行政文書審核歸檔一體化流程模板一、適用范圍與場景描述本流程模板適用于各類企事業(yè)單位、社會組織內(nèi)部行政文書的規(guī)范化處理，包括但不限于請示報告、會議紀要、規(guī)章制度、通知公告、對外函件、內(nèi)部管理文件等。當涉及跨部門協(xié)作、多級審批、長期保存的行政文書時，可依托此流程實現(xiàn)從接收、審核、審批到歸檔的全過程一體化管理，保證文書處理高效、合規(guī)、可追溯，同時減少重復勞動和信息誤差。二、一體化操作流程詳解步驟1：文書接收與登記操作主體：行政部文書專員（或指定接收人）操作內(nèi)容：接收各部門提交的行政文書（紙質(zhì)版需簽字確認，電子版需通過指定內(nèi)部系統(tǒng)）；檢查文書基本要素：標題明確、內(nèi)容完整、附件齊全（如有）、提交部門及日期清晰；唯一文書編號（規(guī)則：年份-部門代碼-流水號，如“2024-XZ-001”），并在《行政文書收文登記表》中記錄編號、名稱、提交人、接收時間、緊急程度等信息。輸出結(jié)果：《行政文書收文登記表》（紙質(zhì)/電子）及帶編號的文書回執(zhí)。步驟2：初步審核（合規(guī)性與完整性核查）操作主體：行政部審核專員操作內(nèi)容：對照文書規(guī)范，檢查格式是否符合標準（字體、字號、頁邊距、標題層級等）；核查內(nèi)容邏輯是否清晰、表述是否準確，是否存在錯別字、標點符號錯誤等低級失誤；確認文書是否需附相關支撐材料（如會議議題需附議程，請示事項需附初步方案等）；對不符合要求的文書，一次性反饋修改意見至提交部門，要求在1個工作日內(nèi)完成補正；補正后重新進入審核流程。輸出結(jié)果：《行政文書審核意見表》（明確“通過”“補正后通過”或“退回”結(jié)論及具體意見）。步驟3：分部門專項審核（業(yè)務內(nèi)容把關）操作主體：涉及業(yè)務職責的部門負責人（如財務類文書由財務部經(jīng)理審核，人事類文書由人力資源部經(jīng)理審核）操作內(nèi)容：根據(jù)文書內(nèi)容涉及的業(yè)務領域，審核專業(yè)條款的合規(guī)性、可行性（如預算金額是否符合標準、制度條款是否與現(xiàn)有文件沖突等）；確認文書內(nèi)容是否對本部門工作產(chǎn)生影響，需會簽的部門需在《文書會簽單》中簽署明確意見（“同意”“需修改”“不同意”并說明理由）；多部門會簽時，由行政部協(xié)調(diào)各部門審核順序，保證在2個工作日內(nèi)完成會簽。輸出結(jié)果：《文書會簽單》（含各部門審核意見及簽字）。步驟4：領導審批（決策與終審）操作主體：按文書重要性分級審批（一般事項由分管領導審批，重大事項由總經(jīng)理/單位負責人審批）操作內(nèi)容：審核專員將審核通過及會簽完成的文書，連同《審核意見表》《會簽單》一并提交至對應領導；領導重點審核文書內(nèi)容的決策必要性、是否符合單位戰(zhàn)略方向、是否符合法律法規(guī)及上級規(guī)定；審批通過后，在《行政文書審批單》中簽署“同意”意見并簽字；需修改的，注明修改要求退回相關部門，修改后重新進入審批流程。輸出結(jié)果：《行政文書審批單》（含領導審批意見及簽字）。步驟5：文書印發(fā)與傳達（如需）操作主體：行政部文書專員操作內(nèi)容：對需正式印發(fā)的文書（如通知、制度），按審批版本排版校對，加蓋單位公章；通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄或會議形式向相關部門/人員傳達，并記錄傳達范圍及時間；電子版文書需至指定檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版按份數(shù)分發(fā)至執(zhí)行部門。輸出結(jié)果：正式印發(fā)文書及《文書傳達記錄表》。步驟6：歸檔準備與整理操作主體：行政部檔案管理員操作內(nèi)容：收集文書全流程材料（包括原稿、審核意見表、會簽單、審批單、印發(fā)稿等），保證材料完整、無遺漏；按檔案管理規(guī)定對文書進行分類（如按年度、部門、文種分類），并編制歸檔目錄；對紙質(zhì)文書進行裝訂（去除金屬夾，使用牛皮紙文件夾），電子文書統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式（加密存儲）。輸出結(jié)果：完整的歸檔材料包及《行政文書歸檔目錄》。步驟7：檔案入庫與保管操作主體：檔案管理員操作內(nèi)容：將整理好的紙質(zhì)文書移交至檔案室，按分類編號存入專用檔案柜，標注清晰標簽；電子檔案至單位檔案管理系統(tǒng)，錄入文書基本信息（編號、名稱、歸檔日期、保管期限等），設置查閱權(quán)限；定期檢查檔案存放環(huán)境（溫濕度、防火防潮設施），保證檔案安全；保管期限屆滿前，按程序鑒定銷毀或延長保管。輸出結(jié)果：入庫檔案及《檔案保管臺賬》。三、流程跟蹤與記錄表單表1：行政文書收文登記表文書編號文書名稱提交部門提交人接收時間緊急程度份數(shù)（紙質(zhì)/電子）備注2024-XZ-001關于召開年度工作研討會的通知市場部*明2024-03-01急紙質(zhì)5份/電子1份附會議議程2024-XZ-002員工考勤管理制度修訂稿人力資源部*華2024-03-02普通紙質(zhì)3份/電子1份需會簽法務部表2：行政文書審核意見表文書編號文書名稱審核環(huán)節(jié)審核人審核時間審核意見結(jié)論2024-XZ-002員工考勤管理制度修訂稿初步審核*芳2024-03-02格式規(guī)范，內(nèi)容完整，需補充“加班審批流程”具體條款（原稿第5條未明確）補正后通過2024-XZ-002員工考勤管理制度修訂稿財務部專項審核*磊2024-03-03第8條“全勤獎標準”與財務預算一致，無異議同意表3：行政文書審批單文書編號文書名稱提交部門審核人審批人審批時間審批意見2024-XZ-001關于召開年度工作研討會的通知市場部*芳（行政）*強（分管領導）2024-03-01同意于3月5日召開，請參會人員提前準備部門年度工作計劃，參會范圍擴大至各部門負責人表4：行政文書歸檔目錄檔案編號文書編號文書名稱歸檔日期保管期限存放位置（柜-層-格）電子檔案路徑2024-DG-0012024-XZ-001關于召開年度工作研討會的通知2024-03-1010年01-03-05檔案管理系統(tǒng)-2024-市場部2024-DG-0022024-XZ-002員工考勤管理制度修訂稿2024-03-15長期01-02-01檔案管理系統(tǒng)-2024-人力資源部四、執(zhí)行過程中的關鍵要點文書規(guī)范性要求：所有行政文書需使用單位統(tǒng)一模板，標題簡潔明了，內(nèi)容邏輯清晰，避免口語化表述；涉及跨部門事項的，需提前溝通并完成會簽，避免審批延誤。時效性管理：緊急文書需標注“急件”，優(yōu)先處理；各環(huán)節(jié)審核/審批時限原則上不超過1個工作日，特殊情況需提前告知行政部協(xié)調(diào)。保密與安全：涉密文書（如未公開的人事任免、財務數(shù)據(jù)）需單獨標注保密等級，按保密規(guī)定流轉(zhuǎn)和歸檔，電子檔案需加密存儲，查閱權(quán)限需經(jīng)授權(quán)。檔案完整性：歸檔