產(chǎn)品說明書編寫規(guī)范模板及使用指南一、前言為統(tǒng)一產(chǎn)品說明書的編寫標準，保證內容準確、結構清晰、用戶友好，特制定本規(guī)范模板。本模板適用于各類硬件、軟件、服務等產(chǎn)品的說明書編寫，旨在幫助編寫人員快速掌握核心要素，提升產(chǎn)品文檔的專業(yè)性和用戶體驗，同時降低用戶理解成本與售后咨詢壓力。二、產(chǎn)品特性概述本規(guī)范模板具備以下核心特性，以滿足不同場景下的編寫需求：通用性：覆蓋產(chǎn)品概述、功能特性、操作指南、故障排除等全模塊，適配消費電子、工業(yè)設備、軟件工具等多行業(yè)；規(guī)范性：明確章節(jié)結構、內容要素與格式要求，保證同類產(chǎn)品說明書風格統(tǒng)一；可擴展性：支持根據(jù)產(chǎn)品復雜度增減模塊（如高端工業(yè)設備可增加“安全規(guī)范”章節(jié)，輕量級軟件可簡化“安裝配置”流程）；用戶導向：強調“以用戶為中心”的內容設計，通過分步驟說明、圖示輔助、注意事項提示等方式，降低用戶學習成本。三、適用對象與典型應用場景（一）適用對象本模板主要面向以下人員：產(chǎn)品經(jīng)理：負責說明書的內容框架與需求對接；技術文檔專員：負責具體內容的撰寫與整合；質量審核人員：負責內容準確性與合規(guī)性校驗；產(chǎn)品設計師：配合提供產(chǎn)品功能邏輯與操作圖示。（二）典型應用場景新產(chǎn)品上市：為全新硬件（如智能手表、打印機）或軟件（如管理工具、APP）編寫首次發(fā)布說明書；產(chǎn)品迭代更新：當產(chǎn)品新增功能、優(yōu)化操作流程或調整硬件結構時，同步更新說明書內容；多語言本地化：基于中文模板，快速適配英文、日文等海外版本說明書；合規(guī)性文檔：滿足行業(yè)法規(guī)對產(chǎn)品說明書的強制要求（如醫(yī)療器械需包含“禁忌癥”、家電需包含“安全警示”）。四、產(chǎn)品說明書編寫全流程步驟（一）第一步：需求調研與資料收集明確目標用戶：通過用戶畫像分析，確定說明書的主要使用群體（如終端用戶、經(jīng)銷商、維修人員），針對不同群體的知識水平調整語言深度（例：終端用戶側重“基礎操作”，維修人員側重“故障拆解”）。梳理產(chǎn)品核心信息：向研發(fā)團隊獲取產(chǎn)品技術參數(shù)、功能邏輯、硬件接口說明、軟件兼容性清單等資料；向市場團隊獲取產(chǎn)品定位、核心賣點、目標使用場景等信息。調研行業(yè)法規(guī)與競品：收集產(chǎn)品所屬行業(yè)的強制性標準（如GB4943.1-2011《信息技術設備安全》）、推薦性標準，并分析競品說明書結構與內容，優(yōu)化差異化設計。（二）第二步：結構框架搭建根據(jù)產(chǎn)品類型，從以下模塊中選擇并排序，形成說明書目錄（注：模塊順序需符合用戶認知邏輯，如“硬件產(chǎn)品”優(yōu)先“安裝配置”，“軟件產(chǎn)品”優(yōu)先“賬號注冊”）：模塊類別包含子模塊基礎信息封面（產(chǎn)品名稱、型號、logo、版本號）、目錄、前言（產(chǎn)品簡介與使用價值）產(chǎn)品概述產(chǎn)品外觀圖/界面圖、核心參數(shù)表、功能亮點（與競品的差異化優(yōu)勢）安裝與配置硬件安裝步驟（含圖示）、軟件與激活、環(huán)境要求（操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡、硬件配置）功能與操作分模塊功能說明（如“數(shù)據(jù)同步”“權限管理”）、分步驟操作指南（配流程圖/截圖）維護與保養(yǎng)日常清潔方法、定期檢查項目、配件更換說明（如電池、濾網(wǎng)）故障排除常見故障現(xiàn)象（如“無法開機”“連接失敗”）、原因分析、排查步驟、解決方法附錄術語解釋、售后服務信息（地址、聯(lián)系人*）、保修條款、安全認證標識（三）第三步：分模塊內容撰寫1.基礎信息模塊封面：居中展示產(chǎn)品名稱（字體加粗）、型號（如“Pro版：XYZ-2000”）、企業(yè)logo，底部標注“說明書版本：V1.0”與“發(fā)布日期：YYYY年MM月DD日”。前言：用2-3句話說明產(chǎn)品用途（例：“本產(chǎn)品是一款面向中小企業(yè)的智能辦公設備，支持文檔掃描、云存儲與多端協(xié)同，旨在提升團隊辦公效率”），并提示目標讀者（例：“建議首次使用前閱讀本說明書‘安裝與配置’章節(jié)”）。2.產(chǎn)品概述模塊產(chǎn)品外觀圖：硬件產(chǎn)品需提供主視圖、側視圖、接口標注圖（如“USB-C接口位于機身底部左側”）；軟件產(chǎn)品需提供主界面截圖，標注核心功能區(qū)（如“頂部導航欄：首頁/設置/幫助”）。核心參數(shù)表：采用表格形式，清晰呈現(xiàn)關鍵參數(shù)（示例）：參數(shù)項參數(shù)值備注產(chǎn)品尺寸150mm（長）×80mm（寬）×20mm（厚）含凸起部分電池容量5000mAh支持快充，Type-C接口工作溫度-10℃~40℃避免在極端溫度下使用3.功能與操作模塊（核心章節(jié)）采用“場景引入+分步驟說明+圖示輔助”結構，步驟需編號準確、動作具體（示例：智能手表“添加聯(lián)系人”功能）：場景：首次使用手表時，需將手機聯(lián)系人同步至手表，以便快速撥打電話。操作步驟：保證手機與手表已通過藍牙連接（手機“設置”-“藍牙”中可見設備“WatchPro”）；在手表主界面向左滑動，進入“聯(lián)系人”應用；右上角“+”號，選擇“從手機導入”；在手機彈出的授權窗口中“允許”，等待1-2秒，系統(tǒng)自動同步聯(lián)系人；同步完成后，在手表聯(lián)系人列表中目標姓名，即可查看詳情或撥打電話。圖示要求：每1-2步配1張截圖（如步驟3的“+號按鈕位置”、步驟4的“手機授權窗口”），截圖需標注關鍵操作點（如紅色箭頭指向“允許”按鈕）。4.故障排除模塊采用“現(xiàn)象-原因-解決”對應結構，避免專業(yè)術語堆砌（示例：家用打印機“打印模糊”問題）：故障現(xiàn)象可能原因排查與解決方法打印內容模糊1.墨盒缺墨2.打印頭臟污3.紙張受潮1.通過打印機屏幕提示檢查墨盒余量，余量低于20%時更換新墨盒；2.進入打印機“維護”菜單，選擇“打印頭清洗”，重復2-3次；3.更換干燥、平整的A4紙，避免使用受潮或過薄的紙張。（四）第四步：審核與校對自審：編寫人員對照需求清單檢查內容完整性（如是否覆蓋所有核心功能）、步驟準確性（操作順序是否正確、圖示是否與文字一致）、語言通俗性（避免“本產(chǎn)品具備功能”等生硬表述，改為“您可以通過功能實現(xiàn)效果”）。交叉審核：提交產(chǎn)品經(jīng)理核對功能賣點是否與宣傳一致，研發(fā)工程師確認技術參數(shù)與操作邏輯無誤，設計團隊檢查圖示美觀度與標注清晰度。專家審核：針對高風險產(chǎn)品（如醫(yī)療器械、工業(yè)設備），邀請行業(yè)專家或資深工程師審核安全規(guī)范、故障排查等關鍵內容，保證符合法規(guī)要求。（五）第五步：定稿與發(fā)布格式統(tǒng)一：采用企業(yè)VI標準字體（如標題用黑體、用宋體），字號層級分明（一級標題三號加粗、二級標題四號加粗、五號），頁眉添加產(chǎn)品名稱與logo，頁腳標注頁碼“第X頁共Y頁”。版本管理：在說明書封面與頁腳標注版本號（如V1.0/V1.1），每次更新時填寫“修訂記錄表”（示例）：版本號修訂日期修訂內容修訂人*審核人*V1.02024-03-01首次發(fā)布V1.12024-06-15增加“云存儲同步失敗”故障排除多格式輸出：根據(jù)發(fā)布渠道輸出PDF（保證排版不亂）、Word（便于后期修改）、HTML（線上查閱）等格式，PDF需添加水印（如“內部資料，禁止外傳”）。五、說明書核心模塊模板示例（一）產(chǎn)品基本信息表（適用于封面/附錄）項目名稱內容說明產(chǎn)品名稱智能辦公終端Pro型號規(guī)格XYZ-2000（支持5G/WiFi雙模）所屬系列企業(yè)級智能終端系列發(fā)布日期2024年06月15日適用版本硬件V1.0，固件V2.1，客戶端V3.0開發(fā)部門智能硬件事業(yè)部負責人*趙經(jīng)理內部支持工號8888（二）功能特性參數(shù)表（適用于產(chǎn)品概述模塊）功能模塊特性名稱技術參數(shù)/描述用戶價值文檔處理多格式掃描支持PDF、JPG、PNG格式，分辨率最高1200DPI，自動糾偏無需額外安裝掃描軟件，手機/電腦均可查看協(xié)同辦公多端實時同步支持手機APP、電腦客戶端、網(wǎng)頁端同步，延遲≤3秒，歷史版本保存30天隨時隨地查看最新文檔，避免版本混亂安全管理數(shù)據(jù)加密AES-256位加密存儲，支持指紋/密碼雙重驗證，遠程數(shù)據(jù)擦除功能防止企業(yè)敏感信息泄露，提升數(shù)據(jù)安全性（三）操作步驟記錄表（適用于功能與操作模塊）步驟序號操作內容圖示編號注意事項預期結果1長按電源鍵3秒開機圖2-1首次開機需充電至20%以上屏幕顯示品牌logo2選擇語言并“下一步”圖2-2支持中文/英文/日文3種語言進入WiFi設置界面3連接WiFi并輸入密碼圖2-3僅支持2.4GHz頻段，5G頻段不可用顯示“連接成功”提示（四）故障排查指南表（適用于故障排除模塊）故障現(xiàn)象可能原因排查步驟解決方法設備無法連接WiFi1.WiFi信號弱2.密碼錯誤3.設備頻段不匹配1.靠近路由器，距離≤3米；2.重新輸入密碼（區(qū)分大小寫）；3.檢查路由器是否開啟2.4GHz頻段1.增強WiFi信號或使用中繼器；2.聯(lián)系網(wǎng)絡管理員確認密碼；3.登錄路由器后臺修改頻段六、編寫過程中的關鍵注意事項（一）內容準確性：拒絕模糊表述技術參數(shù)需與研發(fā)團隊最終確認，避免“約”“≥”等模糊數(shù)據(jù)（如“電池容量5000mAh±5%”需標注誤差范圍）；操作步驟需實際驗證，保證“按步驟操作可100%達成預期結果”，避免“可能”“大概”等不確定性描述。（二）用戶導向：從“功能”到“用戶價值”避免羅列功能參數(shù)，需轉化為用戶可感知的價值（例：不說“支持10種文檔格式”，而說“兼容Word、Excel等常用格式，無需轉換即可打開”）；針對老年用戶、兒童等特殊群體，可增加“圖文對照”“大字版”等簡化版本。（三）合規(guī)性：標注法規(guī)與標準涉及安全、環(huán)保、健康等強制要求的內容，需明確標注法規(guī)標準號（如“本產(chǎn)品符合GB4943.1-2011安全標準”）；包含放射性、易燃等風險的產(chǎn)品，需在顯著位置添加警示圖標（如??）與說明。（四）版本管理：可追溯、可維護每次更新說明書時，同步更新“修訂記錄表”，記錄變更內容、人員與日期，便于追溯歷史版本；廢舊版本需明確標注“作廢”并歸檔，避免用戶誤用過時信息。（五）可維護性：模塊化設計將內容拆分為獨立模塊（如“安裝配置”“功能操作”），單個模塊更新時不影響整體結構；建立術語庫（如“云存儲”“固件升級”等統(tǒng)一表述），避免同一概念