2026年紙業(yè)公司辦公用品使用與節(jié)約管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司辦公用品的采購、領(lǐng)用、使用及管理流程，引導(dǎo)員工樹立節(jié)約意識，減少資源浪費(fèi)，合理控制辦公成本，保障公司正常辦公秩序，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有辦公用品的全流程管理，包括辦公用品的分類界定、采購計(jì)劃制定、領(lǐng)用規(guī)范、使用要求、節(jié)約措施、監(jiān)督檢查等工作，公司各部門及全體員工均需嚴(yán)格遵守。第三條辦公用品界定與分類界定標(biāo)準(zhǔn)：本制度所稱辦公用品，是指為滿足日常辦公需求而采購的、直接用于辦公活動的各類物資，不包含辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、辦公桌等，此類物資按公司辦公設(shè)施管理制度管理）。具體分類：書寫類：中性筆、鋼筆、鉛筆、筆記本、便簽紙、信紙等；打印耗材類：A4紙、A3紙、墨盒、硒鼓、色帶等；辦公輔助類：文件夾、檔案袋、回形針、訂書機(jī)、訂書釘、膠水、剪刀、計(jì)算器等；其他類：紙巾、洗手液、垃圾袋等公共辦公消耗品。第四條基本原則按需配置原則：辦公用品采購與領(lǐng)用需結(jié)合實(shí)際辦公需求，避免過度采購或超額領(lǐng)用，確保資源合理分配；節(jié)約優(yōu)先原則：倡導(dǎo)“能省則省、重復(fù)利用”，減少一次性用品使用，杜絕浪費(fèi)行為；統(tǒng)一管理原則：辦公用品由指定部門集中管理，規(guī)范采購、領(lǐng)用流程，確保管理透明、可追溯；合規(guī)性原則：辦公用品采購需符合國家相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理制度，確保采購渠道合法、物資質(zhì)量合格。第五條職責(zé)分工公司綜合管理部門（以下簡稱“歸口管理部門”）是辦公用品管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)制定辦公用品采購計(jì)劃、組織采購、建立管理臺賬、監(jiān)督使用與節(jié)約情況，協(xié)調(diào)解決管理過程中的問題；各部門指定專人作為“辦公用品聯(lián)絡(luò)員”，負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求統(tǒng)計(jì)、領(lǐng)用申請、分發(fā)及使用監(jiān)督，及時向歸口管理部門反饋需求與問題；全體員工需遵守本制度規(guī)定，規(guī)范使用辦公用品，主動落實(shí)節(jié)約措施，杜絕浪費(fèi)。第二章辦公用品采購管理第六條需求統(tǒng)計(jì)與計(jì)劃制定各部門需在每月25日前，由辦公用品聯(lián)絡(luò)員統(tǒng)計(jì)本部門下月辦公用品需求，結(jié)合現(xiàn)有庫存、人員數(shù)量、辦公強(qiáng)度等因素，填寫《辦公用品需求統(tǒng)計(jì)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至歸口管理部門；歸口管理部門收到各部門需求后，需對需求合理性進(jìn)行審核（如檢查是否存在重復(fù)申請、超額申請等情況），同時核對辦公用品總庫存，確定需采購的物資種類與數(shù)量；歸口管理部門根據(jù)審核結(jié)果，制定《月度辦公用品采購計(jì)劃》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、計(jì)劃采購時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門復(fù)核預(yù)算，再按公司審批權(quán)限提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批（預(yù)算金額超5000元的，需報(bào)總經(jīng)理審批）。第七條采購實(shí)施采購計(jì)劃審批通過后，歸口管理部門需通過公司合格供應(yīng)商名錄選擇供應(yīng)商，或?qū)痤~較大的采購項(xiàng)目（單批超3000元）組織比價(jià)采購，確保采購價(jià)格合理、物資質(zhì)量達(dá)標(biāo)；采購過程中需與供應(yīng)商簽訂采購合同（單批采購超1000元需簽訂合同），明確物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、驗(yàn)收要求、付款方式等條款；供應(yīng)商交貨時，歸口管理部門需組織驗(yàn)收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購計(jì)劃一致，檢查物資質(zhì)量（如紙張厚度、打印耗材兼容性等），驗(yàn)收合格后方可入庫，驗(yàn)收不合格的需及時要求供應(yīng)商退換貨。第八條入庫登記驗(yàn)收合格的辦公用品需及時辦理入庫手續(xù)，歸口管理部門建立《辦公用品庫存臺賬》，詳細(xì)記錄物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應(yīng)商、單價(jià)、保質(zhì)期（如有）等信息；辦公用品需按分類存放于指定倉庫，做到擺放整齊、標(biāo)識清晰，同時做好防潮、防塵、防火等防護(hù)措施，避免物資損壞或變質(zhì)；歸口管理部門需每月對庫存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對賬實(shí)是否相符，對臨近使用期限或易消耗的物資優(yōu)先安排領(lǐng)用，避免庫存積壓或浪費(fèi)。第三章辦公用品領(lǐng)用管理第九條領(lǐng)用頻次與標(biāo)準(zhǔn)辦公用品實(shí)行“按月領(lǐng)用”制度，各部門需在每月5日前，由辦公用品聯(lián)絡(luò)員憑審核通過的《辦公用品需求統(tǒng)計(jì)表》，到歸口管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)，特殊情況（如臨時增加辦公任務(wù)需額外領(lǐng)用）需單獨(dú)提交《臨時辦公用品領(lǐng)用申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、歸口管理部門審核后領(lǐng)用；歸口管理部門根據(jù)“按需領(lǐng)用、總量控制”原則，制定辦公用品領(lǐng)用參考標(biāo)準(zhǔn)（如每人每月中性筆不超過2支、筆記本不超過1本，A4紙按部門人均每月50張控制等），具體可根據(jù)部門工作性質(zhì)調(diào)整（如行政部門、財(cái)務(wù)部門打印需求較多，可適當(dāng)提高紙張領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)）。第十條領(lǐng)用流程辦公用品聯(lián)絡(luò)員到歸口管理部門領(lǐng)取物資時，需在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上填寫領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息，經(jīng)雙方核對無誤后簽字確認(rèn)；歸口管理部門需同步更新《辦公用品庫存臺賬》，減少對應(yīng)物資的庫存數(shù)量，確保臺賬與實(shí)際庫存一致；領(lǐng)用物資后，辦公用品聯(lián)絡(luò)員需及時將物資分發(fā)至本部門員工，做好內(nèi)部領(lǐng)用記錄，確保物資使用可追溯，同時提醒員工規(guī)范使用、節(jié)約消耗。第十一條特殊物資領(lǐng)用對于單價(jià)較高的辦公用品（如墨盒、硒鼓、計(jì)算器等），領(lǐng)用前需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，歸口管理部門需登記領(lǐng)用人員信息，同時要求舊物資（如舊墨盒、舊硒鼓）回收后再發(fā)放新物資，回收的舊物資由歸口管理部門統(tǒng)一處理（如符合條件可聯(lián)系供應(yīng)商回收再利用）；公共辦公消耗品（如紙巾、洗手液、垃圾袋等）需由各部門按公共區(qū)域數(shù)量領(lǐng)用，指定專人負(fù)責(zé)管理與補(bǔ)充，避免過度領(lǐng)用或浪費(fèi)。第四章辦公用品使用與節(jié)約規(guī)范第十二條日常使用要求員工使用辦公用品時需愛護(hù)物資，避免人為損壞（如不隨意丟棄未用完的筆記本、不拆解中性筆浪費(fèi)筆芯、不暴力使用訂書機(jī)等），確保物資正常使用；書寫類用品（如筆記本、便簽紙）需充分使用，避免頁面空白浪費(fèi)；中性筆芯用完后，可更換筆芯繼續(xù)使用，不隨意丟棄整支筆；打印耗材類用品需規(guī)范使用，打印文件時優(yōu)先選擇“雙面打印”，非重要文件可使用作廢文件的背面打印；調(diào)整打印機(jī)設(shè)置（如降低打印濃度、選擇合適紙張類型），減少耗材消耗；辦公輔助類用品（如文件夾、檔案袋）需重復(fù)使用，非必要不使用新的文件夾；回形針、訂書釘?shù)刃∥锛柰咨票９埽苊鈦G失。第十三條節(jié)約措施推行“無紙化辦公”，鼓勵通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）傳遞文件、發(fā)送通知，減少紙質(zhì)文件打??；確需打印的，優(yōu)先雙面打印，非重要文件可使用回收紙張；建立“辦公用品共享機(jī)制”，各部門可將閑置的辦公用品（如未使用的文件夾、多余的計(jì)算器等）反饋至歸口管理部門，由歸口管理部門協(xié)調(diào)調(diào)配至有需求的部門，實(shí)現(xiàn)資源共享；公共辦公區(qū)域的消耗品（如紙巾、洗手液）需按需補(bǔ)充，避免一次性放置過多導(dǎo)致浪費(fèi)；員工需按需取用，不隨意浪費(fèi)公共物資；定期組織辦公用品節(jié)約宣傳活動（如張貼節(jié)約標(biāo)語、開展節(jié)約知識分享會等），提升員工節(jié)約意識，營造“節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥”的辦公氛圍。第十四條禁止行為禁止將公司辦公用品私自帶出公司，用于個人用途（如將筆記本、中性筆、紙巾等帶回家使用）；禁止隨意丟棄仍可使用的辦公用品（如未用完的筆記本、仍能正常使用的筆芯、未損壞的文件夾等）；禁止過度打印、復(fù)印文件（如重復(fù)打印相同文件、打印與工作無關(guān)的內(nèi)容）；禁止人為損壞辦公用品（如故意折斷筆芯、撕扯筆記本、摔砸計(jì)算器等）。第五章監(jiān)督檢查與考核第十五條日常監(jiān)督檢查歸口管理部門需定期（每月至少1次）對各部門辦公用品使用與節(jié)約情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括：辦公用品領(lǐng)用是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否存在私自帶出公司的情況、是否存在浪費(fèi)行為、節(jié)約措施是否落實(shí)等；檢查可采取現(xiàn)場查看（如檢查員工辦公桌面是否有浪費(fèi)的辦公用品、公共區(qū)域物資是否過度消耗）、查閱記錄（如查看部門內(nèi)部領(lǐng)用記錄、打印記錄）、員工訪談等方式；對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，歸口管理部門需及時向相關(guān)部門或員工反饋，下達(dá)《辦公用品使用整改通知書》，明確整改要求與整改期限，跟蹤整改情況，確保問題整改到位。第十六條考核評價(jià)歸口管理部門每季度對各部門辦公用品使用與節(jié)約情況進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括：領(lǐng)用合規(guī)率（是否按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用）、浪費(fèi)發(fā)生率（是否存在浪費(fèi)行為）、節(jié)約措施落實(shí)情況、辦公用品消耗成本控制情況等；考核結(jié)果分為“優(yōu)秀”“合格”“不合格”三個等級：優(yōu)秀：嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，無浪費(fèi)行為，積極落實(shí)節(jié)約措施，季度辦公用品消耗成本低于預(yù)算10%以上；合格：基本按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，偶有輕微浪費(fèi)行為，落實(shí)部分節(jié)約措施，季度辦公用品消耗成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)；不合格：頻繁超額領(lǐng)用，存在明顯浪費(fèi)行為，未落實(shí)節(jié)約措施，季度辦公用品消耗成本超出預(yù)算10%以上；考核結(jié)果將在公司內(nèi)部公示，優(yōu)秀部門將獲得通報(bào)表揚(yáng)，同時作為部門年度績效考核的參考依據(jù)；不合格部門需提交整改報(bào)告，由歸口管理部門監(jiān)督整改，整改不到位的，將扣減部門年度績效考核分?jǐn)?shù)。第十七條責(zé)任追究若員工違反本制度規(guī)定，存在私自帶出辦公用品、故意損壞物資、嚴(yán)重浪費(fèi)等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將給予通報(bào)批評；情節(jié)嚴(yán)重的（如多次違規(guī)、造成較大成本損失），將按公司獎懲制度給予