企業(yè)辦公設備采購申請及審批表（通用工具指南）一、適用范圍與常見使用情境本工具適用于各類企業(yè)內部辦公設備（如電腦、打印機、投影儀、辦公家具、通訊設備等）的采購申請及審批流程，具體使用場景包括但不限于：新入職員工配置：因團隊擴張或新員工入職，需為其配備基礎辦公設備（如筆記本電腦、辦公椅等）；設備老化/故障更換：現有辦公設備達到使用年限或頻繁故障維修，影響工作效率，需申請更換新設備；業(yè)務需求新增：部門承接新項目、拓展辦公區(qū)域或職能升級，需額外采購專用設備（如設計部門新增繪圖平板、會議室增加視頻會議系統等）；設備升級迭代：現有設備功能無法滿足工作需求（如內存不足、運行卡頓），需升級配置或更換更高效設備。二、全流程操作指南（一）第一步：申請人填寫采購申請表操作要點：申請人需登錄企業(yè)OA系統或《辦公設備采購申請及審批表》電子模板，如實填寫以下信息：基礎信息：申請人姓名（）、所在部門（）、申請日期（）、聯系方式（）；采購設備明細：逐項填寫需采購設備的名稱（如“聯想ThinkPadX1筆記本”）、規(guī)格型號（如“i7處理器/16G內存/512G固態(tài)硬盤”）、單位（臺/臺/套）、數量（*）、預估單價（元，需參考市場近期價格或企業(yè)采購標準）、預估總價（數量×單價）；用途說明：詳細描述設備的使用目的（如“用于設計部新員工UI設計工作，需運行PS、等設計軟件”）、使用人（如“新入職員工”）、使用部門（）；預算來源：注明采購預算所屬項目（如“年度辦公經費”“部門專項預算”）或經費編碼（*）。附件：如設備涉及特殊需求（如定制化設備、高單價設備），需附技術參數說明、比價報價單（至少2家供應商報價）或部門需求函，作為審批依據。（二）第二步：部門負責人審核操作要點：申請人填寫完成后，提交至部門負責人（*）進行線上/線下審核；審核重點：采購必要性：確認設備是否為部門工作必需，是否存在替代方案（如調配閑置設備、租賃設備）；規(guī)格合理性：核查設備規(guī)格是否符合崗位需求，是否存在過度配置（如普通文職崗位申請高端游戲本）；預算合規(guī)性：預估總價是否在部門年度預算額度內，超預算部分是否說明原因及解決方案；審核結果：同意：在“部門負責人意見”欄簽字確認，并標注“同意采購”；駁回：注明駁回理由（如“可通過閑置設備調配解決”“規(guī)格超出崗位需求”），退回申請人修改。（三）第三步：行政部門復核操作要點：部門負責人審核通過后，流轉至行政部門（*）進行復核；復核重點：庫存核查：查詢企業(yè)設備臺賬，確認是否存在同類型閑置設備可調配（如倉庫未開封的同型號打印機）；配置標準：對照《企業(yè)辦公設備配置標準》（如“經理級及以上可配置臺式電腦，普通員工優(yōu)先配置筆記本電腦”），核查設備規(guī)格是否符合標準；供應商合規(guī)性：若附件含報價單，需核查供應商是否在企業(yè)合格供應商名錄內，報價是否合理（參考歷史采購價或市場均價）；復核結果：通過：在“行政部門意見”欄簽字，并標注“同意采購，建議按流程執(zhí)行”；不通過：注明問題（如“庫存有同型號閑置設備，請優(yōu)先調配”“供應商不在名錄內，需更換”），并反饋至申請人或部門負責人。（四）第四步：財務部門審批操作要點：行政部門復核通過后，提交至財務部門（*）進行預算及資金審批；審批重點：預算額度：核查采購預算是否已納入企業(yè)年度/月度預算，未納入預算的需說明緊急情況及資金來源；付款方式：確認付款方式是否符合財務制度（如“單價超5000元需簽訂采購合同”“預付款比例不超過30%”）；成本控制：對高單價設備（如單臺超1萬元），需復核報價成本合理性，建議采用公開招標或競爭性談判方式降低成本；審批結果：同意：在“財務部門意見”欄簽字，并標注“預算充足，同意支付”；暫緩：注明“預算緊張，建議月后再申請”或“需補充成本分析報告”。（五）第五步：分管領導/總經理審批操作要點：根據采購金額分級審批：金額在元以下（如5000元）：由分管領導（*）審批；金額在元以上（如5000元）：由總經理（*）最終審批；審批重點：戰(zhàn)略匹配：采購是否與企業(yè)年度發(fā)展規(guī)劃或部門重點工作目標一致；成本效益：評估設備投入與預期工作產出的性價比；審批結果：最終批準：在“審批意見”欄簽字，并標注“同意采購，請行政部門執(zhí)行”；駁回：注明駁回理由（如“不符合年度預算規(guī)劃”“非必要采購”），流程終止。（六）第六步：采購執(zhí)行與領用登記操作要點：審批通過后，行政部門（或采購專員*）根據審批意見執(zhí)行采購：小額采購（如元以下）：可從合格供應商名錄中比價后直接采購；大額采購（如元以上）：需簽訂正式采購合同，明確交付時間、質量標準、售后服務等條款；設備到貨后，行政部門組織驗收：核對設備名稱、規(guī)格、數量是否與申請一致；測試設備功能是否正常（如電腦開機速度、打印機打印效果）；填寫《設備驗收單》（驗收人、使用人簽字確認）；驗收通過后，使用人至行政部門辦理領用手續(xù)，登記《設備領用臺賬》（包括設備編號、領用日期、使用人、存放地點等信息），并簽署《設備使用責任書》。三、辦公設備采購申請及審批表（模板）基礎信息申請人*部門申請日期*年*月*日聯系方式采購設備明細序號設備名稱1聯想ThinkPadE152HPLaserJetM404n用途說明部門新增2名員工，需配置辦公電腦1臺；現有打印機故障率高，維修成本高，申請更換新打印機預算來源2024年度部門辦公經費（預算編碼：******）審批流程審批環(huán)節(jié)審批人部門負責人審核*行政部門復核*財務部門審批*分管領導審批*備注附件：1.HP打印機報價單（供應商A：2100元，供應商B：2200元）四、使用關鍵提示與常見問題規(guī)避（一）信息真實性與完整性申請人需保證填寫的設備名稱、規(guī)格型號、數量等信息真實準確，避免因信息模糊導致采購錯誤（如“筆記本電腦”未注明型號，可能采購到不符合需求的低配置機型）；用途說明需具體，避免籠統描述（如“辦公使用”），應明確“用于崗位工作”，便于審批人判斷必要性。（二）規(guī)格與預算匹配設備規(guī)格需結合實際需求，避免“高配低用”（如普通文職崗位申請32G內存電腦），造成資源浪費；預估單價需參考市場價或歷史采購價，可通過電商平臺（如京東企業(yè)購、蘇寧易購）或供應商詢價獲取準確數據，避免預算偏差過大。（三）審批流程順序不可逆嚴格按“申請人→部門負責人→行政部門→財務部門→分管領導/總經理”順序審批，不可跳級或逆流程提交，否則審批無效；特殊緊急情況（如設備突發(fā)故障導致工作中斷），可先電話向分管領導申請，后補走審批流程，但需在申請表中注明“緊急采購”及原因。（四）設備管理與后續(xù)責任采購設備需登記至企業(yè)固定資產臺賬，由行政部門定期盤點，保證賬實相符；使用人離職或崗位調動時，需辦理設備交接手續(xù)，行政部門收回或重新調配設備，避免資產流失；設質保期內出現非人為故障，由行政部門聯系供應商維修或更換，維修費用由供應商承擔。（五）常見問題處理審批駁回后如何處理：仔