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文檔簡介
外部專家會議邀請流程一、外部專家會議邀請流程概述
外部專家會議邀請流程是指企業(yè)或機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目研究、決策咨詢、技術(shù)評審等場景下,通過規(guī)范化的程序邀請外部領(lǐng)域?qū)<覅⑴c會議,并確保會議順利召開的過程。該流程涉及前期準(zhǔn)備、邀請發(fā)送、會前溝通、會議執(zhí)行及后續(xù)跟進(jìn)等多個環(huán)節(jié),旨在高效利用專家的專業(yè)知識,提升會議質(zhì)量與成果轉(zhuǎn)化。
二、流程具體步驟
(一)前期準(zhǔn)備工作
1.明確會議需求
(1)確定會議主題與目標(biāo),例如技術(shù)方案評審、市場趨勢分析等。
(2)制定會議議程,包括時(shí)間安排、議題順序、發(fā)言環(huán)節(jié)等。
(3)評估參會專家的專業(yè)領(lǐng)域及必要性。
2.準(zhǔn)備會議材料
(1)收集與會議主題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)告或技術(shù)文檔。
(2)設(shè)計(jì)會議所需的演示文稿、調(diào)研問卷或討論提綱。
(3)準(zhǔn)備會議場地、設(shè)備(如投影儀、視頻會議系統(tǒng))及后勤支持。
(二)專家邀請與確認(rèn)
1.篩選并聯(lián)系專家
(1)通過學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫、行業(yè)協(xié)會或機(jī)構(gòu)推薦等方式篩選符合要求的專家。
(2)起草邀請函,內(nèi)容需包含會議主題、時(shí)間地點(diǎn)、參會形式(線下/線上)、預(yù)期貢獻(xiàn)及差旅補(bǔ)貼(如適用)。
(3)通過郵件或電話正式發(fā)送邀請,并標(biāo)注回復(fù)截止日期。
2.確認(rèn)參會意向
(1)跟進(jìn)專家回復(fù),記錄確認(rèn)參會人員名單。
(2)對于臨時(shí)缺席的專家,及時(shí)調(diào)整議程并補(bǔ)充邀請?zhí)娲诉x。
(3)提前發(fā)送會議材料供專家預(yù)習(xí),確保討論效率。
(三)會前溝通與協(xié)調(diào)
1.詳細(xì)溝通會議安排
(1)再次確認(rèn)參會專家的時(shí)間安排,避免沖突。
(2)明確會議中的角色分工,如主持人、記錄人等。
(3)通知線上參會專家測試視頻會議設(shè)備,確保技術(shù)穩(wěn)定。
2.準(zhǔn)備應(yīng)急方案
(1)制定會議室突發(fā)狀況預(yù)案(如設(shè)備故障、天氣影響等)。
(2)準(zhǔn)備備用會議材料電子版,以防紙質(zhì)材料丟失。
(3)分配工作人員負(fù)責(zé)簽到、引導(dǎo)及后勤保障。
(四)會議執(zhí)行與記錄
1.嚴(yán)格執(zhí)行會議議程
(1)按時(shí)開場,主持人介紹參會人員及會議目標(biāo)。
(2)分環(huán)節(jié)推進(jìn)討論,確保每位專家有機(jī)會發(fā)言。
(3)控制發(fā)言時(shí)間,避免超時(shí)影響后續(xù)環(huán)節(jié)。
2.記錄會議要點(diǎn)
(1)安排專人記錄關(guān)鍵意見、決策事項(xiàng)及待辦任務(wù)。
(2)對于重要結(jié)論,現(xiàn)場與專家確認(rèn)記錄準(zhǔn)確性。
(3)會后整理會議紀(jì)要,按需分發(fā)給參會人員。
(五)后續(xù)跟進(jìn)與反饋
1.發(fā)送會議總結(jié)
(1)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi),發(fā)送紀(jì)要文檔至所有參會者。
(2)根據(jù)專家建議,更新相關(guān)項(xiàng)目方案或報(bào)告。
2.收集反饋意見
(1)通過匿名問卷或郵件收集專家對會議流程、組織服務(wù)的評價(jià)。
(2)分析反饋結(jié)果,優(yōu)化未來專家邀請流程。
3.完成費(fèi)用結(jié)算
(1)根據(jù)協(xié)議支付專家勞務(wù)費(fèi)或差旅補(bǔ)貼。
(2)保留相關(guān)發(fā)票及支付憑證以備審計(jì)。
三、注意事項(xiàng)
1.尊重專家時(shí)間,避免頻繁變更會議安排。
2.提前明確會議保密要求,尤其是涉及商業(yè)敏感信息時(shí)。
3.做好多語言支持準(zhǔn)備,如邀請外籍專家需提供翻譯服務(wù)。
4.對于大型會議,建議設(shè)置分組討論環(huán)節(jié)以提高參與度。
一、外部專家會議邀請流程概述
外部專家會議邀請流程是指企業(yè)或機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目研究、決策咨詢、技術(shù)評審等場景下,通過規(guī)范化的程序邀請外部領(lǐng)域?qū)<覅⑴c會議,并確保會議順利召開的過程。該流程涉及前期準(zhǔn)備、邀請發(fā)送、會前溝通、會議執(zhí)行及后續(xù)跟進(jìn)等多個環(huán)節(jié),旨在高效利用專家的專業(yè)知識,提升會議質(zhì)量與成果轉(zhuǎn)化。
二、流程具體步驟
(一)前期準(zhǔn)備工作
1.明確會議需求
(1)確定會議主題與目標(biāo),例如技術(shù)方案評審、市場趨勢分析等。需詳細(xì)說明會議旨在解決的具體問題或期望達(dá)成的成果,例如“評估新型材料在XX應(yīng)用中的可行性”或“分析XX行業(yè)未來五年發(fā)展趨勢”。
(2)制定會議議程,包括時(shí)間安排、議題順序、發(fā)言環(huán)節(jié)等。議程應(yīng)包含每項(xiàng)議題的時(shí)長分配,例如“開場介紹(15分鐘)”“專家主題發(fā)言(各20分鐘,共60分鐘)”“分組討論(45分鐘)”“總結(jié)發(fā)言(30分鐘)”。
(3)評估參會專家的專業(yè)領(lǐng)域及必要性。需列出核心議題所需的專業(yè)方向,如“材料科學(xué)、機(jī)械工程、市場分析”等,并篩選在該領(lǐng)域具有豐富經(jīng)驗(yàn)或權(quán)威地位的專家。
2.準(zhǔn)備會議材料
(1)收集與會議主題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)告或技術(shù)文檔。確保材料完整覆蓋會議核心議題,例如行業(yè)報(bào)告、技術(shù)白皮書、競爭對手分析等。
(2)設(shè)計(jì)會議所需的演示文稿、調(diào)研問卷或討論提綱。演示文稿應(yīng)簡潔明了,突出關(guān)鍵數(shù)據(jù)和邏輯;調(diào)研問卷需明確收集信息類型,如專家對特定技術(shù)的偏好或風(fēng)險(xiǎn)評估;討論提綱應(yīng)引導(dǎo)專家聚焦關(guān)鍵問題。
(3)準(zhǔn)備會議場地、設(shè)備(如投影儀、視頻會議系統(tǒng))及后勤支持。場地選擇需考慮參會人數(shù)、空間布局及環(huán)境安靜度;設(shè)備調(diào)試應(yīng)在會前完成并測試備用方案,如備用投影儀或網(wǎng)絡(luò)連接。
(二)專家邀請與確認(rèn)
1.篩選并聯(lián)系專家
(1)通過學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫、行業(yè)協(xié)會或機(jī)構(gòu)推薦等方式篩選符合要求的專家??蓞⒖既鏘EEE、ACM等國際組織的會員名錄,或通過大學(xué)、研究機(jī)構(gòu)的合作網(wǎng)絡(luò)。
(2)起草邀請函,內(nèi)容需包含會議主題、時(shí)間地點(diǎn)、參會形式(線下/線上)、預(yù)期貢獻(xiàn)及差旅補(bǔ)貼(如適用)。邀請函語言應(yīng)正式、專業(yè),并附上會議詳細(xì)日程和材料預(yù)覽鏈接。
(3)通過郵件或電話正式發(fā)送邀請,并標(biāo)注回復(fù)截止日期。郵件主題應(yīng)明確,如“邀請參加XX技術(shù)研討會”,回復(fù)郵箱需單獨(dú)設(shè)置以便統(tǒng)計(jì)。
2.確認(rèn)參會意向
(1)跟進(jìn)專家回復(fù),記錄確認(rèn)參會人員名單。對于未回復(fù)的專家,可進(jìn)行二次提醒,但避免過于頻繁以免造成打擾。
(2)對于臨時(shí)缺席的專家,及時(shí)調(diào)整議程并補(bǔ)充邀請?zhí)娲诉x。替代人選需具備相似的專業(yè)背景,可通過前期篩選名單快速協(xié)調(diào)。
(3)提前發(fā)送會議材料供專家預(yù)習(xí),確保討論效率。材料發(fā)送時(shí)應(yīng)附帶閱讀指引,明確重點(diǎn)內(nèi)容或需準(zhǔn)備的問題。
(三)會前溝通與協(xié)調(diào)
1.詳細(xì)溝通會議安排
(1)再次確認(rèn)參會專家的時(shí)間安排,避免沖突??赏ㄟ^日歷共享或電話溝通確認(rèn),特別是對于跨國參會者需考慮時(shí)差問題。
(2)明確會議中的角色分工,如主持人、記錄人等。分工應(yīng)提前告知各負(fù)責(zé)人,并確保其了解職責(zé)。
(3)通知線上參會專家測試視頻會議設(shè)備,確保技術(shù)穩(wěn)定??商峁y試指南或安排技術(shù)人員協(xié)助。
2.準(zhǔn)備應(yīng)急方案
(1)制定會議室突發(fā)狀況預(yù)案(如設(shè)備故障、天氣影響等)。預(yù)案應(yīng)包括備選場地、備用設(shè)備清單及應(yīng)急聯(lián)系方式。
(2)準(zhǔn)備備用會議材料電子版,以防紙質(zhì)材料丟失。材料應(yīng)存儲在云端并設(shè)置共享權(quán)限。
(3)分配工作人員負(fù)責(zé)簽到、引導(dǎo)及后勤保障。明確各崗位職責(zé)及站位,確保流程順暢。
(四)會議執(zhí)行與記錄
1.嚴(yán)格執(zhí)行會議議程
(1)按時(shí)開場,主持人介紹參會人員及會議目標(biāo)。開場需簡潔有力,強(qiáng)調(diào)會議價(jià)值。
(2)分環(huán)節(jié)推進(jìn)討論,確保每位專家有機(jī)會發(fā)言??墒褂幂喠靼l(fā)言或舉手示意的方式控制發(fā)言順序。
(3)控制發(fā)言時(shí)間,避免超時(shí)影響后續(xù)環(huán)節(jié)。主持人需提前提醒剩余時(shí)間,并適時(shí)打斷長篇發(fā)言。
2.記錄會議要點(diǎn)
(1)安排專人記錄關(guān)鍵意見、決策事項(xiàng)及待辦任務(wù)。記錄者需熟悉會議主題,以便準(zhǔn)確捕捉核心信息。
(2)對于重要結(jié)論,現(xiàn)場與專家確認(rèn)記錄準(zhǔn)確性。可通過舉手或私聊方式確認(rèn)關(guān)鍵術(shù)語或數(shù)據(jù)。
(3)會后整理會議紀(jì)要,按需分發(fā)給參會人員。紀(jì)要應(yīng)包含時(shí)間、地點(diǎn)、參會者、討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)及責(zé)任人。
(五)后續(xù)跟進(jìn)與反饋
1.發(fā)送會議總結(jié)
(1)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi),發(fā)送紀(jì)要文檔至所有參會者。紀(jì)要需標(biāo)注發(fā)送日期,并附上聯(lián)系方式以便咨詢。
(2)根據(jù)專家建議,更新相關(guān)項(xiàng)目方案或報(bào)告。需明確專家建議的采納情況及理由。
2.收集反饋意見
(1)通過匿名問卷或郵件收集專家對會議流程、組織服務(wù)的評價(jià)。問卷設(shè)計(jì)應(yīng)簡潔,問題聚焦于效率、材料質(zhì)量、技術(shù)支持等方面。
(2)分析反饋結(jié)果,優(yōu)化未來專家邀請流程。需定期復(fù)盤反饋數(shù)據(jù),識別改進(jìn)點(diǎn)。
3.完成費(fèi)用結(jié)算
(1)根據(jù)協(xié)議支付專家勞務(wù)費(fèi)或差旅補(bǔ)貼。需確保發(fā)票合規(guī),并保留相關(guān)憑證。
(2)保留相關(guān)發(fā)票及支付憑證以備審計(jì)。財(cái)務(wù)流程需符合內(nèi)部規(guī)定。
三、注意事項(xiàng)
1.尊重專家時(shí)間,避免頻繁變更會議安排。如需調(diào)整,需提前通知并提供合理解釋。
2.提前明確會議保密要求,尤其是涉及商業(yè)敏感信息時(shí)??稍谘埡袠?biāo)注保密協(xié)議條款,并要求參會者簽署。
3.做好多語言支持準(zhǔn)備,如邀請外籍專家需提供翻譯服務(wù)??砂才磐晜髯g或提前翻譯材料。
4.對于大型會議,建議設(shè)置分組討論環(huán)節(jié)以提高參與度。分組討論前需明確分組標(biāo)準(zhǔn)及討論主題,并安排小組匯報(bào)環(huán)節(jié)。
一、外部專家會議邀請流程概述
外部專家會議邀請流程是指企業(yè)或機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目研究、決策咨詢、技術(shù)評審等場景下,通過規(guī)范化的程序邀請外部領(lǐng)域?qū)<覅⑴c會議,并確保會議順利召開的過程。該流程涉及前期準(zhǔn)備、邀請發(fā)送、會前溝通、會議執(zhí)行及后續(xù)跟進(jìn)等多個環(huán)節(jié),旨在高效利用專家的專業(yè)知識,提升會議質(zhì)量與成果轉(zhuǎn)化。
二、流程具體步驟
(一)前期準(zhǔn)備工作
1.明確會議需求
(1)確定會議主題與目標(biāo),例如技術(shù)方案評審、市場趨勢分析等。
(2)制定會議議程,包括時(shí)間安排、議題順序、發(fā)言環(huán)節(jié)等。
(3)評估參會專家的專業(yè)領(lǐng)域及必要性。
2.準(zhǔn)備會議材料
(1)收集與會議主題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)告或技術(shù)文檔。
(2)設(shè)計(jì)會議所需的演示文稿、調(diào)研問卷或討論提綱。
(3)準(zhǔn)備會議場地、設(shè)備(如投影儀、視頻會議系統(tǒng))及后勤支持。
(二)專家邀請與確認(rèn)
1.篩選并聯(lián)系專家
(1)通過學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫、行業(yè)協(xié)會或機(jī)構(gòu)推薦等方式篩選符合要求的專家。
(2)起草邀請函,內(nèi)容需包含會議主題、時(shí)間地點(diǎn)、參會形式(線下/線上)、預(yù)期貢獻(xiàn)及差旅補(bǔ)貼(如適用)。
(3)通過郵件或電話正式發(fā)送邀請,并標(biāo)注回復(fù)截止日期。
2.確認(rèn)參會意向
(1)跟進(jìn)專家回復(fù),記錄確認(rèn)參會人員名單。
(2)對于臨時(shí)缺席的專家,及時(shí)調(diào)整議程并補(bǔ)充邀請?zhí)娲诉x。
(3)提前發(fā)送會議材料供專家預(yù)習(xí),確保討論效率。
(三)會前溝通與協(xié)調(diào)
1.詳細(xì)溝通會議安排
(1)再次確認(rèn)參會專家的時(shí)間安排,避免沖突。
(2)明確會議中的角色分工,如主持人、記錄人等。
(3)通知線上參會專家測試視頻會議設(shè)備,確保技術(shù)穩(wěn)定。
2.準(zhǔn)備應(yīng)急方案
(1)制定會議室突發(fā)狀況預(yù)案(如設(shè)備故障、天氣影響等)。
(2)準(zhǔn)備備用會議材料電子版,以防紙質(zhì)材料丟失。
(3)分配工作人員負(fù)責(zé)簽到、引導(dǎo)及后勤保障。
(四)會議執(zhí)行與記錄
1.嚴(yán)格執(zhí)行會議議程
(1)按時(shí)開場,主持人介紹參會人員及會議目標(biāo)。
(2)分環(huán)節(jié)推進(jìn)討論,確保每位專家有機(jī)會發(fā)言。
(3)控制發(fā)言時(shí)間,避免超時(shí)影響后續(xù)環(huán)節(jié)。
2.記錄會議要點(diǎn)
(1)安排專人記錄關(guān)鍵意見、決策事項(xiàng)及待辦任務(wù)。
(2)對于重要結(jié)論,現(xiàn)場與專家確認(rèn)記錄準(zhǔn)確性。
(3)會后整理會議紀(jì)要,按需分發(fā)給參會人員。
(五)后續(xù)跟進(jìn)與反饋
1.發(fā)送會議總結(jié)
(1)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi),發(fā)送紀(jì)要文檔至所有參會者。
(2)根據(jù)專家建議,更新相關(guān)項(xiàng)目方案或報(bào)告。
2.收集反饋意見
(1)通過匿名問卷或郵件收集專家對會議流程、組織服務(wù)的評價(jià)。
(2)分析反饋結(jié)果,優(yōu)化未來專家邀請流程。
3.完成費(fèi)用結(jié)算
(1)根據(jù)協(xié)議支付專家勞務(wù)費(fèi)或差旅補(bǔ)貼。
(2)保留相關(guān)發(fā)票及支付憑證以備審計(jì)。
三、注意事項(xiàng)
1.尊重專家時(shí)間,避免頻繁變更會議安排。
2.提前明確會議保密要求,尤其是涉及商業(yè)敏感信息時(shí)。
3.做好多語言支持準(zhǔn)備,如邀請外籍專家需提供翻譯服務(wù)。
4.對于大型會議,建議設(shè)置分組討論環(huán)節(jié)以提高參與度。
一、外部專家會議邀請流程概述
外部專家會議邀請流程是指企業(yè)或機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目研究、決策咨詢、技術(shù)評審等場景下,通過規(guī)范化的程序邀請外部領(lǐng)域?qū)<覅⑴c會議,并確保會議順利召開的過程。該流程涉及前期準(zhǔn)備、邀請發(fā)送、會前溝通、會議執(zhí)行及后續(xù)跟進(jìn)等多個環(huán)節(jié),旨在高效利用專家的專業(yè)知識,提升會議質(zhì)量與成果轉(zhuǎn)化。
二、流程具體步驟
(一)前期準(zhǔn)備工作
1.明確會議需求
(1)確定會議主題與目標(biāo),例如技術(shù)方案評審、市場趨勢分析等。需詳細(xì)說明會議旨在解決的具體問題或期望達(dá)成的成果,例如“評估新型材料在XX應(yīng)用中的可行性”或“分析XX行業(yè)未來五年發(fā)展趨勢”。
(2)制定會議議程,包括時(shí)間安排、議題順序、發(fā)言環(huán)節(jié)等。議程應(yīng)包含每項(xiàng)議題的時(shí)長分配,例如“開場介紹(15分鐘)”“專家主題發(fā)言(各20分鐘,共60分鐘)”“分組討論(45分鐘)”“總結(jié)發(fā)言(30分鐘)”。
(3)評估參會專家的專業(yè)領(lǐng)域及必要性。需列出核心議題所需的專業(yè)方向,如“材料科學(xué)、機(jī)械工程、市場分析”等,并篩選在該領(lǐng)域具有豐富經(jīng)驗(yàn)或權(quán)威地位的專家。
2.準(zhǔn)備會議材料
(1)收集與會議主題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)告或技術(shù)文檔。確保材料完整覆蓋會議核心議題,例如行業(yè)報(bào)告、技術(shù)白皮書、競爭對手分析等。
(2)設(shè)計(jì)會議所需的演示文稿、調(diào)研問卷或討論提綱。演示文稿應(yīng)簡潔明了,突出關(guān)鍵數(shù)據(jù)和邏輯;調(diào)研問卷需明確收集信息類型,如專家對特定技術(shù)的偏好或風(fēng)險(xiǎn)評估;討論提綱應(yīng)引導(dǎo)專家聚焦關(guān)鍵問題。
(3)準(zhǔn)備會議場地、設(shè)備(如投影儀、視頻會議系統(tǒng))及后勤支持。場地選擇需考慮參會人數(shù)、空間布局及環(huán)境安靜度;設(shè)備調(diào)試應(yīng)在會前完成并測試備用方案,如備用投影儀或網(wǎng)絡(luò)連接。
(二)專家邀請與確認(rèn)
1.篩選并聯(lián)系專家
(1)通過學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫、行業(yè)協(xié)會或機(jī)構(gòu)推薦等方式篩選符合要求的專家。可參考如IEEE、ACM等國際組織的會員名錄,或通過大學(xué)、研究機(jī)構(gòu)的合作網(wǎng)絡(luò)。
(2)起草邀請函,內(nèi)容需包含會議主題、時(shí)間地點(diǎn)、參會形式(線下/線上)、預(yù)期貢獻(xiàn)及差旅補(bǔ)貼(如適用)。邀請函語言應(yīng)正式、專業(yè),并附上會議詳細(xì)日程和材料預(yù)覽鏈接。
(3)通過郵件或電話正式發(fā)送邀請,并標(biāo)注回復(fù)截止日期。郵件主題應(yīng)明確,如“邀請參加XX技術(shù)研討會”,回復(fù)郵箱需單獨(dú)設(shè)置以便統(tǒng)計(jì)。
2.確認(rèn)參會意向
(1)跟進(jìn)專家回復(fù),記錄確認(rèn)參會人員名單。對于未回復(fù)的專家,可進(jìn)行二次提醒,但避免過于頻繁以免造成打擾。
(2)對于臨時(shí)缺席的專家,及時(shí)調(diào)整議程并補(bǔ)充邀請?zhí)娲诉x。替代人選需具備相似的專業(yè)背景,可通過前期篩選名單快速協(xié)調(diào)。
(3)提前發(fā)送會議材料供專家預(yù)習(xí),確保討論效率。材料發(fā)送時(shí)應(yīng)附帶閱讀指引,明確重點(diǎn)內(nèi)容或需準(zhǔn)備的問題。
(三)會前溝通與協(xié)調(diào)
1.詳細(xì)溝通會議安排
(1)再次確認(rèn)參會專家的時(shí)間安排,避免沖突??赏ㄟ^日歷共享或電話溝通確認(rèn),特別是對于跨國參會者需考慮時(shí)差問題。
(2)明確會議中的角色分工,如主持人、記錄人等。分工應(yīng)提前告知各負(fù)責(zé)人,并確保其了解職責(zé)。
(3)通知線上參會專家測試視頻會議設(shè)備,確保技術(shù)穩(wěn)定。可提供測試指南或安排技術(shù)人員協(xié)助。
2.準(zhǔn)備應(yīng)急方案
(1)制定會議室突發(fā)狀況預(yù)案(如設(shè)備故障、天氣影響等)。預(yù)案應(yīng)包括備選場地、備用設(shè)備清單及應(yīng)急聯(lián)系方式。
(2)準(zhǔn)備備用會議材料電子版,以防紙質(zhì)材料丟失。材料應(yīng)存儲在云端并設(shè)置共享權(quán)限。
(3)分配工作人員負(fù)責(zé)簽到、引導(dǎo)及后勤保障。明確各崗位職責(zé)及站位,確保流程順暢。
(四)會議執(zhí)行與記錄
1.嚴(yán)格執(zhí)行會議議程
(1)按時(shí)開場,主持人介紹參會人員及會議目標(biāo)。開場需簡潔有力,強(qiáng)調(diào)會議價(jià)值。
(2)分環(huán)節(jié)推進(jìn)討論,確保每位專家有機(jī)會發(fā)言??墒褂幂喠靼l(fā)言或舉手示意的方式控制發(fā)言順序
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