2026年紙業(yè)公司行政后勤部門管理制度第一章總則第一條制度目的為明確公司行政后勤部門的工作職責(zé)與工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范行政后勤管理工作流程，保障公司辦公秩序正常、運(yùn)營環(huán)境穩(wěn)定、資源高效利用，為各業(yè)務(wù)部門提供優(yōu)質(zhì)后勤保障服務(wù)，同時控制行政運(yùn)營成本，根據(jù)公司整體管理制度及實際運(yùn)營需求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司行政后勤部門（以下簡稱“后勤部門”）所有工作人員，以及公司內(nèi)部涉及行政后勤服務(wù)的各部門及全體員工，涵蓋辦公環(huán)境管理、物資采購與管理、車輛管理、接待服務(wù)、安全管理等行政后勤相關(guān)工作。第三條工作原則（一）服務(wù)優(yōu)先原則：后勤部門需以“服務(wù)業(yè)務(wù)、保障運(yùn)營”為核心，主動對接各部門需求，提供及時、高效、優(yōu)質(zhì)的后勤服務(wù)，滿足公司日常運(yùn)營及員工工作基本需求。（二）規(guī)范高效原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，明確各項工作的操作規(guī)范與時間節(jié)點(diǎn)，減少工作隨意性，提高行政后勤管理效率，避免資源浪費(fèi)或工作延誤。（三）成本控制原則：在保障服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理規(guī)劃行政后勤開支，優(yōu)化資源配置，優(yōu)先選擇性價比高的物資與服務(wù)，降低公司運(yùn)營成本。（四）安全合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家安全生產(chǎn)、消防安全、勞動保護(hù)等相關(guān)法律法規(guī)，落實安全管理責(zé)任，防范各類安全事故，保障員工人身安全與公司財產(chǎn)安全。第二章行政后勤部門職責(zé)第四條部門核心職責(zé)（一）統(tǒng)籌管理公司辦公環(huán)境，包括辦公區(qū)域規(guī)劃、環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)、辦公設(shè)施設(shè)備（如空調(diào)、照明、辦公家具等）的日常檢修與維護(hù)，確保辦公環(huán)境整潔、舒適、安全。（二）負(fù)責(zé)公司行政物資（如辦公用品、勞保用品、清潔用品等）的采購、入庫、保管、發(fā)放與盤點(diǎn)管理，保障物資供應(yīng)充足且合理使用。（三）管理公司公務(wù)車輛，包括車輛調(diào)度、日常保養(yǎng)、維修、年檢、保險辦理及駕駛員管理，確保公務(wù)用車安全、高效、合規(guī)。（四）負(fù)責(zé)公司對外接待工作（如客戶來訪、合作方考察等）的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，包括接待方案制定、場地布置、餐飲住宿安排、陪同服務(wù)等，維護(hù)公司良好對外形象。（五）落實公司安全管理工作，包括日常安全巡查、消防安全管理、應(yīng)急事件處理（如火災(zāi)、自然災(zāi)害、設(shè)備故障等）、安全知識宣傳與培訓(xùn)，防范安全風(fēng)險。（六）協(xié)調(diào)處理行政后勤相關(guān)的其他工作，如員工福利保障（節(jié)假日福利發(fā)放、員工食堂管理等）、辦公區(qū)域水電網(wǎng)絡(luò)維護(hù)對接、廢棄物資處理等。第五條崗位分工職責(zé)（一）后勤部門負(fù)責(zé)人：統(tǒng)籌制定行政后勤工作計劃與預(yù)算，監(jiān)督部門各項工作落實情況，協(xié)調(diào)解決后勤管理中的重大問題，對接公司管理層及各部門，明確后勤服務(wù)需求，審批重要后勤事項（如大額物資采購、重要接待方案、車輛重大維修等）。（二）物資管理崗：負(fù)責(zé)行政物資采購需求統(tǒng)計（每月收集各部門物資需求）、供應(yīng)商篩選與評估、采購合同簽訂、物資入庫驗收（核對數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格）、庫存管理（建立庫存臺賬，定期盤點(diǎn)，避免積壓或短缺）、物資發(fā)放（按部門需求登記發(fā)放，確保賬實相符）。（三）環(huán)境與設(shè)施管理崗：制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)計劃（如日常清潔頻率、重點(diǎn)區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)），監(jiān)督清潔服務(wù)（自有清潔人員或外包清潔團(tuán)隊）質(zhì)量；負(fù)責(zé)辦公設(shè)施設(shè)備的日常巡查（每周至少1次），發(fā)現(xiàn)故障及時聯(lián)系維修單位檢修，建立設(shè)施設(shè)備維修臺賬，記錄維修時間、原因、費(fèi)用等信息。（四）車輛管理崗：負(fù)責(zé)公務(wù)車輛調(diào)度（收到用車申請后，1個工作日內(nèi)確認(rèn)調(diào)度方案，優(yōu)先保障緊急公務(wù)需求），合理安排車輛使用；監(jiān)督駕駛員遵守交通規(guī)則與用車規(guī)范，定期組織駕駛員進(jìn)行安全培訓(xùn)；負(fù)責(zé)車輛保養(yǎng)（按車輛使用手冊定期安排保養(yǎng)）、維修（選擇合規(guī)維修機(jī)構(gòu)，維修前核實故障情況與維修方案）、年檢與保險辦理（提前1個月準(zhǔn)備相關(guān)材料，確保手續(xù)及時辦理）。（五）接待與安全管理崗：對接各部門接待需求，制定接待方案（明確接待流程、參與人員、物資準(zhǔn)備等），提前落實接待場地布置、餐飲住宿預(yù)訂等事宜；負(fù)責(zé)日常安全巡查（每日至少2次，重點(diǎn)檢查消防設(shè)施、用電安全、門窗關(guān)閉情況），定期組織消防安全演練（每季度至少1次），建立安全巡查臺賬，記錄巡查發(fā)現(xiàn)問題及整改情況。第三章具體工作管理流程第六條辦公環(huán)境管理流程（一）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)：環(huán)境與設(shè)施管理崗需每日檢查辦公區(qū)域清潔情況（包括辦公桌面、地面、會議室、衛(wèi)生間等），對清潔不達(dá)標(biāo)區(qū)域要求及時整改；每周組織1次全面清潔（如玻璃擦拭、地毯吸塵、綠植養(yǎng)護(hù)等）；每月收集各部門對辦公環(huán)境的意見，根據(jù)意見優(yōu)化清潔方案。（二）設(shè)施設(shè)備維護(hù)：環(huán)境與設(shè)施管理崗每周對辦公設(shè)施設(shè)備進(jìn)行1次巡查，重點(diǎn)檢查空調(diào)運(yùn)行狀態(tài)、照明燈具是否正常、辦公家具是否損壞；若發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障，需立即張貼“故障提示”標(biāo)識，避免員工誤操作，并在2個工作日內(nèi)聯(lián)系維修單位（如空調(diào)維修商、電工等）進(jìn)行維修；維修完成后，需現(xiàn)場驗收，確認(rèn)故障排除，并更新設(shè)施設(shè)備維修臺賬。第七條行政物資管理流程（一）物資采購：每月5日前，物資管理崗收集各部門提交的《行政物資需求申請表》（需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)），匯總需求后制定《月度物資采購計劃》，報后勤部門負(fù)責(zé)人審批；審批通過后，物資管理崗篩選2-3家合規(guī)供應(yīng)商進(jìn)行比價，選擇性價比最高的供應(yīng)商簽訂采購合同（單次采購金額超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，需按公司采購制度走招標(biāo)流程）；采購物資到貨后，物資管理崗需現(xiàn)場驗收，核對物資數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與采購計劃一致，驗收合格后辦理入庫，登記《物資庫存臺賬》；驗收不合格的，需及時與供應(yīng)商溝通退換貨，確保物資符合需求。（二）物資發(fā)放：各部門需領(lǐng)取物資時，填寫《物資領(lǐng)用申請表》（注明領(lǐng)用物資名稱、數(shù)量、用途及領(lǐng)用人），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至物資管理崗；物資管理崗核對申請表信息，確認(rèn)庫存充足后發(fā)放物資，并在《物資領(lǐng)用臺賬》中登記領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間及物資信息；每月底，物資管理崗對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，核對《物資庫存臺賬》與實際庫存，形成《月度物資盤點(diǎn)報告》，報后勤部門負(fù)責(zé)人審核，若出現(xiàn)賬實不符，需查明原因并及時處理。第八條公務(wù)車輛管理流程（一）車輛申請與調(diào)度：各部門需使用公務(wù)車輛時，需提前1個工作日填寫《公務(wù)用車申請表》（注明用車時間、目的地、用車事由、乘車人數(shù)、經(jīng)辦人），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至車輛管理崗；車輛管理崗根據(jù)用車需求、車輛使用狀態(tài)（如是否空閑、油量是否充足、是否需維修）制定調(diào)度方案，在1個工作日內(nèi)反饋給申請部門；若車輛資源緊張，需優(yōu)先保障緊急公務(wù)（如客戶緊急接待、重要文件傳遞等），并向非緊急需求部門說明情況，協(xié)調(diào)調(diào)整用車時間。（二）車輛使用與維護(hù)：駕駛員需嚴(yán)格按照《公務(wù)用車申請表》中的路線與時間使用車輛，不得私自改變行車路線或延長用車時間；用車結(jié)束后，需及時將車輛停放至公司指定停車場，清理車內(nèi)雜物，檢查車輛外觀與內(nèi)飾是否完好，并填寫《車輛使用登記臺賬》（記錄用車?yán)锍獭⒂土肯?、是否存在故障等）；車輛管理崗每周檢查《車輛使用登記臺賬》，根據(jù)車輛行駛里程及使用時間，安排定期保養(yǎng)（如每5000公里進(jìn)行一次基礎(chǔ)保養(yǎng)）；若車輛出現(xiàn)故障，駕駛員需立即停止使用，及時向車輛管理崗報告，由車輛管理崗聯(lián)系維修單位處理，維修費(fèi)用報銷需附維修清單與發(fā)票，經(jīng)后勤部門負(fù)責(zé)人審批后辦理。第九條接待服務(wù)管理流程（一）接待準(zhǔn)備：接待與安全管理崗收到各部門提交的《接待需求通知》（注明接待對象、人數(shù)、來訪時間、接待目的、需求特殊要求）后，需在1個工作日內(nèi)制定《接待方案》，內(nèi)容包括接待流程（如迎接、會議室座談、廠區(qū)參觀、餐飲安排等）、參與接待人員、場地布置（如會議室桌椅擺放、投影設(shè)備調(diào)試、宣傳資料擺放）、餐飲住宿預(yù)訂（根據(jù)接待對象級別選擇合適場所）；《接待方案》需報后勤部門負(fù)責(zé)人審批，涉及重要接待（如高層客戶、政府部門來訪）的，需報公司管理層審批；審批通過后，接待與安全管理崗需提前落實各項準(zhǔn)備工作，提前1天檢查場地布置、設(shè)備調(diào)試情況，確認(rèn)餐飲住宿預(yù)訂無誤。（二）接待執(zhí)行：接待當(dāng)天，接待與安全管理崗需提前30分鐘到達(dá)接待地點(diǎn)（如公司門口、會議室），做好迎接準(zhǔn)備；接待過程中，按《接待方案》引導(dǎo)接待對象完成各項流程，及時解決接待中的突發(fā)問題（如設(shè)備故障、餐飲調(diào)整等）；接待結(jié)束后，需送接待對象離開，及時清理接待場地，回收剩余宣傳資料或物資，3個工作日內(nèi)完成接待費(fèi)用報銷（附費(fèi)用發(fā)票與明細(xì)），并形成《接待工作總結(jié)》，報后勤部門負(fù)責(zé)人備案。第十條安全管理流程（一）日常安全巡查：接待與安全管理崗每日上午上班前、下午下班后各進(jìn)行1次安全巡查，重點(diǎn)檢查辦公區(qū)域門窗是否關(guān)閉、用電設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、空調(diào)）是否斷電、消防設(shè)施（滅火器、消防栓、應(yīng)急指示燈）是否完好、疏散通道是否暢通；巡查過程中發(fā)現(xiàn)安全隱患（如電線裸露、消防器材過期、通道堆放雜物），需立即拍照記錄，當(dāng)場能整改的（如清理通道雜物）立即整改，無法當(dāng)場整改的（如消防器材過期），需張貼“安全警示”標(biāo)識，并在1個工作日內(nèi)制定整改計劃，報后勤部門負(fù)責(zé)人審批后落實整改；每周形成《安全巡查周報》，報后勤部門負(fù)責(zé)人審核。（二）應(yīng)急處理：若發(fā)生安全事故（如火災(zāi)、設(shè)備漏電、人員受傷等），現(xiàn)場員工需立即向接待與安全管理崗或后勤部門負(fù)責(zé)人報告，同時采取緊急處置措施（如火災(zāi)時使用滅火器滅火、切斷電源，人員受傷時進(jìn)行簡單急救）；接待與安全管理崗接到報告后，需立即趕赴現(xiàn)場，組織人員疏散（若有必要），聯(lián)系相關(guān)救援單位（如消防部門、醫(yī)院、電力公司），并向公司管理層匯報事故情況；事故處理結(jié)束后，3個工作日內(nèi)形成《事故處理報告》，分析事故原因、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出防范措施，報公司管理層備案。第四章監(jiān)督與考核第十一條工作監(jiān)督（一）內(nèi)部監(jiān)督：后勤部門負(fù)責(zé)人需每周檢查部門各項工作的落實情況，包括查看《物資庫存臺賬》《車輛使用登記臺賬》《安全巡查周報》等記錄，隨機(jī)抽查辦公環(huán)境清潔質(zhì)量、物資供應(yīng)情況、車輛使用合規(guī)性；每月組織1次部門工作會議，聽取各崗位工作匯報，指出工作中存在的問題，提出改進(jìn)要求。（二）外部反饋：每月底，后勤部門通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)向各部門發(fā)放《行政后勤服務(wù)滿意度調(diào)查問卷》，收集各部門對后勤服務(wù)（如物資供應(yīng)及時性、車輛調(diào)度效率、接待服務(wù)質(zhì)量、設(shè)施維修速度等）的滿意度評價與意見建議；后勤部門需對問卷結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計分析，針對滿意度較低（低于80分）的項目，制定改進(jìn)方案，在1個月內(nèi)落實整改，并將整改情況反饋給各部門。第十二條考核機(jī)制（一）考核內(nèi)容：后勤部門員工的考核內(nèi)容包括工作態(tài)度（如服務(wù)主動性、責(zé)任心）、工作效率（如是否按時間節(jié)點(diǎn)完成任務(wù)、故障處理及時性）、工作質(zhì)量（如物資采購準(zhǔn)確性、設(shè)施維修合格率、接待服務(wù)滿意度）、合規(guī)性（如是否遵守物資管理、車輛管理、安全管理規(guī)范）。（二）考核方式：采用“月度考核+年度考核”相結(jié)合的方式，月度考核由后勤部門負(fù)責(zé)人根據(jù)員工日常工作表現(xiàn)、工作記錄（如臺賬、報告）進(jìn)行評分（滿分100分）；年度考核以12個月月度考核成績的平均值為基礎(chǔ)，結(jié)合各部門滿意度調(diào)查結(jié)果、年度工作完成情況綜合評分。（三）考核結(jié)果應(yīng)用：月度考核成績與員工當(dāng)月績效獎金掛鉤，考核得分90分及以上的，全額發(fā)放績效獎金并給予額外獎勵；70-89分的，全額發(fā)放績效獎金；60-69分的，發(fā)放