多行業(yè)通用采購訂單及驗收單模板指南一、適用范圍與典型場景制造業(yè)企業(yè)采購生產(chǎn)原材料；服務(wù)業(yè)公司采購辦公設(shè)備與軟件服務(wù)；建筑項目采購建材與施工服務(wù)；教育機構(gòu)采購教學(xué)器材與第三方培訓(xùn)服務(wù)。二、操作流程詳解（一）采購訂單與執(zhí)行需求發(fā)起：由需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、期望交付時間及預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批后提交至采購部。供應(yīng)商選擇：采購部根據(jù)需求內(nèi)容，通過詢價、比價或招標(biāo)方式選擇合格供應(yīng)商，確認(rèn)最終價格、交貨周期及售后服務(wù)條款。訂單編制：采購員工根據(jù)供應(yīng)商反饋信息，在采購訂單模板中填寫完整內(nèi)容（包括訂單編號、雙方信息、物品清單、金額等），經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人主管及財務(wù)部審核無誤后，蓋章生效。訂單下達(dá)：將生效的采購訂單同步給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)書面確認(rèn)（如加蓋公章回傳），保證雙方對訂單信息無異議。進(jìn)度跟蹤：采購部定期跟進(jìn)訂單執(zhí)行進(jìn)度，與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨情況，保證按約定時間交付；如遇延期，及時協(xié)調(diào)并通知需求部門。（二）驗收單填寫與確認(rèn)收貨準(zhǔn)備：供應(yīng)商按訂單約定交付物品/服務(wù)時，需求部門提前準(zhǔn)備驗收場地、工具及驗收標(biāo)準(zhǔn)（如技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求等）?，F(xiàn)場核對：收貨時，需求部門與供應(yīng)商共同核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好；對于服務(wù)類項目，需確認(rèn)服務(wù)范圍、人員資質(zhì)是否符合約定。質(zhì)量檢驗：物品類：根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或訂單約定的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行檢驗（如尺寸、功能、材質(zhì)等），必要時可送第三方機構(gòu)檢測；服務(wù)類：通過現(xiàn)場測試、成果展示或用戶反饋等方式評估服務(wù)質(zhì)量，保證達(dá)到合同要求。結(jié)果記錄：驗收員*師傅將驗收結(jié)果（合格/不合格及具體說明）填寫在驗收單模板中，注明驗收時間、參與人員及訂單編號。問題處理：若驗收不合格，需在驗收單中明確不合格項，并立即通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決方案（如退貨、換貨或整改），整改后重新驗收。簽字確認(rèn)：驗收合格后，需求部門、采購部及供應(yīng)商三方（或雙方，若為內(nèi)部驗收）在驗收單上簽字蓋章，完成驗收流程；驗收單原件交由采購部存檔，復(fù)印件分發(fā)至需求部門及財務(wù)部。三、模板結(jié)構(gòu)與填寫說明（一）采購訂單模板字段名稱填寫說明訂單編號格式為“PO-年份-月份-流水號”（如PO-2024-05-001），保證唯一性采購方信息填寫公司全稱、地址、聯(lián)系人*工及電話（僅工作聯(lián)系方式）供應(yīng)商信息填寫供應(yīng)商全稱、地址、聯(lián)系人*經(jīng)理及電話（僅工作聯(lián)系方式）訂單日期填寫訂單日期（YYYY-MM-DD格式）交付地址詳細(xì)填寫物品交付或服務(wù)提供的具體地址付款方式如“月結(jié)30天”“貨到付款”等，需與合同約定一致物品/服務(wù)清單按行填寫名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額，合計金額需大寫與小寫一致交付時間明確具體日期或時間段（如“2024年5月30日前”“2024年5月15日-20日”）備注填寫特殊要求（如包裝方式、運輸方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)等）雙方簽字蓋章采購方：采購部負(fù)責(zé)人主管、需求部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理；供應(yīng)商：授權(quán)代表簽字+公章（二）驗收單模板字段名稱填寫說明驗收單編號格式為“YH-訂單編號-流水號”（如YH-PO-2024-05-001-001）關(guān)聯(lián)訂單編號填寫對應(yīng)的采購訂單編號，便于追溯驗收日期填寫實際驗收日期（YYYY-MM-DD格式）驗收地點填寫驗收發(fā)生的具體地址驗收參與人員需求部門：驗收員師傅、需求負(fù)責(zé)人主管；供應(yīng)商：送貨員師傅、技術(shù)代表工物品/服務(wù)清單與采購訂單清單一致，增加“驗收結(jié)果”列（填寫“合格”“不合格”或“部分合格”）不合格項說明若驗收不合格，需詳細(xì)描述問題（如“規(guī)格不符”“功能故障”），并附照片或檢測報告整改要求針對不合格項，明確整改內(nèi)容及期限（如“3日內(nèi)更換合格產(chǎn)品”）驗收結(jié)論填寫“通過驗收”“待整改后驗收”或“拒收”雙方簽字蓋章需求部門：驗收員師傅、部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理；供應(yīng)商：參與人員簽字（如拒收可不簽）四、使用要點與風(fēng)險提示信息準(zhǔn)確性：訂單與驗收單中的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等關(guān)鍵信息必須與合同一致，避免因筆誤導(dǎo)致糾紛；編號需唯一且連續(xù)，便于后續(xù)查詢與審計。責(zé)任明確：驗收時需求部門與供應(yīng)商需共同在場，驗收結(jié)果需雙方簽字確認(rèn)；若為異地驗收，可通過視頻連線方式全程記錄，保證驗收過程透明。文檔保存：采購訂單、驗收單及相關(guān)溝通記錄（如郵件、確認(rèn)函）需保存至少3年，電子檔備份至公司服務(wù)器，紙質(zhì)檔分類存檔，防止丟失或損壞。特殊情況處理：延期交付：供應(yīng)商需提前3個工作日書面告知延期原因及新交付時間，采購部評估后協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計劃；數(shù)量差異：收貨時如發(fā)覺數(shù)量短缺，需當(dāng)場在送貨單上注明并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)，后續(xù)補貨或扣款；質(zhì)量問題：驗收不合格時，需在24小時內(nèi)通知采購部，采購部需在2個工作日