù)生產(chǎn)/業(yè)務(wù)需求，明確采購品類、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量及預(yù)算，編制《采購需求說明書》。采購經(jīng)理*、需求部門負(fù)責(zé)人《采購需求說明書》2.供應(yīng)商尋源通過公開招標(biāo)、行業(yè)推薦、自主尋源等方式收集潛在供應(yīng)商信息，初步篩選符合基本要求的候選名單。供應(yīng)商開發(fā)專員*《候選供應(yīng)商清單》3.資質(zhì)審核候選供應(yīng)商提交營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001、生產(chǎn)許可證等）、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件，采購部聯(lián)合法務(wù)、技術(shù)部門審核資質(zhì)真實(shí)性與合規(guī)性。采購專員、法務(wù)專員、技術(shù)工程師*《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》4.現(xiàn)場考察對(duì)資質(zhì)審核通過的供應(yīng)商，組織考察小組（含采購、技術(shù)、質(zhì)量人員）實(shí)地考察生產(chǎn)/服務(wù)能力、質(zhì)量管控體系、倉儲(chǔ)物流條件等，形成考察報(bào)告?？疾煨〗M（組長：采購經(jīng)理*）《供應(yīng)商現(xiàn)場考察報(bào)告》5.試合作評(píng)審對(duì)通過現(xiàn)場考察的供應(yīng)商，安排小批量試訂單，驗(yàn)證其交付準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品合格率及服務(wù)響應(yīng)速度，結(jié)合試合作結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)審。質(zhì)量部、采購部《供應(yīng)商試合作評(píng)審表》6.準(zhǔn)入決策采購部匯總審核、考察、試合作結(jié)果，組織供應(yīng)商評(píng)審會(huì)（含分管領(lǐng)導(dǎo)、需求部門代表）表決，通過后納入《合格供應(yīng)商名錄》，并啟動(dòng)首次正式合作。評(píng)審會(huì)（召集人：運(yùn)營總監(jiān)*）《合格供應(yīng)商名錄》（二）采購執(zhí)行管理流程目標(biāo)：規(guī)范采購訂單全流程，保證物料/服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量交付，控制采購成本。步驟操作內(nèi)容責(zé)任主體輸出成果1.采購計(jì)劃編制需求部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃/項(xiàng)目進(jìn)度，提交《采購申請(qǐng)單》，采購部匯總審核，結(jié)合庫存情況制定《月度/季度采購計(jì)劃》。計(jì)劃專員、采購經(jīng)理《采購計(jì)劃》2.詢比價(jià)管理采購部向《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)3家及以上供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，明確規(guī)格、數(shù)量、交期等要求；收集報(bào)價(jià)后，從價(jià)格、質(zhì)量、付款條件等維度對(duì)比分析，形成《詢比價(jià)分析報(bào)告》。采購專員*《詢比價(jià)分析報(bào)告》3.合同簽訂選定供應(yīng)商后，采購部根據(jù)公司合同模板擬定采購合同，明確雙方權(quán)責(zé)（質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、違約責(zé)任等），經(jīng)法務(wù)審核、雙方蓋章后生效。法務(wù)專員、采購經(jīng)理《采購合同》4.訂單下達(dá)采購部根據(jù)合同內(nèi)容《采購訂單》，通過書面或系統(tǒng)形式發(fā)送供應(yīng)商，并確認(rèn)交期與生產(chǎn)/備貨進(jìn)度。采購專員*《采購訂單》5.交付驗(yàn)收供應(yīng)商按訂單交付后，需求部門與質(zhì)量部共同到場驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格，檢查質(zhì)量（如提供檢測報(bào)告），合格后簽署《入庫驗(yàn)收單》；不合格則啟動(dòng)退貨或換貨流程。質(zhì)檢員、倉管員、需求部門代表《入庫驗(yàn)收單》、《不合格品處理記錄》6.結(jié)算付款財(cái)務(wù)部收到《入庫驗(yàn)收單》、發(fā)票（合規(guī)憑證）及合同后，核對(duì)無誤安排付款，保證付款周期符合合同約定。財(cái)務(wù)專員、采購經(jīng)理《付款審批單》（三）供應(yīng)商績效評(píng)估流程目標(biāo)：動(dòng)態(tài)監(jiān)控供應(yīng)商表現(xiàn)，識(shí)別優(yōu)秀供應(yīng)商與風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。步驟操作內(nèi)容責(zé)任主體輸出成果1.評(píng)估周期設(shè)定采購部設(shè)定評(píng)估周期（季度/年度），明確評(píng)估范圍（所有合作供應(yīng)商）及評(píng)估指標(biāo)。采購經(jīng)理*《供應(yīng)商績效評(píng)估計(jì)劃》2.數(shù)據(jù)收集采購部聯(lián)合質(zhì)量部、需求部門收集供應(yīng)商在評(píng)估周期內(nèi)的數(shù)據(jù)：質(zhì)量合格率、交付準(zhǔn)時(shí)率、價(jià)格競爭力、服務(wù)響應(yīng)速度、問題解決效率等。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)專員*（采購部牽頭）《供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)表》3.指標(biāo)評(píng)分按《供應(yīng)商績效評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》（示例見表1）對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)量化評(píng)分，計(jì)算加權(quán)總分（如質(zhì)量30%、交付25%、價(jià)格20%、服務(wù)15%、合作10%）。評(píng)估小組（采購、質(zhì)量、需求部門代表）《供應(yīng)商績效評(píng)分表》4.等級(jí)劃分根據(jù)總分劃分供應(yīng)商等級(jí)：優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、待改進(jìn)（60-69分）、不合格（＜60分）。采購經(jīng)理*《供應(yīng)商績效等級(jí)匯總表》5.結(jié)果應(yīng)用對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先分配訂單、延長合作期限；對(duì)待改進(jìn)供應(yīng)商約談?wù)?，制定《供?yīng)商改進(jìn)計(jì)劃》；對(duì)不合格供應(yīng)商啟動(dòng)淘汰程序，從《合格供應(yīng)商名錄》中移除。采購總監(jiān)、供應(yīng)商開發(fā)專員《供應(yīng)商改進(jìn)計(jì)劃》、《供應(yīng)商淘汰通知》三、核心工具模板清單表1：供應(yīng)商績效評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）評(píng)估維度權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量合格率30%≥99%得30分，98%-98.9%得25分，95%-97.9%得20分，＜95%得0分交付準(zhǔn)時(shí)率25%100%得25分，99%-99.9%得20分，95%-98.9%得15分，＜95%得0分價(jià)格競爭力20%低于市場均價(jià)5%以上得20分，與市場均價(jià)持平得15分，高于均價(jià)5%以內(nèi)得10分，高于5%以上得0分服務(wù)響應(yīng)速度15%2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得15分，4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得10分，8小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得5分，超時(shí)得0分合作配合度10%積極配合需求變更、問題處理及時(shí)得10分，配合一般得5分，消極配合得0分表2：供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購需求編號(hào)采購需求基本信息品類名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量供應(yīng)商基本信息供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址主要經(jīng)營產(chǎn)品/服務(wù)營業(yè)期限近一年?duì)I收資質(zhì)文件清單（請(qǐng)附復(fù)印件）□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001）□生產(chǎn)許可證□環(huán)境認(rèn)證證書□其他：審核意見采購部初審：負(fù)責(zé)人簽字：日期：技術(shù)部評(píng)審：負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部合規(guī)性審核：負(fù)責(zé)人簽字：日期：總經(jīng)理審批：簽字：日期：表3：采購訂單模板訂單編號(hào)PO日期供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編號(hào)收貨信息收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系方式預(yù)計(jì)到貨日期物料/服務(wù)信息序號(hào)物料編碼物料名稱規(guī)格型號(hào)12訂單條款質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)付款方式交貨條件其他約定確認(rèn)信息供應(yīng)商簽字：日期：采購部簽字：日期：表4：供應(yīng)商績效評(píng)估表（季度）供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編號(hào)評(píng)估周期評(píng)估部門評(píng)估指標(biāo)權(quán)重目標(biāo)值實(shí)際值質(zhì)量合格率30%≥99%%交付準(zhǔn)時(shí)率25%100%%價(jià)格競爭力20%低于市場均價(jià)5%%服務(wù)響應(yīng)速度15%2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)%合作配合度10%積極配合分總分100%——等級(jí)評(píng)定□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（70-79分）□待改進(jìn)（60-69分）□不合格（＜60分）主要優(yōu)勢存在問題改進(jìn)建議評(píng)估人簽字：日期：部門負(fù)責(zé)人審核：日期：四、關(guān)鍵控制與風(fēng)險(xiǎn)提示資質(zhì)審核真實(shí)性：供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件需核對(duì)原件，重點(diǎn)關(guān)注證書有效期、發(fā)證機(jī)構(gòu)合法性，避免虛假資質(zhì)或過期資質(zhì)合作。流程合規(guī)性：采購流程需留存完整記錄（如詢比價(jià)報(bào)告、合同、驗(yàn)收單等），保證符合企業(yè)內(nèi)控制度及行業(yè)監(jiān)管要求，杜絕“體外循環(huán)”。數(shù)據(jù)保密性：供應(yīng)商信息、采購數(shù)據(jù)需通過系統(tǒng)加密管理，僅授權(quán)人員可查閱，防止信息泄露或商業(yè)競爭風(fēng)險(xiǎn)。動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：《合格供應(yīng)商名錄