采購申請至供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)化管理工具一、工具概述與適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)化工具旨在規(guī)范企業(yè)從采購需求發(fā)起到供應(yīng)商績效評價的全流程管理，通過明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任主體及輸出成果，提升采購效率、控制采購風(fēng)險、優(yōu)化供應(yīng)商資源。適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購場景（含物料采購、服務(wù)采購等），涵蓋需求部門、采購部門、財務(wù)部門、使用部門等多角色協(xié)同，保證采購活動合規(guī)、透明、可追溯。二、全流程操作指引（一）采購需求發(fā)起與提報操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部等）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)物料補(bǔ)充、設(shè)備采購、服務(wù)外包等），填寫《采購申請單》，明確以下信息：物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求；需求數(shù)量、預(yù)計交付時間、使用場景；預(yù)算金額（需符合部門年度預(yù)算）、資金來源（如自有資金、項(xiàng)目資金等）；特殊要求（如供應(yīng)商資質(zhì)、環(huán)保認(rèn)證、交付方式等）。需求部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部。輸出成果：《采購申請單》（需求部門負(fù)責(zé)人簽字版）關(guān)鍵要點(diǎn)：需求描述需清晰、具體，避免模糊表述（如“一批辦公用品”應(yīng)明確具體品類、數(shù)量、規(guī)格）；預(yù)算金額需符合企業(yè)成本管控要求。（二）需求審核與預(yù)算確認(rèn)操作主體：采購部、財務(wù)部操作內(nèi)容：采購部收到《采購申請單》后，重點(diǎn)審核：需求是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)劃；規(guī)格參數(shù)是否明確，是否存在可替代方案；預(yù)算金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，是否存在超預(yù)算情況。對預(yù)算內(nèi)的常規(guī)采購，采購部直接審核通過；對超預(yù)算或特殊采購（如大宗物資、新業(yè)務(wù)采購），需提交至財務(wù)部復(fù)核預(yù)算，并報請分管領(lǐng)導(dǎo)（如總、總監(jiān)）審批。審核通過后，采購部向需求部門反饋審核結(jié)果，并啟動供應(yīng)商尋源流程。輸出成果：《采購需求審批表》（采購部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字版）關(guān)鍵要點(diǎn)：審核環(huán)節(jié)需杜絕“無預(yù)算采購”“重復(fù)采購”，保證需求與業(yè)務(wù)匹配。（三）供應(yīng)商尋源與初步篩選操作主體：采購部操作內(nèi)容：根據(jù)采購需求類型，通過以下方式尋源：常規(guī)采購：從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選符合條件的供應(yīng)商；新供應(yīng)商/特殊采購：通過行業(yè)推薦、公開招標(biāo)、詢價等方式拓展供應(yīng)商資源。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步資質(zhì)核查，包括：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001認(rèn)證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等，根據(jù)采購品類確定）；生產(chǎn)經(jīng)營狀況（產(chǎn)能、技術(shù)實(shí)力、供貨穩(wěn)定性）；信用記錄（是否被列入經(jīng)營異常名錄、有無法律糾紛）。剔除不符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商，形成《候選供應(yīng)商名單》（至少3家，保證競爭充分）。輸出成果：《候選供應(yīng)商名單》《供應(yīng)商資質(zhì)核查記錄》關(guān)鍵要點(diǎn)：嚴(yán)禁從《合格供應(yīng)商名錄》外直接采購特殊品類（如特種設(shè)備、危險化學(xué)品等），資質(zhì)核查需留存書面記錄。（四）供應(yīng)商評估與選定操作主體：采購部、需求部門、技術(shù)部門（如需）操作內(nèi)容：采購部向《候選供應(yīng)商名單》中的供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》，明確報價要求（含報價有效期、報價含稅/不含稅、交付周期、付款方式等）。收集供應(yīng)商報價后，組織評估小組（由采購部、需求部門、技術(shù)部門代表組成），從以下維度綜合評分（總分100分）：價格（40分）：滿足預(yù)算的前提下，取最低價得滿分，其他按比例折算；質(zhì)量（30分）：供應(yīng)商歷史質(zhì)量合格率、質(zhì)量認(rèn)證體系、樣品測試結(jié)果（如需）；交付（20分）：承諾交付時間與需求時間的匹配度、過往履約準(zhǔn)時率；服務(wù)（10分）：售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持能力、合作配合度。評估小組填寫《供應(yīng)商評估打分表》，按得分高低排序，得分最高者為推薦供應(yīng)商。對金額較大或關(guān)鍵物料的采購，需組織供應(yīng)商現(xiàn)場考察（核實(shí)產(chǎn)能、管理水平等），形成《供應(yīng)商考察報告》。采購部將評估結(jié)果、考察報告（如需）報請采購負(fù)責(zé)人審批，確定最終供應(yīng)商。輸出成果：《供應(yīng)商評估打分表》《供應(yīng)商考察報告》（如需）、《采購訂單審批表》關(guān)鍵要點(diǎn)：評估過程需客觀公正，避免主觀傾向；禁止指定供應(yīng)商，保證公平競爭。（五）采購訂單下達(dá)與確認(rèn)操作主體：采購部、供應(yīng)商操作內(nèi)容：采購部根據(jù)審批結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂《采購訂單》，明確以下條款：物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法；交付時間、地點(diǎn)、方式；付款條件（如預(yù)付款比例、到貨付款、驗(yàn)收后付款等）；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等處理方式）。《采購訂單》需經(jīng)采購負(fù)責(zé)人簽字、加蓋公司公章后，正式送達(dá)供應(yīng)商；供應(yīng)商確認(rèn)無誤后簽字回傳。采購部將《采購訂單》抄送需求部門、財務(wù)部備案。輸出成果：《采購訂單》（雙方簽字蓋章版）、《訂單回傳記錄》關(guān)鍵要點(diǎn)：訂單條款需與前期評估、詢價結(jié)果一致，避免口頭約定；重要訂單建議通過法務(wù)部門審核合同條款。（六）物料/服務(wù)交付與驗(yàn)收操作主體：供應(yīng)商、需求部門、采購部、質(zhì)量部門（如需）操作內(nèi)容：供應(yīng)商按《采購訂單》約定時間交付物料/服務(wù)，附《送貨清單》（注明物料名稱、數(shù)量、批次號等）。需求部門（或質(zhì)量部門）收到物料后，按以下流程驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對實(shí)物數(shù)量與訂單數(shù)量是否一致，短缺或超量需當(dāng)場記錄；質(zhì)量驗(yàn)收：依據(jù)訂單約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)、企業(yè)標(biāo)或圖紙要求），進(jìn)行外觀檢查、功能測試（如需），必要時送第三方檢測機(jī)構(gòu)檢測；服務(wù)驗(yàn)收：對照服務(wù)范圍、交付成果（如項(xiàng)目報告、實(shí)施方案）進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《物料/服務(wù)驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需填寫《不合格品處理單》，說明原因并反饋采購部，由采購部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或解決方案。輸出成果：《物料/服務(wù)驗(yàn)收單》（驗(yàn)收合格版）、《不合格品處理單》（驗(yàn)收不合格版）關(guān)鍵要點(diǎn)：驗(yàn)收需在物料交付后24小時內(nèi)完成（緊急采購除外），嚴(yán)禁“先使用后驗(yàn)收”；不合格品需隔離存放，避免誤用。（七）付款結(jié)算與財務(wù)對接操作主體：采購部、財務(wù)部、供應(yīng)商操作內(nèi)容：采購部收集付款憑證，包括：《采購訂單》《物料/服務(wù)驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（需與訂單信息一致）、合同（如需）。采購部核對憑證無誤后，填寫《付款申請單》，附相關(guān)單據(jù)提交財務(wù)部。財務(wù)部審核：發(fā)票真?zhèn)?、稅率是否符合?guī)定；付款條件是否滿足（如到貨付款需提供驗(yàn)收單，驗(yàn)收后付款需提供驗(yàn)收單及質(zhì)保期承諾）；金額是否與訂單、驗(yàn)收單一致。審核通過后，財務(wù)部按企業(yè)付款流程安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯），并向供應(yīng)商發(fā)送《付款通知書》。采購部更新供應(yīng)商付款記錄，同步至《供應(yīng)商檔案》。輸出成果：《付款申請單》《財務(wù)付款記錄》《付款通知書》關(guān)鍵要點(diǎn)：發(fā)票信息需與采購方名稱、稅號一致，避免發(fā)票錯誤導(dǎo)致無法抵扣；嚴(yán)禁“無單付款”“提前付款”。（八）供應(yīng)商績效評價與檔案更新操作主體：采購部、需求部門、使用部門操作內(nèi)容：每季度/半年度末，采購部組織對合作供應(yīng)商進(jìn)行績效評價，評價周期內(nèi)至少完成1次合作（新供應(yīng)商合作滿3個月后評價）。評價維度及權(quán)重：質(zhì)量（40%）：驗(yàn)收合格率、質(zhì)量問題發(fā)生率、投訴處理及時性；交付（30%）：準(zhǔn)時交貨率、訂單滿足率、應(yīng)急響應(yīng)速度；價格（20%）：報價合理性、成本控制能力、價格穩(wěn)定性；服務(wù)（10%）：溝通效率、配合度、售后服務(wù)滿意度。需求部門、使用部門根據(jù)合作體驗(yàn)填寫《供應(yīng)商績效評價表》，采購部匯總評分，確定供應(yīng)商等級：優(yōu)秀（90分及以上）：優(yōu)先合作，可增加訂單份額；合格（70-89分）：維持合作，針對不足項(xiàng)提出改進(jìn)要求；待改進(jìn)（60-69分）：限期整改，跟蹤整改效果；不合格（60分以下）：暫停合作，從《合格供應(yīng)商名錄》中剔除。采購部將評價結(jié)果、改進(jìn)要求（如需）反饋給供應(yīng)商，更新《供應(yīng)商檔案》（含資質(zhì)文件、合作記錄、評價結(jié)果等），并報采購負(fù)責(zé)人備案。輸出成果：《供應(yīng)商績效評價表》《供應(yīng)商檔案更新記錄》《供應(yīng)商改進(jìn)通知書》（如需）關(guān)鍵要點(diǎn)：評價結(jié)果需與后續(xù)合作掛鉤，避免“評價歸評價、合作歸合作”；供應(yīng)商檔案需動態(tài)更新，保證信息準(zhǔn)確。三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板（一）采購申請單申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式需求編號預(yù)算編號物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號技術(shù)參數(shù)單位需求數(shù)量預(yù)計交付時間預(yù)算單價預(yù)算總價使用場景/用途是否含稅□是□否付款方式□預(yù)付□到付□驗(yàn)收后付特殊要求（如資質(zhì)、交付方式等）需求部門負(fù)責(zé)人簽字||||||（二）供應(yīng)商評估打分表采購項(xiàng)目名稱評估日期年月日供應(yīng)商名稱聯(lián)系人評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)得分（滿分100）備注價格（40分）最低價得40分，每高于最低價1%扣1分質(zhì)量（30分）驗(yàn)收合格率100%得30分，每低5%扣5分（可附檢測報告）交付（20分）準(zhǔn)時交貨率100%得20分，每延遲1天扣2分服務(wù)（10分）響應(yīng)及時、配合度高得10分，否則酌情扣分總分評估小組簽字（三）物料/服務(wù)驗(yàn)收單驗(yàn)收部門驗(yàn)收日期年月日采購訂單號供應(yīng)商名稱物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量—————-———-—————-驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)訂單/技術(shù)協(xié)議）不合格情況說明（如適用）驗(yàn)收人簽字||需求部門確認(rèn)||||（四）供應(yīng)商績效評價表供應(yīng)商名稱評價周期年月日至年月日評價維度評分項(xiàng)權(quán)重得分（100分制）質(zhì)量驗(yàn)收合格率、質(zhì)量問題發(fā)生率40%交付準(zhǔn)時交貨率、訂單滿足率30%價格報價合理性、成本控制能力20%服務(wù)溝通效率、配合度、售后10%總分100%評價等級□優(yōu)秀（≥90分）□合格（70-89分）□待改進(jìn)（60-69分）□不合格（<60分）改進(jìn)建議需求部門評價人采購部評價人四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險提示需求審核環(huán)節(jié)：需求描述不清晰或超預(yù)算可能導(dǎo)致采購偏差，需需求部門負(fù)責(zé)人嚴(yán)格把關(guān)，保證“需求真實(shí)、預(yù)算合理”。供應(yīng)商資質(zhì)管理：嚴(yán)禁與無資質(zhì)或資質(zhì)過期的供應(yīng)商合作，尤其是涉及安全、健康、環(huán)保的品類（如食品、醫(yī)療器械、危險化學(xué)品等），資質(zhì)核查需留存原件或加蓋公章的復(fù)印件。驗(yàn)收環(huán)節(jié)：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需在訂單中明確約定，避免“模糊驗(yàn)收”；不合格品需及時處理，防止流入生產(chǎn)/使用環(huán)節(jié)，造