采購(gòu)流程規(guī)范與供應(yīng)商評(píng)估工具模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本工具模板適用于企業(yè)各類采購(gòu)場(chǎng)景，包括但不限于：常規(guī)物資采購(gòu)（如辦公耗材、生產(chǎn)輔料）、設(shè)備采購(gòu)（如辦公設(shè)備、生產(chǎn)機(jī)械）、服務(wù)采購(gòu)（如物流服務(wù)、咨詢服務(wù)）等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與評(píng)估體系，可規(guī)范采購(gòu)行為、降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、提升供應(yīng)商合作質(zhì)量，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、高效、經(jīng)濟(jì)。適用于企業(yè)采購(gòu)部門、需求部門及管理層，支持新供應(yīng)商引入、現(xiàn)有供應(yīng)商續(xù)約及年度績(jī)效評(píng)估等全生命周期管理。二、采購(gòu)流程全步驟操作指南1.需求發(fā)起與確認(rèn)操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、期望交付日期及用途說(shuō)明。采購(gòu)部門對(duì)需求的合理性、預(yù)算合規(guī)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查需求是否符合企業(yè)年度采購(gòu)計(jì)劃、是否存在重復(fù)采購(gòu)或過(guò)度采購(gòu)情況。對(duì)于金額較大或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，需組織需求部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門召開(kāi)需求評(píng)審會(huì)，最終確認(rèn)采購(gòu)需求及技術(shù)參數(shù)。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（需需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。2.供應(yīng)商尋源與初選操作內(nèi)容：尋源方式：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目特性選擇合適尋源渠道，包括公開(kāi)招標(biāo)（適用于金額大、通用性強(qiáng)的采購(gòu)）、邀請(qǐng)招標(biāo)（適用于有合作基礎(chǔ)或資質(zhì)要求高的供應(yīng)商）、自行推薦（需提供推薦理由及供應(yīng)商資質(zhì)證明）、行業(yè)平臺(tái)招募（如采購(gòu)網(wǎng)、行業(yè)B2B平臺(tái)）等。供應(yīng)商初選：采購(gòu)部門收集潛在供應(yīng)商信息，建立《供應(yīng)商信息庫(kù)》，初選標(biāo)準(zhǔn)包括：供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營(yíng)范圍需覆蓋采購(gòu)品類）、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、行業(yè)特殊資質(zhì)）、過(guò)往合作業(yè)績(jī)（提供合同復(fù)印件或客戶評(píng)價(jià)）、企業(yè)規(guī)模（注冊(cè)資本、員工人數(shù)）等。關(guān)鍵輸出：《潛在供應(yīng)商名單》《供應(yīng)商信息庫(kù)登記表》。3.供應(yīng)商資質(zhì)審核與現(xiàn)場(chǎng)考察操作內(nèi)容：資質(zhì)審核：對(duì)初選供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一）、生產(chǎn)許可證（如涉及特殊行業(yè)）、資質(zhì)認(rèn)證文件、財(cái)務(wù)報(bào)表（近3年）等材料進(jìn)行審核，保證供應(yīng)商合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)且具備履約能力。現(xiàn)場(chǎng)考察（適用于關(guān)鍵設(shè)備或長(zhǎng)期合作供應(yīng)商）：組織技術(shù)、質(zhì)量、采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)地、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控體系、倉(cāng)儲(chǔ)物流條件等進(jìn)行實(shí)地考察，填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察記錄表》，重點(diǎn)關(guān)注生產(chǎn)穩(wěn)定性、技術(shù)匹配度及售后服務(wù)能力。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察記錄表》。4.詢價(jià)比價(jià)與談判操作內(nèi)容：詢價(jià)：向通過(guò)資質(zhì)審核的供應(yīng)商（至少3家，單一來(lái)源采購(gòu)除外）發(fā)出《詢價(jià)通知書(shū)》，明確采購(gòu)需求、報(bào)價(jià)要求（含報(bào)價(jià)有效期、是否含稅、交付方式等）、響應(yīng)截止時(shí)間。比價(jià)分析：收到報(bào)價(jià)后，采購(gòu)部門組織對(duì)價(jià)格、質(zhì)量、交付周期、付款條件、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合比價(jià)，填寫《詢價(jià)比價(jià)記錄表》，分析價(jià)差原因（如原材料波動(dòng)、批量折扣等），避免低價(jià)劣質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)。商務(wù)談判：對(duì)報(bào)價(jià)或條款存在爭(zhēng)議的供應(yīng)商，進(jìn)行一對(duì)一談判，重點(diǎn)協(xié)商價(jià)格、交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等核心條款，形成《談判紀(jì)要》由雙方確認(rèn)。關(guān)鍵輸出：《詢價(jià)通知書(shū)》《詢價(jià)比價(jià)記錄表》《談判紀(jì)要》。5.采購(gòu)決策與合同簽訂操作內(nèi)容：采購(gòu)決策：根據(jù)比價(jià)結(jié)果、談判情況及供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告，采購(gòu)部門編制《采購(gòu)立項(xiàng)審批表》，按企業(yè)授權(quán)權(quán)限提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批（如部門經(jīng)理、分管副總、總經(jīng)理），明確最終供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)格。合同簽訂：法務(wù)部門審核采購(gòu)合同條款，保證內(nèi)容完整、權(quán)責(zé)清晰，包括：雙方基本信息、采購(gòu)物資/服務(wù)詳情、價(jià)格與支付方式、交付與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。合同需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章，掃描件歸檔保存。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)立項(xiàng)審批表》《采購(gòu)合同》（正本+掃描件）。6.訂單下達(dá)與交付跟蹤操作內(nèi)容：采購(gòu)部門根據(jù)簽訂的合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確訂單編號(hào)、物資/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、聯(lián)系人等信息，并抄送需求部門及倉(cāng)庫(kù)部門。交付跟蹤：供應(yīng)商發(fā)貨后，采購(gòu)部門實(shí)時(shí)跟蹤物流信息，如遇延遲（如不可抗力、生產(chǎn)異常等），要求供應(yīng)商提供書(shū)面說(shuō)明及新的交付計(jì)劃，保證滿足需求部門的時(shí)間要求。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)訂單》《物流跟蹤記錄表》。7.驗(yàn)收入庫(kù)與結(jié)算操作內(nèi)容：驗(yàn)收：需求部門或倉(cāng)庫(kù)部門按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，必要時(shí)邀請(qǐng)技術(shù)部門或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與。驗(yàn)收合格后填寫《物資驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收日期、數(shù)量、質(zhì)量狀況；不合格則按合同約定拒收或要求供應(yīng)商退換貨，記錄《不合格品處理單》。入庫(kù)：驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)庫(kù)管理員更新庫(kù)存臺(tái)賬，保證賬實(shí)相符。結(jié)算：財(cái)務(wù)部門根據(jù)《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）》等資料，按約定付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）辦理結(jié)算，采購(gòu)部門配合提供相關(guān)資料。關(guān)鍵輸出：《物資驗(yàn)收單》《不合格品處理單》《入庫(kù)單》《結(jié)算申請(qǐng)表》。8.供應(yīng)商履約評(píng)估與評(píng)級(jí)操作內(nèi)容：履約評(píng)估：采購(gòu)部門結(jié)合本次合作情況，從質(zhì)量（合格率、退貨率）、交付（準(zhǔn)時(shí)交付率、延遲天數(shù)）、服務(wù)（響應(yīng)速度、問(wèn)題解決率）、配合度（溝通效率、合同執(zhí)行度）等維度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分，填寫《供應(yīng)商履約評(píng)估表》。年度評(píng)級(jí)：每年末匯總供應(yīng)商全年履約評(píng)估結(jié)果，結(jié)合合作次數(shù)、重大問(wèn)題記錄等，進(jìn)行年度評(píng)級(jí)（A級(jí)：優(yōu)秀，優(yōu)先合作；B級(jí)：良好，維持合作；C級(jí)：待改進(jìn)，限期整改；D級(jí)：不合格，終止合作），形成《供應(yīng)商年度評(píng)級(jí)報(bào)告》。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商履約評(píng)估表》《供應(yīng)商年度評(píng)級(jí)報(bào)告》。三、配套工具模板清單1.采購(gòu)需求申請(qǐng)表序號(hào)物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算金額（元）期望交付日期需求部門申請(qǐng)人用途說(shuō)明審批意見(jiàn)1示例：辦公用A4紙80g/包100國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)5002024–行政部*日常辦公需求部門負(fù)責(zé)人簽字、采購(gòu)部門審核2.供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)資本（萬(wàn)元）成立時(shí)間注冊(cè)地址聯(lián)系人聯(lián)系方式營(yíng)業(yè)執(zhí)照（編號(hào)）行業(yè)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001編號(hào)）過(guò)往合作業(yè)績(jī)（合同編號(hào)/合作方）審核結(jié)論（通過(guò)/不通過(guò)）審核人審核日期3.詢價(jià)比價(jià)記錄表采購(gòu)項(xiàng)目名稱需求日期供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）報(bào)價(jià)有效期是否含稅交付周期質(zhì)量承諾付款條件綜合評(píng)分（100分）備注示例：辦公電腦2024–A公司500030天是7天3年質(zhì)保簽訂合同后30天付清85價(jià)格最低，服務(wù)響應(yīng)快B公司520030天是5天3年質(zhì)保預(yù)付30%88交付周期短，價(jià)格略高4.供應(yīng)商履約評(píng)估表供應(yīng)商名稱合作項(xiàng)目名稱評(píng)估周期評(píng)估維度（權(quán)重）質(zhì)量（40%）交付（30%）服務(wù)（20%）配合度（10%）總分評(píng)級(jí)（A/B/C/D）改進(jìn)建議A公司辦公電腦采購(gòu)2024-Q1-38分（合格率95%）28分（準(zhǔn)時(shí)交付率90%）18分（響應(yīng)及時(shí)）9分（溝通順暢）93A無(wú)5.供應(yīng)商年度評(píng)級(jí)報(bào)告供應(yīng)商名稱年度合作次數(shù)平均履約評(píng)分優(yōu)勢(shì)項(xiàng)改進(jìn)項(xiàng)年度評(píng)級(jí)2025年合作建議A公司392價(jià)格合理、質(zhì)量穩(wěn)定交付周期偶有延遲A增加合作份額，簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示1.流程合規(guī)性控制嚴(yán)格執(zhí)行“三重一大”采購(gòu)決策制度（重大事項(xiàng)、重要干部任免、重要項(xiàng)目安排、大額資金使用），需集體審批的項(xiàng)目不得個(gè)人決策。嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)，或設(shè)置傾向性、排他性條款，保證供應(yīng)商公平競(jìng)爭(zhēng)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)防控新供應(yīng)商準(zhǔn)入需完成“資質(zhì)審核+現(xiàn)場(chǎng)考察”雙重驗(yàn)證，關(guān)鍵物資供應(yīng)商需考察其供應(yīng)鏈穩(wěn)定性（如原材料來(lái)源、產(chǎn)能備份）。定期更新《供應(yīng)商信息庫(kù)》，淘汰連續(xù)兩年評(píng)級(jí)為C級(jí)或存在重大違約行為的供應(yīng)商。3.數(shù)據(jù)與文檔管理采購(gòu)全流程文檔（需求申請(qǐng)、合同、驗(yàn)收單、評(píng)估報(bào)