企業(yè)文件資料管理標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件資料的分類、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)、使用及歸銷全流程管理，保障文件資料的完整性、安全性與可追溯性，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范。（二）制定依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司《行政管理制度》等相關(guān)要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景制定。（三）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門（含分支機(jī)構(gòu)、子公司）在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)文件、電子文件（含郵件、即時(shí)通訊記錄、云文檔等）的管理，涵蓋從文件到最終銷毀的全生命周期。二、規(guī)范適用背景與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用背景企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大及業(yè)務(wù)復(fù)雜度提升，文件資料呈現(xiàn)“數(shù)量激增、類型多樣、跨部門協(xié)作頻繁”的特點(diǎn)，傳統(tǒng)粗放式管理易導(dǎo)致文件丟失、版本混亂、泄密風(fēng)險(xiǎn)等問題，亟需建立標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景新成立部門/項(xiàng)目組文件體系搭建：如市場(chǎng)部年度營(yíng)銷計(jì)劃、研發(fā)部新產(chǎn)品立項(xiàng)文件等，需按規(guī)范完成分類、命名及初始存儲(chǔ)。歷史文件梳理與歸檔：針對(duì)各部門積存的紙質(zhì)/電子文件，通過鑒定、分類、編號(hào)后納入統(tǒng)一管理體系。跨部門協(xié)作文件管理：如“年度預(yù)算編制”項(xiàng)目涉及財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、人力等多部門文件，需明確流轉(zhuǎn)路徑與責(zé)任主體。審計(jì)/合規(guī)檢查資料準(zhǔn)備：針對(duì)外部審計(jì)或內(nèi)部合規(guī)檢查，快速定位、提取完整有效的支撐文件。員工離職/崗位變動(dòng)文件交接：保證涉及崗位職責(zé)、工作成果的文件資料完整交接，避免斷層。三、企業(yè)文件資料管理核心標(biāo)準(zhǔn)（一）文件分類標(biāo)準(zhǔn)按“業(yè)務(wù)屬性+密級(jí)”雙維度分類，保證邏輯清晰、便于檢索：一級(jí)分類（業(yè)務(wù)屬性）二級(jí)分類示例說明行政管理類制度文件、會(huì)議紀(jì)要、證照資質(zhì)、合同協(xié)議含公司內(nèi)部管理制度、批文、對(duì)外合同等人力資源類招聘錄用、培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核、薪酬福利涉及員工全生命周期的人事文件財(cái)務(wù)管理類會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告包含會(huì)計(jì)核算、稅務(wù)申報(bào)、審計(jì)監(jiān)督等財(cái)務(wù)相關(guān)文件業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶資料、產(chǎn)品文檔、項(xiàng)目交付支撐主營(yíng)業(yè)務(wù)開展的營(yíng)銷方案、客戶信息、產(chǎn)品說明書等技術(shù)研發(fā)類研發(fā)計(jì)劃、技術(shù)圖紙、專利文件、測(cè)試報(bào)告研發(fā)過程中的技術(shù)文檔、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等其他臨時(shí)文件、外部函件、聲像資料難以歸入上述分類的輔助性文件密級(jí)分類：公開（可對(duì)外公開）、內(nèi)部（僅限內(nèi)部員工查閱）、秘密（需部門負(fù)責(zé)人審批）、機(jī)密（需總經(jīng)理審批）。（二）文件命名標(biāo)準(zhǔn)文件名稱需包含“核心信息+版本標(biāo)識(shí)”，保證唯一性與可識(shí)別性：電子文件命名格式：YYYYMMDD-部門代碼-文件名-版本號(hào)Vx（示例：20231015-B-2024年度營(yíng)銷計(jì)劃-V2，B為“市場(chǎng)部”拼音首字母縮寫）紙質(zhì)文件命名格式：與電子文件一致，右上角標(biāo)注“文件編號(hào)”（同電子文件名稱中的核心信息）。版本號(hào)規(guī)則：初版為V1，修訂一次版本號(hào)遞增（如V1→V2），重大修訂可升級(jí)主版本號(hào)（如V1→V2.0）。（三）文件存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)電子文件存儲(chǔ)：存儲(chǔ)路徑：公司服務(wù)器/云盤根目錄/一級(jí)分類/二級(jí)分類/年份/部門/（示例：/服務(wù)器/業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類/市場(chǎng)營(yíng)銷/2023/市場(chǎng)部/）權(quán)限設(shè)置：按密級(jí)分配查看、編輯權(quán)限（如“秘密”級(jí)文件僅部門負(fù)責(zé)人及指定人員可編輯）。備份要求：電子文件需每日增量備份、每周全量備份，重要文件（如合同、專利）需異地備份。紙質(zhì)文件存儲(chǔ)：存放位置：各部門檔案柜（標(biāo)注分類標(biāo)簽），涉密文件存放帶鎖保密柜。裝訂要求：左側(cè)裝訂，加裝封面（含文件名稱、編號(hào)、日期、密級(jí)、保管期限），頁碼連續(xù)。索引管理：檔案柜內(nèi)附《紙質(zhì)文件索引表》，標(biāo)注存放位置（如“柜-層-格”）。（四）文件保管期限標(biāo)準(zhǔn)文件類型保管期限說明公司章程、股東會(huì)決議永久涉及公司根本性制度，需永久保存年度財(cái)務(wù)報(bào)表10年滿足稅務(wù)審計(jì)要求，到期可銷毀員工勞動(dòng)合同員工離職后5年涉及勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)，需保存一定年限項(xiàng)目交付文檔項(xiàng)目結(jié)束后3年用于后續(xù)維護(hù)或復(fù)盤，到期可銷毀日常通知、會(huì)議紀(jì)要3年無長(zhǎng)期留存價(jià)值，到期銷毀四、文件資料全生命周期操作流程（一）文件創(chuàng)建與分類文件：?jiǎn)T工根據(jù)工作需求創(chuàng)建文件，明確文件所屬一級(jí)/二級(jí)分類及密級(jí)。命名與存儲(chǔ)：按本規(guī)范“三（二）”“三（三）”完成命名及初始存儲(chǔ)（電子文件存至指定服務(wù)器路徑，紙質(zhì)文件暫存部門臨時(shí)文件夾）。分類校驗(yàn)：部門文件管理員每周對(duì)本周新增文件進(jìn)行分類復(fù)核，保證分類準(zhǔn)確、命名規(guī)范。（二）文件流轉(zhuǎn)與審批內(nèi)部審批：涉及重要決策、資金往來、人事變動(dòng)的文件（如合同、制度、任免通知），需按審批權(quán)限逐級(jí)簽字（電子文件通過OA系統(tǒng)線上審批，紙質(zhì)文件提交紙質(zhì)版簽字）。（示例：采購(gòu)合同需經(jīng)“經(jīng)辦人→部門經(jīng)理→財(cái)務(wù)部→副總經(jīng)理→總經(jīng)理”審批）跨部門流轉(zhuǎn)：文件需跨部門使用時(shí)，由發(fā)起方填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見模板2），經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人審批后，通過OA系統(tǒng)或當(dāng)面交接傳遞，接收方需在24小時(shí)內(nèi)確認(rèn)簽收。（三）文件借閱與使用借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工借閱文件時(shí)，填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、借閱事由、歸還期限（一般不超過3個(gè)工作日，涉密文件不超過1個(gè)工作日）。審批與領(lǐng)取：公開/內(nèi)部級(jí)文件：部門負(fù)責(zé)人審批；秘密級(jí)文件：分管副總審批；機(jī)密級(jí)文件：總經(jīng)理審批。審批通過后，至檔案室（或部門文件管理員）處領(lǐng)取，雙方簽字確認(rèn)《文件借閱登記表》。使用規(guī)范：借閱文件不得涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制（涉密文件禁止復(fù)制），需在指定區(qū)域使用（如檔案室閱覽室），使用后及時(shí)歸還。（四）文件修改與版本控制修改發(fā)起：文件內(nèi)容需更新時(shí)，由原文件編制人或部門負(fù)責(zé)人發(fā)起修改申請(qǐng)，說明修改原因及內(nèi)容。版本更新：修改后文件按原命名規(guī)則更新版本號(hào)（如V1→V2），舊版本文件標(biāo)注“作廢”并轉(zhuǎn)移至“歷史版本”文件夾（紙質(zhì)文件作廢后加蓋“作廢”章），保留3個(gè)月后統(tǒng)一銷毀。審批與發(fā)布：修改后的文件需重新履行審批流程，審批通過后替換原版本文件，同步更新存儲(chǔ)路徑及索引信息。（五）文件歸檔與保管歸檔范圍：保管期限屆滿或項(xiàng)目結(jié)束后需長(zhǎng)期保存的文件（如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目交付文檔）。歸檔時(shí)間：年度歸檔：次年1月31日前完成上一年度文件歸檔；項(xiàng)目歸檔：項(xiàng)目結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔流程：部門整理：各部門文件管理員對(duì)本部門歸檔文件進(jìn)行分類、排序、編制頁碼，填寫《文件歸檔清單》（見模板3）；檔案室接收：檔案室核對(duì)清單與文件一致性，確認(rèn)無誤后簽收，錄入檔案管理系統(tǒng)；存儲(chǔ)管理：電子檔案按“三（三）”存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案按分類順序存放檔案柜，標(biāo)注“歸檔文件”標(biāo)簽。（六）文件銷毀與處置銷毀鑒定：保管期限屆滿的文件，由檔案室牽頭，組織行政部、法務(wù)部、文件形成部門組成鑒定小組，確認(rèn)文件是否仍有保存價(jià)值。銷毀申請(qǐng)：對(duì)無保存價(jià)值的文件，填寫《文件銷毀審批表》（見模板4），經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人、分管副總審批。銷毀執(zhí)行：電子文件：使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件進(jìn)行徹底刪除，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)；紙質(zhì)文件：由2人以上共同監(jiān)銷，使用碎紙機(jī)粉碎或焚燒，保證信息無法識(shí)別。記錄留存：銷毀完成后，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《文件銷毀記錄表》，與《文件銷毀審批表》一并存檔保存2年。五、常用管理模板示例模板1：企業(yè)文件分類目錄表一級(jí)分類代碼一級(jí)分類名稱二級(jí)分類代碼二級(jí)分類名稱說明示例文件XZ行政管理類XZ-ZD制度文件公司內(nèi)部管理制度《考勤管理制度》XZ行政管理類XZ-HT合同協(xié)議對(duì)外合同、協(xié)議《辦公室租賃合同》RL人力資源類RL-ZP招聘錄用招聘啟事、錄用通知《2023年校園招聘方案》RL人力資源類RL-PX培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計(jì)劃、課件《新員工入職培訓(xùn)記錄》模板2：文件借閱申請(qǐng)與登記表借閱日期文件編號(hào)文件名稱密級(jí)借閱部門/人借閱事由審批人歸還日期狀態(tài)（借中/已還）備注2023101620231015-B-2024年度營(yíng)銷計(jì)劃-V2內(nèi)部市場(chǎng)部/*某某跨部門協(xié)作查閱*某某副總20231018借中需打印使用模板3：文件年度歸檔清單歸檔日期文件編號(hào)文件名稱分類（一級(jí)/二級(jí)）密級(jí)頁數(shù)存儲(chǔ)位置（服務(wù)器/檔案柜）責(zé)任人備注2024011020231220-CWB-年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告財(cái)務(wù)管理類/財(cái)務(wù)報(bào)表秘密45服務(wù)器/財(cái)務(wù)/2023/財(cái)務(wù)部/*某某會(huì)計(jì)含審計(jì)附注模板4：文件銷毀審批表申請(qǐng)日期文件名稱/編號(hào)數(shù)量（份/份）保管期限銷毀原因鑒定小組意見審批人執(zhí)行人銷毀方式備注202401152022年日常通知（1-12期）1203年保管期限屆滿同意銷毀*某某副總某某、某某碎紙機(jī)粉碎已核對(duì)文件完整性六、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵管控要點(diǎn)（一）保密管理涉密文件（秘密級(jí)及以上）需在時(shí)標(biāo)注“密級(jí)”“保密期限”，禁止通過非加密郵箱、即時(shí)通訊工具傳輸；員工離職或涉密崗位變動(dòng)時(shí)，需辦理文件交接手續(xù)，簽署《保密承諾書》，明確離職后保密義務(wù)。（二）權(quán)限控制電子文件權(quán)限實(shí)行“最小化原則”，僅授予工作必需的查看、編輯權(quán)限，權(quán)限變更需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；檔案室每季度對(duì)電子文件權(quán)限進(jìn)行審計(jì)，保證無越權(quán)操作。（三）定期備份與恢復(fù)測(cè)試電子文件每日22:00自動(dòng)增量備份，每周日24:00全量備份，備份文件存儲(chǔ)于異地服務(wù)器；每季度開展一次備份文件恢復(fù)測(cè)試，保證備份數(shù)據(jù)完整可用。（四）培訓(xùn)與宣貫新員工入職時(shí)，由行政部組織《文件資料管理規(guī)范》培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；每年開展一次全員培訓(xùn)，重點(diǎn)講解流程變更、新增要求及典型案例。（五）監(jiān)督檢查行政部每月對(duì)各