企事業(yè)單位檔案管理工作實施方案一、引言檔案作為企事業(yè)單位各項活動的原始記錄，是單位歷史發(fā)展的真實寫照，也是維護(hù)單位歷史真實面貌、保障單位各項工作有序開展的重要依據(jù)。為進(jìn)一步規(guī)范我單位檔案管理工作，提高檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，充分發(fā)揮檔案在單位建設(shè)與發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用，特制定本實施方案。二、總體要求(一)指導(dǎo)思想以國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)為指導(dǎo)，緊密結(jié)合我單位工作實際，堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范管理、安全保密的原則，以提升檔案資源建設(shè)質(zhì)量為核心，以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)為抓手，以滿足單位發(fā)展和社會利用需求為目標(biāo)，全面加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作，為單位的持續(xù)健康發(fā)展提供堅實的檔案服務(wù)保障。(二)基本原則1.統(tǒng)一規(guī)范，分級管理：建立健全統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，明確各部門、各層級的檔案管理職責(zé)，形成上下聯(lián)動、齊抓共管的工作格局。2.依法管理，安全第一：嚴(yán)格遵守國家檔案法律法規(guī)，確保檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)都有法可依、有章可循。始終將檔案安全放在首位，嚴(yán)防失泄密和檔案損毀。3.完整準(zhǔn)確，科學(xué)系統(tǒng)：確保歸檔文件材料的齊全完整、真實準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范，能夠全面反映單位各項活動的歷史過程。4.注重實效，服務(wù)發(fā)展：圍繞單位中心工作，優(yōu)化檔案服務(wù)方式，提高檔案利用效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。5.與時俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展：積極適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，推動檔案管理技術(shù)和手段的現(xiàn)代化，探索檔案管理新模式、新方法。三、主要目標(biāo)通過本方案的實施，力爭在一定時期內(nèi)，實現(xiàn)以下目標(biāo)：1.檔案管理體制機(jī)制更加健全，責(zé)任分工更加明確，形成權(quán)責(zé)清晰、運轉(zhuǎn)高效的管理體系。2.檔案資源建設(shè)得到加強(qiáng)，文件材料歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率顯著提升，檔案資源體系更加完善。3.檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)體系更加完備，業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范，檔案管理整體水平得到實質(zhì)性提高。4.檔案信息化建設(shè)取得明顯進(jìn)展，檔案數(shù)字化水平和網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)能力穩(wěn)步提升，逐步實現(xiàn)檔案管理和利用的現(xiàn)代化。5.檔案安全保障體系更加牢固，檔案實體和信息安全得到有效保障，檔案保密工作萬無一失。6.檔案開發(fā)利用成效更加顯著，檔案信息資源的價值得到充分挖掘和發(fā)揮，服務(wù)單位發(fā)展的能力進(jìn)一步增強(qiáng)。四、主要任務(wù)與重點工作(一)健全檔案管理組織體系與責(zé)任機(jī)制1.明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：成立由單位分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期研究和協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。明確各部門主要負(fù)責(zé)人為檔案工作第一責(zé)任人，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同總結(jié)、同考核。2.完善管理網(wǎng)絡(luò)：根據(jù)單位規(guī)模和業(yè)務(wù)特點，設(shè)立或明確檔案管理部門（或檔案工作崗位），配備專職或兼職檔案管理人員。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，形成覆蓋全員的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。3.強(qiáng)化崗位職責(zé)：制定檔案管理部門及專兼職檔案人員的崗位職責(zé)，明確工作內(nèi)容、要求和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項工作落到實處。(二)規(guī)范檔案收集與整理工作1.明確歸檔范圍與保管期限：依據(jù)國家及行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位實際，科學(xué)修訂《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，明確應(yīng)歸檔文件材料的種類、范圍和相應(yīng)的保管期限，并組織各部門學(xué)習(xí)執(zhí)行。2.加強(qiáng)文件材料收集：督促各部門嚴(yán)格按照歸檔范圍和時限要求，及時、完整地收集本部門在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括紙質(zhì)、電子及其他載體形式），確保應(yīng)歸盡歸，防止檔案材料的散失。3.規(guī)范檔案整理編目：按照國家檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對收集到的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類、編號、編目和裝訂。確保檔案整理質(zhì)量，做到目錄清晰、裝訂整齊、便于查閱。重點加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，明確電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的管理要求和操作規(guī)范。(三)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)與管理1.推進(jìn)檔案資源整合：對單位現(xiàn)存檔案進(jìn)行全面梳理和清點，對不符合規(guī)范的檔案進(jìn)行重新整理和著錄。有條件的情況下，可對歷史檔案進(jìn)行搶救性保護(hù)和數(shù)字化轉(zhuǎn)換。2.規(guī)范特殊載體檔案管理：加強(qiáng)對照片、錄音、錄像、實物等特殊載體檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保其完整性和安全性。3.建立健全檔案接收與移交制度：規(guī)范檔案在部門間、以及向檔案館（室）移交的程序和要求，明確移交的范圍、時限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和交接手續(xù)。(四)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)1.制定檔案信息化發(fā)展規(guī)劃：結(jié)合單位信息化建設(shè)總體部署，制定檔案信息化建設(shè)專項規(guī)劃，明確發(fā)展目標(biāo)、主要任務(wù)和實施步驟。2.建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)：根據(jù)實際需求，選擇或開發(fā)符合國家標(biāo)準(zhǔn)、功能完善、安全可靠的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案著錄、檢索、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)的計算機(jī)管理。3.開展檔案數(shù)字化工作：按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則，有計劃、分步驟地對館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、著錄、存儲和備份，建立規(guī)范的數(shù)字檔案資源庫。同時，積極推動電子文件的在線歸檔和全程管理。4.保障檔案信息安全：建立健全檔案信息安全保密制度，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計、容災(zāi)備份等技術(shù)和管理措施，確保檔案信息系統(tǒng)和數(shù)字檔案資源的安全。(五)強(qiáng)化檔案保管與安全保密工作1.改善檔案保管條件：根據(jù)檔案保管要求，配置符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房和必要的檔案裝具、設(shè)備（如溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火、防盜、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等設(shè)備），為檔案提供安全適宜的保管環(huán)境。2.嚴(yán)格檔案庫房管理制度：建立健全檔案庫房出入登記、溫濕度記錄、安全檢查等制度，加強(qiáng)庫房日常管理和安全防范。3.加強(qiáng)檔案保密管理：嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度，明確保密范圍和保密要求。加強(qiáng)對涉密檔案的管理，確保涉密檔案的安全。定期開展保密檢查和保密教育，提高全員保密意識。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案：針對可能發(fā)生的檔案災(zāi)害事故（如水災(zāi)、火災(zāi)、地震、蟲害等），制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。(六)提升檔案開發(fā)利用服務(wù)水平1.完善檔案利用制度：制定和完善檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用制度，明確利用范圍、程序和要求，既要方便利用，又要確保檔案安全。2.編制檔案檢索工具：編制和完善案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、全引目錄、專題索引等多種形式的檔案檢索工具，提高檔案檢索效率。3.拓展檔案利用渠道：依托檔案管理信息系統(tǒng)，逐步開展檔案的網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)。根據(jù)工作需要，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革、專題匯編等，主動提供檔案信息服務(wù)。4.規(guī)范檔案利用行為：嚴(yán)格履行檔案利用審批手續(xù)，對查閱檔案的人員進(jìn)行身份核實和登記。加強(qiáng)對檔案利用過程的管理，防止檔案涂改、勾畫、抽取、撤換、丟失和泄密。(七)健全檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)體系1.修訂完善規(guī)章制度：根據(jù)國家最新法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位檔案管理工作實際，系統(tǒng)梳理和修訂現(xiàn)有檔案管理制度，如檔案管理辦法、文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案人員崗位職責(zé)等，形成一套科學(xué)、完整、適用的檔案管理制度體系。2.推廣應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：積極學(xué)習(xí)和推廣國家、行業(yè)發(fā)布的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。五、實施步驟本方案的實施分階段進(jìn)行：(一)準(zhǔn)備啟動階段1.成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，明確職責(zé)分工。2.組織學(xué)習(xí)國家檔案法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一思想認(rèn)識。3.開展檔案管理現(xiàn)狀調(diào)研，全面了解單位檔案工作的基本情況、存在問題及薄弱環(huán)節(jié)。4.在此基礎(chǔ)上，制定詳細(xì)的實施方案和工作計劃，并進(jìn)行任務(wù)分解。5.召開檔案管理工作動員部署會議，明確工作要求和時間節(jié)點。(二)梳理與規(guī)范階段1.修訂《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并組織各部門學(xué)習(xí)。2.健全和完善各項檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。3.組織各部門對以往形成的文件材料進(jìn)行全面清理、收集和初步整理，并按要求向檔案管理部門移交。4.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、鑒定、編目和規(guī)范。5.檢查評估各部門檔案收集整理和歸檔情況。(三)深化與提升階段1.按照規(guī)劃推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，包括檔案管理信息系統(tǒng)的選型或開發(fā)、部署與應(yīng)用培訓(xùn)。2.啟動并逐步推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化加工工作，建立數(shù)字檔案資源庫。3.加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施設(shè)備的配備和維護(hù)，改善檔案保管條件。4.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.積極開展檔案開發(fā)利用工作，編制檢索工具，編寫參考資料。(四)總結(jié)與長效階段1.對方案實施情況進(jìn)行全面總結(jié)評估，查找不足，總結(jié)經(jīng)驗。2.針對存在的問題，制定整改措施，進(jìn)一步完善檔案管理工作。3.將檔案管理工作納入單位常態(tài)化管理和考核體系，建立長效管理機(jī)制，確保檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。4.表彰在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人。六、保障措施(一)組織保障充分發(fā)揮檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)作用，定期召開會議，研究解決檔案管理工作中的重大問題。各部門要高度重視檔案工作，積極支持和配合檔案管理部門的工作，確保各項任務(wù)落到實處。(二)人員保障1.配備與檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的專兼職檔案管理人員，保持檔案管理人員隊伍的相對穩(wěn)定。檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和專業(yè)技能，忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)守紀(jì)律。2.加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，定期組織學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和操作技能，不斷提升檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)和履職能力。鼓勵檔案人員參加專業(yè)技術(shù)職稱評審。(三)經(jīng)費保障將檔案管理工作所需經(jīng)費（包括檔案庫房建設(shè)與維護(hù)、檔案裝具購置、檔案信息化建設(shè)、檔案數(shù)字化加工、檔案人員培訓(xùn)、檔案設(shè)備購置與維護(hù)、檔案搶救與保護(hù)等）納入單位年度經(jīng)費預(yù)算，確保檔案工作的正常開展和各項任務(wù)的順利實施。(四)制度保障建立健全各項檔案管理制度，并加強(qiáng)制度的宣傳、培訓(xùn)和執(zhí)行力度，確保檔案管理工作有章可循、規(guī)范運行。定期對制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反檔案管理制度的行為及時予以糾正。(五)監(jiān)督檢查將檔案管理工作納入單位年度工作考核和專項檢查范圍。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期或不定期組織對各部門檔案工作情況進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)問題，督促整改，確保本方案各項工作任務(wù)的有效落實。七、工作要求1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)：各部門要充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，將其作為一項基礎(chǔ)性、保障性工作來抓，切實加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，確保各項工作落到實處。2.精心組織，狠抓落實：各部門要按照本方案的要求，結(jié)合自身實際，制定具體的實施計劃，明確工作進(jìn)度