2025年檔案保管與維護(hù)服務(wù)合同模板甲方（委托方）：[甲方全稱]法定代表人/負(fù)責(zé)人：[姓名]注冊(cè)地址：[地址]聯(lián)系電話：[電話]乙方（服務(wù)方）：[乙方全稱]法定代表人/負(fù)責(zé)人：[姓名]注冊(cè)地址：[地址]聯(lián)系電話：[電話]鑒于甲方擁有一定數(shù)量的檔案并需要專業(yè)的保管與維護(hù)服務(wù)，乙方具備提供此類服務(wù)的資質(zhì)和能力，雙方經(jīng)友好協(xié)商，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，達(dá)成如下協(xié)議：第一條服務(wù)范圍與內(nèi)容1.1甲方委托乙方對(duì)甲方擁有的[具體檔案類型，如：文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、電子檔案等]提供保管與維護(hù)服務(wù)。1.2檔案移交：甲方應(yīng)于[具體日期或約定時(shí)間]前，將需保管的檔案按照雙方確認(rèn)的《檔案移交清單》（附件一）清單內(nèi)容，以[一次性/分批]方式移交至乙方指定地點(diǎn)[乙方保管地點(diǎn)地址]。移交時(shí)，雙方應(yīng)對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行核對(duì)，并簽署《檔案移交確認(rèn)書》（作為合同附件）。1.3保管服務(wù)：1.3.1乙方應(yīng)將接收的檔案存放于其具備相應(yīng)資質(zhì)的專用庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保溫度維持在[具體范圍，如：14℃±2℃]內(nèi)，濕度維持在[具體范圍，如：45%-60%]內(nèi)，并提供防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等安全保護(hù)措施。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備相應(yīng)的消防、監(jiān)控等設(shè)施，并保持正常運(yùn)行。1.3.2乙方應(yīng)建立完善的庫(kù)房管理制度和操作規(guī)程，定期對(duì)庫(kù)房環(huán)境、設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保保管環(huán)境符合要求。1.3.3如涉及電子檔案，乙方應(yīng)提供安全的電子存儲(chǔ)環(huán)境，建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并采取必要的安全防護(hù)措施防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。乙方應(yīng)遵守國(guó)家關(guān)于電子檔案管理的規(guī)定。1.4維護(hù)服務(wù)：1.4.1乙方應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)移交的檔案進(jìn)行分類、整理、排列、編號(hào)、裝訂（如需）等基礎(chǔ)整理工作。1.4.2乙方應(yīng)建立詳細(xì)的檔案目錄（包括紙質(zhì)目錄和/或電子目錄系統(tǒng)），并確保目錄信息的準(zhǔn)確性和完整性，方便甲方查閱。1.4.3乙方應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房及檔案進(jìn)行巡查，保持庫(kù)房整潔衛(wèi)生，對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案破損、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄并采取必要的初步措施。1.4.4對(duì)甲方委托進(jìn)行的檔案修復(fù)工作，乙方應(yīng)遵循專業(yè)修復(fù)規(guī)范，確保修復(fù)質(zhì)量。修復(fù)方案需經(jīng)甲方確認(rèn)。1.4.5如合同約定由乙方提供數(shù)字化掃描服務(wù)，乙方應(yīng)按照約定的范圍、格式、分辨率等要求進(jìn)行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化成果質(zhì)量，并將數(shù)字化成果交付給甲方。1.5利用服務(wù)（如約定）：1.5.1甲方因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)向乙方提交書面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、檔案范圍等。乙方應(yīng)在收到申請(qǐng)后[具體時(shí)限，如：2個(gè)工作日]內(nèi)，在約定的時(shí)間和地點(diǎn)辦理查閱手續(xù)。1.5.2乙方應(yīng)為甲方的檔案查閱提供必要的指導(dǎo)和協(xié)助。甲方查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂畫、圈改、抽撤、損毀。查閱涉密檔案需遵守相關(guān)保密規(guī)定。1.5.3甲方如需復(fù)制、摘抄檔案，需事先征得乙方同意，并按相關(guān)規(guī)定或約定支付費(fèi)用。乙方應(yīng)對(duì)復(fù)制、摘抄過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。1.6檔案鑒定與銷毀：1.6.1乙方應(yīng)根據(jù)國(guó)家及行業(yè)相關(guān)檔案鑒定規(guī)定和甲方的檔案保管期限表，定期（通常為[具體年限，如：每十年]）對(duì)甲方檔案進(jìn)行鑒定工作。鑒定方案需經(jīng)甲方審核同意。1.6.2鑒定出的無(wú)保存價(jià)值或期滿檔案，乙方應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)甲方審核批準(zhǔn)后，按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行監(jiān)督銷毀，并出具《檔案銷毀證明》。甲方有權(quán)指派人員到場(chǎng)監(jiān)督。第二條服務(wù)期限2.1本合同服務(wù)期限自[起始年月日]起至[終止年月日]止，共計(jì)[年數(shù)]年。2.2合同期限屆滿前[具體時(shí)間，如：三個(gè)月]，如甲方需要繼續(xù)委托乙方提供檔案保管與維護(hù)服務(wù)，應(yīng)提前書面通知乙方，雙方可協(xié)商續(xù)簽合同。第三條服務(wù)費(fèi)用與支付3.1服務(wù)費(fèi)用：3.1.1本合同服務(wù)費(fèi)用采用[固定總價(jià)/按檔案數(shù)量/按體積/分項(xiàng)計(jì)費(fèi)]方式。具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)如下：[詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用，如：基本保管費(fèi)按檔案[件數(shù)/冊(cè)數(shù)/單位]收取，每[單位]人民幣[金額]元；維護(hù)費(fèi)按年收取，總計(jì)人民幣[金額]元；數(shù)字化掃描費(fèi)按[頁(yè)數(shù)/卷數(shù)]收取，每[單位]人民幣[金額]元；鑒定、銷毀服務(wù)費(fèi)按實(shí)際發(fā)生額結(jié)算或按年收取人民幣[金額]元等。]3.1.2費(fèi)用構(gòu)成包含但不限于：檔案庫(kù)房運(yùn)營(yíng)、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、人員工資、保險(xiǎn)、稅費(fèi)等乙方提供本合同約定服務(wù)所需的一切費(fèi)用。3.2支付方式：甲方應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式向乙方支付服務(wù)費(fèi)用。3.2.1首期費(fèi)用：本合同簽訂后[具體天數(shù)，如：7個(gè)工作日]內(nèi)，甲方支付首期服務(wù)費(fèi)總額的[百分比]%，即人民幣[金額]元。3.2.2期中/年度費(fèi)用：自服務(wù)期限開始后的每[時(shí)間周期，如：半年/年]結(jié)束后[具體天數(shù)，如：15個(gè)工作日]內(nèi)，甲方根據(jù)乙方提供的結(jié)算單據(jù)支付該周期對(duì)應(yīng)的服務(wù)費(fèi)用。3.2.3末期費(fèi)用：合同服務(wù)期限屆滿時(shí)，甲方結(jié)清所有應(yīng)付未付款項(xiàng)。3.3稅費(fèi)：本合同約定的所有費(fèi)用均已包含乙方應(yīng)繳納的稅費(fèi)，由乙方負(fù)責(zé)繳納。第四條雙方權(quán)利與義務(wù)4.1甲方的權(quán)利與義務(wù)：4.1.1有權(quán)要求乙方按照合同約定提供檔案保管與維護(hù)服務(wù)，并監(jiān)督服務(wù)過(guò)程和質(zhì)量。4.1.2有權(quán)查閱乙方為履行合同所建立的檔案管理規(guī)章制度、操作流程、庫(kù)房管理記錄等。4.1.3應(yīng)按照合同約定按時(shí)足額支付服務(wù)費(fèi)用。4.1.4應(yīng)保證移交乙方的檔案來(lái)源合法、真實(shí)、完整，并配合乙方進(jìn)行檔案的清點(diǎn)、整理和鑒定工作。4.1.5應(yīng)及時(shí)向乙方提供與檔案相關(guān)的背景信息，并配合乙方完成必要的檔案著錄和編目工作。4.1.6應(yīng)遵守乙方的庫(kù)房管理規(guī)定，如確需進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)事先征得乙方同意，并采取必要的防護(hù)措施，避免對(duì)檔案造成損害。4.1.7應(yīng)對(duì)需保管的檔案進(jìn)行前期整理和裝訂（如合同未明確由乙方承擔(dān)），確保符合保管要求。4.1.8應(yīng)及時(shí)通知乙方任何可能影響檔案安全或服務(wù)履行的變更信息或緊急情況。4.2乙方的權(quán)利與義務(wù)：4.2.1有權(quán)按照合同約定收取服務(wù)費(fèi)用。4.2.2有權(quán)要求甲方提供履行合同所必需的配合與信息。4.2.3應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立并執(zhí)行完善的檔案保管與維護(hù)管理制度和操作規(guī)程，確保檔案的安全與完整。4.2.4應(yīng)配備具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理隊(duì)伍，負(fù)責(zé)檔案的日常保管、維護(hù)、整理、編目、提供利用等工作。4.2.5應(yīng)妥善保管甲方移交的檔案，承擔(dān)檔案在保管期間因乙方原因（如保管不善、操作失誤、安全事故等）造成的丟失、損壞、變質(zhì)、泄密等的法律責(zé)任，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.2.6應(yīng)為甲方的檔案提供安全、便捷的查閱利用服務(wù)（如約定）。4.2.7應(yīng)按照合同約定及國(guó)家規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并負(fù)責(zé)處理無(wú)保存價(jià)值檔案的銷毀事宜。4.2.8應(yīng)建立檔案保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的詳細(xì)記錄，并妥善保存。4.2.9應(yīng)遵守甲方的保密要求，對(duì)在履行合同過(guò)程中接觸到的甲方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密及其他敏感信息承擔(dān)保密義務(wù)，未經(jīng)甲方書面同意，不得向任何第三方泄露。保密期限為本合同有效期內(nèi)及合同終止后[具體年限，如：五]年。4.2.10應(yīng)接受甲方的監(jiān)督檢查，并根據(jù)甲方提出的合理建議進(jìn)行改進(jìn)。第五條檔案的保密與安全5.1雙方確認(rèn)，在本合同履行過(guò)程中及合同終止后[具體年限，如：五]年內(nèi)，雙方均負(fù)有對(duì)從對(duì)方獲取的保密信息（包括但不限于檔案內(nèi)容、甲方業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息、合同條款等）進(jìn)行嚴(yán)格保密的義務(wù)。5.2未經(jīng)對(duì)方書面同意，任何一方不得泄露、使用或允許他人使用對(duì)方的保密信息，但法律法規(guī)另有規(guī)定或有權(quán)機(jī)關(guān)依法要求披露的除外。泄露或使用保密信息給對(duì)方造成損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。5.3乙方應(yīng)對(duì)其員工、代理人等接觸保密信息的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和管理，確保其遵守保密義務(wù)。乙方員工的保密義務(wù)不因離職而終止。5.4雙方應(yīng)采取必要的技術(shù)和管理措施，保障所保管檔案（特別是電子檔案）的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、復(fù)制、修改、刪除或泄露。第六條違約責(zé)任6.1甲方未按合同約定支付服務(wù)費(fèi)用的，每逾期一日，應(yīng)按逾期支付金額的[百分比，如：千分之零點(diǎn)五]向乙方支付違約金。逾期超過(guò)[具體天數(shù)，如：30]日，乙方有權(quán)暫停服務(wù)或解除合同，并要求甲方支付全部應(yīng)付費(fèi)用及違約金。6.2乙方未按合同約定提供服務(wù)，或服務(wù)質(zhì)量不符合約定標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致甲方檔案安全受損或無(wú)法正常利用的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額應(yīng)足以彌補(bǔ)甲方因此遭受的直接經(jīng)濟(jì)損失。6.3因乙方原因?qū)е聶n案丟失、損毀、泄密或被不當(dāng)利用，給甲方造成損失的，乙方應(yīng)賠償甲方的實(shí)際損失（包括直接損失和可預(yù)見的間接損失），賠償上限為本合同總服務(wù)費(fèi)用的[倍數(shù)，如：三]倍。6.4任何一方違反保密義務(wù)，給對(duì)方造成損失的，應(yīng)賠償對(duì)方的實(shí)際損失。6.5除不可抗力因素外，任何一方違反本合同其他約定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，并可要求對(duì)方采取補(bǔ)救措施。第七條不可抗力7.1“不可抗力”是指雙方不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括但不限于地震、臺(tái)風(fēng)、洪水、火災(zāi)、戰(zhàn)爭(zhēng)、罷工、政府行為、法律政策變化等。7.2遭遇不可抗力的一方應(yīng)在不可抗力發(fā)生后[具體天數(shù)，如：7]日內(nèi)書面通知對(duì)方，并提供相關(guān)證明文件。雙方應(yīng)根據(jù)不可抗力的影響程度，協(xié)商決定是否延遲履行、部分履行或解除合同。7.3因不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行的，根據(jù)不可抗力的影響，部分或全部免除責(zé)任，但法律另有規(guī)定的除外。雙方應(yīng)各自承擔(dān)因不可抗力造成的損失。第八條爭(zhēng)議解決8.1因本合同引起的或與本合同有關(guān)的任何爭(zhēng)議，雙方應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。8.2協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向[選擇仲裁或訴訟]解決：[若選擇仲裁，則寫：向[具體仲裁委員會(huì)名稱]申請(qǐng)仲裁，仲裁規(guī)則適用該會(huì)現(xiàn)行有效的仲裁規(guī)則。仲裁裁決是終局的，對(duì)雙方均有約束力。][若選擇訴訟，則寫：向乙方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。]第九條合同生效、變更與終止9.1本合同自雙方授權(quán)代表簽字并加蓋單位公章（或合同專用章）之日起生效。9.2任何一方如需變更本合同內(nèi)容，應(yīng)提前書面通知對(duì)方，雙方達(dá)成書面補(bǔ)充協(xié)議后，補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。9.3合同期限屆滿，雙方權(quán)利義務(wù)履行完畢，本合同自然終止。9.4發(fā)生以下情況之一，本合同可提前終止：(a)雙方協(xié)商一致同意解除；(b)一方嚴(yán)重違反本合同約定，經(jīng)守約方書面催告后[具體天數(shù)，如：30]日內(nèi)仍未糾正的，守約方有權(quán)解除合同；(c)因不可抗力導(dǎo)致合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)的；(d)乙方喪失履行合同能力或出現(xiàn)重大違法違規(guī)行為，嚴(yán)重影響甲方利益的。9.5合同終止或解除后，雙方應(yīng)在[具體天數(shù)，如：15]日內(nèi)完成檔案的清點(diǎn)、移交（根據(jù)合同約定確定由誰(shuí)保管或返還），并結(jié)清所有費(fèi)用。乙方應(yīng)向甲方返還因保管而產(chǎn)生的必要鑰匙、密碼等，并配合甲方完成檔案的后續(xù)處理工作。第十條其他條款10.1完整協(xié)議：本合同及其附件構(gòu)成雙方就本合同標(biāo)的達(dá)成的完整協(xié)議，取代此前所有口頭或書面的溝通、協(xié)議或諒解。10.2可分割性：本合同任何條款的無(wú)效或不可執(zhí)行，不影響其他條款的效力。10.3法律適用：本合同的訂立、效力、解釋、履行及爭(zhēng)議解決均適用中華人民共和國(guó)法律。10.4通知：雙方之間的所有通知、請(qǐng)求、要求或其他通信應(yīng)以書面形式，通過(guò)書面信函、傳真、電子郵件或雙方事先約定的其他方式發(fā)送至本合同首部列明的地址或聯(lián)系方式。以電子郵件方式發(fā)送的，發(fā)出時(shí)視為送達(dá)；以傳真方式發(fā)送的，發(fā)送成功時(shí)視為送達(dá)；以掛號(hào)信方式發(fā)送的，寄出后[具體天數(shù)，如：3]日視為送達(dá)。地址變更應(yīng)及時(shí)書面通知對(duì)方。10.5附件：本合同的附件是本合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等法律效力。附件包括：《檔案移交清單》（附件一）、《檔案移交確認(rèn)書》、《檔案銷毀清冊(cè)》、《檔案銷毀證明》（作為合同生效條件或附件，根據(jù)實(shí)際情況