2026年紙業(yè)公司財(cái)務(wù)核算憑證管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司財(cái)務(wù)核算憑證管理工作，確保財(cái)務(wù)核算憑證真實(shí)、完整、合規(guī)，保障會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性與合法性，防范因憑證管理不當(dāng)導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如賬目混亂、數(shù)據(jù)失真、舞弊行為），維護(hù)公司財(cái)務(wù)秩序，結(jié)合公司造紙生產(chǎn)、銷售、采購等業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算特點(diǎn)，依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》等法律法規(guī)，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有財(cái)務(wù)核算憑證的管理，包括原始憑證（如發(fā)票、收據(jù)、銀行回單、發(fā)貨單、入庫單、合同）和記賬憑證；涵蓋憑證的填制、審核、傳遞、保管、歸檔、銷毀全流程；公司財(cái)務(wù)部門及所有涉及憑證填制、使用、傳遞的業(yè)務(wù)部門（如銷售部門、生產(chǎn)部門、采購部門、行政后勤部門），以及相關(guān)崗位人員均需遵守本制度。第三條基本原則（一）真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)核算憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，憑證內(nèi)容、數(shù)據(jù)、簽章等需真實(shí)有效，不得偽造、變造憑證；（二）完整性原則：憑證需包含所有必填要素（如日期、金額、摘要、附件、簽章），附件齊全，不得遺漏關(guān)鍵信息；（三）合規(guī)性原則：憑證格式、填制方法、審核流程需符合國家會(huì)計(jì)法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度要求，確保憑證合法合規(guī)；（四）及時(shí)性原則：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，需及時(shí)填制、傳遞憑證，避免延誤會(huì)計(jì)核算；（五）保密性原則：財(cái)務(wù)核算憑證涉及公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與商業(yè)秘密，相關(guān)人員需嚴(yán)格保密，不得隨意泄露或私自外傳。第二章職責(zé)分工第四條財(cái)務(wù)部門（一）作為財(cái)務(wù)核算憑證管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定憑證管理操作細(xì)則，明確憑證填制、審核、保管的標(biāo)準(zhǔn)與流程；（二）配備專職會(huì)計(jì)人員，負(fù)責(zé)記賬憑證的填制、審核，以及原始憑證的收集、整理、復(fù)核；（三）建立憑證管理臺(tái)賬，記錄憑證編號(hào)、填制日期、業(yè)務(wù)類型、保管人、歸檔情況等信息，確保憑證可追溯；（四）負(fù)責(zé)憑證的保管與歸檔，定期檢查憑證保管狀況，防止憑證損壞、丟失；（五）組織憑證管理培訓(xùn)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門正確填制、傳遞原始憑證，提升全員憑證管理意識(shí)；（六）監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門憑證管理情況，對憑證填制不規(guī)范、傳遞不及時(shí)的問題提出整改要求。第五條業(yè)務(wù)部門（一）銷售部門：負(fù)責(zé)收集銷售業(yè)務(wù)相關(guān)原始憑證（如銷售合同、發(fā)貨單、客戶簽收單、銷售發(fā)票），確保憑證內(nèi)容與實(shí)際銷售業(yè)務(wù)一致，及時(shí)傳遞至財(cái)務(wù)部門；（二）采購部門：負(fù)責(zé)收集采購業(yè)務(wù)相關(guān)原始憑證（如采購合同、入庫單、采購發(fā)票、付款申請單），核實(shí)憑證信息（如采購數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱）的準(zhǔn)確性，按時(shí)提交財(cái)務(wù)部門；（三）生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)提供生產(chǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)原始憑證（如原材料領(lǐng)用單、產(chǎn)成品入庫單、生產(chǎn)費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)），確保憑證反映的生產(chǎn)數(shù)據(jù)真實(shí)、完整；（四）行政后勤部門：負(fù)責(zé)收集日常費(fèi)用相關(guān)原始憑證（如費(fèi)用報(bào)銷單、發(fā)票、租賃合同、水電費(fèi)單據(jù)），按規(guī)定流程審核后，傳遞至財(cái)務(wù)部門；（五）各業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)憑證管理，確保憑證在業(yè)務(wù)發(fā)生后3個(gè)工作日內(nèi)傳遞至財(cái)務(wù)部門，不得積壓、延誤。第六條憑證填制崗位（一）負(fù)責(zé)根據(jù)真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與合法的原始憑證，按規(guī)范格式填制記賬憑證，確保摘要清晰、科目使用正確、金額準(zhǔn)確、附件齊全；（二）對收到的原始憑證進(jìn)行初步審核，發(fā)現(xiàn)憑證不完整、不準(zhǔn)確的，及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充或更正；（三）按編號(hào)規(guī)則對記賬憑證進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，不得跳號(hào)、重號(hào)，確保憑證編號(hào)唯一可追溯；（四）填制完成后，在記賬憑證上簽名或蓋章，明確責(zé)任。第七條憑證審核崗位（一）負(fù)責(zé)審核記賬憑證的填制質(zhì)量，包括摘要是否清晰、科目是否正確、金額是否準(zhǔn)確、附件是否齊全、簽章是否完整；（二）復(fù)核原始憑證的真實(shí)性、完整性與合規(guī)性，核查憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合公司制度，審批手續(xù)是否齊全；（三）對審核通過的憑證，在憑證上加蓋審核簽章；審核不通過的，退回填制崗位修改，待修改完成后重新審核；（四）定期抽查已審核憑證，驗(yàn)證審核質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。第八條憑證保管崗位（一）負(fù)責(zé)憑證的日常保管，將已審核的憑證按編號(hào)順序整理，存放于專用憑證柜，確保憑證整潔、安全；（二）建立憑證借閱登記制度，記錄借閱人、借閱日期、借閱事由、歸還日期，嚴(yán)禁無證借閱或私自復(fù)制憑證；（三）定期檢查憑證保管狀況，做好防潮、防蟲、防火、防盜措施，防止憑證損壞、丟失；（四）按規(guī)定時(shí)間將憑證整理歸檔，辦理歸檔手續(xù)，更新憑證管理臺(tái)賬。第三章原始憑證管理第九條原始憑證類型公司財(cái)務(wù)核算涉及的原始憑證主要包括：（一）外部憑證：如增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、水電費(fèi)單據(jù)、社保繳費(fèi)憑證、供應(yīng)商開具的收據(jù)；（二）內(nèi)部憑證：如銷售發(fā)貨單、采購入庫單、原材料領(lǐng)用單、費(fèi)用報(bào)銷單、付款申請單、借款單、工資表、成本計(jì)算單、內(nèi)部審批文件。第十條原始憑證填制要求（一）外部原始憑證：需符合國家票據(jù)管理規(guī)定，發(fā)票需加蓋銷售方發(fā)票專用章，內(nèi)容包括發(fā)票名稱、代碼、號(hào)碼、日期、購買方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、商品名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等，不得有涂改、挖補(bǔ)痕跡；銀行回單需包含付款人、收款人、金額、日期、業(yè)務(wù)類型等要素，簽章清晰；（二）內(nèi)部原始憑證：需使用公司統(tǒng)一印制的憑證格式（如費(fèi)用報(bào)銷單、入庫單），填制內(nèi)容包括：日期：填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際日期；摘要：簡要描述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容（如“采購木漿”“銷售包裝紙”“支付水電費(fèi)”），不得過于簡略或模糊；金額：大小寫金額一致，不得涂改，小寫金額前加“￥”符號(hào)，大寫金額前加“人民幣”字樣，尾差需注明“整”或“正”字；附件：需注明附件張數(shù)，附件需粘貼整齊，與憑證內(nèi)容對應(yīng)；簽章：填制人、審核人、審批人需親筆簽名或加蓋個(gè)人簽章，不得代簽。第十一條原始憑證收集與傳遞（一）業(yè)務(wù)部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，需及時(shí)收集原始憑證，對多聯(lián)式憑證（如發(fā)貨單、入庫單），需按聯(lián)次用途分別傳遞（如存根聯(lián)留存，記賬聯(lián)送財(cái)務(wù)部門）；（二）業(yè)務(wù)部門指定的憑證管理員，需在業(yè)務(wù)發(fā)生后3個(gè)工作日內(nèi)，將原始憑證連同相關(guān)審批文件（如費(fèi)用報(bào)銷審批單、付款審批單）一并傳遞至財(cái)務(wù)部門；（三）財(cái)務(wù)部門收到原始憑證后，由專人核對憑證數(shù)量與內(nèi)容，在《憑證傳遞登記簿》上簽字確認(rèn)，注明接收日期；對憑證不完整、不合規(guī)的，當(dāng)場退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充更正。第十二條原始憑證復(fù)核（一）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員收到原始憑證后，需從以下方面進(jìn)行復(fù)核：真實(shí)性：核查憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)，是否有對應(yīng)的合同、單據(jù)支持；完整性：檢查憑證要素是否齊全，附件是否完整，簽章是否齊全；合規(guī)性：審核憑證格式是否規(guī)范，金額計(jì)算是否正確，審批流程是否符合公司制度；（二）復(fù)核通過的原始憑證，作為填制記賬憑證的依據(jù)；復(fù)核不通過的，需在2個(gè)工作日內(nèi)退回業(yè)務(wù)部門，說明退回原因，要求重新提供或更正。第四章記賬憑證管理第十三條記賬憑證填制要求（一）記賬憑證需使用公司統(tǒng)一的會(huì)計(jì)軟件或紙質(zhì)憑證格式，包含以下要素：憑證編號(hào)：按業(yè)務(wù)類型（如收款、付款、轉(zhuǎn)賬）分類連續(xù)編號(hào)，如“收字第1號(hào)”“付字第1號(hào)”“轉(zhuǎn)字第1號(hào)”，不得跳號(hào)、重號(hào)；日期：填寫填制記賬憑證的日期，一般與原始憑證日期一致，或按會(huì)計(jì)核算周期填寫；摘要：簡明扼要描述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，需能清晰反映業(yè)務(wù)性質(zhì)（如“支付XX供應(yīng)商木漿采購款”“收到XX客戶包裝紙銷售款”）；會(huì)計(jì)科目：按《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》及公司會(huì)計(jì)核算辦法，正確填寫一級(jí)科目、明細(xì)科目，確?？颇渴褂脺?zhǔn)確；金額：借方金額與貸方金額需相等，合計(jì)金額大小寫一致，不得涂改；附件：注明所附原始憑證張數(shù)，附件需粘貼整齊，與記賬憑證對應(yīng)；簽章：填制人、審核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管需依次簽名或蓋章，明確責(zé)任；（二）記賬憑證需根據(jù)審核通過的原始憑證填制，不得依據(jù)未經(jīng)復(fù)核的原始憑證或虛假業(yè)務(wù)填制。第十四條記賬憑證審核流程（一）填制崗位完成記賬憑證后，在1個(gè)工作日內(nèi)提交至審核崗位；（二）審核崗位在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)審核：記賬憑證與原始憑證的內(nèi)容是否一致（如金額、摘要、科目）；會(huì)計(jì)科目使用是否正確，借貸方向是否無誤，金額是否平衡；附件張數(shù)是否與實(shí)際相符，簽章是否完整；（三）審核通過的記賬憑證，由審核人加蓋審核章，傳遞至記賬崗位登記賬簿；審核不通過的，退回填制崗位修改，修改后重新提交審核，直至審核通過；（四）對涉及大額資金（如單筆金額超過10萬元）或重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)（如投融資、資產(chǎn)處置）的記賬憑證，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核后，方可登記賬簿。第十五條記賬憑證更正（一）已填制但未審核的記賬憑證，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，由填制人直接修改，并在修改處簽名或蓋章；（二）已審核但未記賬的記賬憑證，需由審核人取消審核后，填制人修改，修改完成后重新提交審核；（三）已記賬的記賬憑證，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，不得直接涂改，需按以下方式更正：科目使用錯(cuò)誤或金額多記：填制紅字記賬憑證，沖銷原錯(cuò)誤憑證，再填制正確的藍(lán)字記賬憑證，注明“更正XX號(hào)憑證錯(cuò)誤”；金額少記：填制藍(lán)字記賬憑證，補(bǔ)充少記金額，注明“補(bǔ)充XX號(hào)憑證少記金額”；更正憑證需經(jīng)審核崗位審核通過后，方可記賬，同時(shí)在原錯(cuò)誤憑證上注明“已更正，見XX號(hào)憑證”。第五章憑證保管與歸檔第十六條憑證日常保管（一）財(cái)務(wù)部門需配備專用憑證柜，存放未歸檔的財(cái)務(wù)核算憑證，憑證柜需加鎖，由憑證保管崗位專人負(fù)責(zé)管理，保管人離職時(shí)需辦理交接手續(xù)；（二）憑證需按編號(hào)順序整理存放，不得隨意堆放，紙質(zhì)憑證需保持整潔，避免折疊、污損；（三）會(huì)計(jì)軟件中的電子憑證，需定期備份（每月至少1次），備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在專用硬盤或云端，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失或篡改；（四）嚴(yán)禁將憑證帶出財(cái)務(wù)部門，確因工作需要（如審計(jì)、檢查）帶出的，需按借閱流程辦理手續(xù)，明確歸還時(shí)間，由專人負(fù)責(zé)跟蹤。第十七條憑證借閱管理（一）公司內(nèi)部人員因工作需要借閱憑證，需填寫《憑證借閱申請表》，注明借閱憑證編號(hào)、事由、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱；（二）外部單位（如審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)）借閱憑證，需提供單位介紹信及經(jīng)辦人身份證明，經(jīng)公司管理層審批后，在財(cái)務(wù)部門指定地點(diǎn)查閱，不得帶出，財(cái)務(wù)部門需派專人陪同；（三）借閱期限一般不超過7個(gè)工作日，確需延長的，需重新辦理審批手續(xù)；借閱人需妥善保管憑證，不得涂改、勾畫、損壞，歸還時(shí)由保管人核對憑證數(shù)量與狀況，確認(rèn)無誤后在借閱臺(tái)賬上注銷；（四）嚴(yán)禁復(fù)印涉及公司商業(yè)秘密的憑證（如核心客戶合同、投融資憑證），確需復(fù)印的，需經(jīng)公司管理層審批，復(fù)印件需加蓋“復(fù)印件僅供XX用途，與原件一致”印章，由財(cái)務(wù)部門留存?zhèn)浒浮５谑藯l憑證歸檔（一）每月會(huì)計(jì)核算結(jié)束后，財(cái)務(wù)部門需在15個(gè)工作日內(nèi)，將本月的財(cái)務(wù)核算憑證整理歸檔：按記賬憑證編號(hào)順序，將原始憑證附在對應(yīng)記賬憑證后，整理整齊，用裝訂機(jī)裝訂成冊，加裝憑證封面，注明年度、月份、憑證編號(hào)范圍、保管人；電子憑證需按月份導(dǎo)出，存儲(chǔ)在專用存儲(chǔ)介質(zhì)中，與紙質(zhì)憑證對應(yīng)歸檔；（二）歸檔后的憑證，存放于公司檔案庫，檔案庫需具備防潮、防蟲、防火、防盜條件，由檔案管理員統(tǒng)一管理；（三）建立《憑證歸檔臺(tái)賬》，記錄歸檔憑證的年度、月份、編號(hào)范圍、冊數(shù)、歸檔日期、保管人，便于后續(xù)查閱；（四）憑證歸檔保管期限按國家規(guī)定執(zhí)行：一般會(huì)計(jì)憑證保管期限不低于15年，涉及重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)（如公司合并、分立、清算）的憑證，永久保管。第十九條憑證銷毀（一）保管期滿的憑證，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請，填寫《憑證銷毀申請表》，注明銷毀憑證的年度、月份、編號(hào)范圍、冊數(shù)、保管期限；（二）公司成立憑證銷毀小組（由財(cái)務(wù)部門、內(nèi)部審計(jì)部門、檔案管理部門人員組成），對擬銷毀憑證進(jìn)行核查，確認(rèn)無未了事項(xiàng)（如涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)、未結(jié)案審計(jì)事項(xiàng)）后，報(bào)公司管理層審批；（三）審批通過后，由銷毀小組組織銷毀，選擇符合環(huán)保要求的銷毀方式（如專業(yè)機(jī)構(gòu)銷毀），銷毀過程需有2人以上在場監(jiān)督，填寫《憑證銷毀記錄表》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人、銷毀人，相關(guān)人員簽字確認(rèn)；（四）銷毀記錄需歸檔保存，永久備查；涉及未了事項(xiàng)的憑證，需延長保管期限，直至事項(xiàng)辦結(jié)。第六章監(jiān)督與獎(jiǎng)懲第二十條監(jiān)督檢查（一）財(cái)務(wù)部門每月對憑證管理情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括憑證填制規(guī)范性、審核及時(shí)性、保管安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改；（二）內(nèi)部審計(jì)部門每季度開展憑證管理專項(xiàng)檢查，核查憑證真實(shí)性、合規(guī)性，抽查憑證借閱、歸檔記錄，評(píng)估憑證管理風(fēng)險(xiǎn)，出具檢查報(bào)告；（三）公司管理層每年組織一次憑證管理工作評(píng)估，聽取財(cái)務(wù)部門匯報(bào)，對憑證管理成效顯著的部門或個(gè)人給予表揚(yáng)，對存在問題的責(zé)令整改。第二十一條獎(jiǎng)勵(lì)措施（一）全年憑證填制準(zhǔn)確率達(dá)100%，審核及時(shí)率達(dá)100%，無憑證丟失、損壞情況的會(huì)計(jì)人員，給予年度績效獎(jiǎng)金500-1000元，授予“憑證管理優(yōu)秀個(gè)人”稱號(hào)；（二）業(yè)務(wù)部門全年及時(shí)傳遞原始憑證，憑證合格率達(dá)98%以上，無因憑證問題影響會(huì)計(jì)核算的，給予部門團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)金800-2000元；（三）員工發(fā)現(xiàn)憑證管理中的違規(guī)行為（如偽造憑證、私自涂改憑證），舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人獎(jiǎng)金1000-3000元，并為舉報(bào)人保密。第二十二條懲罰措施（一）憑證填制不規(guī)范（如摘要模糊、科目錯(cuò)誤、金額涂改），首次給予口頭警告，累計(jì)3次及以上的，扣減月度績效獎(jiǎng)金200-500元；（二）業(yè)務(wù)部門未及時(shí)傳遞憑證（延誤超過5個(gè)工作日），導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算延誤的，扣減部門負(fù)責(zé)人月度績效獎(jiǎng)金300-800元；（三）因保管不當(dāng)導(dǎo)致憑證丟失、損壞的，對保管人扣減月度績效獎(jiǎng)金500-1000