ICS03.080.99DB54西藏自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)布IDB54/T0205—2020前言 12術語和定義 13基本要求 14檔案分類 25檔案管理 2附錄A（資料性附錄）檔案歸檔登記記錄 7附錄B（資料性附錄）檔案借閱登記記錄 8參考文獻 9DB54/T0205—2020本標準按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標準由西藏自治區(qū)民政廳提出并歸口。本標準起草單位：西藏自治區(qū)民政廳、拉薩市民政局、山南市民政局、中國標準化研究院、西藏自治區(qū)標準化研究所。本標準主要起草人：魏利偉、白瑪玉珍、李宏、劉文紅、李彥鵬、次仁德吉、達娃次仁、劉守華、張鶯、張劍、李坤威、李文武、石維彬、扎西央宗、貢桑卓瑪。DB54/T0205—20201養(yǎng)老機構檔案管理規(guī)范本標準規(guī)定了養(yǎng)老機構檔案管理的基本要求，以及檔案的分類、收集、整理、立卷、歸檔、保管、鑒定、銷毀和利用等管理要求。本標準適用于養(yǎng)老機構的檔案管理。2術語和定義下列術語和定義適用于本文件。2.1檔案archives國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。[DA/T1-2000，定義2.1]2.2檔案管理archivesmanagement檔案的收集、整理、保管、借閱和提供利用等活動。3基本要求3.1養(yǎng)老機構應按照國家有關政策要求建立檔案的管理制度、審批授權制度、監(jiān)督檢查制度、人員管理培訓制度等，具體要求如下：a)明確工作流程，編制技術操作手冊和管理要求等；b)明確審批授權的范圍、權限內容、方式和程序等；c)明確監(jiān)督檢查的內容、方式、頻率和責任人等；d)明確人員崗位職責和要求，以及人員培訓的內容、方式、對象和頻率等。3.2養(yǎng)老機構應對本機構形成的業(yè)務材料做好收集、整理、立卷、歸檔、保管、鑒定、銷毀、統計、利用和移交等工作。檔案應真實、完整、安全和有效。3.3檔案應由機構集中保存。3.4養(yǎng)老機構應對檔案中記載的信息負有保密責任。3.5檔案同時存在紙質和電子兩種載體形式的，在內容、相關說明及描述上應保持一致。不一致時應以紙質檔案記載信息為準。3.6養(yǎng)老機構應設置檔案室和配備檔案管理人員。3.7養(yǎng)老機構應對所有檔案進行分類管理，且每份檔案應有唯一的檔案號，即唯一的編碼。DB54/T0205—202023.8檔案管理人員應遵守保密守則和保密紀律，無關人員不應隨意瀏覽檔案柜或翻閱檔案資料，不應在私人通信、電話、公共場所或與無關人員談論工作中透露檔案內容和檔案機密，不攜帶任何檔案外出。絕密檔案應存入保險柜，借出或歸還的檔案應仔細清點登記，不應擅自提供或復制保密檔案。3.9檔案應進行定期或不定期檢查，注意查看永久保存的檔案，發(fā)現破損、字跡模糊應及時加以修補和復制。3.10檔案記錄應滿足如下要求：a)記錄應及時、準確、完整，內容簡明扼要、實用，醫(yī)用、安全等專用術語應準確。b)字跡清楚、端正。出現錯字時，應當用雙線劃在錯字上，保留原記錄清楚、可辨，并注明修改時間，修改人簽名。不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡。c)眉欄、頁碼填寫完整，記錄者簽全名。d)宜使用鋼筆、簽字筆，顏色為藍黑色或黑色。4檔案分類4.1檔案按類別分為：a)老年人檔案：包括入院檔案、健康檔案、院期檔案和后事檔案；b)文書檔案：包括行政管理檔案、服務檔案和黨務檔案；c)科技檔案：包括工程建設檔案和設施設備檔案；d)人事檔案：包括入職檔案、培訓檔案、職位檔案、薪酬考核檔案和其他檔案。e)會計檔案：指會計憑證、會計賬簿、財務報表、賬簿備份數據及單位經濟活動相關的其他資料。f)聲像實物檔案：指照片、磁性載體、電子文件、電子郵件及實物等。4.2檔案按材質分為紙制檔案和電子檔案。4.3檔案保管期限按時間分為永久、長期、中期和短期，具體保管時限如下：——永久保管；——長期保管：30年；——中期保管：10年；——短期保管：5年。5檔案管理5.1收集5.1.1范圍檔案材料收集范圍見表1。表1檔案材料收集范圍序號1老年人檔案基本情況登記表（包括家屬信息），入住申請書，特括親屬身份證和戶口本復印件），入住合同（供養(yǎng)協第二年第一DB54/T0205—20203入住評估結果，初次入住體檢結果，每年體檢表，醫(yī)老年人在院期間形成的具有一定保存價值的各種材2第二年第一為老年人提供服務或相關支撐保障過程中所形成的材料，例如清潔衛(wèi)生服務記錄、洗滌服務記錄、膳食服3工程申請、設計、施工、驗收等過程中形成的基礎性檔說明書，采購、安裝、調試和驗收過程中的技術性與憑證性文件材料，運行、維修記錄、設備改進、改裝4個人簡歷、員工登記表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息，勞動合同、勞務合同、保密協入職培訓試卷、培訓總結或結業(yè)證、培訓登記表、培5會計憑證、會計賬簿、財務報表、賬簿備份數據及單第二年第一6處以上領導檢查指導工作等重大活動、本院重大會議第二年第一5.1.2要求5.1.2.1各部門應定期收集應歸檔的材料，按照檔案分類結合辦結時間進行歸集。5.1.2.2收集材料時應按照“業(yè)務用表在前、審核憑證在后，重要憑證在前、次要憑證在后”的原則順序排列。業(yè)務審核憑證排列順序應與業(yè)務報表名冊中人員順序保持一致。5.1.2.3材料的字跡、印章和日期應完整、清晰、準確。5.1.2.4各部門檔案管理人員應對收集的材料進行檢驗，經檢驗合格后與經辦人員辦理交接手續(xù)，做到賬物相符。5.2整理DB54/T0205—202045.2.1各部門檔案管理人員應按照檔案分類對收集的材料進行整理。5.2.2歸檔材料所使用的載體應符合檔案保管及保護的要求。5.2.3紙質材料宜采用國際標準A4幅面，表頭方向應向上或向左。5.2.4材料應剔除影響檔案保管保護的附著物。5.3立卷5.3.1組卷5.3.1.1經收集整理的材料應及時組卷，視情況可按月、季或年度組卷，不應跨年組卷。材料以辦結日期確定形成時間。5.3.1.2案卷內材料應按照案卷封面、卷內文件目錄、材料、卷內備考表的順序依次排列。5.3.2編號5.3.2.1檔案的案卷檔號包括：年度、保管期限代碼、檔案類別、案卷類別、案卷號。5.3.2.2檔案的文件檔號包括：年度、保管期限代碼、檔案類別代碼、案卷類別代碼、案卷號、件號。5.3.2.3檔號編制要求為：——年度：以四位阿拉伯數字表示；——保管期限：以中文表示；——檔案類別：以中文表示；——案卷號：在分類的最低一級案卷類別內從“0001”開始依次標注；——件號：在案卷內從“001”開始依次標注。5.3.2.4案卷內材料應編制頁碼，以三位阿拉伯數字表示，在案卷內從“001”開始依次標注。頁碼位置在材料右上角處，背面有正文的位置在左上角相同位置。5.3.2.5案卷內以“件”為單位組卷的，應在卷內文件目錄中標注材料的頁數。5.3.3編目5.3.3.1案卷封面項目應包括：全宗名稱、檔案類別、案卷題名、案卷檔號、材料形成起止年月、保管期限、材料件數、材料頁數。5.3.3.2卷內文件目錄項目應包括：件號、單位名稱（姓名）、文件題名、材料形成年月、頁號（頁5.3.3.3卷內備考表項目應包括：本卷情況說明（卷內材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的說明，由檔案管理人員注明發(fā)生或發(fā)現問題的時間、人員）、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期。5.3.3.4案卷目錄項目應包括：全宗名稱、年度、保管期限、檔案類別、案卷題名、案卷號、材料件數、材料頁數、存放位置、備注。5.3.4裝訂5.3.4.1材料裝訂時應使用對紙張無害的裝訂工具及耗材。5.3.4.2具有電子文件形式的紙質材料可不裝訂，采取封裝方式保管。5.4歸檔5.4.1檔案形成后應按表1中歸檔時間要求歸集到本機構檔案管理部門集中保管。5.4.2實物檔案應原件歸檔。DB54/T0205—202055.4.3檔案歸檔時，檔案管理員應對檔案進行檢驗，根據檔案目錄，查收檔案，合格后與各部門辦理歸檔交接手續(xù)，做到賬物相符。5.4.4交接時，雙方應在檔案交接清單上（一式兩份）簽字，雙方各自保存1份。5.4.5檔案管理員按類將擬歸檔的檔案存放于檔案室中，填寫《檔案歸檔登記記錄》（參見附錄A）5.5保管5.5.1要求5.5.1.1檔案實體應避免受到人為因素和自然因素的損害，在保管和利用過程中應始終有序。5.5.1.2養(yǎng)老機構應設置專門的檔案室，采取防護設備和管理措施，維護檔案實體的完整與安全。5.5.1.3檔案室宜按照保管期限（見表1）、檔案類別和年度劃分區(qū)域，入庫檔案應按統一規(guī)則定位。5.5.1.4檔案管理人員應定期清點庫存檔案，檢查受損情況，并對受損檔案采取措施進行搶救和修復。5.5.1.5有條件的養(yǎng)老機構宜采用檔案室安全保護智能化綜合管理、物聯網等技術提高庫房管理水平。5.5.2檔案室管理5.5.2.1檔案室面積不少于15平方米。5.5.2.2檔案室應指定專（兼）職的檔案管理人員管理，其他人員未經批準不應進入。進入時，應由專職檔案管理人員陪同并登記進入人員、進入事由和進出時間。5.5.2.3檔案室應配備必要的防火、防盜、防水、防潮、防光、防紫外線、防塵、防高溫、防有害生物以及照明等設備。5.5.2.4檔案室內溫、濕度應符合相關要求，設備應定期進行保養(yǎng)和維護。5.5.3應急預案檔案管理部門應對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害制定應急預案，提高對各種險情的應急搶險能力，最大限度地防止災害對檔案可能造成的損害。5.6鑒定、銷毀5.6.1養(yǎng)老機構應由相關負責人、檔案管理人員和經辦人員組成檔案鑒定小組，負責鑒定材料的歸檔范圍和保管期限，并對到期檔案進行銷毀鑒定。5.6.2檔案保管時間自形成之日的次年1月1日開始計算。5.6.3對達到或超過保管期限的檔案應定期組織鑒定。鑒定時，應對照材料歸檔范圍和保管期限的條款從檔案的內容、來源、產生時間和利用價值等方面綜合分析判斷檔案的保存價值，提出銷毀或延長保管期限的意見。5.6.4對經過鑒定可以銷毀的檔案應編制銷毀清冊，報機構主要負責人批準。5.6.5銷毀檔案時，應由兩人或兩人以上監(jiān)銷，在檔案行政管理部門指定地點實施銷毀。5.6.6銷毀人員和監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存。5.7利用5.7.1檔案利用包括閱覽、復制、摘錄、外借、編研等方式。5.7.2養(yǎng)老機構應按相關規(guī)定提供檢索和查詢服務。5.7.3查閱、借閱檔案應填寫《檔案借閱登記記錄》（參見附錄B）表，履行審批手續(xù)，采取保護措施，避免造成檔案損害和遺失。5.7.4查閱人員對借用的檔案應妥善保管和愛護，不得涂改、轉借、拆散、毀損、復印。DB54/T0205—202065.7.5確因工作需要外帶、借走，應寫情況說明，經相關負責人批準后方可外帶。外帶時間一般不超過3個工作日。外帶時應保管好檔案，確保檔案的安全。5.7.6凡使用、借閱檔案時，應注意檔案安全、保密，不得自行轉借、涂改、拆散、抽取，未經負責人批準不得復印。5.7.7檔案室管理人員對借閱、外帶歸還的檔案應檢查、確認檔案無差錯、無短缺、無破損后辦理歸還手續(xù)。5.7.8借閱、外帶的檔案發(fā)生丟失、損壞、泄密時，檔案管理人員應立即報