合同審查與簽訂流程規(guī)范工具包一、適用范圍與常見應(yīng)用場(chǎng)景本工具包適用于企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)合同的審查與簽訂管理，涵蓋采購、銷售、服務(wù)、租賃、合作開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)移等常見業(yè)務(wù)場(chǎng)景。無論是業(yè)務(wù)部門對(duì)外合作發(fā)起的合同，還是行政部門簽署的框架協(xié)議，均可通過本規(guī)范實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化、風(fēng)險(xiǎn)可控化。例如：采購部門與供應(yīng)商簽訂原材料采購合同時(shí)需保證質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付周期、付款條款等核心內(nèi)容無遺漏；業(yè)務(wù)部門與客戶簽訂服務(wù)合同時(shí)需明確服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任，避免后期爭(zhēng)議；法務(wù)部門對(duì)公司內(nèi)部部門間的協(xié)作合同進(jìn)行合規(guī)性審查，保證符合法律法規(guī)及公司制度要求。二、合同審查與簽訂全流程操作指引（一）合同發(fā)起與前期準(zhǔn)備需求明確業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求申請(qǐng)表》（見模板1），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、核心條款（如金額、期限、交付標(biāo)準(zhǔn)等）及特殊要求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批后啟動(dòng)合同流程。資料收集業(yè)務(wù)部門需收集合作方以下基礎(chǔ)資料，保證信息真實(shí)有效：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（加蓋公章復(fù)印件，需在有效期內(nèi)）；法定代表人身份證明（若由代理人簽約，需提供授權(quán)委托書及代理人身份證明）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品行業(yè)需《食品經(jīng)營(yíng)許可證》，建筑行業(yè)需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》等）；合作背景資料（如項(xiàng)目建議書、往來函件、會(huì)議紀(jì)要等，用于輔助理解合作意圖）。（二）合同文本起草模板選用優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），無模板時(shí)參考行業(yè)通用范本，保證框架規(guī)范。條款起草要點(diǎn)主體信息：明確雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代理人信息，避免簡(jiǎn)稱或歧義；標(biāo)的條款：清晰描述合同標(biāo)的（如產(chǎn)品名稱、型號(hào)、規(guī)格，或服務(wù)內(nèi)容、范圍），數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需可量化（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）；權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等，明確履行方式（如交付地點(diǎn)、驗(yàn)收流程）、履行期限（具體到年/月/日）；價(jià)款與支付：明確金額（大小寫一致）、幣種、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬需注明賬戶信息）、支付節(jié)點(diǎn)（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付至合同總額的70%”）；違約責(zé)任：約定具體違約情形及責(zé)任（如逾期交貨的違約金計(jì)算方式、服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的處理措施），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述；爭(zhēng)議解決：明確爭(zhēng)議解決方式（仲裁或訴訟），仲裁需注明仲裁機(jī)構(gòu)全稱，訴訟可選擇被告所在地或合同履行地法院；生效條款：明確合同生效條件（如“雙方簽字蓋章之日起生效”或“滿足特定條件后生效”）。（三）內(nèi)部多部門聯(lián)合審查合同起草完成后，需依次通過業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及管理層審查，形成“三審一簽”機(jī)制：業(yè)務(wù)部門初審起草部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審查合同內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)需求一致，標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格等商務(wù)條款是否準(zhǔn)確，合作方履約能力是否滿足要求，簽署《業(yè)務(wù)部門審查意見表》。法務(wù)部門復(fù)審法務(wù)專員*律師重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：主體合法性：合作方是否具備簽約資質(zhì)（如特許經(jīng)營(yíng)、行政許可等）；條款合規(guī)性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別：免責(zé)條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)等是否明確，是否存在法律漏洞；語言表述：條款是否清晰無歧義，避免“盡量”“原則上”等模糊詞匯。法務(wù)部門需出具《法務(wù)審查意見書》，明確“通過”“修改后通過”“不通過”及具體修改意見。財(cái)務(wù)部門會(huì)簽財(cái)務(wù)主管*會(huì)計(jì)重點(diǎn)審查：價(jià)款與支付條款是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如大額支付是否需分期、發(fā)票開具要求）；涉稅條款是否清晰（如稅率、發(fā)票類型）；履約保證金、違約金等金額是否合理，避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門簽署《財(cái)務(wù)部門會(huì)簽意見表》。（四）合同談判與條款確認(rèn)談判準(zhǔn)備法務(wù)部門牽頭，業(yè)務(wù)部門配合，梳理審查意見及合作方可能提出的修改點(diǎn)，制定談判策略，明確可讓步條款與底線。談判實(shí)施雙方就合同條款進(jìn)行協(xié)商，重點(diǎn)圍繞價(jià)格、交付時(shí)間、違約責(zé)任等爭(zhēng)議點(diǎn)達(dá)成一致。談判過程中需形成《合同談判記錄表》（見模板2），記錄談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、討論內(nèi)容及最終共識(shí)。文本修訂根據(jù)談判結(jié)果，由起草部門修訂合同文本，修訂處需雙方簽字確認(rèn)（如“修訂內(nèi)容見附件，雙方蓋章后生效”）。（五）合同審批與簽署授權(quán)最終審批根據(jù)合同金額及重要性，確定審批權(quán)限（例如：10萬元以下由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人經(jīng)理審批；10-50萬元由分管副總總審批；50萬元以上由總經(jīng)理*總審批）。審批人需確認(rèn)合同內(nèi)容與談判結(jié)果一致，無重大風(fēng)險(xiǎn)后簽署《合同簽訂審批表》（見模板3）。簽署授權(quán)經(jīng)審批通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代理人簽署。授權(quán)需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、期限及權(quán)限），代理人不得超越權(quán)限簽約。（六）正式簽訂與文件管理簽訂規(guī)范合同文本需一式多份（通常至少3份，雙方各執(zhí)1份，公司存檔1份），正本為簽字蓋章頁；雙方簽字需親筆簽名（或蓋章），公司章需為合同專用章或公章，騎縫章需加蓋所有頁面；簽訂日期需填寫實(shí)際簽署日期，與生效日期一致。文件分發(fā)合同簽訂后，由行政部門統(tǒng)一編號(hào)（如“HT-2024-X”），分發(fā)至業(yè)務(wù)部門（執(zhí)行用）、財(cái)務(wù)部門（付款用）、法務(wù)部門（存檔用）及檔案室（長(zhǎng)期保管），并做好簽收記錄。（七）合同歸檔與后續(xù)跟蹤歸檔要求合同原件需在簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，歸檔資料包括：合同正本及附件；《合同需求申請(qǐng)表》《法務(wù)審查意見書》《財(cái)務(wù)部門會(huì)簽意見表》《合同談判記錄表》《合同簽訂審批表》；合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等基礎(chǔ)資料復(fù)印件。檔案室需填寫《合同歸檔登記表》（見模板4），記錄合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、存放位置及電子檔路徑，保證可追溯。履約跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履約進(jìn)度跟蹤，定期向法務(wù)部門反饋履行情況（如交付進(jìn)度、驗(yàn)收結(jié)果、付款狀態(tài)），對(duì)違約行為及時(shí)上報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)對(duì)措施。三、實(shí)用工具模板（一）合同審查清單表審查項(xiàng)目審查內(nèi)容審查結(jié)果（√/×）修改意見審查人日期主體資格合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否有效，經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同標(biāo)的*律師2024–標(biāo)的條款標(biāo)的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量是否明確，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否可量化*經(jīng)理2024–權(quán)利義務(wù)雙方履行方式、期限是否具體，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等*律師2024–價(jià)款與支付金額大小寫是否一致，支付節(jié)點(diǎn)、方式是否清晰，涉稅條款是否明確*會(huì)計(jì)2024–違約責(zé)任違約情形、責(zé)任形式（違約金/賠償金）、計(jì)算方式是否具體*律師2024–爭(zhēng)議解決是否約定仲裁或訴訟，機(jī)構(gòu)/法院選擇是否明確*律師2024–生效條款生效條件是否合理（簽字蓋章/特定條件）*經(jīng)理2024–其他特殊條款保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力等是否根據(jù)業(yè)務(wù)需求補(bǔ)充*律師2024–（二）合同談判記錄表談判時(shí)間2024年月日14:00-17:00談判地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室我方參與人員業(yè)務(wù)經(jīng)理（業(yè)務(wù)）、法務(wù)專員（法務(wù)）、*會(huì)計(jì)（財(cái)務(wù)）合作方參與人員經(jīng)理（業(yè)務(wù)）、法務(wù)（合作方法務(wù)）談判主題關(guān)于項(xiàng)目采購合同價(jià)格及交付條款的協(xié)商討論內(nèi)容1.我方提出單價(jià)由100元/件降至95元/件，合作方同意；2.交付時(shí)間由“30日內(nèi)”調(diào)整為“收到預(yù)付款后20日內(nèi)”；3.違約金比例從0.5%調(diào)整為0.8%。分歧點(diǎn)及解決結(jié)果分歧點(diǎn)：合作方要求“驗(yàn)收合格后支付全款”，我方堅(jiān)持“驗(yàn)收合格后支付80%，質(zhì)保期滿支付20%”。解決：雙方約定“驗(yàn)收合格后7日內(nèi)支付80%，質(zhì)保期滿（6個(gè)月）后支付20%”。未決事項(xiàng)質(zhì)保期內(nèi)質(zhì)量問題處理流程需進(jìn)一步明確，由雙方技術(shù)部門對(duì)接后補(bǔ)充附件。雙方簽字確認(rèn)我方：______________________合作方：______________________（三）合同簽訂審批表合同名稱采購合同合同編號(hào)HT-2024-X合作方名稱有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同金額人民幣50萬元整履行期限2024年月-月起草部門采購部起草人*專員業(yè)務(wù)部門意見核心條款符合業(yè)務(wù)需求，合作方履約能力可保障。負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：2024–法務(wù)部門意見合同條款合法合規(guī)，風(fēng)險(xiǎn)可控，同意簽訂。負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：2024–財(cái)務(wù)部門意見價(jià)款及支付條款符合財(cái)務(wù)制度，資金安排可行。負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：2024–分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意簽訂。簽字：______________日期：2024–總經(jīng)理審批同意。簽字：______________日期：2024–（四）合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期合作方名稱金額（萬元）存放位置電子檔路徑歸檔人歸檔日期HT-2024-X采購合同2024–有限公司50檔案室-3-5D:\2024-X*助理2024–HT-2024-X服務(wù)合同2024–科技有限公司30檔案室-3-6D:\2024-X*助理2024–四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)主體風(fēng)險(xiǎn)防范嚴(yán)格審查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書原件，避免使用過期或偽造證件；簽約前核實(shí)法定代表人身份，代理人簽約時(shí)需核驗(yàn)授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、期限，需加蓋公章）。條款風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避避免使用“大概”“預(yù)計(jì)”等模糊詞匯，金額、數(shù)量、時(shí)間等需量化；違約責(zé)任條款需具體，明確違約金計(jì)算方式（如“逾期付款按每日萬分之五支付違約金”）及賠償范圍；爭(zhēng)議解決條款優(yōu)先約定公司所在地法院管轄，降低異地訴訟成本。流程風(fēng)險(xiǎn)管控嚴(yán)禁“先簽后審”或越權(quán)審批，所有合同必須完成內(nèi)部審查流程再簽訂；合同文本需經(jīng)雙方確認(rèn)最終版本，任何口頭承諾均需補(bǔ)充書面附件。履約風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控業(yè)務(wù)部