采購合同審核及供應商管理流程通用工具模板一、應用場景與適用對象本流程模板適用于企業(yè)采購部門、法務部門及相關(guān)業(yè)務部門，在開展供應商選擇、采購合同簽訂、合同履約跟蹤及供應商績效評估等全生命周期管理場景時使用。無論是原材料采購、服務外包還是設備采購，均可通過本流程規(guī)范操作，保證采購合規(guī)性、降低風險并提升供應商合作效率。二、全流程操作步驟詳解（一）供應商準入管理目標：建立合格供應商庫，保證合作方具備合法資質(zhì)與履約能力。供應商信息收集采購專員根據(jù)采購需求，通過公開招標、行業(yè)推薦、自主尋源等渠道收集供應商信息，包括但不限于：供應商名稱、主營業(yè)務、注冊資金、聯(lián)系方式、法定代表人等基礎信息。要求供應商提供《供應商準入申請表》（見模板1）、營業(yè)執(zhí)照副本、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認證、生產(chǎn)許可證等）、過往合作案例（如有）等佐證材料。資質(zhì)與初步篩選采購部門對供應商提交的資質(zhì)文件進行合規(guī)性審查，重點核對證照有效期、經(jīng)營范圍與采購需求的匹配度、是否存在經(jīng)營異?；蚍稍V訟記錄（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢）。組織跨部門評審（如技術(shù)部門、質(zhì)量部門），從技術(shù)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨穩(wěn)定性等維度對供應商進行初步打分，篩選出3-5家候選供應商進入下一環(huán)節(jié)?，F(xiàn)場考察（如需）對候選供應商的生產(chǎn)場地、倉儲條件、工藝流程、質(zhì)量管控體系等進行實地考察，形成《供應商現(xiàn)場考察記錄》，重點核實其產(chǎn)能是否滿足采購需求、環(huán)保及安全生產(chǎn)是否符合標準?？疾烊藛T需簽字確認考察結(jié)果，作為最終準入的重要依據(jù)。供應商檔案建立通過準入審核的供應商，由采購專員錄入《合格供應商名錄》，統(tǒng)一編號管理，檔案內(nèi)容包括：資質(zhì)文件、考察記錄、合作歷史、績效評估結(jié)果等，定期更新維護。（二）采購合同審核目標：保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)責清晰，規(guī)避履約風險。合同起草與內(nèi)部初審采購專員根據(jù)采購需求與供應商洽談，擬定合同文本，明確標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、交付時間、驗收標準、付款方式、違約責任等核心條款。采購部門負責人對合同內(nèi)容的完整性、與采購需求的一致性進行初審，重點核查價格合理性、交付周期可行性。法務合規(guī)審核將初審通過的合同提交法務部門審核，法務專員重點審查：主體資格：供應商是否具備簽約主體資格，法定代表人授權(quán)是否有效；條款合法性：是否存在“霸王條款”、違反法律法規(guī)的約定（如質(zhì)量標準不明確、違約責任不對等）；風險點：知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、爭議解決方式等是否完整。法務部門出具《合同審核意見表》（見模板2），對存在問題的條款提出修改建議，采購專員與供應商溝通調(diào)整后再次提交審核?？绮块T會簽涉及技術(shù)、質(zhì)量、財務等部門的專業(yè)條款，需組織會簽：技術(shù)部門：確認技術(shù)參數(shù)、驗收標準是否符合生產(chǎn)需求；質(zhì)量部門：確認質(zhì)量檢測方法、不合格品處理流程；財務部門：確認付款方式、稅務條款、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）是否符合財務制度。各部門會簽完成后，形成《合同會簽記錄表》，由采購部門匯總審核意見。合同審批與簽訂采購部門將最終版合同及全套審核資料提交至公司管理層（如采購總監(jiān)、總經(jīng)理）履行審批程序，審批權(quán)限根據(jù)合同金額及重要性劃分（如金額10萬元以上需總經(jīng)理審批）。審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表與供應商正式簽訂合同，雙方各執(zhí)正本，掃描件同步錄入采購管理系統(tǒng)存檔。（三）合同執(zhí)行與履約跟蹤目標：保證合同條款落地，及時解決履約過程中的問題。訂單下達與交付跟蹤采購專員根據(jù)合同約定，向供應商下達《采購訂單》，明確批次、交付時間、地點等細節(jié)。供應商發(fā)貨后，采購專員通過物流系統(tǒng)跟蹤貨物狀態(tài)，預計交付前3個工作日通知倉庫、質(zhì)量部門做好收貨準備。驗收與入庫貨物送達后，由倉庫部門核對數(shù)量、外觀，質(zhì)量部門按合同約定的標準進行檢驗（如抽樣檢測、功能測試），填寫《貨物驗收單》（見模板3），驗收合格方可入庫；不合格品需及時反饋采購部門，啟動退換貨或索賠流程。履約問題處理履約過程中如出現(xiàn)延遲交付、質(zhì)量不符等問題，采購專員需第一時間與供應商溝通，要求其出具書面整改方案，明確解決時限；涉及違約責任的，按合同約定執(zhí)行（如扣除違約金、終止合作）。重大問題（如影響生產(chǎn)進度）需上報采購部門負責人，組織跨部門會議制定應對措施，保證生產(chǎn)不受影響。付款申請供應商完成交付且驗收合格后，采購專員收集《驗收單》《發(fā)票》等憑證，提交財務部門審核；財務部門核對合同條款與付款條件無誤后，按流程辦理付款手續(xù)。（四）供應商績效評估目標：量化供應商表現(xiàn)，優(yōu)化供應商結(jié)構(gòu)，提升合作質(zhì)量。評估周期與指標每季度/每年對合作中的供應商進行績效評估，評估指標包括：質(zhì)量維度：產(chǎn)品合格率、質(zhì)量問題整改及時率；交付維度：準時交付率、訂單滿足率；服務維度：響應速度、溝通配合度；成本維度：價格穩(wěn)定性、成本優(yōu)化貢獻。評估實施與反饋采購部門牽頭，聯(lián)合質(zhì)量、生產(chǎn)、倉庫等部門收集供應商數(shù)據(jù)，填寫《供應商績效評估表》（見模板4），計算綜合得分（如質(zhì)量占40%、交付占30%、服務占20%、成本占10%）。評估結(jié)果分為優(yōu)秀（90分以上）、合格（70-89分）、待改進（60-69分）、不合格（60分以下）四個等級，形成《供應商績效評估報告》反饋給供應商，優(yōu)秀供應商給予合作傾斜，待改進供應商需提交整改計劃。供應商動態(tài)管理連續(xù)兩次評估不合格的供應商，啟動清退流程，將其從《合格供應商名錄》中移除；優(yōu)秀供應商可納入“戰(zhàn)略供應商”名單，優(yōu)先參與后續(xù)采購項目；定期補充新供應商，保證合格供應商庫的活力與競爭力。三、核心工具表格模板模板1：供應商準入申請表申請單位名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人及職務主營業(yè)務注冊資本供應產(chǎn)品/服務清單歷史合作客戶（3家以上）提交資質(zhì)文件清單□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)□體系認證□其他：________供應商自述優(yōu)勢采購部門初審意見負責人簽字：______日期：______法務部門審核意見負責人簽字：______日期：______總經(jīng)理審批意見簽字：______日期：______模板2：合同審核意見表合同編號合同名稱供應商名稱審核環(huán)節(jié)□采購初審□法務審核□部門會簽審核人：______審核意見（可附頁）修改后條款確認最終審核結(jié)論□通過□修改后通過□不通過審核人簽字：______審核日期模板3：貨物驗收單合同編號采購訂單號驗收日期標的物名稱規(guī)格型號數(shù)量供應商名稱送貨單號驗收地點驗收項目驗收標準實際結(jié)果（如：外觀、尺寸、功能）（如：無劃痕、±1%、運行穩(wěn)定）驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格原因：________）參驗人員簽字倉庫：______質(zhì)量：______采購：______模板4：供應商績效評估表供應商名稱評估周期合同編號評估維度評估指標權(quán)重（%）質(zhì)量管理產(chǎn)品合格率40質(zhì)量問題整改及時率交付能力準時交付率30訂單滿足率服務配合響應速度（24小時內(nèi)反饋）20溝通配合度成本控制價格穩(wěn)定性10成本優(yōu)化貢獻綜合得分100等級評定□優(yōu)秀□合格□待改進□不合格改進建議（如有）評估部門簽字采購：______質(zhì)量：______生產(chǎn)：______日期：______四、關(guān)鍵執(zhí)行要點提示合規(guī)性優(yōu)先：供應商資質(zhì)審核、合同條款簽訂必須嚴格遵循《_________民法典》《招標投標法》等法律法規(guī)，避免因程序不合規(guī)導致法律風險。信息同步：采購、法務、質(zhì)量、倉庫等部門需建立信息共享機制，保證供應商準入、合同審核、驗收等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)實時更新，避免信息孤島。風險預警：對供應商履約