會議室使用規(guī)章制度一、制定目的與依據(jù)

第一條為規(guī)范公司會議室的使用管理，提高會議室資源利用效率，保障會議有序開展，維護良好的辦公環(huán)境，特制定本規(guī)章制度。

第二條本制度依據(jù)《公司行政管理制度》《辦公設(shè)備管理辦法》及《會議管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況制定。

第三條本制度旨在明確會議室使用的權(quán)責(zé)劃分、操作流程及管理要求，確保會議室資源得到合理配置與高效利用，為公司各項會議活動提供穩(wěn)定保障。

二、適用范圍

第四條本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的所有會議室，包括大中小型會議室、視頻會議室、洽談室等各類會議空間。

第五條本制度適用于公司各部門、全體員工及經(jīng)批準(zhǔn)使用會議室的外部訪客、合作單位人員。

第六條使用會議室涉及設(shè)備操作、環(huán)境維護、安全管理等事項，均須遵守本制度規(guī)定。

三、管理職責(zé)

第七條行政部為公司會議室的歸口管理部門，履行以下職責(zé)：

（一）負責(zé)會議室的統(tǒng)籌規(guī)劃、資源分配及日常調(diào)度；

（二）制定會議室使用規(guī)范，監(jiān)督本制度執(zhí)行情況；

（三）負責(zé)會議室設(shè)備設(shè)施的維護、保養(yǎng)及故障報修；

（四）定期檢查會議室環(huán)境安全、衛(wèi)生狀況及設(shè)備完好性。

第八條各部門為會議室使用部門，履行以下職責(zé)：

（一）嚴格按照本制度規(guī)定申請、使用及歸還會議室；

（二）負責(zé)會議期間會議室秩序維護、設(shè)備安全及環(huán)境衛(wèi)生；

（三）配合行政部開展會議室檢查與管理工作。

第九條會議室使用人為直接責(zé)任人，對會議期間會議室的使用狀況負全責(zé)，包括設(shè)備操作規(guī)范、環(huán)境整潔及安全防范等。

四、使用原則

第十條會議室使用遵循“預(yù)約優(yōu)先、按需分配、誰使用誰負責(zé)、節(jié)約資源”的原則。

第十一條預(yù)約優(yōu)先原則：各部門需提前通過公司會議室預(yù)約系統(tǒng)提交申請，按預(yù)約時段使用會議室；臨時使用需在有空閑資源的前提下，經(jīng)行政部審批后方可使用。

第十二條按需分配原則：根據(jù)會議規(guī)模、性質(zhì)及需求，合理選擇會議室類型，避免資源浪費；大型會議需提前3個工作日申請，特殊會議需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

第十三條誰使用誰負責(zé)原則：使用部門及使用人須對會議室設(shè)備、環(huán)境、安全負直接責(zé)任，會議結(jié)束后恢復(fù)會議室初始狀態(tài)。

第十四條節(jié)約資源原則：會議期間應(yīng)合理使用水電、空調(diào)及多媒體設(shè)備，杜絕長明燈、長流水等浪費現(xiàn)象；設(shè)備使用完畢須及時關(guān)閉電源。

二、預(yù)約與使用流程

2.1預(yù)約申請

(1)預(yù)約方式：員工需通過公司會議室預(yù)約系統(tǒng)提交申請。該系統(tǒng)允許用戶選擇會議室類型、日期、時間及參會人數(shù)。系統(tǒng)會實時顯示各會議室的空閑狀態(tài)，用戶可根據(jù)需求篩選。例如，小型會議可選擇洽談室，大型會議需預(yù)訂大會議室。對于外部訪客，需提前聯(lián)系行政部獲得臨時訪問碼，訪客在預(yù)約時需提供身份信息及會議目的。系統(tǒng)支持移動端和電腦端操作，確保便捷性。

(2)預(yù)約時間要求：常規(guī)會議需提前至少24小時預(yù)約，以便行政部統(tǒng)籌資源分配。緊急會議可在系統(tǒng)外通過郵件或電話申請，但必須在會議開始前2小時通知行政部，并說明緊急原因。大型會議或特殊活動，如客戶演示或培訓(xùn)，需提前3個工作日申請，并附上詳細議程和參會名單，以便行政部評估資源需求。節(jié)假日或高峰期，如季度末，建議提前一周預(yù)約，避免沖突。

(3)預(yù)約審批流程：申請?zhí)峤缓螅到y(tǒng)自動發(fā)送至部門主管審批。主管需在4小時內(nèi)確認會議必要性，若批準(zhǔn)，申請轉(zhuǎn)至行政部審核。行政部根據(jù)會議室使用規(guī)則，如“預(yù)約優(yōu)先”原則，進行分配。若時段沖突，系統(tǒng)會提示用戶調(diào)整時間或選擇替代會議室，行政部可協(xié)助協(xié)商。審批通過后，系統(tǒng)發(fā)送確認通知給申請人，包含會議室位置和設(shè)備清單。未批準(zhǔn)的申請，系統(tǒng)會說明原因并提供建議時段。

2.2使用規(guī)范

(1)設(shè)備使用：用戶在使用會議室前，應(yīng)熟悉基本設(shè)備操作，如投影儀、音響系統(tǒng)和視頻會議設(shè)備。設(shè)備使用前，需檢查功能是否正常，例如測試麥克風(fēng)音量和投影清晰度。使用中，避免隨意調(diào)整設(shè)置，以防影響會議效果。如遇設(shè)備故障，立即停止使用，報告行政部，并填寫故障報告表，描述問題細節(jié)。視頻會議設(shè)備需提前10分鐘測試連接，確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定。

(2)環(huán)境維護：會議室使用期間，用戶需保持環(huán)境整潔。會議開始前，檢查桌椅擺放是否整齊；會議中，禁止亂扔垃圾或食物殘渣；會議結(jié)束后，清理所有個人物品，如文件、水杯等，恢復(fù)桌椅原位。空調(diào)和燈光應(yīng)按需開啟，會議結(jié)束后及時關(guān)閉，避免能源浪費。行政部每日檢查，發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生問題會記錄并通知相關(guān)部門。

(3)安全規(guī)定：用戶必須遵守公司安全規(guī)定。禁止在會議室吸煙、飲酒或使用明火，以防火災(zāi)風(fēng)險。緊急情況下，如火災(zāi)或地震，需遵循疏散指示，保持通道暢通，有序撤離。貴重物品需自行保管，如有遺失，責(zé)任自負。使用人需確保會議室門鎖正常，離開時隨手關(guān)門，防止無關(guān)人員進入。

2.3會議結(jié)束流程

(1)清理與恢復(fù)：會議結(jié)束后，使用人需全面清理會議室。包括清空垃圾桶、擦拭桌面、整理椅子至初始狀態(tài)。如需特殊布置，如白板書寫或設(shè)備連接，應(yīng)在預(yù)約時注明，并在會議后恢復(fù)原狀。行政部每周抽查，未達標(biāo)者將記錄在案，并通知部門主管。對于多次違規(guī)，行政部可暫停該部門一周預(yù)約權(quán)限。

(2)設(shè)備關(guān)閉：使用人必須確保所有電子設(shè)備關(guān)閉，包括電腦、投影儀、音響、空調(diào)等。拔掉不必要的電源插頭，節(jié)約能源。視頻會議設(shè)備需正常關(guān)機，避免待機耗電。設(shè)備關(guān)閉后，檢查指示燈是否熄滅，確認完全斷電。行政部每月檢查設(shè)備耗電記錄，優(yōu)化能源管理。

(3)反饋機制：使用人可通過系統(tǒng)反饋使用體驗，如設(shè)備問題、環(huán)境建議或流程改進意見。反饋需具體描述，例如“投影儀亮度不足”或“空調(diào)溫度調(diào)節(jié)不靈敏”。行政部每月匯總反饋，分析問題根源，制定改進措施。對于違規(guī)使用，如超時未歸還或損壞設(shè)備，將根據(jù)公司規(guī)定處理，包括賠償費用或通報批評。

三、管理機制

3.1日常管理

(1)設(shè)備維護：行政部每周對會議室設(shè)備進行例行檢查，包括投影儀亮度、麥克風(fēng)靈敏度、視頻會議系統(tǒng)穩(wěn)定性等。發(fā)現(xiàn)故障立即登記并聯(lián)系維修，確保24小時內(nèi)修復(fù)。使用人發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常時，需立即停止操作并填寫《設(shè)備故障報告單》，注明故障現(xiàn)象及發(fā)生時間。維修期間，該會議室暫停預(yù)約，行政部在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)注狀態(tài)并通知已預(yù)約用戶調(diào)整場地。

(2)環(huán)境保障：每日早8:30前，保潔人員完成會議室基礎(chǔ)清潔，包括擦拭桌椅、清空垃圾、補充紙巾等?？照{(diào)溫度夏季設(shè)定為26℃，冬季20℃，避免過度制冷制熱。行政部每日巡查，記錄溫濕度數(shù)值，確保環(huán)境舒適。如遇特殊會議需求，如茶歇布置，使用人需提前24小時申請，由行政部協(xié)調(diào)資源布置。

(3)資源調(diào)配：行政部每月統(tǒng)計會議室使用率，分析高峰時段與閑置情況。對使用率低于30%的會議室，可臨時調(diào)整用途或開放為自由討論區(qū)。大型會議需提前3個工作日提交資源需求表，行政部根據(jù)參會人數(shù)、設(shè)備需求分配場地。突發(fā)會議需在系統(tǒng)外申請，行政部優(yōu)先保障客戶接待或緊急決策會議。

3.2應(yīng)急處理

(1)設(shè)備故障：會議中設(shè)備突發(fā)故障時，使用人立即啟動備用方案。例如投影儀故障時，切換至備用會議室或使用移動投屏設(shè)備。行政部接到故障報告后，10分鐘內(nèi)響應(yīng)，30分鐘內(nèi)到達現(xiàn)場處理。重要會議期間，行政部安排專人駐場支持，確保會議不受影響。故障修復(fù)后，使用人需在系統(tǒng)內(nèi)確認問題解決情況。

(2)安全事故：發(fā)生火災(zāi)時，使用人立即按下手動報警器，按疏散路線撤離，并通知行政部。行政部組織人員使用滅火器撲救初期火災(zāi)，同時撥打119。人員受傷時，由行政部陪同就醫(yī)并上報公司領(lǐng)導(dǎo)。如遇盜竊事件，使用人保護現(xiàn)場并報警，行政部調(diào)取監(jiān)控錄像協(xié)助調(diào)查。每月組織消防演練，確保員工掌握應(yīng)急流程。

(3)突發(fā)沖突：會議中發(fā)生爭執(zhí)時，使用人立即暫停會議，將雙方帶離會議室溝通。行政部接到報告后，指派調(diào)解員介入，依據(jù)公司《員工行為規(guī)范》處理。如涉及外部訪客，由行政部陪同至洽談室安撫情緒，必要時上報管理層。沖突解決后，使用人需提交《事件說明報告》，詳細記錄處理過程。

3.3監(jiān)督考核

(1)使用監(jiān)督：行政部通過監(jiān)控系統(tǒng)抽查會議室使用情況，重點檢查超時占用、設(shè)備違規(guī)操作等行為。系統(tǒng)自動記錄會議室使用時長，超過預(yù)約時間15分鐘未退場的，系統(tǒng)發(fā)送提醒短信。連續(xù)三次違規(guī)的部門，暫停預(yù)約權(quán)限一周。使用人未清理場地時，行政部拍照取證并通知部門主管。

(2)效能評估：每季度開展用戶滿意度調(diào)查，通過問卷收集設(shè)備便捷性、環(huán)境舒適度、服務(wù)響應(yīng)速度等評分。評分低于80分的會議室，納入改造計劃。行政部分析預(yù)約數(shù)據(jù)，識別高頻使用部門，優(yōu)化其專屬會議室配置。對連續(xù)三個月使用率低于20%的會議室，考慮合并或取消。

(3)責(zé)任追究：因使用人操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞的，按設(shè)備折舊價賠償。惡意破壞公共設(shè)施的，除賠償外給予通報批評。因未關(guān)閉電源造成火災(zāi)的，依法追究刑事責(zé)任。行政部建立《違規(guī)記錄臺賬》，與部門績效考核掛鉤，扣減相應(yīng)績效分數(shù)。

四、違規(guī)處理

3.1違規(guī)類型

(1)超時占用：使用人未按預(yù)約時間結(jié)束會議，導(dǎo)致后續(xù)預(yù)約無法正常使用。包括主動超時（明知預(yù)約結(jié)束時間仍拖延）和被動超時（因會議未提前結(jié)束導(dǎo)致超時）。系統(tǒng)自動記錄超時時長，超過15分鐘即視為違規(guī)。

(2)設(shè)備損壞：因操作不當(dāng)或人為因素導(dǎo)致會議室設(shè)備故障或損壞。如投影儀燈泡燒毀、麥克風(fēng)摔壞、視頻會議系統(tǒng)接口松動等。使用人未按操作指南使用設(shè)備，或未及時報告設(shè)備異常造成擴大損失。

(3)環(huán)境破壞：使用后未恢復(fù)會議室初始狀態(tài)，包括遺留垃圾、桌椅凌亂、白板未擦除、茶水潑灑未清理等。擅自移動或拆卸固定設(shè)施，如調(diào)整會議室隔斷、拆卸投影儀支架等。

(4)安全違規(guī)：在會議室吸煙、使用明火、私拉電線；存放易燃易爆物品；占用消防通道；未關(guān)閉電源導(dǎo)致設(shè)備長時間待機。會議期間發(fā)生爭吵、斗毆等擾亂秩序行為。

3.2處理流程

(1)一級違規(guī)（首次超時、輕微環(huán)境破壞）：行政部通過系統(tǒng)發(fā)送提醒短信，口頭警告使用人并記錄在案。要求立即清理場地并關(guān)閉設(shè)備。部門主管收到違規(guī)通知后需在24小時內(nèi)確認整改情況。

(2)二級違規(guī)（設(shè)備損壞、多次超時、嚴重環(huán)境破壞）：行政部發(fā)放書面警告通知，明確違規(guī)事實及整改要求。設(shè)備損壞需按維修費用賠償，金額由行政部根據(jù)設(shè)備折舊標(biāo)準(zhǔn)核定。部門主管需組織內(nèi)部培訓(xùn)，強化制度意識。

(3)三級違規(guī)（惡意破壞、重大安全事件）：行政部通報全公司，扣減部門當(dāng)月績效分數(shù)。涉及違法行為的移交安保部門或公安機關(guān)處理。造成重大損失的，使用人需承擔(dān)全部賠償責(zé)任，情節(jié)嚴重者解除勞動合同。

3.3申訴機制

(1)申訴時限：使用人收到違規(guī)處理通知后3個工作日內(nèi)，可通過系統(tǒng)提交書面申訴，說明違規(guī)情況及理由。超過時限視為放棄申訴權(quán)利。

(2)申訴處理：行政部在5個工作日內(nèi)組織調(diào)查，調(diào)取監(jiān)控錄像、設(shè)備日志等證據(jù)。必要時約談相關(guān)證人。調(diào)查結(jié)果由部門主管及行政經(jīng)理共同復(fù)核，形成最終處理意見。

(3)結(jié)果反饋：申訴處理結(jié)果通過郵件書面通知申訴人，明確維持原處理或調(diào)整處罰措施。對處理結(jié)果仍有異議的，可向公司管理層提出二次申訴，管理層在10個工作日內(nèi)給出終裁。申訴期間不停止原處罰執(zhí)行，但可暫緩執(zhí)行經(jīng)濟處罰。

五、附則

3.1制度解釋權(quán)

(1)行政部門作為本制度的歸口管理部門，擁有最終解釋權(quán)。當(dāng)制度條款在執(zhí)行過程中出現(xiàn)理解分歧或模糊地帶時，行政部門有權(quán)結(jié)合公司實際情況作出說明。

(2)各部門在執(zhí)行中遇到具體問題，可向行政部門提交書面咨詢，行政部門需在5個工作日內(nèi)給予明確答復(fù)。對于涉及跨部門的爭議，由行政部門牽頭組織相關(guān)部門協(xié)商解決。

(3)解釋說明需形成書面文件，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，確保全體員工知曉。重大解釋調(diào)整需報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。

3.2生效與修訂

(1)本制度自發(fā)布之日起正式生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。行政部門需在新制度實施前一周完成全員宣貫培訓(xùn)，確保員工充分理解。

(2)制度修訂工作每兩年進行一次，或根據(jù)實際運行情況適時啟動。修訂建議可由各部門提出，經(jīng)行政部門匯總評估后，形成修訂草案提交公司管理層審議。

(3)修訂草案需經(jīng)過為期兩周的公示期，收集員工反饋意見。公示結(jié)束后，行政部門根據(jù)反饋意見完善修訂內(nèi)容，經(jīng)總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)后發(fā)布實施。

3.3未盡事宜

(1)對于本制度未覆蓋的特殊情況，使用人需提前向行政部門申請?zhí)厥馐褂梅桨?。行政部門根據(jù)實際情況評估后，可批準(zhǔn)臨時性變通措施，但需明確適用范圍和期限。

(2)臨時性變通措施需在申請中詳細說明理由、具體方案及風(fēng)險控制措施。批準(zhǔn)后的變通措施由行政部門記錄在案，作為制度修訂的重要參考依據(jù)。

(3)對于突發(fā)性且未在制度中明確規(guī)定的事件，行政部門有權(quán)采取臨時處置措施，事后需及時向公司管理層報告事件經(jīng)過及處理結(jié)果。

3.4配套文件

(1)本制度配套發(fā)布《會議室使用申請表》《設(shè)備故障報告單》《違規(guī)處理通知書》等表單，使用人需嚴格按照表單要求填寫相關(guān)信息。

(2)配套表單的修訂需與本制度同步進行，由行政部門負責(zé)更新并發(fā)布。新增或調(diào)整的表單需在制度修訂說明中明確變更內(nèi)容。

(3)各部門可結(jié)合自身特點制定補充細則，但不得與本制度相抵觸。補充細則需報行政部門備案后方可執(zhí)行。

六、附則的補充說明

3.1附件清單

(1)表單模板：行政部需提供標(biāo)準(zhǔn)化的會議相關(guān)表單，包括《會議室使用申請表》《設(shè)備故障報告單》《違規(guī)處理通知書》等。《會議室使用申請表》應(yīng)包含會議名稱、時間、地點、參會人數(shù)、設(shè)備需求等字段，確保信息完整?！对O(shè)備故障報告單》需描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、影響范圍，并附使用人簽名。《違規(guī)處理通知書》明確違規(guī)事實、處理依據(jù)和整改要求，由行政部統(tǒng)一編號存檔。所有表單模板通過公司內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布，員工可隨時下載打印，電子版提交需使用指定格式。

(2)操作指南：為規(guī)范操作，行政部編寫《會議室使用指南》，詳細說明設(shè)備操作步驟、環(huán)境維護要求和應(yīng)急處理流程。設(shè)備操作部分包括投影儀開關(guān)、音響調(diào)節(jié)、視頻會議連接等，配以簡單圖示說明。環(huán)境維護要求強調(diào)會議后清理垃圾、整理桌椅、關(guān)閉電源的具體動作。應(yīng)急處理流程涵蓋設(shè)備故障、安全事故的應(yīng)對步驟，如故障時聯(lián)系行政部的電話和時限。指南以PDF格式存放，新員工入職時發(fā)放紙質(zhì)版，老員工可通過系統(tǒng)更新查閱。

(3)參考文件：制度執(zhí)行中需參考的輔助文件包括《公司行政管理制度》《辦公設(shè)備管理辦法》《員工行為規(guī)范》等。這些文件由行政部定期整理，確保內(nèi)容與現(xiàn)行制度一致?！豆拘姓芾碇贫取诽峁┗A(chǔ)管理框架，《辦公設(shè)備管理辦法》細化設(shè)備使用標(biāo)準(zhǔn)，《員工行為規(guī)范》約束員工行為。參考文件標(biāo)注版本號和生效日期，避免混淆。員工在遇到疑問時，可查閱文件或咨詢行政部，確保操作合規(guī)。

3.2實施指南

(1)培訓(xùn)要求：新員工入職時，行政部組織會議室使用培訓(xùn)，時長1小時，內(nèi)容包括制度解讀、表單填寫和設(shè)備實操。培訓(xùn)采用理論講解與模擬演練結(jié)合方式，例如模擬會議申請流程，讓員工練習(xí)系統(tǒng)操作。老員工每年參加一次復(fù)訓(xùn)，重點更新制度變化和新技術(shù)使用。培訓(xùn)記錄存檔，員工需簽字確認，未參加者不得使用會議室。部門主管負責(zé)監(jiān)督培訓(xùn)落實，確保全員知曉。

(2)宣傳方式：行政部通過多種渠道宣傳制度，包括公司內(nèi)網(wǎng)公告、郵件通知和部門會議。內(nèi)網(wǎng)公告發(fā)布制度全文和操作視頻，郵件通知定期發(fā)送使用提示，如高峰期預(yù)約建議。部門會議由主管強調(diào)制度重要性，結(jié)合案例說明違規(guī)后果。宣傳材料避免術(shù)語堆砌，用日常