企業(yè)采購合同評審及驗收管理表工具指南一、適用場景與價值在企業(yè)日常運營中，采購活動是保障生產(chǎn)、控制成本的核心環(huán)節(jié)，而合同評審與驗收管理是保證采購合規(guī)、降低風(fēng)險、保障質(zhì)量的關(guān)鍵抓手。本工具適用于以下場景：常規(guī)采購：如原材料、辦公用品、設(shè)備采購等，需通過規(guī)范流程明確雙方權(quán)責(zé)，避免合同漏洞；服務(wù)類采購：如IT服務(wù)、咨詢服務(wù)、工程服務(wù)等，需保證服務(wù)內(nèi)容、交付標(biāo)準(zhǔn)與合同一致；重大采購：如大型設(shè)備、系統(tǒng)建設(shè)等高價值采購，需通過多部門評審控制法律、財務(wù)及技術(shù)風(fēng)險。通過使用本工具，可實現(xiàn)“流程標(biāo)準(zhǔn)化、責(zé)任清晰化、風(fēng)險可控化”，避免因合同條款模糊、驗收標(biāo)準(zhǔn)缺失導(dǎo)致的糾紛，同時提升采購效率與透明度。二、全流程操作指引（一）合同評審階段：從“源頭”把控風(fēng)險目標(biāo)：保證合同條款合法、合規(guī)、合理，滿足企業(yè)需求，規(guī)避潛在風(fēng)險。步驟1：合同初稿提交責(zé)任部門：采購部操作內(nèi)容：根據(jù)采購需求，與供應(yīng)商協(xié)商擬定合同初稿，明確采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量）、價格（含稅費、支付方式）、交付時間/地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等核心條款；整理配套附件，如供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）、技術(shù)參數(shù)說明書、需求確認(rèn)單等，與合同初稿一并提交。輸出物：《合同評審申請單》（含合同初稿及附件）。步驟2：多部門聯(lián)合評審責(zé)任部門：采購部（牽頭）、法務(wù)部、財務(wù)部、使用部門（如生產(chǎn)部、IT部）、倉儲部（涉及實物驗收時）操作內(nèi)容：采購部：審核合同條款與采購需求的一致性，確認(rèn)供應(yīng)商資質(zhì)是否合規(guī)，交付周期是否滿足項目計劃；法務(wù)部：審核合同法律效力，重點檢查違約責(zé)任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)條款、保密條款等是否存在法律風(fēng)險；財務(wù)部：審核價格合理性（比價記錄）、支付方式是否符合財務(wù)制度（如預(yù)付款比例、發(fā)票要求）、資金預(yù)算是否充足；使用部門：審核技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式是否滿足實際使用需求，確認(rèn)交付成果的可操作性；倉儲部（如需）：審核交付地點、運輸方式、包裝標(biāo)準(zhǔn)是否符合倉儲管理要求。輸出物：各部門《合同評審意見表》（需簽字確認(rèn)），明確“同意”“修改后同意”“不同意”的結(jié)論及具體修改意見。步驟3：合同修訂與二次確認(rèn)責(zé)任部門：采購部操作內(nèi)容：匯總各部門評審意見，與供應(yīng)商協(xié)商修訂合同條款，形成合同修訂版；將修訂版反饋至評審部門，確認(rèn)是否已解決所有異議，直至所有部門達(dá)成一致。輸出物：最終版合同文本（含修訂記錄）、各部門確認(rèn)的《合同評審意見表》。步驟4：合同簽訂與歸檔責(zé)任部門：采購部（對接）、法務(wù)部（審核用?。?、總經(jīng)理辦公室（蓋章）操作內(nèi)容：按企業(yè)審批流程完成合同簽訂（如需法定代表人簽字或蓋章）；將合同正本、評審記錄、附件等資料整理歸檔，建立“一合同一檔案”，電子檔同步存儲至采購管理系統(tǒng)。輸出物：正式合同文本、歸檔記錄。（二）合同執(zhí)行與驗收階段：從“落地”保障質(zhì)量目標(biāo)：保證供應(yīng)商按合同約定交付，驗收結(jié)果真實反映采購需求完成情況。步驟1：執(zhí)行監(jiān)控與交付提醒責(zé)任部門：采購部、使用部門操作內(nèi)容：采購部跟蹤合同執(zhí)行進度，在交付前3-5個工作日提醒供應(yīng)商準(zhǔn)備交付資料（如送貨單、檢測報告、服務(wù)手冊等）；使用部門確認(rèn)交付準(zhǔn)備情況（如設(shè)備安裝場地、技術(shù)對接人員是否就位）。輸出物：《合同執(zhí)行進度跟蹤表》。步驟2：驗收準(zhǔn)備責(zé)任部門：采購部（組織）、使用部門（主導(dǎo)）、質(zhì)檢部（如需）、倉儲部（如需）操作內(nèi)容：制定《驗收方案》，明確驗收時間、地點、參與人員（至少包含采購員、使用部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)檢人員）、驗收依據(jù)（合同條款、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、樣品）、驗收項目（如數(shù)量清點、質(zhì)量檢測、功能測試、服務(wù)驗證）；準(zhǔn)備驗收工具（如檢測設(shè)備、測試軟件、清點表格）及記錄表格。輸出物：《驗收方案》、《驗收準(zhǔn)備清單》。步驟3：現(xiàn)場驗收責(zé)任部門：驗收小組（采購部、使用部門、質(zhì)檢部等）操作內(nèi)容：數(shù)量驗收：根據(jù)合同清單核對實物數(shù)量，確認(rèn)與送貨單、訂單是否一致（如遇短缺，當(dāng)場記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)）；質(zhì)量驗收：實物類：按技術(shù)參數(shù)檢測外觀、尺寸、功能（如設(shè)備運行參數(shù)、原材料成分），必要時送第三方機構(gòu)檢測；服務(wù)類：驗證服務(wù)內(nèi)容是否完成（如培訓(xùn)時長、系統(tǒng)功能上線）、服務(wù)效果是否達(dá)標(biāo)（如響應(yīng)速度、問題解決率）；資料驗收：檢查供應(yīng)商是否交付合同約定的全部資料（如合格證、保修卡、操作手冊、驗收報告初稿）。輸出物：《現(xiàn)場驗收記錄表》（含數(shù)量、質(zhì)量、資料驗收情況，需驗收小組及供應(yīng)商代表簽字確認(rèn)）。步驟4：驗收結(jié)果確認(rèn)與問題處理責(zé)任部門：驗收小組、采購部、供應(yīng)商操作內(nèi)容：驗收合格：驗收小組共同簽署《采購驗收報告》，明確“驗收合格”結(jié)論，采購部按合同約定支付尾款（如適用）；驗收不合格：記錄不合格項（如“設(shè)備功率不達(dá)標(biāo)”“服務(wù)響應(yīng)超時”），形成《不合格項清單》并交供應(yīng)商確認(rèn)；與供應(yīng)商協(xié)商整改方案（如限期7天內(nèi)返工/更換、提供技術(shù)支持），明確整改后復(fù)驗時間；整改后重新組織驗收，直至合格。輸出物：《采購驗收報告》（合格/不合格）、《不合格項清單》、《整改復(fù)驗記錄》。步驟5：驗收歸檔與閉環(huán)管理責(zé)任部門：采購部、檔案管理部門操作內(nèi)容：將《驗收方案》《現(xiàn)場驗收記錄表》《采購驗收報告》《不合格項清單》《整改復(fù)驗記錄》等資料整理歸檔，與合同檔案合并；在采購管理系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已完成”，同步記錄驗收結(jié)果及問題處理情況。輸出物：驗收檔案歸檔記錄。三、管理表模板及填寫說明（一）合同評審申請表合同基本信息合同編號（按企業(yè)規(guī)則填寫，如“CG-2024-X”）合同名稱（如“辦公設(shè)備采購合同”）供應(yīng)商名稱采購內(nèi)容（簡述標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量）合同金額（元）采購需求部門提交日期附件清單（□合同初稿□供應(yīng)商資質(zhì)□技術(shù)參數(shù)說明書□需求確認(rèn)單□其他：______）采購部初審意見經(jīng)辦人：_______日期：_______（對合同與需求一致性的初步審核）（二）合同評審意見表評審部門評審意見（可多選：□同意□修改后同意□不同意，需具體說明）修改建議（如勾選“修改后同意”或“不同意”，需填寫具體條款及修改內(nèi)容）評審人日期法務(wù)部*財務(wù)部*使用部門*倉儲部*采購部匯總意見（是否采納各部門意見，需說明未采納理由）（三）采購驗收報告合同基本信息合同編號采購內(nèi)容供應(yīng)商名稱驗收日期驗收地點驗收小組成員（采購員：_______使用部門：_______質(zhì)檢員：_______其他：_______）驗收項目及結(jié)果驗收項目約定標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量質(zhì)量（實物/服務(wù)）技術(shù)參數(shù)資料完整性驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格需附《不合格項清單》）驗收小組簽字采購部：_______使用部門：_______質(zhì)檢部：_______供應(yīng)商確認(rèn)簽字（如驗收合格：□同意驗收□有異議：______）備注（如整改要求、特殊說明等）四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點（一）評審環(huán)節(jié)：避免“走過場”責(zé)任到人：各部門評審意見需簽字確認(rèn)，明確“誰評審、誰負(fù)責(zé)”，禁止代簽或空白評審；爭議解決：對評審中存在重大分歧的條款（如價格、違約責(zé)任），需組織跨部門會議協(xié)商，必要時由管理層決策，保證條款無漏洞。（二）驗收環(huán)節(jié)：杜絕“走過場”標(biāo)準(zhǔn)前置：驗收前必須明確《驗收方案》及驗收標(biāo)準(zhǔn)，禁止“口頭約定”或“臨時標(biāo)準(zhǔn)”；多方參與：驗收小組需包含使用部門（最終使用者）、采購部（對接方）、質(zhì)檢部（專業(yè)驗證），避免單一部門驗收導(dǎo)致結(jié)果失真；問題閉環(huán)：驗收不合格項必須記錄在案，供應(yīng)商整改后需重新驗收，直至合格后方可簽署《驗收報告》，禁止“未整改即通過”。（三）文檔管理：保證“可追溯”檔案完整：合同評審記錄、驗收報告、整改記錄等需同步保存紙質(zhì)版與電子版，保存期限不少于合同履行