公司文件檔案管理制度范例第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司文件檔案的全生命周期管理，保證文件資料的完整性、安全性、可追溯性，提高檔案利用效率，防范信息泄露風險，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門、各子公司在文件形成、辦理、歸檔、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的管理活動，涵蓋紙質(zhì)檔案與電子檔案兩類載體。第三條基本原則檔案管理遵循“集中統(tǒng)一、分級負責、規(guī)范有序、安全保密”的原則，保證檔案管理責任到人、流程清晰、標準統(tǒng)一。第二章管理機構(gòu)與職責第四條管理機構(gòu)公司設(shè)立檔案管理領(lǐng)導小組，由總經(jīng)理某任組長，分管行政副總某、各部門負責人為成員，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作。檔案管理部作為日常執(zhí)行部門，設(shè)專職檔案管理員某1名，各部門設(shè)兼職檔案員某1名（由部門內(nèi)勤或指定人員兼任）。第五條職責分工檔案管理領(lǐng)導小組：審批檔案管理制度、年度工作計劃，協(xié)調(diào)解決檔案管理重大問題。檔案管理部：制定檔案管理細則，組織開展檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作，監(jiān)督各部門檔案管理執(zhí)行情況，負責檔案庫房及設(shè)施設(shè)備管理。兼職檔案員：負責本部門文件的形成、收集、初步整理，定期向檔案管理部移交檔案，協(xié)助開展檔案借閱、利用等工作。全體員工：按本制度要求規(guī)范文件處理，保證文件材料齊全、規(guī)范，及時移交歸檔。第三章文件分類與編號規(guī)則第六條文件分類文件按“部門-年度-類別-載體”四級分類法進行劃分，具體類別行政管理類：包括公司章程、制度、會議紀要、公文、印章管理等文件；人力資源管理類：包括招聘、培訓、勞動合同、薪酬績效、離職文件等；財務(wù)管理類：包括財務(wù)報告、審計報告、稅務(wù)文件、合同、發(fā)票等；業(yè)務(wù)管理類：包括項目立項、合同、客戶資料、市場調(diào)研、招投標文件等；科技研發(fā)類：包括研發(fā)項目計劃、技術(shù)方案、專利申請、成果鑒定等；其他類：未納入上述類別的其他重要文件。第七條文件編號文件采用“部門代碼-年份-類別代碼-流水號”的編號規(guī)則，示例：部門代碼：用兩位大寫拼音首字母表示（如行政部“XZ”、財務(wù)部“CW”）；年份：文件形成年度（如“2023”）；類別代碼：用兩位數(shù)字表示（如行政管理類“01”、人力資源管理類“02”）；流水號：按文件形成順序編3位數(shù)字（從“001”起）。完整示例：行政部2023年第1號會議紀可編號為“XZ-2023-01001”。第四章文件歸檔管理流程第八條文件形成與收集文件形成：各部門在文件辦理過程中，需保證內(nèi)容完整、字跡清晰（紙質(zhì)文件需用碳素墨水或簽字筆書寫，電子文件需為PDF、Word等通用格式）、手續(xù)完備（如簽字、蓋章齊全）。收集范圍：包括文件正本、附件、審批單、電子版文件及關(guān)聯(lián)材料（如會議紀要需附參會人員簽到表）。收集時限：文件辦理完畢后3個工作日內(nèi)，由經(jīng)辦人將材料交部門兼職檔案員。第九條初步整理兼職檔案員收到文件后，按以下步驟整理：檢查核對：檢查文件是否齊全、手續(xù)是否完備，對缺失或不符合要求的文件退回經(jīng)辦人補充完善。分類排序：按文件類別編號規(guī)則對文件排序，紙質(zhì)文件按“批復–附件”順序裝訂（左側(cè)裝訂，超過20頁需加裝卷皮），電子文件按編號命名后存放至指定文件夾。填寫清單：填寫《文件歸檔交接清單》（詳見附錄1），注明文件名稱、編號、份數(shù)、形成日期、經(jīng)辦人等信息。第十條移交歸檔移交時間：每季度最后一個月25日前，兼職檔案員將整理好的檔案（紙質(zhì)+電子）移交至檔案管理部。移交流程：（1）雙方共同清點核對文件數(shù)量及內(nèi)容，確認無誤后在《文件歸檔交接清單》上簽字；（2）檔案管理員*某在接收后1個工作日內(nèi)完成檔案登記，并將電子檔案至公司檔案管理系統(tǒng)；（3）《文件歸檔交接清單》一式兩份，檔案管理部、移交部門各執(zhí)一份。第五章文件借閱與使用管理第十一條借閱權(quán)限內(nèi)部借閱：員工因工作需要借閱檔案，需經(jīng)部門負責人某審批；借閱跨部門檔案需經(jīng)檔案管理部負責人某審批。外部借閱：外部單位（如客戶、審計機構(gòu)）借閱檔案，需經(jīng)總經(jīng)理*某批準，并簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》（詳見附錄2）。涉密檔案：涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)的檔案，借閱需經(jīng)總經(jīng)理*某書面批準，且僅限在工作場所查閱，不得帶離。第十二條借閱流程提交申請：借閱人填寫《文件借閱申請表》（詳見附錄3），注明借閱文件名稱、編號、用途、借閱期限、歸還日期等信息。審批流轉(zhuǎn)：按權(quán)限逐級審批（部門負責人→檔案管理部負責人→總經(jīng)理），審批通過后交檔案管理員。檔案調(diào)?。簷n案管理員核對審批手續(xù)及借閱人身份，調(diào)取檔案并辦理登記，借閱人簽字領(lǐng)取。歸還檢查：借閱期限一般不超過7個工作日，到期需續(xù)借的，需提前2天重新申請；歸還時，檔案管理員檢查文件完整性（無涂改、損缺、抽頁），確認無誤后注銷借閱記錄，電子檔案需在檔案管理系統(tǒng)中完成“歸還”操作。第十三條借閱要求借閱人需妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復制、拆散、勾畫、涂改；確需復制的，需經(jīng)檔案管理部負責人批準，并由檔案管理員負責復印，復印件加蓋“檔案專用章”。涉密檔案嚴禁復制，借閱期間需全程接受檔案管理員監(jiān)督。借閱檔案如丟失或損壞，需按檔案價值賠償（最高不超過檔案形成成本的5倍），并視情節(jié)追究責任。第六章檔案保管與保密第十四條保管場所與設(shè)施檔案庫房需獨立設(shè)置，配備防盜門、鐵質(zhì)檔案柜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防磁等設(shè)施設(shè)備。庫房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，每天記錄溫濕度，定期檢查設(shè)備運行情況。電子檔案存儲服務(wù)器需定期備份（每周全備份，每日增量備份），備份數(shù)據(jù)異地存放。第十五條保管期限檔案保管期限分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）三類，具體參照《公司檔案保管期限表》（詳見附錄4）執(zhí)行。到期檔案需經(jīng)鑒定后方可銷毀。第十六條保密管理檔案管理員及兼職檔案員需簽訂《保密承諾書》，嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內(nèi)容。涉密檔案需單獨存放、加密管理，查閱權(quán)限嚴格控制，電子涉密檔案需設(shè)置訪問密碼。檔案管理人員離職或調(diào)崗時，需辦理檔案交接手續(xù)，簽署《檔案交接清單》，保證檔案安全。第七章檔案鑒定與銷毀第十七條鑒定組織檔案管理部每兩年組織一次檔案鑒定工作，成立鑒定小組，由檔案管理部負責人、各部門負責人代表、法務(wù)人員*某組成，對到期檔案進行價值評估。第十八條銷毀流程編制清冊：鑒定小組對無保存價值的檔案編制《檔案銷毀清冊》（詳見附錄5），注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、鑒定意見、銷毀日期等信息。審批報備：《檔案銷毀清冊》經(jīng)總經(jīng)理*某審批后，報公司檔案管理領(lǐng)導小組備案。監(jiān)銷銷毀：銷毀時，由檔案管理員、監(jiān)銷人（至少2人，含檔案管理部負責人）共同監(jiān)銷，紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀，電子檔案進行徹底刪除（低級格式化），保證無法恢復。記錄存檔：監(jiān)銷人在《檔案銷毀清冊》上簽字，檔案管理部留存銷毀清冊及監(jiān)銷記錄，存期不少于10年。第八章責任追究第十九條責任劃分部門負責人：未按要求督促本部門文件歸檔，導致檔案缺失或滯后的，扣減當月績效5%；因管理失職造成檔案重大損失的，給予通報批評并追究管理責任。檔案管理人員：未按規(guī)定流程辦理檔案移交、借閱、保管，導致檔案丟失、損壞或泄露秘密的，視情節(jié)給予降薪、降職處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。借閱人：違反借閱規(guī)定，涂改、損壞、丟失檔案或泄露檔案內(nèi)容的，責令賠償損失，并視情節(jié)給予警告、記過直至開除處分；造成公司損失的，追究賠償責任。第九章附則第二十條制度解釋本制度由檔案管理部負責解釋，未盡事宜可制定補充規(guī)定。第二十一條施行日期本制度自2023年X月X日起施行，原《公司檔案管理辦法》同時廢止。第二十二條修訂程序本制度如需修訂，由檔案管理部提出修訂意見，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導小組審議、總經(jīng)理辦公會批準后發(fā)布實施。附錄附錄1：文件歸檔交接清單序號文件名稱文件編號份數(shù)形成日期經(jīng)辦人簽字接收人簽字備注12023年度工作計劃XZ-2023-0100112023-01-05張*李*2采購合同（項目）CG-2023-0300122023-03-15王*李*正本1份，副本1份…附錄2：檔案借閱保密協(xié)議甲方：公司乙方（借閱人）：____________________身份證號：________________________借閱事由：________________________借閱檔案清單：檔案名稱編號份數(shù)借閱期限歸還日期會議紀要XZ-2023-0100217天2023–保密條款：乙方承諾僅因工作需要借閱檔案，不得用于其他目的；乙方不得復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容，不得向第三方泄露；借閱期間檔案丟失或泄露，乙方承擔全部責任及損失。其他：本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，自簽字之日起生效。甲方（蓋章）：____________________乙方（簽字）：____________________日期：______年_月_日附錄3：文件借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式文件名稱編號借閱用途借閱期限歸還日期______年_月_日部門負責人審批檔案管理部審批（簽字）___________總經(jīng)理審批檔案管理員簽字___________借閱日期歸還簽字___________歸還日期附錄4：公司檔案保管期限表類別文件名稱保管期限備注行政管理類公司章程永久行政管理類年度工作計劃/總結(jié)永久人力資源管理類勞動合同長期（10年）員工離職后保存財務(wù)管理類財務(wù)報告永久