采購管理流程規(guī)范及評估模板一、適用范圍與應(yīng)用場景二、采購全流程操作指引（一）需求發(fā)起與審批需求提報需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃或?qū)嶋H需要，填寫《采購需求申請表》，明確物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望到貨日期、預(yù)算金額及技術(shù)參數(shù)（如有）。技術(shù)復(fù)雜或金額較大的采購需附技術(shù)規(guī)格書或可行性說明。需求審核需求部門負(fù)責(zé)人對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交采購部門。采購部門重點(diǎn)審核需求與預(yù)算的匹配性、技術(shù)參數(shù)的明確性，必要時與需求部門溝通調(diào)整模糊條款。審批權(quán)限確認(rèn)根據(jù)采購金額（如：≤1萬元由部門總監(jiān)審批；1萬-5萬元由分管副總審批；＞5萬元由總經(jīng)理審批）或采購類型（如戰(zhàn)略采購需額外經(jīng)戰(zhàn)略委員會審批），逐級提交審批。審批通過后，采購部門方可啟動后續(xù)流程。（二）供應(yīng)商尋源與選擇供應(yīng)商信息收集采購部門通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價、供應(yīng)商推薦（需附推薦理由）等方式收集供應(yīng)商信息，優(yōu)先選擇已納入《合格供應(yīng)商名錄》的供應(yīng)商；新供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）、業(yè)績證明等材料。供應(yīng)商資質(zhì)初審采購部門聯(lián)合需求部門、質(zhì)檢部門對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查經(jīng)營范圍、生產(chǎn)/服務(wù)能力、質(zhì)量體系、財務(wù)狀況及商業(yè)信譽(yù)，形成《供應(yīng)商資質(zhì)評估表》，篩選出符合基本要求的候選供應(yīng)商。詢價與比價對候選供應(yīng)商進(jìn)行詢價（至少3家，特殊情況下可適當(dāng)減少但需書面說明原因），要求供應(yīng)商提供報價單（需注明含稅價、交貨期、付款條件、質(zhì)保期等）。采購部門組織比價分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，形成《采購比價分析表》，推薦最優(yōu)供應(yīng)商方案。確定供應(yīng)商與談判根據(jù)比價結(jié)果，與最終選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確價格、交付、驗(yàn)收、違約責(zé)任等條款，達(dá)成一致后簽訂《采購合同》。金額較大或復(fù)雜的采購需法務(wù)部門參與合同審核。（三）合同簽訂與執(zhí)行合同擬定與審批采購部門根據(jù)談判結(jié)果擬定《采購合同》，合同內(nèi)容需完整包括雙方信息、采購標(biāo)的、數(shù)量價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間與地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款計劃、違約責(zé)任、爭議解決條款等。合同按審批權(quán)限（參照需求審批權(quán)限）經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，加蓋公司公章及合同專用章，雙方各執(zhí)一份。訂單下達(dá)合簽訂后，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確采購細(xì)節(jié)，作為供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨及后續(xù)驗(yàn)收的依據(jù)。訂單內(nèi)容需與合同保持一致，如有變更需書面確認(rèn)。進(jìn)度跟蹤采購部門定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，對可能延期或存在質(zhì)量風(fēng)險的采購，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，保證按期交付。重大采購需每周提交《采購進(jìn)度跟蹤表》至相關(guān)部門。（四）到貨驗(yàn)收與結(jié)算到貨初步確認(rèn)供應(yīng)商送貨至指定地點(diǎn)后，需求部門或倉庫人員核對到貨清單與采購訂單是否一致（數(shù)量、規(guī)格型號），確認(rèn)外包裝完好，無破損、遺漏。質(zhì)量與數(shù)量驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收：清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量，與訂單、送貨單核對，保證無誤。質(zhì)量驗(yàn)收：需求部門或質(zhì)檢部門根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)格書）進(jìn)行檢驗(yàn)，必要時可委托第三方檢測機(jī)構(gòu)。驗(yàn)收合格后，填寫《到貨驗(yàn)收記錄表》，參與驗(yàn)收人簽字確認(rèn)；不合格的，需出具《不合格品處理通知單》，與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠事宜。發(fā)票與結(jié)算供應(yīng)商憑《到貨驗(yàn)收記錄表》開具合規(guī)發(fā)票（發(fā)票內(nèi)容需與合同、訂單一致），財務(wù)部門審核發(fā)票真實(shí)性、合規(guī)性及與驗(yàn)收記錄的匹配性后，按合同約定的付款流程（如：預(yù)付款、到付款、分期付款等）辦理結(jié)算手續(xù)。（五）采購績效評估數(shù)據(jù)收集采購部門在采購?fù)瓿珊?，收集本次采購的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，包括實(shí)際采購成本、交付準(zhǔn)時率、驗(yàn)收合格率、供應(yīng)商響應(yīng)速度、合同履約情況等。指標(biāo)評估對照《采購績效評估表》，從采購成本控制（如：成本節(jié)約率=（預(yù)算金額-實(shí)際采購金額）/預(yù)算金額×100%）、交付效率（如：準(zhǔn)時交付率=準(zhǔn)時交付批次/總采購批次×100%）、質(zhì)量達(dá)標(biāo)率（如：驗(yàn)收合格批次/總驗(yàn)收批次×100%）、供應(yīng)商管理（如：配合度、問題解決效率）等維度進(jìn)行量化評分。結(jié)果應(yīng)用評估結(jié)果作為供應(yīng)商等級調(diào)整（如A/B/C級分類，A級供應(yīng)商優(yōu)先合作，C級供應(yīng)商淘汰）、采購部門績效考核及后續(xù)采購策略優(yōu)化的重要依據(jù)。對于評估中發(fā)覺的問題，需制定改進(jìn)措施并跟蹤落實(shí)。三、核心模板表格表1：采購需求申請表申請部門申請日期需求編號物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量期望到貨日期預(yù)算金額用途說明技術(shù)參數(shù)/要求附件清單（如技術(shù)規(guī)格書）需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期采購部門審核意見簽字/日期審批意見（按權(quán)限）簽字/日期表2：供應(yīng)商資質(zhì)評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊地址經(jīng)營范圍注冊資本資質(zhì)證書名稱證書編號發(fā)證機(jī)關(guān)業(yè)績案例（近3年）質(zhì)量體系認(rèn)證認(rèn)證范圍財務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、營收情況）評估結(jié)論（合格/不合格）評估小組簽字日期表3：采購比價分析表采購項目需求編號比價日期物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商A名稱報價（元）交貨期供應(yīng)商B名稱供應(yīng)商C名稱比價結(jié)論推薦供應(yīng)商：理由：采購負(fù)責(zé)人簽字日期表4：到貨驗(yàn)收記錄表采購訂單號合同編號到貨日期物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商名稱送貨單號驗(yàn)收日期數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格說明：）質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格說明：）驗(yàn)收結(jié)論□通過□待處理□拒收參與驗(yàn)收人員需求部門：采購部門：質(zhì)檢部門（如有）：供應(yīng)商簽字日期表5：采購績效評估表采購項目采購日期完成日期供應(yīng)商名稱預(yù)算金額實(shí)際金額成本節(jié)約率準(zhǔn)時交付率驗(yàn)收合格率供應(yīng)商配合度評分（1-5分）問題響應(yīng)效率評分（1-5分）綜合得分（100分制）成本控制（30%）+交付效率（25%）+質(zhì)量（25%）+供應(yīng)商管理（20%）=評估等級□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）改進(jìn)建議評估部門簽字日期四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險提示合規(guī)性控制采購流程需嚴(yán)格遵守《_________采購法》（如適用）、《公司法》及公司內(nèi)部采購管理制度，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避審批、指定供應(yīng)商或收取回扣等違規(guī)行為。所有采購活動需留存完整書面記錄，保證可追溯。流程銜接控制需求審批未通過的采購不得啟動；供應(yīng)商資質(zhì)審核不合格的不得進(jìn)入詢價環(huán)節(jié)；驗(yàn)收不合格的物資不得入庫或結(jié)算。各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如需求審批≤2個工作日，供應(yīng)商響應(yīng)≤3個工作日），避免流程延誤影響業(yè)務(wù)。風(fēng)險防控供應(yīng)商風(fēng)險：定期對合作供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評，動態(tài)更新《合格供應(yīng)商名錄》，對出現(xiàn)質(zhì)量、交付問題的供應(yīng)商及時約談或暫停合作。合同風(fēng)險：合同條款需明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免模糊表述（如“盡快”“合理”），違約責(zé)任需具體量化（如逾期交貨每日按合同金額的0.05%支付違約金）。成本風(fēng)險：大宗或長期采購可采用招標(biāo)、框架協(xié)議等方式鎖定價格，避免市場波動影響成本；對價格異常波動需進(jìn)行專項分析并說明原因。溝通協(xié)作采購部門需與需求部門保持密切溝通，保證采購需