采購物資質(zhì)量控制與驗收模板一、適用范圍與應(yīng)用場景二、全流程操作步驟詳解（一）采購前：供應(yīng)商資質(zhì)與質(zhì)量體系審核操作主體：采購部、質(zhì)量管理部、技術(shù)部（如需）操作內(nèi)容：供應(yīng)商資質(zhì)篩選：采購部根據(jù)采購需求，收集潛在供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認證、特種設(shè)備制造許可證等）、過往供貨業(yè)績證明等資料，初步篩選符合基本資質(zhì)的供應(yīng)商?，F(xiàn)場質(zhì)量審核：質(zhì)量管理部聯(lián)合技術(shù)部（針對技術(shù)復(fù)雜物資）對候選供應(yīng)商進行現(xiàn)場審核，重點核查：生產(chǎn)設(shè)備與工藝是否符合物資質(zhì)量要求；質(zhì)量檢測設(shè)備是否校準(zhǔn)且有效運行；是否建立完善的質(zhì)量追溯體系（如批次管理、不合格品處理流程）；過往質(zhì)量及整改記錄。確定合格供應(yīng)商：審核通過后，由采購部將供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》，并更新至供應(yīng)商管理系統(tǒng)；未通過審核的供應(yīng)商需書面說明原因，反饋至采購部歸檔。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《合格供應(yīng)商名錄》（二）采購中：合同質(zhì)量條款明確操作主體：采購部、法務(wù)部、質(zhì)量管理部操作內(nèi)容：質(zhì)量條款約定：采購部在起草采購合同時需與質(zhì)量管理部共同明確以下質(zhì)量要求：物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)、行標(biāo)、企標(biāo)或技術(shù)協(xié)議約定的具體參數(shù)）；檢驗依據(jù)與方法（如GB/T19001標(biāo)準(zhǔn)、第三方檢測報告等）；不合格品處理方式（退貨、換貨、讓步接收及責(zé)任劃分）；供貨周期與質(zhì)量異議期限（如到貨后15天內(nèi)可提出質(zhì)量異議）。合同評審：法務(wù)部對合同條款的合規(guī)性進行審核，質(zhì)量管理部對質(zhì)量條款的可行性進行確認，評審?fù)ㄟ^后由雙方授權(quán)人簽字蓋章，合同生效。輸出成果：采購合同（含質(zhì)量條款附件）（三）到貨后：現(xiàn)場檢驗與記錄操作主體：倉儲部、質(zhì)量管理部、使用部門（如需）操作內(nèi)容：到貨登記：倉儲部核對送貨單信息（供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次號等）與采購訂單是否一致，確認無誤后辦理入庫登記，暫存于“待檢區(qū)”。外觀與數(shù)量檢查：質(zhì)量管理部檢驗員對物資進行外觀和數(shù)量初檢：外觀檢查：檢查物資包裝是否完好、有無破損、變形、銹蝕、標(biāo)識是否清晰（含生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、合格證等）；數(shù)量核對：清點實物數(shù)量與送貨單、采購訂單是否一致，短缺或多余需記錄并反饋至采購部。功能與參數(shù)檢測：根據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使用專業(yè)設(shè)備或委托第三方檢測機構(gòu)對物資關(guān)鍵功能參數(shù)進行檢測（如：原材料的化學(xué)成分、電器的絕緣電阻、設(shè)備的運行精度等），檢測過程需填寫《檢測原始記錄》。文件審核：核對供應(yīng)商提供的《出廠檢驗報告》《質(zhì)量合格證明》《第三方檢測報告》等文件是否齊全、有效，與實物信息是否一致。輸出成果：《到貨檢驗記錄表》《檢測原始記錄》（四）檢驗結(jié)果判定與處理操作主體：質(zhì)量管理部、采購部、倉儲部、供應(yīng)商（如需）操作內(nèi)容：合格判定：檢驗結(jié)果全部符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)時，由質(zhì)量管理部檢驗員出具《檢驗合格報告》，標(biāo)注“合格”標(biāo)識，通知倉儲部將物資移至“合格品區(qū)”，辦理正式入庫手續(xù)。不合格判定：檢驗結(jié)果任一項不符合標(biāo)準(zhǔn)時，判定為不合格品，質(zhì)量管理部需：立即通知采購部及使用部門，暫停該批次物資投入使用；填寫《不合格品處理單》，明確不合格項、檢測數(shù)據(jù)、處理建議（退貨/換貨/讓步接收）；通知供應(yīng)商到現(xiàn)場確認，協(xié)商處理方案（如需退貨，由供應(yīng)商承擔(dān)運費；如需換貨，明確換貨周期及新批次檢驗要求）。讓步接收審批：若不合格項不影響使用且緊急需用，可申請“讓步接收”，需由使用部門提交《讓步接收申請表》，說明理由及風(fēng)險控制措施，經(jīng)質(zhì)量管理部負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可放行，并做好記錄留存。輸出成果：《檢驗合格報告》《不合格品處理單》《讓步接收申請表》（五）驗收歸檔與供應(yīng)商評價操作主體：質(zhì)量管理部、采購部操作內(nèi)容：資料歸檔：將采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、檢驗記錄、合格/不合格報告、處理單等資料整理成冊，按“一物一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于3年（關(guān)鍵物資可延長至5年）。供應(yīng)商績效評價：采購部每季度根據(jù)供應(yīng)商的供貨及時率、物資合格率、質(zhì)量問題響應(yīng)速度等指標(biāo)，聯(lián)合質(zhì)量管理部對供應(yīng)商進行績效評分，評分結(jié)果作為后續(xù)合作（如訂單分配、供應(yīng)商名錄調(diào)整）的依據(jù)，評分低于60分的供應(yīng)商需限期整改，整改不達標(biāo)則移出《合格供應(yīng)商名錄》。輸出成果：采購物資驗收檔案、《供應(yīng)商績效評價表》三、核心配套表格清單及說明（一）《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》序號審核項目審核內(nèi)容審核結(jié)果（合格/不合格）備注1營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否包含所供物資2行業(yè)資質(zhì)證書如ISO9001認證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等是否齊全且有效3生產(chǎn)能力設(shè)備配置、產(chǎn)能是否滿足采購需求4質(zhì)量體系文件是否有《質(zhì)量控制手冊》《檢驗作業(yè)指導(dǎo)書》等5過往供貨業(yè)績提供近3年類似物資供貨合同及用戶評價6審核結(jié)論□通過□有條件通過（整改后復(fù)審）□不通過審核人：*（二）《到貨檢驗記錄表》物資名稱規(guī)格型號批次號供應(yīng)商送貨單號檢驗日期檢驗項目標(biāo)準(zhǔn)要求實測結(jié)果單項判定（合格/不合格）檢驗員（如：鋼材Q235B）Φ20mm20240501A公司XD2024050012024-05-02外觀無裂紋、銹蝕無明顯缺陷合格張*尺寸偏差±0.5mmΦ19.98mm合格化學(xué)成分C:0.12-0.20%0.15%合格綜合判定□合格□不合格（三）《不合格品處理單》物資名稱規(guī)格型號批次號不合格項描述檢測數(shù)據(jù)責(zé)任部門處理方案完成期限整改驗證結(jié)果審核人電線RVV3×1.5mm220240503絕緣層厚度不達標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)≥1.0mm，實測0.8mm供應(yīng)商A退貨，重新供貨2024-05-10已檢測合格李*（四）《采購物資驗收報告》驗收單號物資名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商到貨日期檢驗日期驗收結(jié)論主要質(zhì)量指標(biāo)驗收人員倉儲人員YS202405001辦公椅OH-202450把B公司2024-05-032024-05-04合格承重≥150kg（實測160kg）王*趙*四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示（一）標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)需明確物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)必須在采購合同中書面約定，避免使用“優(yōu)質(zhì)”“合格”等模糊表述，優(yōu)先采用國標(biāo)（GB）、行標(biāo)（HB、JB等）或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（Q/X），無標(biāo)準(zhǔn)時可由供需雙方共同制定《技術(shù)協(xié)議》作為驗收依據(jù)。（二）檢驗環(huán)境與設(shè)備合規(guī)檢驗環(huán)境需符合標(biāo)準(zhǔn)要求（如溫濕度、光照度等），檢測設(shè)備需在校準(zhǔn)有效期內(nèi)，使用前需進行檢查（如游標(biāo)卡尺零位校準(zhǔn)），保證檢測數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。（三）人員資質(zhì)需到位檢驗人員需具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，關(guān)鍵物資（如特種設(shè)備、醫(yī)療器械）的檢驗需由持證人員（如質(zhì)量工程師、特種設(shè)備檢驗員）負責(zé)，必要時邀請第三方機構(gòu)參與。（四）不合格品處理閉環(huán)不合格品需明確標(biāo)識（如“不合格”紅色標(biāo)簽）、隔離存放（不合格品區(qū)），處理過程需記錄完整（退貨、換貨憑證需雙方簽字確認），保證不合格品不流入下一環(huán)節(jié)。（五）供應(yīng)