企業(yè)行政文件歸檔管理模板規(guī)范文件一、引言為規(guī)范企業(yè)行政文件的歸檔管理工作，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高文件利用效率，防范管理風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家《檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理制度，特制定本模板規(guī)范。本規(guī)范旨在為企業(yè)各部門(mén)提供統(tǒng)一的文件歸檔管理指引，實(shí)現(xiàn)行政文件從形成到歸檔的全流程標(biāo)準(zhǔn)化管理。二、應(yīng)用場(chǎng)景與適用對(duì)象制度類(lèi)文件：企業(yè)章程、管理制度、流程規(guī)范、崗位職責(zé)等；會(huì)議類(lèi)文件：會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、參會(huì)人員名單、決議事項(xiàng)等；合同協(xié)議類(lèi)文件：各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、合作意向書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議等；證照資質(zhì)類(lèi)文件：企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、各類(lèi)許可證、資質(zhì)證書(shū)等；人事行政類(lèi)文件：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、離職證明、培訓(xùn)記錄、辦公用品申領(lǐng)單等；項(xiàng)目類(lèi)文件：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、實(shí)施方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等；其他類(lèi)文件：企業(yè)內(nèi)部通知、函件、報(bào)表、重要影像資料等。適用對(duì)象涵蓋企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有部門(mén)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及文件管理人員。三、管理職責(zé)分工（一）行政部統(tǒng)籌企業(yè)行政文件歸檔管理工作，制定和完善歸檔管理制度，組織各部門(mén)開(kāi)展歸檔培訓(xùn)，監(jiān)督、檢查各部門(mén)歸檔工作落實(shí)情況，負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的統(tǒng)一管理及重要檔案的保管利用。（二）各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)形成的行政文件歸檔工作負(fù)總責(zé)，督促本部門(mén)人員及時(shí)、完整、規(guī)范地收集、整理文件，保證符合歸檔要求，定期向行政部移交歸檔文件。（三）檔案管理員（由行政部指定*擔(dān)任）負(fù)責(zé)接收各部門(mén)移交的歸檔文件，對(duì)文件的完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編目、登記、編號(hào)，錄入檔案管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)檔案的日常保管、維護(hù)及借閱服務(wù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查。（四）文件形成人負(fù)責(zé)本崗位形成文件的及時(shí)收集、初步整理，保證文件內(nèi)容真實(shí)、字跡清晰、格式規(guī)范，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至本部門(mén)指定負(fù)責(zé)人。四、歸檔范圍與分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)（一）歸檔范圍企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的、具有查考利用價(jià)值的各種形式文件（紙質(zhì)、電子、影像等）；上級(jí)單位下發(fā)的需企業(yè)執(zhí)行的文件（不含臨時(shí)性、事務(wù)性通知）；與外部單位往來(lái)的重要函件、協(xié)議、合同等；反映企業(yè)歷史沿革、發(fā)展歷程的重要文件（如成立批文、變更登記等）。不歸檔范圍：事務(wù)性臨時(shí)通知、便條、無(wú)簽批手續(xù)的草稿；重份文件（除確需留存的外）；內(nèi)容不完整、無(wú)法辨識(shí)或已過(guò)保存期限的文件；與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)無(wú)關(guān)的私人文件。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)采用“年度—類(lèi)別—問(wèn)題”三級(jí)分類(lèi)法，具體分類(lèi)大類(lèi)代碼大類(lèi)名稱(chēng)小類(lèi)代碼小類(lèi)名稱(chēng)A綜合管理類(lèi)A1制度規(guī)范A2會(huì)議文件A3通知函件B合同協(xié)議類(lèi)B1業(yè)務(wù)合同B2合作協(xié)議C證照資質(zhì)類(lèi)C1企業(yè)證照C2行業(yè)資質(zhì)D人事行政類(lèi)D1員工管理D2培訓(xùn)考核D3行政后勤E項(xiàng)目管理類(lèi)E1立項(xiàng)文件E2過(guò)程管理E3驗(yàn)收總結(jié)五、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔操作步驟（一）文件收集（每月25日前完成）部門(mén)收集：各部門(mén)文件形成人根據(jù)歸檔范圍，及時(shí)整理當(dāng)月形成的各類(lèi)文件，保證文件齊全（如合同需包含正本、附件、審批單，會(huì)議紀(jì)要需包含簽到表、會(huì)議材料等）。部門(mén)匯總：部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人（如文員*）對(duì)本部門(mén)收集的文件進(jìn)行初步匯總，檢查文件是否填寫(xiě)完整、簽批手續(xù)是否齊全（如需簽字、蓋章的文件必須完備），對(duì)缺失的文件及時(shí)補(bǔ)充。（二）分類(lèi)整理（每月28日前完成）分類(lèi)分組：按照“年度—類(lèi)別—問(wèn)題”分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將文件分為不同大類(lèi)、小類(lèi)，每個(gè)小類(lèi)內(nèi)的文件按“重要程度—形成時(shí)間”排序（如合同類(lèi)按簽訂日期排序，會(huì)議類(lèi)按會(huì)議召開(kāi)日期排序）。組件裝訂：紙質(zhì)文件：去除金屬夾，采用左側(cè)裝訂或膠裝，對(duì)大于A4的文件按A4規(guī)格折疊，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)；電子文件：按“年度+類(lèi)別+序號(hào)”命名（如“2024-A1-001”），存儲(chǔ)格式統(tǒng)一為PDF（掃描件）或DOCX（文本文件），保證可讀性；影像文件：標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容說(shuō)明，存儲(chǔ)格式為MP4或JPG，刻錄光盤(pán)或存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器。（三）價(jià)值鑒定與期限確定（每月30日前完成）鑒定：部門(mén)負(fù)責(zé)人組織對(duì)文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，區(qū)分“永久保存”“長(zhǎng)期保存（10-30年）”“短期保存（5-10年）”三類(lèi)，具體保存期限參照《企業(yè)檔案保管期限表》（附件1）。標(biāo)注：在文件首頁(yè)右上角用鉛筆標(biāo)注保存期限，如“永久”“長(zhǎng)期（10年）”。（四）編目登記（次月5日前完成）填寫(xiě)歸檔目錄：按照《文件歸檔目錄模板》（附件2）逐項(xiàng)填寫(xiě)，內(nèi)容包括：檔號(hào)、文件題名、形成部門(mén)、形成日期、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、保存期限、備注等。檔號(hào)編制規(guī)則為“年度-大類(lèi)代碼-小類(lèi)代碼-流水號(hào)”（如“2024-A1-001”）。電子錄入：將歸檔目錄信息錄入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，電子文件（如有），保證系統(tǒng)信息與紙質(zhì)文件一致。（五）移交歸檔（次月10日前完成）填寫(xiě)交接清單：部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《文件歸檔交接清單》（附件3），注明移交部門(mén)、接收部門(mén)、移交人、接收人、文件題名、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)、份數(shù)等信息，雙方簽字確認(rèn)。實(shí)物移交：將整理好的紙質(zhì)文件（裝訂成冊(cè)）、電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)（光盤(pán)、U盤(pán)等）及交接清單一并移交至行政部檔案管理員*，檔案管理員核對(duì)無(wú)誤后在交接清單上簽字。（六）保管與利用（長(zhǎng)期執(zhí)行）入庫(kù)保管：檔案管理員將移交的檔案按分類(lèi)順序存入檔案柜，在柜外標(biāo)注“年度—類(lèi)別”標(biāo)簽，電子文件存儲(chǔ)至加密服務(wù)器，定期進(jìn)行備份（每季度一次）。借閱管理：因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人需填寫(xiě)《檔案借閱登記表》（附件4），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批（借閱重要檔案需經(jīng)行政部經(jīng)理*批準(zhǔn)），檔案管理員核對(duì)身份后提供借閱，借閱期限不超過(guò)7天，到期歸還時(shí)需檢查檔案完整性。六、核心模板表格附件1：《企業(yè)檔案保管期限表》（節(jié)選）類(lèi)別文件名稱(chēng)保管期限綜合管理類(lèi)企業(yè)章程永久綜合管理類(lèi)年度工作總結(jié)永久會(huì)議文件類(lèi)董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要永久合同協(xié)議類(lèi)房屋租賃合同長(zhǎng)期（20年）人事行政類(lèi)員工勞動(dòng)合同長(zhǎng)期（10年）項(xiàng)目管理類(lèi)重大驗(yàn)收?qǐng)?bào)告長(zhǎng)期（30年）附件2：《文件歸檔目錄》檔號(hào)文件題名形成部門(mén)形成日期頁(yè)數(shù)份數(shù)保存期限備注2024-A1-001企業(yè)行政管理制度匯編行政部2024-01-151203永久2024-B1-001辦公用品采購(gòu)合同財(cái)務(wù)部2024-02-20152長(zhǎng)期（10年）附件3：《文件歸檔交接清單》移交部門(mén)接收部門(mén)移交人接收人文件題名檔號(hào)頁(yè)數(shù)份數(shù)日期市場(chǎng)部行政部張*李*2024年第一季度工作總結(jié)2024-A2-0053012024-04-10附件4：《檔案借閱登記表》借閱人部門(mén)借閱日期歸還日期檔案題名檔號(hào)借閱事由審批人經(jīng)手人王*人事部2024-05-102024-05-15員工花名冊(cè)（2023年度）2024-D1-002辦理社保手續(xù)趙*李*七、管理要求與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）管理要求及時(shí)性：文件需在次月10日前完成歸檔，不得拖延或積壓；完整性：歸檔文件必須包含所有關(guān)聯(lián)材料（如合同需附審批單、會(huì)議紀(jì)要需附簽到表），不得遺漏；規(guī)范性：文件格式統(tǒng)一、字跡清晰、簽批手續(xù)完備，電子文件需殺毒并保證可正常打開(kāi)；安全性：涉密文件（如未公開(kāi)的合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，檔案庫(kù)房需配備防火、防潮、防盜設(shè)施，定期檢查（每季度一次）。（二）常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避問(wèn)題：文件收集不全，缺失附件或簽批手續(xù)。規(guī)避：部門(mén)負(fù)責(zé)人在文件形成時(shí)同步提醒相關(guān)人員補(bǔ)充材料，歸檔前由專(zhuān)人核對(duì)清單。問(wèn)題：分類(lèi)混亂，檔號(hào)編制錯(cuò)誤。規(guī)避：檔案管理員定期組織分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，編制《檔號(hào)編制規(guī)則手冊(cè)》，歸檔前由部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理員雙重審核。問(wèn)題：電子文件丟失或損壞。規(guī)避：電子文件需存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器，同時(shí)刻錄光盤(pán)備份，定期檢查文件可讀性。問(wèn)題：借閱檔案未及時(shí)歸還或損壞。規(guī)避：借閱時(shí)明確歸還期限，檔案管理員提