示范小城鎮(zhèn)居民垃圾清運投訴流程、滿意度調(diào)查制度一）投訴流程為提高物業(yè)管理公司各部門的投訴直接處理率，縮短業(yè)主等候時間，縮短全程處理時限，規(guī)范投訴處理行為并統(tǒng)一投訴處理口徑，降低重復投訴次數(shù)，最終達到提升業(yè)主滿意度的目的，物業(yè)管理公司投訴受理人員必須掌握下列投訴處理流程：一、接到投訴(電話投訴、現(xiàn)場投訴、前臺投訴)的首問人員若為物業(yè)管理公司的一般人員，能給予解釋的當場給予解釋，若不能處理的，應將投訴業(yè)主領(lǐng)至專門的投訴受理人員。二、投訴受理人員在接到投訴后，首先安撫業(yè)主的情緒，運用"先處理心情，后處理事情"的處理原則，在態(tài)度上給業(yè)主一種親切感，以積極的態(tài)度對待業(yè)主的投訴。三、當業(yè)主在陳述事由時，投訴處理人員應將業(yè)主所陳述的事由作詳細記錄，以備查詢，同時要求業(yè)主出示相關(guān)證明作為憑證。四、根據(jù)業(yè)主所投訴的事項做業(yè)務(wù)分類，并立即核實投訴事項是否真實、有效，若有效，能現(xiàn)場處理的，立即處理；若不能當場處理的，可跟業(yè)主協(xié)商處理時間，請示上級后，給予限時進行電話回復。五、如有投訴需其他部門配合方能解決的問題時，應盡快與其他部門聯(lián)系，取得解決方案再向業(yè)主做出解答。六、業(yè)主不滿意處理結(jié)果時，投訴處理人員可交上級處理。當值班人員無法現(xiàn)場解決時，可跟業(yè)主協(xié)商另定時間進行電話跟蹤服務(wù)，并限時給予回復。七、當業(yè)主不同意更換時間時，簡要地將投訴處理經(jīng)過總結(jié)，上報和轉(zhuǎn)交上級部門處理。八、當投訴處理完畢時，投訴受理人員在目送業(yè)主出大門后，及時做好投訴處理結(jié)果記錄。若時間允許可以將投訴事件進行歸類、總結(jié)。1.物業(yè)管理投訴處理原則物業(yè)管理公司接受業(yè)主的投訴是非常正常的現(xiàn)象，可以說沒有投訴的物業(yè)管理公司是不正常的，投訴率高的物業(yè)管理公司也不一定就是不好的物業(yè)管理公司。投訴能指出公司在服務(wù)過程中應改善的環(huán)節(jié)，能使有意見的業(yè)主重新接受物業(yè)管理公司，是業(yè)主給予物業(yè)管理公司改善服務(wù)質(zhì)量的機會，所以業(yè)主投訴并不可怕，關(guān)鍵是物業(yè)管理公司如何對待，如何處理。在處理投訴的過程中，物業(yè)管理公司首先要做的是掌握一定的投訴處理原則。2.換位思考原則在接受投訴處理的過程中，必須以維護公司利益為準則，學會換位思考，以尊重業(yè)主、理解業(yè)主為前提，用積極誠懇、嚴肅認真的態(tài)度，控制自己的情緒，以冷靜、平和的心態(tài)先處理業(yè)主的心情，改變業(yè)主的心態(tài)，然后再處理投訴內(nèi)容。不能因為一個小小的失誤導致投訴處理失敗，從而引發(fā)馬太效應，導斂一系列的投訴事件發(fā)生。

3.有法可依原則物業(yè)管理公司每天都要面對形形色色的各類投訴，如果不加甄別，認為每件投訴都是有效的，那么管理水準再高的物業(yè)管理公司也要累得夠嗆。一方面承擔了本公司不該承擔的責任；另一方面還會讓物業(yè)管理公司成為業(yè)主冤屈的申訴地，物業(yè)管理公司將會成為一鍋大雜燴，從而導致工作權(quán)限不清出力不討好的情況發(fā)生。因此在接受業(yè)主投訴時，在穩(wěn)定業(yè)主情緒的情況下，必須對投訴事件進行有效與無效投訴區(qū)分，提高物業(yè)管理公司的工作效率。凡在物業(yè)管理公司與業(yè)主委員會簽訂合同條款內(nèi)，納入物管行規(guī)內(nèi)的投訴屬于有效投訴，凡不屬于該范圍的任何投訴不屬投訴受理范圍的投訴均屬無效投訴。當然這就要求物業(yè)管理公司的相關(guān)工作人員熟悉物業(yè)管理的相關(guān)法律法規(guī)。

4.快速反應原則

投訴事件的發(fā)生具有偶發(fā)性且業(yè)主大多是帶著情緒而來，若處理不當小則導致業(yè)主拍案大怒引起關(guān)聯(lián)業(yè)主圍觀影響公司品牌形象，大則業(yè)主一怒向新聞媒體報料，給公司造成極大的負面影響。這種情況就要求我們必須快速、準確地識別業(yè)主的投訴是否有效，若有效，當場可以解決的必須予以解決，需要其他部門共同解決的，必須在溝通機制有效暢通的基礎(chǔ)上給予解決；若現(xiàn)場無法解決的，經(jīng)與業(yè)主協(xié)商約定投訴解決的具體時問、期限，并在規(guī)定期限內(nèi)給予圓滿解決。面對重大的投訴問題，一定要在第一時間內(nèi)向上反映信息，第一責任人要親自處理，同時要正確把握好與新聞媒體的關(guān)系。

5.適度拒絕原則在滿足客戶的要求時，若在公司職權(quán)范圍之內(nèi)的有效投訴，物業(yè)管理公司應按照業(yè)主投訴處理服務(wù)體系處理；若為無效投訴，如果時間、人力資源允許，物業(yè)管理企業(yè)可以協(xié)助解決，否則可以大膽拒絕，以免業(yè)主養(yǎng)成事事依靠物業(yè)管理公司的依賴心理，給物業(yè)管理公司的日常管理工作帶來諸多不便。

6.及時總結(jié)原則投訴在很多時候仍無法避免，若就事論事，只滿足于投訴處理過程的控制，讓業(yè)主滿意而歸而不注意事后的跟蹤及投訴案例的分析、總結(jié)、培訓；同類投訴事件仍會繼續(xù)發(fā)生。如此周而復始，對物業(yè)管理公司服務(wù)失去耐心的業(yè)主將從側(cè)面?zhèn)鞑ス镜呢撁嫘畔?，導致公司聲譽、品牌受損。古人云