商品采購管理流程及制度范本第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司商品采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購商品的質(zhì)量與交期，保障公司經(jīng)營活動的順利進行，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，特制定本流程及制度。1.2適用范圍本制度適用于公司所有商品的采購活動，包括但不限于原材料、零部件、成品、辦公用品等。公司各部門涉及商品采購時，均須遵循本制度規(guī)定。1.3基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，杜絕任何違法違規(guī)行為。2.經(jīng)濟性原則：在保證質(zhì)量和交期的前提下，力求以最合理的成本獲取所需商品，追求最佳性價比。3.透明性原則：采購過程應公開、透明，關鍵環(huán)節(jié)需有記錄可查，接受監(jiān)督。4.公正性原則：對待所有供應商一視同仁，基于客觀標準進行選擇和評價，杜絕徇私舞弊。5.權責明確原則：明確各部門及相關人員在采購流程中的職責與權限，確保責任到人。第二章采購管理流程2.1采購需求提出與審批1.需求提出：各需求部門根據(jù)實際業(yè)務需要及庫存狀況，填寫《采購申請單》，詳細注明所需商品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預估單價、需求日期及其他特殊要求。2.部門審核：需求部門負責人對《采購申請單》的真實性、合理性及必要性進行審核，確認無誤后簽字提交。3.預算復核：財務部門（或指定預算管理部門）對采購申請的預算符合性進行復核，確保采購支出在預算范圍內(nèi)。4.審批權限：根據(jù)采購金額及商品類別，《采購申請單》需按公司規(guī)定的審批權限逐級報批。超過一定金額的大額采購或特殊商品采購，可能需要總經(jīng)理辦公會或更高層級決策機構審批。2.2采購計劃制定采購部門（或指定的采購負責人）匯總各部門已批準的采購申請，結合公司整體經(jīng)營計劃、庫存策略及市場供應情況，制定階段性《采購計劃》。采購計劃應明確采購商品的批次、數(shù)量、預計采購時間、預算總額等。2.3供應商尋源與選擇1.供應商信息收集：采購部門應通過多種渠道（如行業(yè)展會、網(wǎng)絡平臺、同行推薦、供應商自薦等）廣泛收集潛在供應商信息，建立供應商信息庫。2.供應商初步篩選：根據(jù)采購商品的特性、質(zhì)量標準、交付要求、價格水平及供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力等因素，對潛在供應商進行初步篩選。3.供應商考察與評估（針對重要或大額采購）：對通過初步篩選的供應商，可組織相關部門（如技術、質(zhì)量、生產(chǎn)）進行實地考察，重點評估其生產(chǎn)設備、工藝流程、質(zhì)量控制體系、管理水平及社會責任履行情況。4.詢比價與談判：向至少三家及以上符合條件的供應商發(fā)出詢價，獲取報價單。對報價進行分析比較，必要時組織商務談判，談判內(nèi)容包括價格、付款條件、交付周期、售后服務、質(zhì)量保證等。5.供應商確定：綜合考慮價格、質(zhì)量、交期、服務、供應商信譽及合作潛力等因素，確定最終合作供應商。必要時，應形成《供應商評估與選擇報告》并按程序報批。2.4采購合同簽訂1.合同起草：采購合同應根據(jù)談判結果及公司合同標準范本進行起草，明確雙方權利義務、商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、質(zhì)量標準、交付方式與地點、驗收標準、付款方式與期限、違約責任、爭議解決方式等核心條款。2.合同評審：合同文本需經(jīng)過采購部門、法務部門（或指定法務人員）、財務部門及相關業(yè)務部門的評審，確保合同條款的合法性、完整性和嚴密性。3.合同審批與簽訂：評審通過的合同，按公司合同審批權限逐級報批后，由授權代表與供應商正式簽訂。合同簽訂應采用書面形式，必要時可進行公證。2.5采購訂單下達與執(zhí)行跟蹤1.下達采購訂單：根據(jù)簽訂的采購合同，向供應商下達正式的《采購訂單》，明確具體的交貨批次、數(shù)量和時間。2.生產(chǎn)/備貨跟蹤：采購人員應與供應商保持密切溝通，定期了解商品生產(chǎn)或備貨進度，確保按期交付。對可能出現(xiàn)的延期風險，應及時預警并協(xié)調(diào)解決。2.6商品接收與驗收1.到貨通知與接收：供應商發(fā)貨后應及時通知采購部門，采購部門協(xié)調(diào)倉庫或需求部門做好收貨準備。商品到達后，倉庫人員或指定接收人核對商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝等是否與采購訂單一致，確認無誤后在送貨單上簽字接收。2.質(zhì)量檢驗：*免檢商品：對于長期合作且質(zhì)量穩(wěn)定的供應商提供的部分常規(guī)商品，可執(zhí)行免檢程序，但需有明確的免檢標準和審批記錄。*抽檢/全檢商品：質(zhì)量管理部門（或指定檢驗人員）根據(jù)商品特性、重要程度及檢驗標準，對商品進行抽樣檢驗或全數(shù)檢驗。檢驗合格后方可入庫；檢驗不合格的，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理（如退貨、換貨、讓步接收等）。3.入庫登記：驗收合格的商品，由倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬，更新庫存信息。2.7采購付款1.發(fā)票審核：財務部門收到供應商提供的合法有效的發(fā)票后，與采購合同、采購訂單、入庫驗收單等原始憑證進行核對，確認無誤后按公司付款審批流程辦理付款。2.付款申請與審批：采購部門根據(jù)合同約定的付款條件及發(fā)票審核結果，填寫《付款申請單》，附相關憑證，按公司資金支付審批權限逐級報批。3.資金支付：財務部門根據(jù)審批通過的付款申請，按照約定的付款方式（如電匯、承兌匯票等）向供應商支付貨款。2.8采購檔案管理采購部門應負責采購全過程相關文件資料（包括采購申請單、采購計劃、供應商資料、詢價單、報價單、合同、訂單、送貨單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等）的收集、整理、歸檔和保管，確保采購過程的可追溯性。檔案保管期限應符合公司檔案管理規(guī)定。2.9供應商關系管理與績效評估1.供應商關系維護：與核心供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，定期進行溝通，了解其經(jīng)營狀況，共同解決合作中出現(xiàn)的問題。2.供應商績效評估：定期（如每季度或每半年）對供應商的綜合表現(xiàn)進行評估，評估指標可包括質(zhì)量合格率、按時交付率、價格競爭力、售后服務水平、合作配合度等。評估結果作為后續(xù)合作、訂單分配及供應商優(yōu)化的重要依據(jù)。對表現(xiàn)優(yōu)異的供應商可給予激勵，對問題供應商則需提出改進要求，必要時暫停合作或淘汰。第三章采購管理制度3.1預算與成本控制1.所有采購活動必須嚴格執(zhí)行預算管理，無預算或超預算的采購申請原則上不予批準，特殊情況需按規(guī)定程序追加預算。2.采購部門應積極采取多種措施降低采購成本，如集中采購、招標采購、戰(zhàn)略采購、與供應商談判獲取更優(yōu)價格等。3.對采購價格實行動態(tài)管理，定期進行市場價格調(diào)研，確保采購價格的合理性。3.2供應商管理1.供應商準入：建立嚴格的供應商準入標準，對供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、相關行業(yè)資質(zhì)、質(zhì)量認證、財務狀況、信譽記錄等進行審查。2.供應商信息庫：建立并維護動態(tài)更新的供應商信息庫，包含供應商基本信息、聯(lián)系方式、資質(zhì)文件、合作歷史、績效評估結果等。3.供應商分級：根據(jù)供應商的規(guī)模、實力、合作深度、績效表現(xiàn)等，對供應商進行分級管理（如戰(zhàn)略供應商、核心供應商、合格供應商、備選供應商等），實施差異化的合作策略和資源投入。4.供應商淘汰：對于績效評估不合格、多次出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題或違約行為、以及不符合公司發(fā)展戰(zhàn)略的供應商，應及時從合格供應商名錄中清除。3.3采購審批權限公司應根據(jù)采購金額、商品類別、重要程度等因素，制定清晰的采購審批權限表，明確各層級管理人員的審批范圍和職責。審批權限應根據(jù)公司發(fā)展和管理需要定期審視和調(diào)整。3.4合同管理1.采購合同的簽訂必須符合國家法律法規(guī)及公司合同管理規(guī)定，優(yōu)先使用公司標準合同范本。2.合同的評審、審批、簽訂、履行、變更、終止、歸檔等環(huán)節(jié)均需有規(guī)范的流程和記錄。3.加強合同履行過程中的風險監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并處理合同糾紛。3.5采購人員行為規(guī)范與廉潔自律1.采購人員應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，恪守職業(yè)道德，廉潔奉公，不得利用職務之便謀取私利。2.嚴禁采購人員收受供應商的回扣、禮金、禮品等不正當利益，嚴禁在采購活動中弄虛作假、徇私舞弊。3.采購人員與供應商存在親屬關系或其他利益關聯(lián)的，應主動申明并回避。4.對違反采購紀律的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應處分，構成犯罪的，移交司法機關處理。3.6采購監(jiān)督與審計1.公司內(nèi)部審計部門（或指定監(jiān)督部門）應定期或不定期對采購管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的控制效果、供應商管理等進行監(jiān)督檢查和審計。2.對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.7應急采購管理對于因突發(fā)事件（如自然災害、緊急訂單、設備故障維修等）導致的緊急采購，可啟動應急采購流程。應急采購應簡化審批程序，確?？焖夙憫?，但事后需按規(guī)定補辦相關手續(xù)，并對采購過程進行記錄和說明。第四章附則4.1制度解釋權本制度由公司采購部門（或指定的管理部門）負責解釋。4.2制度修訂本制度根據(jù)國家法律法規(guī)變化及公司經(jīng)營管理需要進行修訂，修訂程序同制定程序。4.3生效日期本制度自發(fā)布之日起正式施行。原有相關規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。---配套表單（示例，公司可根據(jù)實際情況設計）：*