銷售合同管理模板及簽約流程規(guī)范一、適用業(yè)務(wù)場景本規(guī)范適用于企業(yè)各類銷售業(yè)務(wù)中的合同簽訂與管理環(huán)節(jié)，具體包括但不限于：常規(guī)產(chǎn)品銷售合同、定制化服務(wù)合同、長期合作框架協(xié)議、跨區(qū)域銷售合同等。當企業(yè)與客戶達成合作意向、明確權(quán)利義務(wù)后，需通過標準化流程完成合同起草、審核、簽約及后續(xù)管理，保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)責清晰，有效防范履約風險，保障企業(yè)及客戶的合法權(quán)益。適用于銷售部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)協(xié)作人員的日常操作。二、標準化操作流程（一）需求發(fā)起與合同立項業(yè)務(wù)部門發(fā)起需求銷售人員（銷售代表）與客戶達成初步合作意向后，根據(jù)客戶需求（如產(chǎn)品型號、數(shù)量、服務(wù)標準、價格等），填寫《銷售合同立項申請表》，明確合作主體、標的物、核心條款（如合同金額、付款方式、交貨周期等），并附客戶資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法人證件號碼復印件等，若為新客戶）。部門負責人審批銷售部門負責人（銷售經(jīng)理）對立項申請進行審核，重點評估客戶資質(zhì)、合作可行性、潛在風險（如客戶信用狀況、市場競爭情況等），審批通過后啟動合同起草流程。（二）合同起草與初步擬定選擇合同模板銷售人員根據(jù)業(yè)務(wù)類型（如標準產(chǎn)品銷售、定制化服務(wù)），從企業(yè)《銷售合同模板庫》中選擇對應模板（如《產(chǎn)品銷售合同模板》《服務(wù)合同模板》），保證模板與業(yè)務(wù)場景匹配。填寫合同核心條款依據(jù)客戶需求及立項申請，填寫合同具體內(nèi)容，包括但不限于：合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系方式等）；標的物詳情（產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、技術(shù)參數(shù)等；或服務(wù)內(nèi)容、范圍、標準等）；價格條款（合同總金額、單價、是否含稅、價格有效期等）；履約條款（交貨/服務(wù)時間、地點、方式、運輸及風險承擔、驗收標準及流程等）；付款條款（付款比例、時間節(jié)點、賬戶信息、發(fā)票類型等）；違約責任（違約情形、違約金計算方式、賠償范圍等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄機構(gòu)等）；其他約定（保密條款、知識產(chǎn)權(quán)、合同生效條件、附件清單等）。內(nèi)部初審銷售人員完成合同起草后，進行初步自查，保證基本信息完整、無錯漏條款，提交至法務(wù)部門及財務(wù)部門進行專業(yè)審核。（三）多部門聯(lián)合審核法務(wù)部門審核法務(wù)專員（法務(wù)）重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性及風險點，包括：主體資格是否合法（如客戶營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容）；條款是否公平，是否存在“霸王條款”；違約責任是否明確、可執(zhí)行，爭議解決方式是否符合企業(yè)規(guī)定；知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等是否完善，是否存在侵權(quán)風險。法務(wù)部門需在2個工作日內(nèi)完成審核，出具《合同審核意見表》，注明“通過”“修改后通過”或“不通過”及具體修改意見。財務(wù)部門審核財務(wù)專員（財務(wù)）重點審核合同中的財務(wù)相關(guān)條款，包括：價格是否符合企業(yè)定價策略，是否存在價格異常；付款方式、節(jié)點是否合理，是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定；發(fā)票類型、開具時間是否符合稅務(wù)要求；履約保證金、質(zhì)保金等約定是否明確，資金回收風險是否可控。財務(wù)部門需在1個工作日內(nèi)完成審核，簽署審核意見。修改與復核若審核未通過，銷售人員根據(jù)法務(wù)、財務(wù)部門的修改意見調(diào)整合同內(nèi)容，重新提交審核；審核通過后，由銷售部門負責人確認最終版本，準備客戶溝通。（四）客戶溝通與最終確認發(fā)送合同草案銷售人員將審核通過的合同草案（加蓋企業(yè)“合同草案章”）通過郵件、書面函件或客戶指定的電子平臺發(fā)送給客戶，并附《合同說明函》，解釋核心條款及企業(yè)立場?？蛻舴答伵c協(xié)商客戶收到合同后如有修改意見，銷售人員需及時與客戶溝通，對合理條款進行調(diào)整（如價格、交貨期等），重大修改需重新啟動內(nèi)部審核流程；對客戶提出的非合理條款或風險條款，需耐心解釋企業(yè)規(guī)定，爭取達成一致。簽署確認雙方就合同條款達成一致后，由客戶在合同文本上加蓋公章（或合同專用章），法定代表人或授權(quán)代表人簽字；若客戶為自然人，需簽字并按捺手印。銷售人員收到客戶簽署的合同后，核對印章、簽字是否清晰、完整，與原件是否一致。（五）內(nèi)部簽約與用印管理提交用印申請銷售人員將客戶簽署的合同原件、合同立項申請表、審核意見表等材料，提交至企業(yè)行政部門（或用印管理部門），填寫《合同用印申請單》，注明合同編號、用印份數(shù)、用印事由等。用印審批與蓋章行政部門負責人（行政經(jīng)理）審核材料完整性及用印合規(guī)性后，報企業(yè)分管領(lǐng)導（副總）審批；審批通過后，由行政部門在合同文本上加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），騎縫章按需加蓋，保證合同份數(shù)與申請一致（通常一式兩份或三份，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份）。合同分發(fā)與簽收行政部門將蓋章后的合同分發(fā)給銷售人員，由銷售人員簽收并送達客戶，同時獲取客戶的《合同簽收回執(zhí)》；若客戶需郵寄合同，需保留郵寄憑證（如快遞單號），保證客戶簽收可追溯。（六）合同歸檔與執(zhí)行跟蹤合同歸檔銷售人員在合同簽訂后5個工作日內(nèi)，將合同原件（含附件、審批表、簽收回執(zhí)等材料）整理成冊，提交至企業(yè)檔案管理部門（或行政部），辦理歸檔手續(xù)，檔案編號按企業(yè)《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。執(zhí)行跟蹤銷售部門作為合同執(zhí)行主體，需建立《合同執(zhí)行臺賬》，記錄合同履約進度（如生產(chǎn)排期、發(fā)貨時間、客戶驗收情況、回款狀態(tài)等），定期（每周/每月）向部門負責人匯報；財務(wù)部門根據(jù)合同付款條款跟蹤回款，對逾期未付款項及時提醒銷售人員催收。變更與終止管理合同履行過程中如需變更（如標的物、數(shù)量、價格等），需由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更補充協(xié)議》，參照原合同流程審核、用印、歸檔；如需終止合同，需明確終止原因、責任劃分及后續(xù)處理（如退款、賠償?shù)龋?，簽訂《合同終止協(xié)議》，保證雙方權(quán)責清晰。三、核心模板清單（一）銷售合同立項申請表申請部門申請日期合同編號客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人/電話合作類型□標準產(chǎn)品銷售□定制化服務(wù)□長期框架協(xié)議□其他標的物詳情（產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量等）核心條款（合同金額、付款方式、交貨/服務(wù)周期等）客戶資質(zhì)附件（可勾選）□營業(yè)執(zhí)照□法人證件號碼□授權(quán)委托書□其他銷售人員意見簽字：__________日期：__________銷售部門負責人審批意見：□同意立項□修改后立項□不同意立項簽字：__________日期：__________（二）銷售合同模板（節(jié)選核心條款框架）合同編號：[編號規(guī)則：年份+部門簡稱+流水號，如2024XS-001]甲方（銷售方）：[企業(yè)全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]法定代表人：[姓名]地址：[注冊地址]聯(lián)系方式：[電話]乙方（購買方）：[客戶全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]法定代表人：[姓名]地址：[注冊地址]聯(lián)系方式：[電話]第一條合同標的1.1產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容：[具體名稱]1.2規(guī)格型號/服務(wù)標準：[詳細參數(shù)]1.3數(shù)量/服務(wù)范圍：[具體數(shù)量或范圍]1.4質(zhì)量標準：[國家/行業(yè)標準或雙方約定標準，附標準文件編號]第二條合同價格與支付2.1合同總金額（含稅）：人民幣[金額]元（大寫：[金額大寫]）2.2價格構(gòu)成：[單價×數(shù)量+其他費用，如運費、安裝費等]2.3付款方式：（1）預付款：合同簽訂后[]個工作日內(nèi)，乙方支付合同總額的[]%即[金額]元；（2）到貨款：產(chǎn)品交付/服務(wù)完成后[]個工作日內(nèi)，乙方支付[]%即[金額]元；（3）質(zhì)保金：驗收合格后[]個月內(nèi)，乙方支付剩余[]%即[金額]元（無質(zhì)量問題退還）。2.4甲方賬戶信息：開戶行：[銀行名稱]賬戶名稱：[企業(yè)名稱]賬號：[銀行賬號]第三條履約與驗收3.1交貨/服務(wù)時間：[]年[]月[]日前（含當日）3.2交貨/服務(wù)地點：[乙方指定地點]3.3驗收標準與流程：（1）乙方應在產(chǎn)品交付/服務(wù)完成后[]個工作日內(nèi)驗收，驗收合格簽署《驗收確認單》；（2）驗收不合格的，乙方應在[]日內(nèi)提出異議，甲方負責整改或更換。第四條違約責任4.1甲方逾期交貨/服務(wù)的，每逾期1日按合同總金額的[]%支付違約金，逾期超過[]日的，乙方有權(quán)解除合同。4.2乙方逾期付款的，每逾期1日按應付未付金額的[]%支付違約金，逾期超過[]日的，甲方有權(quán)暫停履行合同。4.3任何一方違反保密條款的，應賠償因此給對方造成的直接損失。第五條爭議解決因本合同引起的爭議，雙方應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交[甲方所在地]人民法院訴訟解決。第六條其他約定6.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式[]份，雙方各執(zhí)[]份，具有同等法律效力。6.2附件：《產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)要求》《驗收標準清單》（如有）為本合同組成部分，與本合同具有同等效力。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：__________日期：__________乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：__________日期：__________（三）合同審核意見表合同編號審核部門審核人審核日期法務(wù)部門審核意見□通過□修改后通過□不通過具體意見：1.2.簽字：__________財務(wù)部門審核意見□通過□修改后通過□不通過具體意見：1.2.簽字：__________銷售部門確認意見已根據(jù)審核意見修改，確認無誤。簽字：__________日期：__________四、關(guān)鍵風險提示（一）客戶資質(zhì)審核風險新客戶簽約前必須核查營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用狀況，避免與無經(jīng)營資質(zhì)或失信企業(yè)合作；客戶為自然人時，需核實證件號碼原件，保證身份信息真實有效。（二）合同條款法律風險嚴禁使用模糊表述（如“大概”“左右”），所有數(shù)量、金額、時間節(jié)點需明確具體；違約責任條款需對等，避免單方面加重企業(yè)責任，爭議解決優(yōu)先約定由企業(yè)所在地法院管轄。（三）用印與歸檔管理風險合同用印必須嚴格履行審批流程，嚴禁在空白合同或未經(jīng)審核的合同文本上蓋章；合同原件需妥善保管，歸檔材料需完整（含附件、審批表、簽收回執(zhí)等），保證后續(xù)可追溯