機(jī)關(guān)單位文件管理規(guī)范培訓(xùn)資料一、引言：文件管理的重要性與基本原則在機(jī)關(guān)單位的日常運(yùn)作中，文件作為承載信息、記錄工作、規(guī)范行為、傳承歷史的重要載體，其管理水平直接關(guān)系到單位工作的效率、決策的質(zhì)量乃至整體的形象。規(guī)范的文件管理，是確保政令暢通、提高行政效能、維護(hù)單位合法權(quán)益、保障信息安全的基礎(chǔ)性工作。為進(jìn)一步提升我單位文件管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，特制定本培訓(xùn)資料。全體工作人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)文件管理的重要性，自覺(jué)遵守相關(guān)規(guī)定，共同維護(hù)良好的文件管理秩序。文件管理應(yīng)遵循以下基本原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：堅(jiān)持在單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按照職責(zé)分工和權(quán)限范圍進(jìn)行分級(jí)管理。2.全程管理、規(guī)范有序：對(duì)文件的形成、流轉(zhuǎn)、保管、利用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行全過(guò)程控制，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。3.安全保密、依法利用：嚴(yán)格執(zhí)行保密法律法規(guī)，確保國(guó)家秘密、工作秘密和敏感信息的安全，同時(shí)在規(guī)定范圍內(nèi)保障文件的有效利用。4.真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)：保證文件的內(nèi)容真實(shí)可靠，各項(xiàng)要素齊全，能夠完整反映工作活動(dòng)的全貌。二、文件的起草與審核文件的起草與審核是保證文件質(zhì)量的源頭環(huán)節(jié)，必須從嚴(yán)把關(guān)。（一）文件起草基本要求1.符合政策：文件內(nèi)容必須符合黨和國(guó)家的法律法規(guī)、方針政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。2.主題明確：一文一事，中心突出，觀點(diǎn)鮮明，條理清晰。3.內(nèi)容準(zhǔn)確：數(shù)據(jù)可靠，情況屬實(shí)，引用規(guī)范，邏輯嚴(yán)密。4.表述規(guī)范：語(yǔ)言精煉、準(zhǔn)確、莊重、平實(shí)，避免使用口語(yǔ)化、隨意化或模棱兩可的詞句。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字、計(jì)量單位等使用符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。5.格式規(guī)范：按照規(guī)定的文種、格式（包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等）進(jìn)行起草。（二）文件審核程序與要點(diǎn)文件在簽發(fā)前，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核。通常實(shí)行“三審”制度（撰稿人自審、科室負(fù)責(zé)人審核、單位領(lǐng)導(dǎo)審簽）。1.審核內(nèi)容：*政治性審核：是否符合黨的理論、路線、方針、政策，是否與上級(jí)決策部署保持一致。*政策性審核：是否符合相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，政策措施是否科學(xué)、合理、可行。*文字性審核：文種使用是否恰當(dāng)，格式是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、通順，有無(wú)錯(cuò)別字、語(yǔ)病。*程序合規(guī)性審核：是否履行了必要的會(huì)議審議、征求意見(jiàn)等程序。2.審核責(zé)任：審核人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)，并在相應(yīng)的審核欄內(nèi)簽署姓名和日期。三、文件的收發(fā)與傳閱文件的收發(fā)與傳閱是文件流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到文件的時(shí)效性和安全性。（一）收文辦理1.簽收：收到外來(lái)文件（包括紙質(zhì)文件和電子文件）后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)信封（或郵件）上的收文單位、件數(shù)、份數(shù)，檢查文件是否完好無(wú)損，確認(rèn)無(wú)誤后在投遞回執(zhí)上簽字或蓋章。2.登記：對(duì)簽收的文件，應(yīng)及時(shí)在收文登記簿（或電子收文系統(tǒng)）中進(jìn)行登記，主要登記要素包括：收文日期、來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、處理情況等。3.擬辦：由辦公室（或指定的文件管理部門(mén)）根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，提出初步的辦理意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)批示參考。擬辦意見(jiàn)應(yīng)明確、具體。4.批辦：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)根據(jù)擬辦意見(jiàn)和實(shí)際情況，對(duì)文件的辦理作出明確指示，指明承辦部門(mén)、承辦人或辦理要求。5.承辦：承辦部門(mén)或承辦人應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)，及時(shí)、認(rèn)真地辦理文件內(nèi)容涉及的事項(xiàng)。對(duì)于需要回復(fù)的文件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦結(jié)并回復(fù)。6.催辦：文件管理部門(mén)應(yīng)對(duì)已交辦的文件進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件得到及時(shí)處理，防止積壓延誤。7.辦結(jié)歸檔：文件辦理完畢后，承辦人應(yīng)將文件及相關(guān)材料整理好，交回文件管理部門(mén)，由其按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核：在文件正式印制前，文件管理部門(mén)應(yīng)對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿進(jìn)行再次核對(duì)，重點(diǎn)核對(duì)簽發(fā)手續(xù)是否完備、內(nèi)容是否與簽發(fā)稿一致、格式是否規(guī)范等。2.編號(hào)：對(duì)復(fù)核無(wú)誤的文件，按照單位發(fā)文編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。3.印制：按照規(guī)定的格式、份數(shù)進(jìn)行印制，確保字跡清晰、版面整潔、裝訂規(guī)范。涉密文件應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。4.用?。涸谟≈坪玫奈募霞由w單位印章，印章應(yīng)清晰、端正，騎年蓋月。5.登記分發(fā)：對(duì)發(fā)出的文件進(jìn)行登記，并按照發(fā)送范圍和對(duì)象準(zhǔn)確、及時(shí)地分發(fā)。涉密文件和重要文件應(yīng)通過(guò)機(jī)要渠道或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)。6.歸檔：發(fā)文后，應(yīng)將文件的定稿、正本、存根及相關(guān)材料整理歸檔。（三）文件傳閱1.范圍確定：根據(jù)文件內(nèi)容和密級(jí)，嚴(yán)格控制傳閱范圍，不得隨意擴(kuò)大。2.順序合理：傳閱通常按照領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)高低或工作相關(guān)性依次進(jìn)行。3.及時(shí)迅速：傳閱文件應(yīng)及時(shí)傳遞，閱文人應(yīng)抓緊時(shí)間閱讀，不得長(zhǎng)時(shí)間滯留或橫傳。4.簽字登記：閱文人在閱讀文件后，應(yīng)在傳閱單上簽字并注明日期，以便掌握傳閱情況。5.保密要求：傳閱過(guò)程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將文件帶出規(guī)定范圍，不得隨意復(fù)制、摘抄、傳播文件內(nèi)容。6.及時(shí)收回：傳閱完畢后，文件管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件收回，防止丟失或泄密。四、文件的歸檔與保管文件歸檔與保管是文件管理的重要環(huán)節(jié)，是維護(hù)檔案完整與安全、便于日后查考利用的基礎(chǔ)。（一）文件整理與歸檔1.歸檔范圍：凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，均屬歸檔范圍。具體范圍應(yīng)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定結(jié)合本單位實(shí)際確定。2.整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.整理方法：按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》及相關(guān)檔案整理規(guī)則，對(duì)文件材料進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂。4.歸檔時(shí)限：各項(xiàng)工作中形成的文件材料，應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)整理歸檔。年度性文件材料，一般應(yīng)在次年上半年內(nèi)完成歸檔工作。（二）檔案保管1.庫(kù)房要求：檔案庫(kù)房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵等“九防”要求，配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。2.排列有序：檔案應(yīng)按照全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）等順序進(jìn)行排列上架，便于存取。3.定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)和安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案完好無(wú)損。4.專人負(fù)責(zé)：檔案保管工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，明確崗位職責(zé)，落實(shí)安全措施。（三）檔案利用1.利用原則：檔案利用應(yīng)遵循“為單位工作服務(wù)、嚴(yán)格保密、依法利用”的原則。2.利用手續(xù)：查閱檔案須履行借閱登記手續(xù)，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱和歸還日期等。查閱涉密檔案或重要檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.利用要求：查閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。檔案一般不得帶出閱檔室，確因工作需要借出的，須經(jīng)批準(zhǔn)并限期歸還。4.利用反饋：對(duì)檔案利用效果可進(jìn)行適當(dāng)跟蹤和反饋，以便更好地發(fā)揮檔案的作用。（四）檔案銷毀1.銷毀范圍：對(duì)于已超過(guò)保管期限、經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，或雖未到保管期限但已失去保存價(jià)值的特定文件材料，可按規(guī)定程序予以銷毀。2.鑒定審批：檔案銷毀前，必須由檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定，并提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀程序：銷毀檔案應(yīng)指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保將應(yīng)銷毀的檔案徹底銷毀，防止泄密。監(jiān)銷人應(yīng)對(duì)照銷毀清冊(cè)，核對(duì)無(wú)誤后，在銷毀記錄上簽字。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。五、電子文件管理隨著信息化的發(fā)展，電子文件已成為機(jī)關(guān)單位文件的重要組成部分，其管理應(yīng)與紙質(zhì)文件管理同等重視。（一）電子文件的形成與積累1.在各項(xiàng)工作中形成的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，確保其完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文件的格式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，便于長(zhǎng)期保存和利用。重要的電子文件應(yīng)同時(shí)形成紙質(zhì)備份或采用其他可靠的存儲(chǔ)方式。（二）電子文件的歸檔與保管1.電子文件歸檔應(yīng)按照規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求進(jìn)行，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.歸檔的電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的專用存儲(chǔ)介質(zhì)或服務(wù)器中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.建立健全電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全程管理和有效控制。（三）電子文件的安全與保密1.加強(qiáng)電子文件的安全管理，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加密、防病毒、防黑客攻擊等技術(shù)措施，保障電子文件不被非法訪問(wèn)、篡改或泄露。2.涉密電子文件的管理，必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，使用符合保密要求的信息設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)，嚴(yán)禁在非涉密計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中處理、存儲(chǔ)、傳輸涉密電子文件。六、涉密文件管理涉密文件管理是文件管理的重中之重，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)，確保國(guó)家秘密安全。1.密級(jí)確定：嚴(yán)格按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定，準(zhǔn)確界定文件密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密）和保密期限。2.制作管理：涉密文件的起草、印制、校對(duì)等環(huán)節(jié)，應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所和設(shè)備上進(jìn)行，嚴(yán)禁使用非涉密計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。3.收發(fā)傳遞：涉密文件的收發(fā)、傳遞必須通過(guò)機(jī)要渠道或指定專人負(fù)責(zé)，履行嚴(yán)格的登記、簽收手續(xù)，嚴(yán)禁通過(guò)普通郵寄、快遞或互聯(lián)網(wǎng)方式傳遞。4.使用保管：涉密文件應(yīng)在符合保密要求的辦公場(chǎng)所閱辦，閱后及時(shí)入柜存放。個(gè)人不得私自留存、復(fù)制、摘抄、銷毀涉密文件。涉密文件的保管應(yīng)配備專用保密柜。5.復(fù)制管理：復(fù)制涉密文件必須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)，復(fù)制件視同原件管理。6.銷毀處理：涉密文件銷毀必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，由專人負(fù)責(zé)，在指定的保密銷毀場(chǎng)所進(jìn)行，確保信息無(wú)法恢復(fù)。七、文件管理的責(zé)任與監(jiān)督1.領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：各單位主要領(lǐng)導(dǎo)是本單位文件管理工作的第一責(zé)任人，應(yīng)高度重視文件管理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全管理制度，落實(shí)管理責(zé)任。2.部門(mén)責(zé)任：辦公室（或指定的文件管理部門(mén)）是文件管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)具體組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)本單位的文件管理工作，監(jiān)督各項(xiàng)制度的落實(shí)。3.個(gè)人責(zé)任：全體工作人員都有遵守文件管理規(guī)定、愛(ài)護(hù)文件、保守文件秘密的義務(wù)。對(duì)在文件管理工作中違反規(guī)定，造成文件丟失、泄密、損壞或延誤的，應(yīng)視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責(zé)任。4.監(jiān)督檢查：?jiǎn)挝粦?yīng)定期或不定期對(duì)文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，堵塞漏洞，不斷提升文件管理水平。八、結(jié)