合同管理標(biāo)準(zhǔn)化流程模板合同審核及執(zhí)行指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景與范圍本指南適用于企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)合同的規(guī)范化管理，涵蓋但不限于：產(chǎn)品/服務(wù)采購(gòu)合同、銷售合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同、合作經(jīng)營(yíng)合同、租賃合同、保密協(xié)議等。適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門(mén)（如采購(gòu)部、銷售部、項(xiàng)目部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等）在合同全生命周期管理中的操作規(guī)范，保證合同從起草到歸檔各環(huán)節(jié)的合規(guī)性與可控性。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同準(zhǔn)備與起草階段業(yè)務(wù)需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作需求（如采購(gòu)物資、提供服務(wù)、開(kāi)展項(xiàng)目等），填寫(xiě)《合同需求申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量要求、履行期限、預(yù)算金額等核心要素。需求表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，啟動(dòng)合同起草流程。合同起草起草人根據(jù)需求內(nèi)容，選擇對(duì)應(yīng)類型的合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》），或參考法律法規(guī)及企業(yè)慣例擬定合同條款。合同內(nèi)容需包含以下核心要素：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表、聯(lián)系方式、地址）；合同標(biāo)的（名稱、型號(hào)規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等）；數(shù)量與質(zhì)量（明確計(jì)量單位、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方式）；價(jià)款與支付（金額、計(jì)價(jià)方式、支付條件、賬戶信息、票據(jù)類型等）；履行期限、地點(diǎn)與方式（開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間、交付地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收流程等）；雙方權(quán)利義務(wù)（明確違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等）；爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄機(jī)構(gòu)）；合同生效條件（簽字蓋章后生效、附條件生效等）。起草完成后，起草人需自查合同條款的完整性、邏輯性與合規(guī)性，保證無(wú)歧義、無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)。（二）內(nèi)部審核階段部門(mén)審核起草人將合同文本及《合同需求申請(qǐng)表》提交至業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人，審核業(yè)務(wù)需求的合理性、合同條款與業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性。審核通過(guò)后，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部進(jìn)行合法性審核。法務(wù)審核法務(wù)部重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：主體資格：合作方是否為合法存續(xù)的企業(yè)/組織，是否具備相應(yīng)的履約資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）；條款合法性：合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效或可撤銷情形；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對(duì)等，違約責(zé)任是否合理、可執(zhí)行；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示：識(shí)別合同中潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不明確、爭(zhēng)議解決方式約定不明等），并提出修改建議。法務(wù)審核通過(guò)后，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：價(jià)款合理性：價(jià)格是否符合市場(chǎng)公允價(jià)，是否在預(yù)算范圍內(nèi)；支付條件：支付節(jié)點(diǎn)、支付方式是否與企業(yè)財(cái)務(wù)制度一致，是否存在資金風(fēng)險(xiǎn)；票據(jù)要求：是否明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開(kāi)具時(shí)間及合規(guī)性；履約保證金/質(zhì)保金：是否約定保證金額度、退還條件及流程。財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，若合同涉及其他部門(mén)（如技術(shù)部、人力資源部），需同步提交相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專項(xiàng)審核（如技術(shù)參數(shù)、保密條款等）。審核意見(jiàn)反饋與修改各部門(mén)審核需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，并填寫(xiě)《合同審核意見(jiàn)表》，明確審核意見(jiàn)（如“同意”“修改后通過(guò)”“不同意”及具體修改建議）。起草人根據(jù)各部門(mén)審核意見(jiàn)修改合同文本，修改后再次提交至所有審核部門(mén)確認(rèn)，直至所有審核部門(mén)均無(wú)異議。（三）外部溝通與簽署階段與合作方協(xié)商起草人將最終審核通過(guò)的合同文本發(fā)送至合作方，就合同條款進(jìn)行溝通協(xié)商。若合作方提出修改意見(jiàn)，需同步反饋至法務(wù)部及相關(guān)部門(mén)評(píng)估，確認(rèn)無(wú)風(fēng)險(xiǎn)后進(jìn)行調(diào)整。合同文本最終確認(rèn)雙方就合同條款達(dá)成一致后，形成正式合同文本（一式X份，根據(jù)實(shí)際需求確定份數(shù)），保證文本內(nèi)容完全一致（含附件、補(bǔ)充協(xié)議等）。合同簽署企業(yè)方簽署流程：法定代表人/授權(quán)代表在合同指定位置簽字，并加蓋企業(yè)合同專用章（或公章）；授權(quán)代表簽署的，需提供《授權(quán)委托書(shū)》（明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限），作為合同附件。合作方簽署流程：要求合作方提供法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書(shū)（如需）及營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章），核對(duì)無(wú)誤后接收其簽署的合同文本。簽署完成后，企業(yè)方留存合同原件，合作方按約定份數(shù)分發(fā)，同時(shí)將合同掃描件存檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。（四）履行與跟蹤階段合同交底業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人組織合同履行交底會(huì)，向執(zhí)行團(tuán)隊(duì)（如項(xiàng)目組、采購(gòu)執(zhí)行崗）明確合同核心條款（履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任等），保證執(zhí)行人員清楚自身義務(wù)與權(quán)利。履行過(guò)程跟蹤業(yè)務(wù)部門(mén)指定專人作為合同履行跟蹤人，實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履行進(jìn)度（如交付進(jìn)度、驗(yàn)收情況、付款申請(qǐng)等），填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)完成情況及存在問(wèn)題。若出現(xiàn)履行異常（如延遲交付、質(zhì)量不合格、付款逾期等），跟蹤人需及時(shí)上報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人，并與合作方溝通協(xié)商解決方案（如催告、索賠、變更合同等），必要時(shí)啟動(dòng)爭(zhēng)議解決程序。驗(yàn)收與確認(rèn)合同標(biāo)的交付后，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收（如技術(shù)驗(yàn)收、數(shù)量驗(yàn)收、質(zhì)量驗(yàn)收），邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)（如技術(shù)部、質(zhì)檢部）參與，并填寫(xiě)《合同驗(yàn)收確認(rèn)單》，由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)。涉及質(zhì)保期的合同，需明確質(zhì)保期起算時(shí)間、質(zhì)保責(zé)任及質(zhì)保金退還條件。（五）變更、終止與歸檔階段合同變更履行過(guò)程中需變更合同內(nèi)容的（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限等），由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，變更協(xié)議需經(jīng)原審核流程（法務(wù)、財(cái)務(wù)等審核）后簽署，作為原合同附件。變更后，業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)更新《合同履行跟蹤表》及合同管理系統(tǒng)信息。合同終止合同正常終止（如履行完畢、到期）的，業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)終止事實(shí)，通知合作方，并辦理相關(guān)交接手續(xù)（如質(zhì)保金退還、資料移交等）。合同提前終止（如一方違約、不可抗力等），需根據(jù)合同約定及法律法規(guī)處理終止事宜，包括違約責(zé)任承擔(dān)、損失賠償?shù)?，并簽訂《合同終止協(xié)議》。合同歸檔合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)在10個(gè)工作日內(nèi)完成合同歸檔，歸檔材料包括：合同正本及附件（含補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議）；《合同需求申請(qǐng)表》《合同審核意見(jiàn)表》《合同履行跟蹤表》《合同驗(yàn)收確認(rèn)單》等過(guò)程性文件；合作方主體資格材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等）；與合同相關(guān)的溝通函件、會(huì)議紀(jì)要等。歸檔材料需按“一合同一檔案”原則整理，編號(hào)后移交至檔案管理部門(mén)，保存期限符合企業(yè)檔案管理規(guī)定及法律要求（如涉及訴訟的合同保存至訴訟期滿后2年）。三、配套工具模板模板一：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期合同類型業(yè)務(wù)需求描述（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、期限、預(yù)算等）：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)：簽字：日期：備注：模板二：合同審核意見(jiàn)表合同名稱合同編號(hào)審核部門(mén)審核內(nèi)容：□業(yè)務(wù)條款合理性□主體資格□合法性□財(cái)務(wù)條款□其他審核意見(jiàn)：修改建議（如有）：審核人：簽字：日期：模板三：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號(hào)履行階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間模板四：合同驗(yàn)收確認(rèn)單合同名稱合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收內(nèi)容（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）：驗(yàn)收結(jié)論：□合格□不合格（不合格說(shuō)明：）企業(yè)方驗(yàn)收人：簽字：合作方代表：簽字：備注：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)審核合作方主體資格時(shí)，需核對(duì)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等資質(zhì)文件，保證合作方在合同有效期內(nèi)具備履約能力；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療等），需驗(yàn)證合作方是否具備相應(yīng)的從業(yè)資質(zhì)，避免因資質(zhì)不全導(dǎo)致合同無(wú)效。（二）條款合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)合同條款不得違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”、非法約定等），法務(wù)審核需重點(diǎn)關(guān)注格式條款的公平性；價(jià)款、支付、違約責(zé)任等核心條款需明確、具體，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，防止履行爭(zhēng)議。（三）履行過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)需全程跟蹤合同履行進(jìn)度，發(fā)覺(jué)異常及時(shí)上報(bào)，避免因延遲處理導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大；驗(yàn)收環(huán)節(jié)需嚴(yán)格按照合同標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，留存驗(yàn)收證據(jù)（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、照片、視頻等），保證驗(yàn)收結(jié)果可追溯。（四）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)合同文本及附件需保證簽署頁(yè)完整、印章清晰，避免因簽署不規(guī)范導(dǎo)致合同效力爭(zhēng)議；歸檔材料需齊全、有序