行政檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊前言行政檔案是組織在行政管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。為規(guī)范行政檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，提高檔案管理效率，保證檔案的完整性、安全性和可用性，特制定本手冊。本手冊適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及機關(guān)的行政管理部門，旨在為檔案管理人員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，實現(xiàn)行政檔案管理的規(guī)范化、制度化。一、管理職責(zé)與適用范圍（一）適用場景本手冊適用于組織內(nèi)部各類行政檔案的全生命周期管理，包括但不限于：綜合管理類文件（如會議紀(jì)要、通知、請示報告、工作計劃等）；人事管理類文件（如員工檔案、勞動合同、任免文件、獎懲記錄等）；財務(wù)管理類文件（如行政費用報銷憑證、預(yù)算表、審計報告等）；資產(chǎn)管理類文件（如固定資產(chǎn)臺賬、采購合同、驗收單等）；合同協(xié)議類文件（如行政類合同、服務(wù)協(xié)議等）；其他具有保存價值的行政活動文件。（二）職責(zé)分工檔案管理部門（如行政部、綜合管理部）：負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度及本手冊；監(jiān)督、指導(dǎo)各部門檔案收集、整理工作；負(fù)責(zé)檔案的接收、分類、編目、保管、利用和銷毀；組織檔案管理培訓(xùn)和年度檢查。各業(yè)務(wù)部門：指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、初步整理和移交；保證歸檔材料的完整性、真實性和規(guī)范性；配合檔案管理部門開展檔案利用工作。檔案管理員（*）：負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括接收、登記、整理、上架、借閱登記等；定期檢查檔案保管情況，保證檔案安全；統(tǒng)計檔案管理數(shù)據(jù)，編制檔案管理報告。二、檔案分類與編號規(guī)則（一）檔案分類行政檔案按“年度—問題—保管期限”三級分類法進行劃分：一級分類（年度）：以文件形成的自然年度為單位，如“2024年”；二級分類（問題）：按文件內(nèi)容職能分為以下類別（可根據(jù)組織實際調(diào)整）：綜合類（Z）：包括行政通知、會議紀(jì)要、工作總結(jié)等；人事類（R）：包括員工入職、離職、異動、培訓(xùn)等文件；財務(wù)類（C）：包括行政費用報銷、預(yù)算、固定資產(chǎn)財務(wù)記錄等；資產(chǎn)類（A）：包括固定資產(chǎn)采購、驗收、維護等文件；合同類（H）：包括行政服務(wù)合同、采購協(xié)議等；其他類（Q）：無法歸入上述類別的行政文件。三級分類（保管期限）：分為“永久（Y）”“長期（C，10年以上）”“短期（D，10年及以下）”。（二）檔案編號規(guī)則檔案編號采用“年度-二級分類代碼-保管期限代碼-件號”格式，示例：2024-Z-Y-001：表示2024年形成的綜合類永久檔案第1件；2023-R-C-015：表示2023年形成的人事類長期檔案第15件。件號編排：同一年度、同一分類、同一保管期限的文件，按形成時間順序從“001”開始連續(xù)編制。三、檔案收集與整理標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）檔案收集：明確范圍與責(zé)任主體收集范圍：已辦理完畢的具有保存價值的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件）；會議中形成的決定、紀(jì)要、記錄等；反映部門職能活動的計劃、總結(jié)、報告等；人事任免、獎懲、薪酬等文件；資產(chǎn)采購、驗收、報廢等憑證；合同協(xié)議及其審批、履行相關(guān)材料。收集時間要求：定期收集：每季度末月25日前，各部門兼職檔案員將本季度文件整理后移交檔案管理部門；隨時收集：對于重大活動、突發(fā)事件等形成的專項檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成收集。移交要求：移交時需填寫《歸檔文件移交清單》（見表1），一式兩份，移交部門和檔案管理部門各存一份；紙質(zhì)文件需字跡清晰、簽署完整，電子文件需為通用格式（如PDF、Word），并標(biāo)注對應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號。（二）檔案整理：從篩選到編目的標(biāo)準(zhǔn)化步驟1.文件篩選與鑒定篩選原則：剔除無保存價值的文件（如草稿、重復(fù)文件、臨時性通知等）；鑒定要求：由部門負(fù)責(zé)人和檔案管理員共同對文件價值進行判斷，確定保管期限。2.文件排序與組件排序：按文件形成時間順序排列；同一事件形成的文件，按“請示—批復(fù)—結(jié)果”順序排列；組件：將密切關(guān)聯(lián)的文件組合為一件（如請示與批復(fù)合為一件），并在首頁右上角標(biāo)注“共X頁”。3.頁碼編寫與裝訂頁碼編寫：采用鉛筆在每頁文件正面右上角、背面左下角編寫頁碼（空白頁不編）；裝訂要求：采用三孔一線裝訂法，左側(cè)裝訂，保證文件平整、不損頁；超過50頁的文件需加裝卷皮。4.編制歸檔文件目錄按“件”編制目錄，字段包括：歸檔號（即檔案編號）、題名（文件標(biāo)題）、文號（如有）、責(zé)任者（發(fā)文部門）、形成日期、頁數(shù)、備注（如密級）；目錄采用Excel或檔案管理系統(tǒng)自動，一式三份（檔案部門留存兩份，移交部門一份）。（三）模板表格表1：歸檔文件移交清單歸檔號題名文號責(zé)任者形成日期頁數(shù)密級備注2024-Z-Y-001年度工作計劃*辦發(fā)〔2024〕1號行政部2024-01-0512普通2024-Z-Y-002關(guān)于召開年度總結(jié)會議的通知*辦發(fā)〔2024〕5號行政部2024-01-103普通2024-R-C-003*勞動合同續(xù)簽審批表人力資源部2024-02-205機密移交部門：行政部移交人：*接收人：*接收日期：2024-03-25四、檔案歸檔與保管規(guī)范（一）歸檔接收與登記檔案管理員*收到移交文件后，對照《歸檔文件移交清單》逐項核對，檢查文件完整性、排序、頁碼及裝訂質(zhì)量；核對無誤后，在清單上簽字確認(rèn)，并將檔案按分類規(guī)則上架存放；及時將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，包括歸檔號、題名、形成日期、存放位置（如：A區(qū)-2層-3排-01架）等。（二）檔案保管要求庫房環(huán)境管理：溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%；庫房內(nèi)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設(shè)備（如滅火器、空調(diào)、除濕機、遮光窗簾等）；禁止在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物，定期（每季度）檢查庫房環(huán)境并記錄。檔案存放規(guī)范：檔案柜按“年度-分類”順序排列，標(biāo)簽清晰；紙質(zhì)檔案直立存放，避免擠壓，每柜存放高度不超過柜高的2/3；電子檔案需定期（每月）備份，備份介質(zhì)（如移動硬盤、云存儲）與服務(wù)器分地存放。安全檢查：每日檢查庫房門窗、消防設(shè)施是否完好；每半年對檔案進行一次清點，核對賬物是否一致，發(fā)覺問題及時上報處理。（三）注意事項檔案庫房無關(guān)人員禁止入內(nèi)，確需進入者需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人*批準(zhǔn)并登記；檔案管理員更換時，必須辦理交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》（見表2），雙方簽字確認(rèn)。（四）模板表格表2：檔案交接清單歸檔號題名存放位置接收日期移交人接收人備注2023-Z-C-001年度工作總結(jié)A區(qū)-1層-2排-01架2023-12-30**2023-R-D-005員工培訓(xùn)記錄B區(qū)-2層-1排-03架2023-09-15**交接原因：檔案管理員*離職交接日期：2024-03-01五、檔案查閱與利用管理（一）查閱權(quán)限與流程查閱權(quán)限：本部門員工因工作需要查閱本部門檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*批準(zhǔn)；跨部門查閱檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及查閱部門負(fù)責(zé)人共同批準(zhǔn)；外單位查閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱流程：查閱人填寫《檔案查閱申請表》（見表3），注明查閱檔案的歸檔號、題名、用途及歸還時間；審批通過后，檔案管理員*調(diào)取檔案，由查閱人在檔案查閱室現(xiàn)場查閱；查閱過程中，不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，不得擅自復(fù)制。（二）檔案復(fù)制與借出復(fù)制要求：復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理員操作，復(fù)制件需加蓋“檔案證明章”并注明“與原件一致”；涉密檔案原則上不得復(fù)制，確需復(fù)制需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)。借出規(guī)定：檔案原則上不借出，確因特殊需要（如訴訟、審計）借出，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)，填寫《檔案借出申請表》，借出期限不超過3個工作日；借出檔案需由借閱人專人保管，不得轉(zhuǎn)借、損壞或丟失，到期后及時歸還。（三）利用登記與統(tǒng)計每次查閱、復(fù)制、借出檔案均需在《檔案利用登記簿》中登記，包括查閱人、日期、檔案信息、用途、歸還時間等；每月統(tǒng)計檔案利用情況，編制《檔案利用月報表》，分析檔案利用需求，優(yōu)化管理流程。（四）模板表格表3：檔案查閱申請表申請人所在部門聯(lián)系方式查閱日期*行政部1382024-04-10查閱檔案信息歸檔號題名密級用途2024-Z-Y-001年度工作計劃普通制定下年度計劃審批意見部門負(fù)責(zé)人：檔案管理部門負(fù)責(zé)人：分管領(lǐng)導(dǎo)：*檔案管理員：*歸還日期：2024-04-10六、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定組織與程序鑒定組織：每年12月，由檔案管理部門牽頭，組織分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員*成立檔案鑒定小組，對到期檔案進行鑒定。鑒定程序：檔案管理員*列出到期檔案清單，提交鑒定小組；鑒定小組逐件審核檔案價值，確定“繼續(xù)保存”或“銷毀”；對需銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》（見表4），由鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀執(zhí)行與監(jiān)督銷毀檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，監(jiān)銷人不得少于2人（檔案管理部門負(fù)責(zé)人及紀(jì)檢人員*）；銷毀過程應(yīng)保證檔案信息無法識別（如碎紙?zhí)幚恚?，監(jiān)銷人現(xiàn)場監(jiān)督并在《檔案銷毀清冊》上簽字；銷毀后，監(jiān)銷人需填寫《檔案銷毀情況報告》，存檔備查。（三）注意事項已銷毀檔案的目錄需在檔案管理系統(tǒng)中標(biāo)注“已銷毀”，不得保留任何實體或電子副本；鑒定中發(fā)覺未到保管期限但已失去保存價值的檔案，需經(jīng)鑒定小組確認(rèn)后，按規(guī)定程序銷毀。（四）模板表格表4：檔案銷毀清冊歸檔號題名形成年度保管期限銷毀原因備注2020-D-001臨時活動通知20