合同管理文檔審查及審批流程指南一、適用情境與核心價(jià)值在企業(yè)日常運(yùn)營中，各類合同（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等）的簽訂是業(yè)務(wù)開展的核心環(huán)節(jié)。為保證合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，明確責(zé)任劃分，同時(shí)規(guī)范審批流程、提高工作效率，需建立標(biāo)準(zhǔn)化的合同審查及審批機(jī)制。本流程適用于企業(yè)所有對外合同的新簽、變更、續(xù)簽等場景，通過全流程管控實(shí)現(xiàn)“事前預(yù)防、事中控制、事后追溯”的管理目標(biāo)，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、全流程操作步驟詳解1.合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項(xiàng)目部等）操作說明：（1）業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，擬定合同初稿，明確合同主體（甲乙雙方信息）、標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款；（2）收集與合同相關(guān)的背景材料，包括但不限于：合作方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、需求說明書、技術(shù)規(guī)范、招投標(biāo)文件（如有）、過往合作記錄（如有）；（3）填寫《合同審批申請表》（見模板表格），注明合同名稱、類型、金額、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、關(guān)鍵條款摘要及審批需求。輸出成果：合同初稿、背景材料匯編、《合同審批申請表》。2.部門初審（業(yè)務(wù)必要性及條款完整性）責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作說明：（1）審核合同的業(yè)務(wù)必要性：是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營目標(biāo)，是否滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求；（2）審核條款完整性：核心要素（如雙方權(quán)利義務(wù)、履約方式、付款條件、違約責(zé)任等）是否明確，無遺漏；（3）審核業(yè)務(wù)邏輯一致性：合同內(nèi)容與背景材料、需求說明書是否匹配，是否存在業(yè)務(wù)沖突；（4）初審?fù)ㄟ^后，在《合同審批申請表》中簽署意見，將材料流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；若不通過，注明修改意見退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整。時(shí)限要求：1個(gè)工作日內(nèi)完成。3.法務(wù)審查（合法性及合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)）責(zé)任主體：法務(wù)部/合規(guī)部操作說明：（1）審查合同主體資格：對方當(dāng)事人是否具備相應(yīng)的民事行為能力，資質(zhì)文件是否有效（如特許經(jīng)營行業(yè)需檢查許可證）；（2）審查合法性：合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，是否存在無效或可撤銷條款；（3）審查風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：重點(diǎn)排查違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定清晰（如仲裁或訴訟管轄地）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力等約定是否完備；（4）提出審查意見：對存在問題的條款，標(biāo)注具體修改建議并說明法律依據(jù)；無問題則簽署“同意”意見。輸出成果：《法務(wù)審查意見書》（可作為《合同審批申請表》附件）。時(shí)限要求：2個(gè)工作日內(nèi)完成（復(fù)雜合同可延長至3個(gè)工作日，需提前溝通）。4.財(cái)務(wù)審核（財(cái)務(wù)條款及資金風(fēng)險(xiǎn)）責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部操作說明：（1）審核價(jià)款及支付條款：價(jià)格是否合理，是否符合公司定價(jià)政策；支付條件、支付方式、發(fā)票要求是否明確，是否存在資金支付風(fēng)險(xiǎn)；（2）審核稅務(wù)合規(guī)性：稅費(fèi)承擔(dān)方式是否符合稅法規(guī)定，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及開具時(shí)限是否約定清晰；（3）審核財(cái)務(wù)影響：合同金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，對現(xiàn)金流、成本費(fèi)用的影響是否可控；（4）簽署審核意見：通過則標(biāo)注“同意”，不通過則退回業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商調(diào)整財(cái)務(wù)條款。時(shí)限要求：1個(gè)工作日內(nèi)完成。5.領(lǐng)導(dǎo)審批（權(quán)限內(nèi)最終決策）責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及重要性分級審批（如：部門總監(jiān)審批10萬元以下，分管副總審批10萬-50萬元，總經(jīng)理審批50萬元以上，重大合同提交董事會審議）操作說明：（1）審批人結(jié)合業(yè)務(wù)需求、法務(wù)意見、財(cái)務(wù)意見，從公司整體利益出發(fā)，對合同進(jìn)行最終決策；（2）重點(diǎn)審批：合同是否符合公司戰(zhàn)略，風(fēng)險(xiǎn)是否在可控范圍，資源是否匹配；（3）簽署審批意見：明確“同意簽訂”“修改后同意”或“不同意”。若為“修改后同意”，需業(yè)務(wù)部門完成調(diào)整并重新流轉(zhuǎn)確認(rèn)。時(shí)限要求：1-3個(gè)工作日（根據(jù)審批層級調(diào)整）。6.用印與簽署責(zé)任主體：行政部/法務(wù)部（用印管理），業(yè)務(wù)部門（合同簽署）操作說明：（1）用印申請：業(yè)務(wù)部門持審批通過的《合同審批申請表》及最終版合同，向行政部/法務(wù)部申請用??；（2）用印審核：行政部/法務(wù)部核對審批流程是否完整、合同文本與審批版本是否一致，無誤后加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁超范圍、超權(quán)限用印）；（3）合同簽署：由授權(quán)代表人（如總經(jīng)理、分管副總）與對方當(dāng)事人簽署合同，原則上“先審批、后簽署”，簽署時(shí)需核對對方主體信息及授權(quán)范圍，保證簽字蓋章清晰、完整。輸出成果：正式簽署的合同文本（一式N份，根據(jù)需要確定份數(shù)）。7.歸檔與分發(fā)責(zé)任主體：檔案室/行政部，業(yè)務(wù)部門操作說明：（1）歸檔：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本（含附件、審批材料）移交檔案室，檔案室按“一合同一檔”原則編號、登記、保存（電子版同步存入合同管理系統(tǒng)）；（2）分發(fā)：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)單位，明確持有部門的使用權(quán)限（如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)履約跟蹤，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)付款登記）；（3）履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行過程中的進(jìn)度管理、問題反饋及記錄，定期向法務(wù)部、財(cái)務(wù)部通報(bào)履約情況。三、合同審查及審批流程表（模板）環(huán)節(jié)責(zé)任部門/崗位操作說明所需材料時(shí)限要求輸出文件備注合同發(fā)起與準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門擬定合同初稿，收集背景材料，填寫審批申請表合同初稿、合作方資質(zhì)、需求說明、招投標(biāo)文件（如有）-《合同審批申請表》需明確合同核心條款摘要部門初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)必要性、條款完整性、業(yè)務(wù)邏輯一致性《合同審批申請表》、合同初稿、背景材料1個(gè)工作日簽署意見的申請表不通過需注明修改意見法務(wù)審查法務(wù)部/合規(guī)部審查主體資格、合法性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，出具審查意見審批申請表、合同初稿、資質(zhì)文件2-3個(gè)工作日《法務(wù)審查意見書》（附件）復(fù)雜合同可延長時(shí)限，提前溝通財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部審核價(jià)款支付、稅務(wù)合規(guī)、財(cái)務(wù)影響審批申請表、合同初稿、法務(wù)意見1個(gè)工作日簽署意見的申請表關(guān)注預(yù)算及現(xiàn)金流風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)導(dǎo)審批分級審批人（總監(jiān)/副總/總經(jīng)理/董事會）最終決策，從戰(zhàn)略和整體利益審批合同完整審批材料（含法務(wù)、財(cái)務(wù)意見）1-3個(gè)工作日最終簽署的審批表重大合同需提交董事會審議用印與簽署行政部/法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門核對審批流程，用印，授權(quán)代表簽署審批通過的申請表、最終版合同文本-正式簽署的合同文本嚴(yán)禁“先簽后批”或超權(quán)限用印歸檔與分發(fā)檔案室、業(yè)務(wù)部門合同正本歸檔，副本分發(fā)，履約跟蹤簽署的合同正本、附件、審批材料3個(gè)工作日內(nèi)歸檔編號、分發(fā)記錄電子版與紙質(zhì)版同步管理，保證可追溯四、關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示材料完整性是前提：合同發(fā)起時(shí)需同步提交所有背景材料（如對方資質(zhì)、需求說明），避免因材料缺失導(dǎo)致審查延誤或遺漏風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。審查意見閉環(huán)管理：法務(wù)、財(cái)務(wù)提出的修改意見，業(yè)務(wù)部門需與對方協(xié)商調(diào)整并反饋結(jié)果，保證所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)整改到位，嚴(yán)禁“帶問題審批”。審批時(shí)限剛性約束：各環(huán)節(jié)責(zé)任人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，超期需說明原因并報(bào)上一級領(lǐng)導(dǎo)備案，避免流程拖延影響業(yè)務(wù)效率。用印與版本一致性：用印前必須核對合同文本與審批版本完全一致，嚴(yán)禁擅自修改條款后用?。缓炇饡r(shí)保證雙方簽字蓋章清