行政公文處理流程通用指導(dǎo)手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在規(guī)范行政公文處理全流程，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)高效、規(guī)范、安全，提升行政工作效率與質(zhì)量。手冊(cè)內(nèi)容涵蓋公文處理的核心環(huán)節(jié)、操作要求及標(biāo)準(zhǔn)表單，適用于各部門(mén)日常行政公文管理工作。一、適用范圍與工作場(chǎng)景本手冊(cè)適用于公司/單位內(nèi)部各類(lèi)行政公文的處理，包括但不限于：通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函、紀(jì)要等。具體工作場(chǎng)景包括：部門(mén)間工作部署與協(xié)調(diào)；重要事項(xiàng)請(qǐng)示與批復(fù)；會(huì)議記錄與決議傳達(dá)；規(guī)章制度發(fā)布與執(zhí)行；跨單位公務(wù)往來(lái)函件；需要書(shū)面留痕的行政事項(xiàng)。二、公文處理全流程操作指引（一）擬稿階段責(zé)任主體：由事項(xiàng)發(fā)起部門(mén)經(jīng)辦人擬稿，部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)內(nèi)容負(fù)直接審核責(zé)任。操作步驟：（1）明確公文主題、目的及核心內(nèi)容，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，符合國(guó)家法律法規(guī)及單位規(guī)章制度。（2）按公文格式規(guī)范（字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等）起草，標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，概括公文核心內(nèi)容；主送機(jī)關(guān)需明確具體接收部門(mén)/單位；抄送機(jī)關(guān)根據(jù)需要列明。（3）涉及跨部門(mén)事項(xiàng)的，需提前與相關(guān)部門(mén)溝通并達(dá)成一致，必要時(shí)附部門(mén)會(huì)簽意見(jiàn)。（4）附件材料（如數(shù)據(jù)報(bào)表、支撐文件等）需與內(nèi)容關(guān)聯(lián)，并在末尾注明附件名稱(chēng)及份數(shù)。輸出成果：形成《公文擬稿單》（含及附件電子版、紙質(zhì)版）。（二）審核階段責(zé)任主體：部門(mén)負(fù)責(zé)人（初審）→辦公室/綜合管理部（復(fù)審）→分管領(lǐng)導(dǎo)（終審，根據(jù)公文重要性確定）。操作步驟：（1）初審：部門(mén)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合部門(mén)職責(zé)、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、附件是否齊全、與其他部門(mén)是否已會(huì)簽通過(guò)。（2）復(fù)審：辦公室/綜合管理部重點(diǎn)審核公文格式規(guī)范性（文號(hào)、標(biāo)題、主送/抄送機(jī)關(guān)、字體排版等）、行文邏輯是否清晰、是否符合公文處理基本規(guī)定。（3）終審：分管領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合單位整體戰(zhàn)略、決策依據(jù)是否充分、是否需提請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)審閱（重大事項(xiàng)）。輸出成果：審核人需在《公文審核單》簽署明確意見(jiàn)（如“同意印發(fā)”“修改后重報(bào)”等），審核不通過(guò)的，需注明修改要求并退回?cái)M稿部門(mén)。（三）簽發(fā)階段責(zé)任主體：根據(jù)公文重要性確定簽發(fā)人，一般事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重大事項(xiàng)（如涉及單位重大決策、人事任免、資金審批等）需由單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。操作步驟：（1）審核通過(guò)的公文，由辦公室/綜合管理部按簽發(fā)層級(jí)順序呈報(bào)簽發(fā)人。（2）簽發(fā)人需認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后簽署姓名及日期（電子簽章需符合單位規(guī)定），對(duì)公文內(nèi)容負(fù)最終責(zé)任。（3）簽發(fā)后的公文不得擅自修改，確需修改的需重新履行審核簽發(fā)流程。輸出成果：形成正式簽發(fā)公文，標(biāo)注“簽發(fā)人”信息及簽發(fā)日期。（四）復(fù)核與登記階段責(zé)任主體：辦公室/綜合管理部文秘人員。操作步驟：（1）復(fù)核公文簽發(fā)手續(xù)是否完備（審核人、簽發(fā)人是否齊全）、文號(hào)是否唯一、格式是否符合規(guī)范，核對(duì)無(wú)誤后進(jìn)行公文登記。（2）在《公文處理登記臺(tái)賬》中記錄公文文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)（如涉密）、主送/抄送機(jī)關(guān)、擬稿部門(mén)、簽發(fā)人、處理狀態(tài)（如“待印發(fā)”“已印發(fā)”）等信息，保證公文全程可追溯。輸出成果：《公文處理登記臺(tái)賬》（電子版+紙質(zhì)版）。（五）繕印與用印階段責(zé)任主體：辦公室/綜合管理部（繕印）→辦公室負(fù)責(zé)人（用印審批）。操作步驟：（1）繕印：根據(jù)公文緊急程度和密級(jí)確定繕印方式（普通打印、涉密文件需在指定保密設(shè)備打印），核對(duì)公文內(nèi)容與簽發(fā)稿一致后印制，保證字跡清晰、排版整潔。（2）用印：用印前需核對(duì)公文內(nèi)容與簽發(fā)稿是否一致，檢查《公文用印審批單》（含文號(hào)、標(biāo)題、用印事由、簽發(fā)人等信息），由辦公室負(fù)責(zé)人審批后，在指定位置（如落款處）加蓋單位公章或合同專(zhuān)用章（涉密文件需按保密規(guī)定用?。］敵龀晒杭由w公章的正式公文紙質(zhì)版（按需印制份數(shù)）。（六）分發(fā)階段責(zé)任主體：辦公室/綜合管理部文秘人員。操作步驟：（1）根據(jù)主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)范圍，確定公文分發(fā)對(duì)象，涉密公文需通過(guò)機(jī)要渠道或?qū)Ｈ诉f送，普通公文可通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件或現(xiàn)場(chǎng)送達(dá)。（2）分發(fā)時(shí)需填寫(xiě)《公文分發(fā)登記表》，記錄文號(hào)、標(biāo)題、分送單位/部門(mén)、份數(shù)、簽收人及簽收日期，保證分發(fā)留痕。（3）緊急公文需標(biāo)注“特急”字樣，優(yōu)先處理并跟蹤簽收情況；需回執(zhí)的公文，應(yīng)在簽收后要求接收方及時(shí)反饋。輸出成果：《公文分發(fā)登記表》+已分發(fā)的正式公文。（七）歸檔階段責(zé)任主體：辦公室/綜合管理部檔案管理員，擬稿部門(mén)配合。操作步驟：（1）公文辦理完畢后，由檔案管理員收集正本、附件、《公文擬稿單》《公文審核單》《公文用印審批單》《公文分發(fā)登記表》等全套材料，保證材料完整、無(wú)遺漏。（2）按年度、文號(hào)、類(lèi)別（如通知、報(bào)告等）對(duì)公文進(jìn)行分類(lèi)、排序、編頁(yè)，編制《公文歸檔清單》，標(biāo)注歸檔號(hào)、文件標(biāo)題、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等信息。（3）紙質(zhì)公文需裝入檔案盒，標(biāo)注檔案號(hào)；電子公文需存儲(chǔ)在指定服務(wù)器或檔案管理系統(tǒng)，定期備份，保證電子檔案安全可讀。（4）涉密公文需按保密規(guī)定單獨(dú)歸檔，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批流程。輸出成果：《公文歸檔清單》+紙質(zhì)/電子檔案（按規(guī)范整理存檔）。三、公文處理常用表單模板表單1：公文擬稿單文件標(biāo)題文號(hào)密級(jí)（□普通□機(jī)密?秘密）主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)擬稿部門(mén)擬稿人聯(lián)系方式內(nèi)容：（附頁(yè)可另附）附件：1.2.3.部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：簽名：日期：辦公室審核意見(jiàn)：簽名：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見(jiàn)：簽名：日期：表單2：公文分發(fā)登記表文號(hào)標(biāo)題密級(jí)分送單位/部門(mén)份數(shù)簽收人簽收日期備注表單3：公文歸檔清單歸檔號(hào)文件標(biāo)題文號(hào)密級(jí)頁(yè)數(shù)歸檔日期經(jīng)手人備注四、公文處理規(guī)范要點(diǎn)（一）格式規(guī)范公文標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋體字，居中排列；用三號(hào)仿宋體字，行距28磅，首行縮進(jìn)2字符；一級(jí)標(biāo)題用黑體字，二級(jí)標(biāo)題用楷體字，三級(jí)標(biāo)題仿宋體字加粗。文號(hào)由“單位代字〔年份〕序號(hào)號(hào)”組成（如“公司辦〔2024〕5號(hào)”），年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，不編虛位。落款為單位全稱(chēng)，成文日期以簽發(fā)日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年3月15日”）。（二）時(shí)限要求一般公文應(yīng)在受理后3個(gè)工作日內(nèi)處理完畢；緊急公文（標(biāo)注“特急”）應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)處理完畢，保證時(shí)效性。涉及跨部門(mén)協(xié)調(diào)的公文，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)，避免延誤。（三）涉密管理涉密公文需在指定涉密計(jì)算機(jī)上起草、存儲(chǔ)和傳輸，嚴(yán)禁通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)郵箱、社交軟件傳遞。涉密公文印制需在保密室進(jìn)行，廢頁(yè)、廢件需當(dāng)場(chǎng)銷(xiāo)毀；分發(fā)時(shí)需由專(zhuān)人遞送，簽收人需核對(duì)涉密標(biāo)識(shí)。（四）電子公文處理電子公文需使用單位統(tǒng)一指定的辦公系統(tǒng)或電子簽章平臺(tái)，保證電子簽章合法有效。電子公文應(yīng)與紙質(zhì)公文同步歸檔，定期檢查電子檔案的完整性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（五）退文與修改審核未通過(guò)的公文，需由辦公室/綜合管理部書(shū)面通知擬稿部門(mén)修改原因，擬稿部門(mén)應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交審核。修改后的公文需重新履行審核簽發(fā)流程，不得在原簽發(fā)稿上直接涂改。（六）責(zé)任追溯公文處理各環(huán)節(jié)責(zé)任人對(duì)本環(huán)節(jié)工