高校學生心理輔導檔案管理規(guī)范第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范高校學生心理輔導檔案（以下簡稱“輔導檔案”）的建立、管理與使用，科學、有效地開展學生心理健康教育與輔導工作，保護學生隱私，促進學生身心健康發(fā)展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及教育部關于加強和改進普通高等學校學生心理健康教育工作的有關要求，結(jié)合本校實際，特制定本規(guī)范。第二條定義本規(guī)范所稱學生心理輔導檔案，是指在學生心理健康教育與輔導過程中形成的，記錄學生心理狀況、輔導過程、評估結(jié)果、干預措施及其相關信息的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條適用范圍本規(guī)范適用于本校所有接受心理輔導服務的學生之輔導檔案的管理工作。承擔心理輔導工作的專職、兼職心理咨詢師及相關管理人員均須遵守本規(guī)范。第四條基本原則輔導檔案管理工作遵循以下原則：（一）保密性原則：檔案內(nèi)容屬學生個人敏感信息，應嚴格保密，未經(jīng)許可不得泄露。（二）客觀性原則：檔案記錄應真實、準確、完整地反映輔導過程與學生情況。（三）專業(yè)性原則：檔案的建立、管理與使用應符合心理健康教育與輔導的專業(yè)倫理和技術規(guī)范。（四）安全規(guī)范原則：檔案的存儲、保管與流轉(zhuǎn)應確保安全，防止遺失、損壞或被不當獲取。（五）服務發(fā)展原則：檔案管理應服務于學生心理健康發(fā)展，為心理輔導、教育教學、危機干預及相關研究提供支持。第二章檔案的建立與內(nèi)容構(gòu)成第五條建檔對象凡在本校心理健康教育與咨詢中心（或類似機構(gòu)，以下簡稱“中心”）接受個體咨詢、團體輔導、危機干預等心理輔導服務的學生，均應建立輔導檔案。第六條檔案內(nèi)容輔導檔案應包含以下核心內(nèi)容：（一）學生基本信息：姓名、學號、院系、班級、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式等基礎信息。（二）輔導登記表/首次訪談記錄：記錄求助原因、主要問題表現(xiàn)、既往心理健康史（如有）、家族心理健康史（學生自愿提供）、初步印象與評估、輔導目標等。（三）輔導過程記錄：每次輔導的日期、時長、主要內(nèi)容摘要、輔導方法與技術運用、學生反饋、咨詢師分析與建議等。（四）心理評估與測量資料：心理測評量表結(jié)果報告、評估分析、診斷意見（如適用，需符合相關專業(yè)規(guī)范）等。（五）危機干預記錄：若學生經(jīng)歷危機事件，應詳細記錄危機發(fā)生情況、干預過程、處理措施、后續(xù)追蹤等。（六）轉(zhuǎn)介記錄：如涉及校內(nèi)其他部門或校外專業(yè)機構(gòu)轉(zhuǎn)介，需記錄轉(zhuǎn)介原因、對象、時間及反饋信息。（七）輔導總結(jié)與結(jié)束記錄：輔導階段性總結(jié)或最終結(jié)束時的總結(jié)，包括目標達成情況、學生成長、后續(xù)建議等。（八）其他相關材料：學生自愿提供的、與輔導相關的材料，或經(jīng)學生同意后納入的其他補充信息。第七條記錄要求檔案記錄應及時、準確、清晰、規(guī)范，使用中性、專業(yè)的語言。涉及學生隱私的敏感信息，應特別注意措辭和保管。電子記錄應符合數(shù)據(jù)錄入規(guī)范，紙質(zhì)記錄應字跡工整。第三章檔案的日常管理第八條收集與整理咨詢師在每次輔導結(jié)束后，應及時整理相關記錄材料，確保信息完整。檔案材料應按照時間順序或內(nèi)容類別進行系統(tǒng)整理，定期檢查歸檔情況。第九條保管與存放（一）輔導檔案應以專柜、專庫方式存放，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫等條件。（二）電子檔案應存儲于專用服務器或加密存儲設備，采取嚴格的權(quán)限管理和數(shù)據(jù)備份措施，定期進行數(shù)據(jù)備份和安全檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）不同學生的檔案應嚴格區(qū)分，標識清晰，易于檢索。第十條查閱與借閱（一）輔導檔案原則上僅限直接負責該學生輔導工作的咨詢師本人查閱。（二）因工作需要（如案例督導、學術研究、危機處理等）確需查閱他人檔案時，須經(jīng)中心負責人批準，并履行登記手續(xù)，查閱者對檔案內(nèi)容負有保密責任。（三）嚴禁任何無關人員查閱或獲取學生心理輔導檔案。（四）檔案借閱須限時歸還，嚴禁帶出規(guī)定保管區(qū)域（特殊情況經(jīng)中心負責人批準除外），不得擅自復制、摘抄、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。第十一條移交與歸檔（一）咨詢師因工作調(diào)動、離職等原因需移交檔案時，須列出檔案清單，經(jīng)中心負責人審核、雙方簽字確認后辦理移交手續(xù)。（二）學生畢業(yè)、轉(zhuǎn)學或休學等情況，檔案應按規(guī)定期限由中心統(tǒng)一保管。具體保管年限由各校根據(jù)實際情況制定，但應不少于國家及地方相關規(guī)定的最低年限。第十二條銷毀超過保管年限且無繼續(xù)保存價值的檔案，應由中心負責人組織鑒定，列出銷毀清單，報學校相關主管部門備案后，由兩人以上負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。電子檔案的銷毀應確保數(shù)據(jù)徹底清除，無法恢復。第四章檔案的保密與安全第十三條保密原則學生心理輔導檔案屬于高度敏感的隱私信息，所有接觸檔案的人員必須嚴格遵守保密原則，不得向任何無關第三方泄露檔案內(nèi)容。第十四條保密范圍保密內(nèi)容包括學生的基本信息、輔導記錄、心理測評結(jié)果、診斷意見以及其他一切與學生心理狀況相關的信息。第十五條保密責任中心負責人為檔案保密工作第一責任人，全體咨詢師及檔案管理人員為直接責任人。應定期開展保密教育和培訓，強化保密意識。第十六條保密例外在以下特殊情況下，經(jīng)中心負責人批準，可在限定范圍內(nèi)披露部分必要信息：（一）學生本人同意，且明確告知披露范圍和內(nèi)容。（二）涉及法律規(guī)定的情形，如司法機關依法要求提供。（三）學生存在明確的自傷、自殺風險或傷害他人的現(xiàn)實危險，為保護學生或他人生命安全，需及時向相關部門或監(jiān)護人通報。（四）其他根據(jù)法律法規(guī)或倫理規(guī)范必須打破保密的特殊情形。即使在上述例外情況下，披露的信息也應以“最小必要”為原則。第十七條信息安全（一）加強檔案存儲設備的物理安全和網(wǎng)絡安全防護，防止黑客攻擊、病毒感染等導致信息泄露。（二）嚴格控制檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，實行密碼管理和身份認證，定期更換密碼。（三）紙質(zhì)檔案不得隨意擺放，用后及時入柜上鎖。廢棄的檔案材料應進行粉碎處理。第五章責任與監(jiān)督第十八條責任追究對于違反本規(guī)范，造成檔案丟失、損壞、信息泄露或不當使用的，學校將視情節(jié)輕重對相關責任人進行批評教育、通報批評直至紀律處分；構(gòu)成違法的，依法追究法律責任。第十九條監(jiān)督檢查學校相關主管部門及心理健康教育與咨詢中心應定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保本規(guī)范的有效落實。第六章附則第二十條解釋權(quán)本規(guī)范由學校心理健康教育與咨詢中心（或指定部門）負責解釋。第二十一條生效日期本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。原有相關規(guī)定與本規(guī)范不一致的，以本規(guī)范為準。第二十二條修訂本規(guī)范根據(jù)