項(xiàng)目文件管理規(guī)程一、項(xiàng)目文件管理概述

（一）目的與意義

項(xiàng)目文件管理規(guī)程旨在規(guī)范項(xiàng)目執(zhí)行過程中的文件創(chuàng)建、存儲、使用、歸檔等環(huán)節(jié)，確保文件信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高項(xiàng)目協(xié)作效率，降低信息丟失風(fēng)險(xiǎn)，為項(xiàng)目決策提供可靠依據(jù)。

（二）適用范圍

本規(guī)程適用于公司所有項(xiàng)目的文件管理工作，涵蓋項(xiàng)目啟動、執(zhí)行、收尾等全生命周期中的各類文件，包括但不限于：

1.項(xiàng)目計(jì)劃書

2.會議紀(jì)要

3.設(shè)計(jì)方案

4.測試報(bào)告

5.驗(yàn)收文檔

二、文件管理職責(zé)

（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的整體統(tǒng)籌與審批。

2.確認(rèn)文件格式、內(nèi)容符合規(guī)范要求。

3.監(jiān)督文件歸檔工作的執(zhí)行。

（二）項(xiàng)目成員

1.按照分工創(chuàng)建并提交相關(guān)文件。

2.及時(shí)更新已修改的文件版本。

3.確保文件命名符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（三）行政支持團(tuán)隊(duì)

1.提供文件存儲系統(tǒng)的技術(shù)支持。

2.定期備份項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)。

3.解答文件管理相關(guān)疑問。

三、文件創(chuàng)建與存儲

（一）文件命名規(guī)范

文件命名需遵循以下規(guī)則：

1.項(xiàng)目名稱+日期（YYYYMMDD）+文件類型（如：XX項(xiàng)目-20230101-計(jì)劃書.docx）。

2.使用中文或英文，禁止特殊字符。

3.版本號標(biāo)注在文件名末尾（如：XX項(xiàng)目-20230101-計(jì)劃書_v1.0.docx）。

（二）文件存儲要求

1.所有項(xiàng)目文件需存儲在指定云盤或服務(wù)器目錄下，路徑結(jié)構(gòu)如下：

`/項(xiàng)目分類/年份/項(xiàng)目名稱/文件類型/`

示例：`/銷售項(xiàng)目/2023/客戶拓展計(jì)劃/文檔/`

2.每個(gè)項(xiàng)目建立獨(dú)立文件夾，權(quán)限設(shè)置僅限項(xiàng)目成員及負(fù)責(zé)人。

3.重要文件（如合同、設(shè)計(jì)稿）需雙重備份，存儲在異地服務(wù)器。

四、文件使用與共享

（一）文件版本控制

1.每次文件修改需創(chuàng)建新版本，保留歷史記錄。

2.更新版本時(shí)需注明修改內(nèi)容與時(shí)間。

3.禁止直接覆蓋舊文件。

（二）文件共享流程

1.項(xiàng)目成員需通過審批后共享文件給外部人員。

2.共享時(shí)注明訪問權(quán)限（如：查看、編輯）。

3.臨時(shí)共享文件需設(shè)定到期時(shí)間，到期自動失效。

五、文件歸檔與銷毀

（一）歸檔時(shí)機(jī)

1.項(xiàng)目驗(yàn)收完成后30日內(nèi)完成歸檔。

2.法律規(guī)定需長期保存的文件（如合同）按檔案管理要求處理。

（二）歸檔流程

1.整理項(xiàng)目文件清單，確保證件齊全。

2.將電子版上傳至公司檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)版存放于檔案室。

3.歸檔文件需標(biāo)注密級（如：內(nèi)部、機(jī)密）。

（三）銷毀條件

1.項(xiàng)目終止且無后續(xù)使用價(jià)值的文件。

2.超過保存期限的文件（如：年度報(bào)告5年后銷毀）。

3.銷毀需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，并記錄銷毀人、時(shí)間。

六、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）定期檢查

每季度由行政支持團(tuán)隊(duì)抽查項(xiàng)目文件管理執(zhí)行情況，重點(diǎn)關(guān)注：

1.文件命名是否規(guī)范。

2.版本控制是否完整。

3.存儲備份是否到位。

（二）優(yōu)化建議

根據(jù)檢查結(jié)果提出改進(jìn)措施，如：

1.優(yōu)化共享權(quán)限設(shè)置。

2.加強(qiáng)成員培訓(xùn)。

3.更新文件管理工具。

一、項(xiàng)目文件管理概述

（一）目的與意義

項(xiàng)目文件管理規(guī)程旨在規(guī)范項(xiàng)目執(zhí)行過程中的文件創(chuàng)建、存儲、使用、歸檔等環(huán)節(jié)，確保文件信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高項(xiàng)目協(xié)作效率，降低信息丟失風(fēng)險(xiǎn)，為項(xiàng)目決策提供可靠依據(jù)。

項(xiàng)目文件管理對于維護(hù)項(xiàng)目知識資產(chǎn)、支持團(tuán)隊(duì)協(xié)作、提升客戶服務(wù)質(zhì)量具有重要作用。規(guī)范化的文件管理能夠減少溝通成本，避免因信息混亂導(dǎo)致的決策失誤，同時(shí)便于后續(xù)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與復(fù)用。

（二）適用范圍

本規(guī)程適用于公司所有項(xiàng)目的文件管理工作，涵蓋項(xiàng)目啟動、執(zhí)行、收尾等全生命周期中的各類文件，包括但不限于：

1.項(xiàng)目計(jì)劃書（如：項(xiàng)目章程、范圍說明、時(shí)間表）。

2.會議紀(jì)要（如：項(xiàng)目評審會、團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)會記錄）。

3.設(shè)計(jì)方案（如：產(chǎn)品原型圖、系統(tǒng)架構(gòu)圖）。

4.測試報(bào)告（如：功能測試、性能測試結(jié)果）。

5.驗(yàn)收文檔（如：客戶確認(rèn)單、交付清單）。

6.項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告（如：成果分析、改進(jìn)建議）。

7.溝通記錄（如：郵件往來、即時(shí)消息存檔）。

所有文件均需符合本規(guī)程的命名、存儲、共享和歸檔要求。

二、文件管理職責(zé)

（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的整體統(tǒng)籌與審批，確保文件內(nèi)容與項(xiàng)目目標(biāo)一致。

2.確認(rèn)文件格式、內(nèi)容符合規(guī)范要求，如文檔需包含必要的版本控制、責(zé)任標(biāo)識等元數(shù)據(jù)。

3.監(jiān)督文件歸檔工作的執(zhí)行，確保重要文件得到妥善保存。

4.定期組織文件管理培訓(xùn)，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。

（二）項(xiàng)目成員

1.按照分工創(chuàng)建并提交相關(guān)文件，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.及時(shí)更新已修改的文件版本，并在版本歷史中注明修改原因。

3.確保文件命名符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，避免使用模糊或易混淆的名稱。

4.在共享文件時(shí)遵循權(quán)限管理要求，不得隨意泄露敏感信息。

（三）行政支持團(tuán)隊(duì)

1.提供文件存儲系統(tǒng)的技術(shù)支持，包括系統(tǒng)維護(hù)、權(quán)限設(shè)置等。

2.定期備份項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)安全，并制定災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案。

3.解答文件管理相關(guān)疑問，協(xié)助團(tuán)隊(duì)解決操作問題。

4.跟蹤文件使用情況，優(yōu)化存儲資源分配。

三、文件創(chuàng)建與存儲

（一）文件命名規(guī)范

文件命名需遵循以下規(guī)則，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性和可追溯性：

1.項(xiàng)目名稱+日期（YYYYMMDD）+文件類型（如：XX項(xiàng)目-20230101-計(jì)劃書.docx）。

-示例：`市場推廣項(xiàng)目-20230101-需求分析報(bào)告_v1.2.pdf`

2.使用中文或英文，禁止特殊字符（如：\/?<>："|），優(yōu)先采用短橫線或下劃線分隔。

3.版本號標(biāo)注在文件名末尾，格式為`_vX.Y`（如：_v2.1表示第二版第一次修訂）。

4.會議文件需包含日期和會議類型（如：周會、評審會）。

-示例：`產(chǎn)品研發(fā)-20230215-評審會紀(jì)要.docx`

（二）文件存儲要求

1.所有項(xiàng)目文件需存儲在指定云盤或服務(wù)器目錄下，路徑結(jié)構(gòu)如下：

`/項(xiàng)目分類/年份/項(xiàng)目名稱/文件類型/`

示例：`/研發(fā)項(xiàng)目/2023/智能硬件開發(fā)/設(shè)計(jì)文檔/`

2.每個(gè)項(xiàng)目建立獨(dú)立文件夾，權(quán)限設(shè)置僅限項(xiàng)目成員及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，特殊文件（如：客戶資料）需額外加密存儲。

3.重要文件（如：核心代碼、專利圖紙）需雙重備份，存儲在異地服務(wù)器或物理介質(zhì)中。

4.存儲時(shí)需定期檢查文件完整性，如通過哈希校驗(yàn)（MD5/SHA256）。

四、文件使用與共享

（一）文件版本控制

1.每次文件修改需創(chuàng)建新版本，保留歷史記錄，可在文檔編輯器中啟用版本追蹤功能。

2.更新版本時(shí)需注明修改內(nèi)容與時(shí)間，如通過批注或修訂模式。

3.禁止直接覆蓋舊文件，舊版本需標(biāo)記為“草稿”或“歷史”狀態(tài)。

4.版本命名規(guī)則：`文件名_vX.Y`（X為版本號，Y為修訂次數(shù)）。

-示例：`需求文檔_v1.0`（初版）、`需求文檔_v1.1`（修訂1次）

（二）文件共享流程

1.項(xiàng)目成員需通過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后共享文件給外部人員（如：供應(yīng)商、客戶）。

2.共享時(shí)注明訪問權(quán)限（如：查看、評論、編輯），避免過度授權(quán)。

3.臨時(shí)共享文件需設(shè)定到期時(shí)間（如：7天），到期自動失效。

4.共享記錄需在文件管理臺賬中備案，便于追蹤信息流向。

五、文件歸檔與銷毀

（一）歸檔時(shí)機(jī)

1.項(xiàng)目驗(yàn)收完成后30日內(nèi)完成歸檔，確保所有文件已最終定稿。

2.法律規(guī)定需長期保存的文件（如：合同、知識產(chǎn)權(quán)申請材料）按檔案管理要求處理，保存期限參考行業(yè)慣例（如：合同5-10年）。

3.季度項(xiàng)目結(jié)束后60日內(nèi)完成歸檔，非核心文件可標(biāo)記為“長期保存”。

（二）歸檔流程

1.整理項(xiàng)目文件清單，確保證件齊全，如：

-項(xiàng)目計(jì)劃書

-會議紀(jì)要（含決策記錄）

-測試報(bào)告（含缺陷修復(fù)記錄）

-驗(yàn)收文檔（含客戶簽字）

2.將電子版上傳至公司檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)版存放于檔案室，分類編號（如：項(xiàng)目編號-文件類型-日期）。

3.歸檔文件需標(biāo)注密級（如：公開、內(nèi)部、機(jī)密），并記錄存儲位置。

4.建立電子歸檔索引，便于快速檢索。

（三）銷毀條件

1.項(xiàng)目終止且無后續(xù)使用價(jià)值的文件（如：未通過評審的方案）。

2.超過保存期限的文件（如：年度報(bào)告5年后銷毀，財(cái)務(wù)報(bào)表8年后銷毀）。

3.銷毀需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，并記錄銷毀人、時(shí)間、文件清單。

4.電子文件銷毀需通過專業(yè)工具徹底覆蓋，避免恢復(fù)。

六、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）定期檢查

每季度由行政支持團(tuán)隊(duì)抽查項(xiàng)目文件管理執(zhí)行情況，重點(diǎn)關(guān)注：

1.文件命名是否規(guī)范，如是否存在中文亂碼或版本號錯(cuò)誤。

2.版本控制是否完整，如歷史記錄是否可追溯。

3.存儲備份是否到位，如異地備份是否可用。

4.權(quán)限管理是否合理，如是否存在越權(quán)訪問。

5.歸檔文件是否完整，如是否缺少關(guān)鍵記錄。

（二）優(yōu)化建議

根據(jù)檢查結(jié)果提出改進(jìn)措施，如：

1.優(yōu)化共享權(quán)限設(shè)置，引入動態(tài)授權(quán)機(jī)制（如：按需開通編輯權(quán)限）。

2.加強(qiáng)成員培訓(xùn)，通過案例演示提升文件管理意識。

3.更新文件管理工具，引入AI輔助分類功能（如：自動識別文檔類型）。

4.建立文件生命周期管理表，明確各階段文件處理要求。

5.定期評估規(guī)程有效性，如通過問卷調(diào)查收集反饋。

一、項(xiàng)目文件管理概述

（一）目的與意義

項(xiàng)目文件管理規(guī)程旨在規(guī)范項(xiàng)目執(zhí)行過程中的文件創(chuàng)建、存儲、使用、歸檔等環(huán)節(jié)，確保文件信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高項(xiàng)目協(xié)作效率，降低信息丟失風(fēng)險(xiǎn)，為項(xiàng)目決策提供可靠依據(jù)。

（二）適用范圍

本規(guī)程適用于公司所有項(xiàng)目的文件管理工作，涵蓋項(xiàng)目啟動、執(zhí)行、收尾等全生命周期中的各類文件，包括但不限于：

1.項(xiàng)目計(jì)劃書

2.會議紀(jì)要

3.設(shè)計(jì)方案

4.測試報(bào)告

5.驗(yàn)收文檔

二、文件管理職責(zé)

（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的整體統(tǒng)籌與審批。

2.確認(rèn)文件格式、內(nèi)容符合規(guī)范要求。

3.監(jiān)督文件歸檔工作的執(zhí)行。

（二）項(xiàng)目成員

1.按照分工創(chuàng)建并提交相關(guān)文件。

2.及時(shí)更新已修改的文件版本。

3.確保文件命名符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（三）行政支持團(tuán)隊(duì)

1.提供文件存儲系統(tǒng)的技術(shù)支持。

2.定期備份項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)。

3.解答文件管理相關(guān)疑問。

三、文件創(chuàng)建與存儲

（一）文件命名規(guī)范

文件命名需遵循以下規(guī)則：

1.項(xiàng)目名稱+日期（YYYYMMDD）+文件類型（如：XX項(xiàng)目-20230101-計(jì)劃書.docx）。

2.使用中文或英文，禁止特殊字符。

3.版本號標(biāo)注在文件名末尾（如：XX項(xiàng)目-20230101-計(jì)劃書_v1.0.docx）。

（二）文件存儲要求

1.所有項(xiàng)目文件需存儲在指定云盤或服務(wù)器目錄下，路徑結(jié)構(gòu)如下：

`/項(xiàng)目分類/年份/項(xiàng)目名稱/文件類型/`

示例：`/銷售項(xiàng)目/2023/客戶拓展計(jì)劃/文檔/`

2.每個(gè)項(xiàng)目建立獨(dú)立文件夾，權(quán)限設(shè)置僅限項(xiàng)目成員及負(fù)責(zé)人。

3.重要文件（如合同、設(shè)計(jì)稿）需雙重備份，存儲在異地服務(wù)器。

四、文件使用與共享

（一）文件版本控制

1.每次文件修改需創(chuàng)建新版本，保留歷史記錄。

2.更新版本時(shí)需注明修改內(nèi)容與時(shí)間。

3.禁止直接覆蓋舊文件。

（二）文件共享流程

1.項(xiàng)目成員需通過審批后共享文件給外部人員。

2.共享時(shí)注明訪問權(quán)限（如：查看、編輯）。

3.臨時(shí)共享文件需設(shè)定到期時(shí)間，到期自動失效。

五、文件歸檔與銷毀

（一）歸檔時(shí)機(jī)

1.項(xiàng)目驗(yàn)收完成后30日內(nèi)完成歸檔。

2.法律規(guī)定需長期保存的文件（如合同）按檔案管理要求處理。

（二）歸檔流程

1.整理項(xiàng)目文件清單，確保證件齊全。

2.將電子版上傳至公司檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)版存放于檔案室。

3.歸檔文件需標(biāo)注密級（如：內(nèi)部、機(jī)密）。

（三）銷毀條件

1.項(xiàng)目終止且無后續(xù)使用價(jià)值的文件。

2.超過保存期限的文件（如：年度報(bào)告5年后銷毀）。

3.銷毀需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，并記錄銷毀人、時(shí)間。

六、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）定期檢查

每季度由行政支持團(tuán)隊(duì)抽查項(xiàng)目文件管理執(zhí)行情況，重點(diǎn)關(guān)注：

1.文件命名是否規(guī)范。

2.版本控制是否完整。

3.存儲備份是否到位。

（二）優(yōu)化建議

根據(jù)檢查結(jié)果提出改進(jìn)措施，如：

1.優(yōu)化共享權(quán)限設(shè)置。

2.加強(qiáng)成員培訓(xùn)。

3.更新文件管理工具。

一、項(xiàng)目文件管理概述

（一）目的與意義

項(xiàng)目文件管理規(guī)程旨在規(guī)范項(xiàng)目執(zhí)行過程中的文件創(chuàng)建、存儲、使用、歸檔等環(huán)節(jié)，確保文件信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高項(xiàng)目協(xié)作效率，降低信息丟失風(fēng)險(xiǎn)，為項(xiàng)目決策提供可靠依據(jù)。

項(xiàng)目文件管理對于維護(hù)項(xiàng)目知識資產(chǎn)、支持團(tuán)隊(duì)協(xié)作、提升客戶服務(wù)質(zhì)量具有重要作用。規(guī)范化的文件管理能夠減少溝通成本，避免因信息混亂導(dǎo)致的決策失誤，同時(shí)便于后續(xù)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與復(fù)用。

（二）適用范圍

本規(guī)程適用于公司所有項(xiàng)目的文件管理工作，涵蓋項(xiàng)目啟動、執(zhí)行、收尾等全生命周期中的各類文件，包括但不限于：

1.項(xiàng)目計(jì)劃書（如：項(xiàng)目章程、范圍說明、時(shí)間表）。

2.會議紀(jì)要（如：項(xiàng)目評審會、團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)會記錄）。

3.設(shè)計(jì)方案（如：產(chǎn)品原型圖、系統(tǒng)架構(gòu)圖）。

4.測試報(bào)告（如：功能測試、性能測試結(jié)果）。

5.驗(yàn)收文檔（如：客戶確認(rèn)單、交付清單）。

6.項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告（如：成果分析、改進(jìn)建議）。

7.溝通記錄（如：郵件往來、即時(shí)消息存檔）。

所有文件均需符合本規(guī)程的命名、存儲、共享和歸檔要求。

二、文件管理職責(zé)

（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的整體統(tǒng)籌與審批，確保文件內(nèi)容與項(xiàng)目目標(biāo)一致。

2.確認(rèn)文件格式、內(nèi)容符合規(guī)范要求，如文檔需包含必要的版本控制、責(zé)任標(biāo)識等元數(shù)據(jù)。

3.監(jiān)督文件歸檔工作的執(zhí)行，確保重要文件得到妥善保存。

4.定期組織文件管理培訓(xùn)，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。

（二）項(xiàng)目成員

1.按照分工創(chuàng)建并提交相關(guān)文件，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.及時(shí)更新已修改的文件版本，并在版本歷史中注明修改原因。

3.確保文件命名符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，避免使用模糊或易混淆的名稱。

4.在共享文件時(shí)遵循權(quán)限管理要求，不得隨意泄露敏感信息。

（三）行政支持團(tuán)隊(duì)

1.提供文件存儲系統(tǒng)的技術(shù)支持，包括系統(tǒng)維護(hù)、權(quán)限設(shè)置等。

2.定期備份項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)安全，并制定災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案。

3.解答文件管理相關(guān)疑問，協(xié)助團(tuán)隊(duì)解決操作問題。

4.跟蹤文件使用情況，優(yōu)化存儲資源分配。

三、文件創(chuàng)建與存儲

（一）文件命名規(guī)范

文件命名需遵循以下規(guī)則，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性和可追溯性：

1.項(xiàng)目名稱+日期（YYYYMMDD）+文件類型（如：XX項(xiàng)目-20230101-計(jì)劃書.docx）。

-示例：`市場推廣項(xiàng)目-20230101-需求分析報(bào)告_v1.2.pdf`

2.使用中文或英文，禁止特殊字符（如：\/?<>："|），優(yōu)先采用短橫線或下劃線分隔。

3.版本號標(biāo)注在文件名末尾，格式為`_vX.Y`（如：_v2.1表示第二版第一次修訂）。

4.會議文件需包含日期和會議類型（如：周會、評審會）。

-示例：`產(chǎn)品研發(fā)-20230215-評審會紀(jì)要.docx`

（二）文件存儲要求

1.所有項(xiàng)目文件需存儲在指定云盤或服務(wù)器目錄下，路徑結(jié)構(gòu)如下：

`/項(xiàng)目分類/年份/項(xiàng)目名稱/文件類型/`

示例：`/研發(fā)項(xiàng)目/2023/智能硬件開發(fā)/設(shè)計(jì)文檔/`

2.每個(gè)項(xiàng)目建立獨(dú)立文件夾，權(quán)限設(shè)置僅限項(xiàng)目成員及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，特殊文件（如：客戶資料）需額外加密存儲。

3.重要文件（如：核心代碼、專利圖紙）需雙重備份，存儲在異地服務(wù)器或物理介質(zhì)中。

4.存儲時(shí)需定期檢查文件完整性，如通過哈希校驗(yàn)（MD5/SHA256）。

四、文件使用與共享

（一）文件版本控制

1.每次文件修改需創(chuàng)建新版本，保留歷史記錄，可在文檔編輯器中啟用版本追蹤功能。

2.更新版本時(shí)需注明修改內(nèi)容與時(shí)間，如通過批注或修訂模式。

3.禁止直接覆蓋舊文件，舊版本需標(biāo)記為“草稿”或“歷史”狀態(tài)。

4.版本命名規(guī)則：`文件名_vX.Y`（X為版本號，Y為修訂次數(shù)）。

-示例：`需求文檔_v1.0`（初版）、`需求文檔_v1.1`（修訂1次）

（二）文件共享流程

1.項(xiàng)目成員需通過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后共享文件給外部人員（如：供應(yīng)商、客戶）。

2.共享時(shí)注明訪問權(quán)限（如：查看、評論、編輯），避免過度授權(quán)。

3.臨時(shí)共享文件需設(shè)定到期時(shí)間（如：7天），到期自動失效。

4.共享記錄需在文件管理臺賬中備案，便于追蹤信息流向。

五、文件歸檔與銷毀

（一）歸檔時(shí)機(jī)

1.項(xiàng)目驗(yàn)收完成后30