單位詢價合同一、合同定義單位詢價合同是企事業(yè)單位、政府機關等主體在采購貨物、服務或工程時，通過向多家潛在供應商發(fā)出詢價單，獲取報價并進行比較后，與符合采購需求且報價最優(yōu)的供應商簽訂的書面協(xié)議。其本質是一種競爭性采購合同，核心特征在于“詢價-比價-定標”的流程化操作，強調以價格為主要考量因素，同時兼顧供應商資質、履約能力等基礎條件。與公開招標相比，單位詢價合同通常適用于采購金額較小、技術規(guī)格相對簡單的項目，具有流程簡便、耗時較短、成本較低等優(yōu)勢；而與單一來源采購相比，其通過引入至少三家供應商的競爭機制，能有效避免采購過程中的壟斷風險，保障采購方的經濟利益。二、適用場景單位詢價合同的適用范圍需同時滿足項目性質、采購金額、技術復雜度三個維度的條件，具體場景包括：（一）貨物采購類通用辦公物資：如打印機、辦公桌椅、文具、電腦耗材等標準化產品，這類物資品牌型號明確、市場價格透明，供應商競爭充分，通過詢價可快速篩選出性價比最高的選項。常規(guī)生產原料：對于生產型企業(yè)而言，采購用量穩(wěn)定、質量標準統(tǒng)一的原材料（如包裝材料、基礎化工原料等）時，若單次采購金額未達到公開招標標準（通常參照《政府采購法》或企業(yè)內部采購制度，如低于50萬元人民幣），可采用詢價方式。小型設備采購：如小型檢測儀器、維修工具、辦公自動化設備等，技術參數(shù)簡單，無需復雜的方案論證，供應商能夠直接根據(jù)詢價單提供明確報價。（二）服務采購類基礎服務外包：包括單位日常保潔、綠植養(yǎng)護、文件印刷、快遞配送等服務，這類服務內容標準化程度高，服務質量可通過明確的指標（如保潔頻次、綠植存活率）進行衡量，供應商報價可比性強。短期技術支持：如計算機系統(tǒng)運維、網絡布線、小型軟件升級等技術服務，服務周期較短（通常不超過3個月），技術要求單一，無需供應商提供定制化解決方案。場地與設備租賃：如臨時會議場地租賃、展覽器材租賃、車輛租賃等，租賃需求明確（如場地面積、設備型號、租賃時長），供應商可根據(jù)需求直接報價。（三）工程類（小型項目）適用于施工工藝簡單、工程量明確的小型工程，如辦公室局部裝修（如墻面翻新、電路改造）、小型綠化工程（如單位園區(qū)草坪修剪、灌木種植）、簡易設施搭建（如自行車棚、宣傳欄）等。此類項目通常無需復雜的設計方案，施工周期短（一般不超過30天），預算金額較低，通過詢價可快速確定施工方。需注意的是，單位詢價合同不適用于以下場景：涉及國家安全或秘密的采購項目、需要高度定制化的技術或服務、采購金額超過內部招標閾值、供應商數(shù)量不足三家導致缺乏競爭等情況。三、核心要素一份規(guī)范的單位詢價合同需包含當事人信息、采購需求、價格條款、履約要求、違約責任五大核心要素，各要素的具體內容及撰寫要點如下：（一）當事人信息采購方信息：需明確單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人（或授權代表人）姓名及職務、聯(lián)系地址、聯(lián)系方式（電話、郵箱），若為政府采購項目，還需注明項目預算審批編號及采購方式備案信息。供應商信息：包括供應商全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、開戶銀行及賬號、聯(lián)系方式等，同時需附供應商資質證明文件（如營業(yè)執(zhí)照副本、相關行業(yè)許可證復印件）作為合同附件，確保供應商具備合法的經營資格和履約能力。（二）采購需求條款標的描述：需清晰界定采購標的的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準。例如，采購“A4復印紙”時，需注明品牌（如“得力”）、型號（如“70g/m2”）、數(shù)量（如“100箱”）、質量要求（如“符合GB/T18359-2009標準”）；若為服務類標的，需明確服務內容（如“辦公樓日常保潔”）、服務范圍（如“1-5層辦公區(qū)域，總面積約1000㎡”）、服務標準（如“每日清掃2次，垃圾日產日清”）。交付與履行要求：交付時間：需約定具體的交付日期或交付周期（如“合同簽訂后5個工作日內”），若為分批交付，需明確每批交付的數(shù)量及時間節(jié)點。交付地點：詳細注明貨物或服務的履行地點（如“采購方指定倉庫”“單位辦公樓3樓會議室”），涉及運輸?shù)?，需明確運輸方式（如“供應商負責汽運”）及運輸費用承擔方（通常由供應商承擔）。驗收標準：貨物類標的可依據(jù)國家標準、行業(yè)標準或詢價單中的技術參數(shù)進行驗收；服務類標的需明確驗收指標（如“設備維修后運行穩(wěn)定7天無故障”“保潔服務客戶滿意度≥95%”），驗收不合格的處理方式（如免費返工、更換貨物）也需一并約定。（三）價格條款價格是單位詢價合同的核心競爭性要素，條款需體現(xiàn)“固定性”與“明確性”：總價金額：明確合同總價款（如“人民幣58,000元整”），并注明是否包含稅費（通常需包含增值稅，稅率根據(jù)供應商納稅人身份確定，如13%或3%）、運輸費、安裝費、售后服務費等所有費用，避免后續(xù)產生額外支出爭議。價格構成：若采購標的包含多個品類，需附詳細報價明細表（作為合同附件），列明每個品類的名稱、數(shù)量、單價、小計金額，確?？們r與明細項之和一致。價格調整機制：一般情況下，單位詢價合同價格為固定價，不隨市場波動調整；若合同履行周期較長（如超過6個月）且涉及原材料價格波動較大的貨物，可約定“當主要原材料價格變動幅度超過±5%時，雙方可協(xié)商調整價格”，但需明確價格調整的觸發(fā)條件、計算方式及協(xié)商程序。（四）履約與支付條款履約保證金：為保障供應商按約履行義務，采購方可要求供應商在合同簽訂后5個工作日內提交履約保證金，金額通常為合同總價的5%-10%，合同履行完畢且驗收合格后15個工作日內無息退還。支付方式：根據(jù)采購標的性質選擇不同的支付節(jié)點：一次性支付：適用于金額較小、交付周期短的項目（如辦公文具采購），通常約定“貨物驗收合格后30個工作日內支付全部貨款”。分期支付：適用于服務周期較長或分批次交付的項目，例如“合同簽訂后支付30%預付款，服務完成50%時支付40%進度款，全部驗收合格后支付30%尾款”，需明確每筆款項的支付條件（如提供發(fā)票、驗收單）及支付期限。支付賬戶：需準確填寫供應商的銀行賬戶信息（開戶名、開戶行、賬號），避免因賬戶錯誤導致付款延誤。（五）違約責任針對雙方可能出現(xiàn)的違約情形，需明確責任承擔方式：供應商違約：逾期交付貨物或提供服務的，每逾期1日按合同總價的0.5‰支付違約金，逾期超過10日的，采購方有權解除合同并要求供應商賠償損失（如另行采購的差價）。交付貨物質量不合格或服務未達驗收標準的，供應商需在采購方通知的5個工作日內免費更換或返工，若仍未達標，采購方有權拒付相應款項并解除合同。采購方違約：逾期支付款項的，每逾期1日按應付未付金額的0.5‰支付違約金。無正當理由拒收貨物或無故解除合同的，需返還供應商已支付的履約保證金（如有），并賠償供應商實際損失（如已生產貨物的成本）。四、撰寫流程單位詢價合同的撰寫需遵循“流程前置、內容合規(guī)、權責清晰”的原則，具體步驟如下：（一）前期準備：明確采購需求與詢價文件編制確定采購需求：采購部門需聯(lián)合使用部門（如辦公室、技術部）制定詳細的采購需求清單，包括標的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、質量標準、交付時間等，確保需求具體、可量化，避免模糊表述（如“優(yōu)質辦公桌椅”應細化為“實木材質、尺寸120cm×60cm、帶抽屜”）。編制詢價單：以采購需求清單為基礎，制作標準化詢價單，內容包括詢價編號、采購項目名稱、需求詳情、報價截止時間（通常為發(fā)出詢價單后3-5個工作日）、報價方式（密封報價或郵件報價）、供應商資質要求（如營業(yè)執(zhí)照、相關許可證復印件）、報價有效期（通常為30天）等，并明確“報價單需加蓋供應商公章方為有效”。篩選供應商：通過企業(yè)供應商庫、市場調研、同行推薦等方式，選取至少三家符合資質要求的供應商，向其發(fā)出詢價單及采購需求文件，同時要求供應商在規(guī)定時間內書面回復是否參與報價。（二）中期流程：比價定標與合同起草接收與開啟報價：在報價截止時間后，采購方組織相關人員（至少2人以上）集中開啟報價文件，核對供應商資質（如是否為有效供應商、是否超出報價有效期），剔除無效報價（如未蓋章、報價明顯高于市場平均價、未響應需求條款）。比價分析：對有效報價進行橫向對比，對比維度包括報價金額、供應商資質（如注冊資本、成立年限、過往業(yè)績）、履約能力（如供貨周期、售后服務承諾）、付款條件等，以“報價最低且資質合格”為基本原則確定中標供應商（若報價最低的供應商資質或履約能力存在瑕疵，可依次順位選擇次低報價供應商）。合同起草：以詢價單、中標供應商的報價文件、采購需求清單為依據(jù)，參照單位內部合同模板（或行業(yè)通用模板）起草合同文本，確保合同內容與詢價文件、報價文件的實質性條款一致（如標的規(guī)格、價格、交付時間），不得在合同中增加詢價階段未提及的義務或限制條件（如單方面增加供應商的售后服務年限）。（三）后期簽署：審核與履約管理合同審核：起草完成的合同需依次經過采購部門負責人審核（確認采購需求與合同一致性）、法務部門審核（確認條款合法性、違約責任合理性）、單位分管領導審批（根據(jù)合同金額分級授權），審核通過后由雙方法定代表人或授權代表人簽字并加蓋單位公章（或合同專用章），合同正式生效。履約跟蹤：采購方需指定專人負責合同履約跟蹤，定期與供應商溝通進度（如“貨物生產進度”“服務實施情況”），對關鍵節(jié)點（如交付時間、驗收）進行提醒，確保供應商按約履行；同時，建立合同臺賬，記錄合同編號、供應商信息、履行狀態(tài)、支付情況等，便于后續(xù)審計與管理。五、常見問題與風險防范（一）常見問題供應商資質審核不嚴：部分采購方為縮短流程，未對參與詢價的供應商資質進行實質性審查（如營業(yè)執(zhí)照經營范圍是否包含采購標的、是否存在失信被執(zhí)行人記錄），導致中標供應商無履約能力，出現(xiàn)供貨延遲、質量不達標等問題。詢價單內容不明確：詢價單中對標的規(guī)格、質量標準、驗收要求等描述模糊（如“采購電腦一批”未注明配置參數(shù)，“服務質量良好”未定義具體標準），供應商報價時可能故意降低標準以獲取低價優(yōu)勢，履約時則以“按詢價單執(zhí)行”為由拒絕滿足實際需求。比價過程不規(guī)范：存在“人為干預比價結果”（如采購方與某供應商私下串通，要求其他供應商抬高報價）、“僅以價格為唯一標準”（忽略供應商履約能力，選擇報價最低但無同類項目經驗的供應商）等問題，導致合同履行風險。合同條款缺失：未明確約定違約責任（如僅寫“違約方承擔責任”，未說明具體違約金比例）、驗收不合格的處理方式（如未約定返工次數(shù)上限）、爭議解決方式（如協(xié)商不成時通過訴訟還是仲裁解決），發(fā)生糾紛時難以有效維權。（二）風險防范措施建立供應商準入機制：制定《供應商資質審查標準》，明確參與詢價的供應商需滿足的基本條件（如注冊資本≥50萬元、成立年限≥2年、近3年無重大違法記錄），要求供應商在報價時一并提交資質證明文件（加蓋公章的復印件），并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“中國執(zhí)行信息公開網”等平臺核查供應商信用狀況。對長期合作的供應商建立動態(tài)評價機制，根據(jù)履約情況（如供貨及時性、質量合格率）進行分級（如A級、B級、C級），優(yōu)先邀請A級供應商參與詢價，對C級供應商限制其參與資格。規(guī)范詢價單編制與發(fā)布：采用“標準化詢價單模板”，強制填寫標的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)（可附圖紙或樣品照片）、數(shù)量、質量標準（引用具體國家標準編號，如GB/T標準）、交付時間、驗收方式等核心要素，避免使用“優(yōu)質”“良好”等模糊詞匯。詢價單發(fā)出前需經采購部門負責人與使用部門負責人雙重審核，確保需求描述準確無誤；向供應商發(fā)出詢價單時，需采用書面形式（如郵件、蓋章掃描件），并要求供應商書面確認已完整接收并理解詢價內容。強化比價過程監(jiān)督：成立至少3人組成的詢價小組（包含采購、財務、使用部門人員），比價過程需形成書面記錄（《詢價比價記錄表》），列明各供應商報價、資質評分、履約能力評分等，由小組成員簽字確認并存檔，確保過程可追溯。對“低價中標”供應商進行重點審查，要求其書面說明低價的合理性（如成本控制措施、批量采購優(yōu)勢），必要時進行實地考察（如生產場地、庫存情況），防止“低價搶標-履約縮水”風險。完善合同條款與爭議解決機制：合同中需明確約定：違約責任：按逾期天數(shù)或違約金額計算違約金（如“逾期交付違約金=合同總價×0.5‰×逾期天數(shù)”），設定違約金上限（通常不超過合同總價的10%），同時約定“違約金不足以彌補實際損失的，采購方有權要求賠償損失差額”。驗收與異議處理：明確驗收流程（如“到貨后3個工作日內完成驗收”），驗收不合格的，采購方需向供應商發(fā)出書面《整改通知書》，注明不合格事項及整改期限（如“5個工作日內完成更換”），供應商逾期未