企業(yè)合同審查及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程工具一、工具應(yīng)用背景與適用范圍本工具旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化審查流程與檔案管理機(jī)制，降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)，提升合同管理效率，保障企業(yè)合法權(quán)益。適用于各類(lèi)企業(yè)（含國(guó)企、民企、外資企業(yè)等）的法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及行政部門(mén)，覆蓋合同起草、審查、簽署、履行、歸檔等全環(huán)節(jié)，尤其適用于涉及采購(gòu)、銷(xiāo)售、合作、服務(wù)、勞動(dòng)等常見(jiàn)類(lèi)型的合同管理場(chǎng)景。二、合同審查標(biāo)準(zhǔn)操作流程（一）合同接收與初步審核操作主體：法務(wù)專(zhuān)員*或指定對(duì)接人操作說(shuō)明：合同接收：業(yè)務(wù)部門(mén)提交合同草案時(shí)，需同步提供《合同審批表》（附件1）、對(duì)方主體資質(zhì)材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、項(xiàng)目背景說(shuō)明等支持性文件。形式審核：檢查合同文本是否完整（含封面、附件、簽署頁(yè)等），審批流程是否齊全（如業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人初審、財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)簽等），文件格式是否符合企業(yè)規(guī)范（如字體、字號(hào)、頁(yè)眉頁(yè)腳等）。登記備案：通過(guò)《合同審查登記表》（附件2）記錄合同基本信息（合同編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)型、金額、雙方主體、提交部門(mén)、提交人、聯(lián)系方式等），分配唯一審查編號(hào)，同步錄入合同管理系統(tǒng)（如有）。輸出成果：形式審核通過(guò)的合同文本及《合同審查登記表》；形式審核不通過(guò)的，退回業(yè)務(wù)部門(mén)補(bǔ)充材料。（二）主體資格審查操作主體：法務(wù)專(zhuān)員*操作說(shuō)明：對(duì)方主體資質(zhì)核實(shí)：企業(yè)法人：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢(xún)營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需核對(duì)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)狀態(tài)等），留存查詢(xún)截圖；涉及特殊行業(yè)的（如建筑、醫(yī)療等），需核驗(yàn)對(duì)應(yīng)許可證件（如建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書(shū)、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證）。其他組織：核實(shí)其依法成立登記的證明文件（如社會(huì)團(tuán)體法人登記證書(shū)、民辦非企業(yè)單位登記證書(shū)）。自然人：核驗(yàn)身份證原件，留存復(fù)印件，確認(rèn)其民事行為能力（如為法定代表人或授權(quán)代表，需核驗(yàn)授權(quán)委托書(shū)原件）。履約能力評(píng)估：業(yè)務(wù)部門(mén)配合提供對(duì)方過(guò)往合作記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表（如有）、行業(yè)口碑等信息，法務(wù)專(zhuān)員結(jié)合資質(zhì)材料評(píng)估對(duì)方履約能力（如注冊(cè)資本是否與合同金額匹配、是否存在經(jīng)營(yíng)異常或失信記錄）。填寫(xiě)《主體資格審查表》（附件3）：詳細(xì)記錄核實(shí)過(guò)程、結(jié)論及證明材料清單。輸出成果：《主體資格審查表》及證明材料復(fù)印件；主體資格不合格的，終止審查流程，業(yè)務(wù)部門(mén)需更換合作方或補(bǔ)充材料。（三）條款合規(guī)性審查操作主體：法務(wù)專(zhuān)員*操作說(shuō)明：核心條款審查：逐條審核合同及附件，重點(diǎn)關(guān)注以下條款：主體信息：合同雙方名稱(chēng)、地址、法定代表人/授權(quán)代表信息是否與資質(zhì)材料一致，避免使用簡(jiǎn)稱(chēng)或模糊表述。標(biāo)的與數(shù)量：標(biāo)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等是否明確，是否符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍及業(yè)務(wù)需求。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：是否約定國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、具體技術(shù)參數(shù)或驗(yàn)收方式，避免“按慣例”“滿(mǎn)足要求”等模糊表述。價(jià)款與支付：金額、計(jì)價(jià)單位、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金比例及支付條件）是否清晰，是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度。履行期限/地點(diǎn)/方式：履行起止時(shí)間、具體地點(diǎn)（如交貨地、服務(wù)提供地）、履行方式（如自提、配送、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)）是否明確，避免歧義。違約責(zé)任：雙方違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、拖欠款項(xiàng)等）對(duì)應(yīng)的違約責(zé)任（違約金計(jì)算方式、賠償范圍、解除合同條件等）是否對(duì)等、合法，違約金是否過(guò)高（建議不超過(guò)實(shí)際損失的30%）。爭(zhēng)議解決：是否明確約定爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄機(jī)構(gòu)（如訴訟需明確到被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地或標(biāo)的物所在地法院之一；仲裁需明確具體仲裁委員會(huì)名稱(chēng)）。保密條款：是否明保證密范圍、保密期限、違約責(zé)任，涉及商業(yè)秘密的需單獨(dú)約定保密措施。不可抗力：是否定義不可抗力情形（如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)等）、通知義務(wù)、責(zé)任減免條件及處理方式。合同生效與終止：生效條件（如簽字蓋章后、附條件生效等）、終止情形（如履行完畢、協(xié)商解除、法定解除等）、后合同義務(wù)（如資料返還、保密延續(xù)）是否明確。法律風(fēng)險(xiǎn)提示：對(duì)條款中存在的法律漏洞（如未約定違約責(zé)任、管轄不明）、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如違反《民法典》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等法律法規(guī)）進(jìn)行標(biāo)注，提出修改建議。輸出成果：帶審查意見(jiàn)的合同修訂版（使用修訂模式標(biāo)注修改內(nèi)容）及《合同條款審查清單》（附件4）。（四）商業(yè)條款合理性審查（業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同）操作主體：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)（需參與價(jià)款、支付條款審查）操作說(shuō)明：業(yè)務(wù)條款合理性：業(yè)務(wù)部門(mén)審查標(biāo)的、數(shù)量、履行方式等是否符合業(yè)務(wù)需求，市場(chǎng)價(jià)格是否公允（可參考?xì)v史合同、行業(yè)報(bào)價(jià)），是否存在履約障礙（如產(chǎn)能、技術(shù)限制）。財(cái)務(wù)條款合規(guī)性：財(cái)務(wù)部門(mén)審查價(jià)款構(gòu)成（是否含稅、稅率）、支付節(jié)點(diǎn)與企業(yè)現(xiàn)金流匹配度，質(zhì)保金比例是否符合行業(yè)慣例（通常5%-10%），是否存在資金風(fēng)險(xiǎn)（如預(yù)付款比例過(guò)高）。反饋調(diào)整：業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)將意見(jiàn)同步至法務(wù)專(zhuān)員，法務(wù)專(zhuān)員結(jié)合商業(yè)意見(jiàn)調(diào)整合同條款，保證法律合規(guī)與業(yè)務(wù)需求平衡。輸出成果：經(jīng)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)的合同修訂版。（五）審查意見(jiàn)反饋與定稿操作主體：法務(wù)專(zhuān)員、業(yè)務(wù)部門(mén)操作說(shuō)明：出具審查意見(jiàn)書(shū)：法務(wù)專(zhuān)員匯總各環(huán)節(jié)審查意見(jiàn)，形成《合同審查意見(jiàn)書(shū)》（附件5），明確“通過(guò)”“修改后通過(guò)”“不通過(guò)”結(jié)論，注明修改內(nèi)容及依據(jù)（如“根據(jù)《民法典》第577條，建議補(bǔ)充逾期付款違約金計(jì)算方式”）。意見(jiàn)反饋：將《合同審查意見(jiàn)書(shū)》及修訂版合同反饋至業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)是否采納意見(jiàn)；如不采納，需書(shū)面說(shuō)明理由（重大爭(zhēng)議需提交分管領(lǐng)導(dǎo)*決策）。最終定稿：根據(jù)采納意見(jiàn)完成最終版合同，保證所有審查方簽字確認(rèn)（法務(wù)專(zhuān)員、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人*），同步更新《合同審查登記表》審查狀態(tài)。輸出成果：最終版合同文本（加蓋“合同審查章”）、簽署版《合同審查意見(jiàn)書(shū)》。（六）簽署審批與用印管理操作主體：行政部門(mén)、法務(wù)專(zhuān)員操作說(shuō)明：簽署審批：業(yè)務(wù)部門(mén)持最終版合同、《合同審批表》《合同審查意見(jiàn)書(shū)》按企業(yè)用印審批流程報(bào)批（如部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理*審批）。用印登記：行政部門(mén)核對(duì)合同文本與審批材料一致后，加蓋企業(yè)合同專(zhuān)用章或公章，同步記錄用印信息（用印日期、份數(shù)、保管人等）在《用印登記表》（附件6）中。合同分發(fā)：簽署完成后，行政部門(mén)按約定份數(shù)分發(fā)合同（如正本2份，雙方各執(zhí)1份；副本若干份，法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、檔案部門(mén)存檔），分發(fā)時(shí)需簽收確認(rèn)。輸出成果：簽署完成并加蓋印章的合同文本、《用印登記表》、合同分發(fā)簽收記錄。三、合同檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作流程（一）合同檔案接收與分類(lèi)操作主體：檔案管理員*操作說(shuō)明：檔案接收：行政部門(mén)在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本、副本、《合同審批表》《合同審查意見(jiàn)書(shū)》《主體資格審查表》等全套材料移交至檔案部門(mén)，辦理移交手續(xù)（填寫(xiě)《檔案移交清單》，附件7）。檔案分類(lèi)：按合同類(lèi)型分為“采購(gòu)合同”“銷(xiāo)售合同”“服務(wù)合同”“勞動(dòng)合同”“合作開(kāi)發(fā)合同”等一級(jí)類(lèi)別；按部門(mén)/項(xiàng)目分為二級(jí)類(lèi)別（如“采購(gòu)合同-采購(gòu)部”“銷(xiāo)售合同-華東區(qū)”）；按年份分為三級(jí)類(lèi)別（如“2024年”）。檔案編號(hào)：采用“類(lèi)型代碼-部門(mén)代碼-年份-流水號(hào)”規(guī)則（如“CG-CG-2024-001”代表“采購(gòu)部-2024年-第1號(hào)合同”），編號(hào)規(guī)則需在《檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則表》（附件8）中明確，保證唯一性。輸出成果：分類(lèi)清晰的合同檔案、《檔案移交清單》。（二）檔案信息錄入與存儲(chǔ)操作主體：檔案管理員*操作說(shuō)明：信息錄入：將合同關(guān)鍵信息（合同編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)型、雙方主體、金額、簽署日期、履行期限、檔案編號(hào)、存放位置等）錄入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)（或Excel臺(tái)賬），保證信息與檔案材料一致。實(shí)體存儲(chǔ)：裝訂：按合同正本、副本、審批材料順序裝訂（左側(cè)裝訂，使用不銹鋼夾），保證材料齊全、無(wú)缺頁(yè)。存放：按檔案編號(hào)順序存放于專(zhuān)用檔案柜（防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜），每層柜張貼索引標(biāo)簽（如“CG-CG-2024-001至020”）。電子備份：將掃描件（PDF格式，清晰可辨）存儲(chǔ)于企業(yè)服務(wù)器或加密云盤(pán)，與實(shí)體檔案同步管理，電子檔案命名規(guī)則與實(shí)體檔案編號(hào)一致。輸出成果：檔案管理系統(tǒng)臺(tái)賬、實(shí)體檔案、電子檔案?jìng)浞菸募?。（三）檔案借閱與使用管理操作主體：檔案管理員、借閱人操作說(shuō)明：借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人需填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》（附件9），注明借閱原因、借閱期限（最長(zhǎng)不超過(guò)15個(gè)工作日）、歸還承諾，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批后提交檔案部門(mén)。借閱審批：檔案管理員審核申請(qǐng)表，涉密合同（如涉及核心技術(shù)、商業(yè)秘密）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；特殊情況（如外部審計(jì)、司法取證）需加蓋企業(yè)公章的《調(diào)檔函》。檔案調(diào)取與歸還：調(diào)取時(shí)，檔案管理員核對(duì)借閱人身份及審批材料，登記《檔案借閱登記表》（附件10）借閱時(shí)間、檔案編號(hào)、借閱人簽字。借閱人僅可在指定區(qū)域（如檔案室閱覽室）查閱檔案，不得涂改、抽取、損毀、復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)審批并注明“復(fù)印件與原件一致”）。歸還時(shí)，檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無(wú)誤后注銷(xiāo)借閱記錄，如檔案損壞或丟失，按企業(yè)檔案管理規(guī)定追究責(zé)任。輸出成果：《合同檔案借閱申請(qǐng)表》《檔案借閱登記表》、檔案歸還確認(rèn)記錄。（四）檔案保管與到期處理操作主體：檔案管理員、法務(wù)專(zhuān)員操作說(shuō)明：定期檢查：檔案管理員每半年對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查是否有蟲(chóng)蛀、受潮、破損等情況，電子檔案是否可正常讀取，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)修復(fù)。保管期限：根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及合同類(lèi)型確定保管期限（如勞動(dòng)合同保管至合同終止后10年；采購(gòu)/銷(xiāo)售合同保管至合同履行完畢后5年；重大合作合同保管至合同終止后20年）。到期鑒定與銷(xiāo)毀：保管期限屆滿(mǎn)前3個(gè)月，檔案管理員會(huì)同法務(wù)專(zhuān)員、業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否仍有保存價(jià)值（如涉及未結(jié)糾紛、歷史追溯需求）。無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》（附件11），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上共同監(jiān)銷(xiāo)（檔案管理員、法務(wù)專(zhuān)員），銷(xiāo)毀過(guò)程記錄《檔案銷(xiāo)毀清單》（附件12），監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)；涉密檔案需使用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀。輸出成果：《檔案檢查記錄表》《檔案銷(xiāo)毀審批表》《檔案銷(xiāo)毀清單》。四、配套模板表格清單序號(hào)模板名稱(chēng)用途說(shuō)明1《合同審批表》合同起草部門(mén)提交審批的基礎(chǔ)信息表2《合同審查登記表》記錄合同審查進(jìn)度、各環(huán)節(jié)意見(jiàn)及結(jié)果3《主體資格審查表》核實(shí)合同對(duì)方主體資質(zhì)、履約能力的記錄4《合同條款審查清單》逐條審查核心條款的合規(guī)性及修改意見(jiàn)5《合同審查意見(jiàn)書(shū)》法務(wù)部門(mén)出具的正式審查結(jié)論及修改要求6《用印登記表》記錄合同用印時(shí)間、份數(shù)、保管人等信息7《檔案移交清單》合同簽署后移交檔案部門(mén)的材料交接記錄8《檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則表》明確檔案分類(lèi)、編號(hào)方法，保證統(tǒng)一管理9《合同檔案借閱申請(qǐng)表》借閱檔案的申請(qǐng)審批流程記錄10《檔案借閱登記表》檔案借閱、歸還的時(shí)間及責(zé)任人跟蹤11《檔案銷(xiāo)毀審批表》到期檔案銷(xiāo)毀的內(nèi)部審批流程12《檔案銷(xiāo)毀清單》檔案銷(xiāo)毀的監(jiān)銷(xiāo)記錄及責(zé)任確認(rèn)五、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）職責(zé)分工明確業(yè)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)合同起草、主體信息提供、商業(yè)條款確認(rèn)及履行跟蹤；法務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)合同合法性、合規(guī)性審查及風(fēng)險(xiǎn)把控；財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)價(jià)款、支付條款的財(cái)務(wù)合規(guī)性審核；行政部門(mén)：負(fù)責(zé)合同用印管理、分發(fā)及檔案移交；檔案部門(mén)：負(fù)責(zé)檔案分類(lèi)、存儲(chǔ)、借閱及到期處理。（二）保密要求合同審查及檔案管理過(guò)程中接觸的合同內(nèi)容、對(duì)方信息、商業(yè)秘密等，需嚴(yán)格遵守企業(yè)保密制度，不得泄露給無(wú)關(guān)人員；電子檔案存儲(chǔ)需加密，訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)管理，避免數(shù)據(jù)泄露。（三）審查時(shí)效管理常規(guī)合同審查需在收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成；重大/復(fù)雜合同（如標(biāo)的超1000萬(wàn)元、涉及新技術(shù)/新業(yè)務(wù)）需延長(zhǎng)至5個(gè)工作日內(nèi)，需提前與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通時(shí)限。（四）檔案存儲(chǔ)安全實(shí)體檔案存放環(huán)境需控制溫度（14-24℃）、濕度（45%-60%），配備消防器材、監(jiān)控設(shè)備；電子檔案需