合同管理與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化指南一、指南概述與適用范圍合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險的核心工具。本指南旨在規(guī)范合同從起草到歸檔的全流程管理，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、執(zhí)行過程可控可溯，適用于企業(yè)各部門、子公司在采購、銷售、服務(wù)合作、項目外包等各類業(yè)務(wù)場景中的合同管理工作，涵蓋合同起草、評審、簽訂、執(zhí)行、變更及歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。二、合同管理全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）合同起草：需求確認(rèn)與文本初擬明確業(yè)務(wù)需求業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作事項（如采購物資、技術(shù)服務(wù)、項目合作等），填寫《合同需求申請表》，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、付款方式、雙方權(quán)利義務(wù)等核心要素。涉及特殊要求（如知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、違約責(zé)任等），需附書面說明作為起草依據(jù)。選擇標(biāo)準(zhǔn)模板優(yōu)先從企業(yè)《合同標(biāo)準(zhǔn)模板庫》中選擇對應(yīng)類型模板（如《采購合同模板》《技術(shù)服務(wù)合同模板》），無合適模板時，可參考行業(yè)通用范本并經(jīng)法務(wù)部門審核后使用。起草合同文本按模板要求填寫合同基本信息：雙方當(dāng)事人名稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人及聯(lián)系方式；明確合同核心條款：標(biāo)的描述（具體、可量化）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)/行標(biāo)/約定標(biāo)準(zhǔn)）、履行期限（起止時間、階段性節(jié)點）、價款及支付方式（金額、幣種、賬戶信息、支付條件）、違約責(zé)任（具體賠償標(biāo)準(zhǔn)或計算方式）、爭議解決方式（仲裁/訴訟及管轄地）；特殊條款需單獨列明（如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力處理等）。內(nèi)部初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同文本與需求的一致性、商務(wù)條款的合理性進(jìn)行初審，簽署《合同初審意見表》后，提交法務(wù)部門評審。（二）合同評審：多維度風(fēng)險把控組建評審小組根據(jù)合同類型，由法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)、審計（必要時）等部門組成評審小組，明確各部門評審職責(zé)：法務(wù)：審核合法性、合規(guī)性，重點檢查條款是否違反法律法規(guī)、是否存在法律漏洞；財務(wù)：審核價款支付方式、稅費承擔(dān)、發(fā)票開具要求、財務(wù)風(fēng)險（如付款條件是否明確、違約金是否合理）；業(yè)務(wù)：審核技術(shù)參數(shù)、履約能力、驗收標(biāo)準(zhǔn)等商務(wù)條款的可行性。開展評審工作評審小組收到合同文本后，應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成評審，填寫《合同評審意見表》，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改意見。對評審中提出的修改意見，由業(yè)務(wù)部門牽頭與對方協(xié)商，形成《合同評審修訂記錄》，明確修訂內(nèi)容及雙方確認(rèn)情況。評審意見匯總法務(wù)部門匯總各部門評審意見，與業(yè)務(wù)部門、對方溝通達(dá)成一致后，形成最終評審結(jié)論，由評審小組成員簽字確認(rèn)。（三）合同談判與定稿：條款確認(rèn)與文本固化組織商務(wù)談判業(yè)務(wù)部門根據(jù)評審結(jié)論，與對方就合同條款進(jìn)行一對一或集中談判，重點溝通爭議點（如價格、付款周期、違約責(zé)任等），談判過程需形成《談判紀(jì)要》，記錄雙方立場及最終共識。修訂并確認(rèn)文本談?wù)勥_(dá)成一致后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)《談判紀(jì)要》修訂合同文本，保證所有口頭約定轉(zhuǎn)化為書面條款；修訂后的文本經(jīng)法務(wù)部門最終審核無誤后，形成《合同最終文本》，由雙方授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書）。（四）合同簽訂：用印與分發(fā)管理履行用印審批業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》，附《合同最終文本》《評審意見表》《談判紀(jì)要》等材料，按企業(yè)權(quán)限逐級審批（如部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理）。用印前需核對合同文本與審批材料的一致性，保證無涂改、無空白條款（特殊情況需注明“以下空白”并由雙方簽字確認(rèn)）。正式簽訂與分發(fā)合同一式多份（通常至少一式四份：正本2份、副本2份），雙方各執(zhí)正本1份，副本由企業(yè)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、檔案室各留存1份；簽訂時需使用黑色簽字筆或公章，保證簽字清晰、日期準(zhǔn)確；合同簽訂后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將副本分發(fā)給相關(guān)部門并登記《合同分發(fā)臺賬》。（五）合同執(zhí)行：履約跟蹤與驗收管理制定履約計劃業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，制定《合同履約計劃》，明確各階段工作內(nèi)容、時間節(jié)點、責(zé)任人（如采購合同的到貨時間、驗收時間；服務(wù)合同的階段性交付成果等）。履行過程監(jiān)控業(yè)務(wù)專員*每周跟蹤合同履行進(jìn)度，記錄《合同執(zhí)行日志》，包括對方履約情況（如是否按時交付、質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)）、我方義務(wù)履行情況（如是否按時付款）及存在問題；發(fā)覺履約異常（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），需在24小時內(nèi)書面通知對方，要求限期整改，并抄送法務(wù)部門留存證據(jù)。履約驗收合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)部門（如技術(shù)、質(zhì)檢、財務(wù)）按合同約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，填寫《合同驗收單》，注明驗收結(jié)果、驗收日期、參與人員簽字；涉及貨款支付的，需憑《驗收單》《發(fā)票》等材料按財務(wù)流程辦理付款；服務(wù)類合同需附對方開具的合規(guī)發(fā)票及履約證明材料。（六）合同變更：約定調(diào)整與補(bǔ)充管理變更申請與審批因市場環(huán)境、政策變化或雙方協(xié)商一致需變更合同時由業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容及對原合同的影響，按原評審流程審批。簽訂變更協(xié)議審批通過后，與對方簽訂《合同變更協(xié)議》（作為原合同補(bǔ)充），明確變更條款、生效時間及與原合同的關(guān)系（如變更協(xié)議與原合同沖突以變更協(xié)議為準(zhǔn)）；變更協(xié)議需履行與原合同相同的評審、用印、分發(fā)流程，并作為原合同附件歸檔。（七）合同終止與歸檔：閉環(huán)管理與資料留存合同終止處理合同到期自然終止：業(yè)務(wù)部門在合同到期前30日確認(rèn)履約情況，無未結(jié)清款項或爭議的，終止履行；提前終止：一方違約或雙方協(xié)商提前終止的，需簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止日期、已履行部分結(jié)算方式、違約責(zé)任承擔(dān)及后續(xù)處理事宜。資料歸檔合同終止后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本、評審意見表、談判紀(jì)要、履約計劃、執(zhí)行日志、驗收單、變更協(xié)議（如有）、終止協(xié)議等全套資料整理成冊，移交檔案室；檔案室按《合同檔案管理規(guī)范》編號、登記、存放，保證資料完整、可查閱，查閱需履行登記手續(xù)。三、合同管理配套模板表格（一）合同基本信息表合同編號合同名稱簽訂日期甲方名稱甲方統(tǒng)一社會信用代碼乙方名稱乙方統(tǒng)一社會信用代碼合同類型標(biāo)的描述數(shù)量/規(guī)模履行期限合同金額（幣種）付款方式驗收標(biāo)準(zhǔn)甲方經(jīng)辦人*甲方聯(lián)系方式乙方經(jīng)辦人*乙方聯(lián)系方式法務(wù)審核人*財務(wù)審核人*（二）合同評審意見表合同編號評審部門/人員*評審日期評審要點意見內(nèi)容（可附頁）處理結(jié)果（同意/修改后同意/不同意）合法性商務(wù)條款合理性財務(wù)風(fēng)險評審結(jié)論：法務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_______業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_______（三）合同執(zhí)行跟蹤表合同編號履約階段計劃完成時間實際完成時間負(fù)責(zé)人*進(jìn)度說明（正常/延遲/異常）異常處理措施驗收結(jié)果：□合格□不合格不合格原因：__________________驗收人簽字：_________日期：_______（四）合同變更申請表原合同編號變更原因變更內(nèi)容簡述（可附頁）對原合同影響申請部門*申請人*申請日期審批意見：法務(wù)：_________財務(wù)：_________分管領(lǐng)導(dǎo)：_________總經(jīng)理：_________變更協(xié)議編號：_________簽訂日期：_______備注：______________________________________________________四、合同管理注意事項與風(fēng)險控制（一）合法合規(guī)是底線合同內(nèi)容必須符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，禁止簽訂“陰陽合同”“虛假合同”；涉及行政審批（如特許經(jīng)營、進(jìn)出口業(yè)務(wù)等）的合同，需保證已取得相關(guān)許可，避免因資質(zhì)缺失導(dǎo)致合同無效。（二）關(guān)鍵信息零誤差合同當(dāng)事人名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶等核心信息需與營業(yè)執(zhí)照、開戶許可證一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致履約障礙；價款、數(shù)量、時間等數(shù)字信息需大寫與小寫同時標(biāo)注，涂改處需雙方蓋章或簽字確認(rèn)。（三）流程閉環(huán)不可逆嚴(yán)禁未經(jīng)評審即簽訂合同、未經(jīng)用印即對外生效合同；合同履行過程中的溝通函件、驗收記錄等書面材料需妥善保存，作為爭議解決的證據(jù)。（四）保密與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)合同涉及商業(yè)秘密（如技術(shù)資料、客