會(huì)議紀(jì)要編寫的指導(dǎo)方案一、會(huì)議紀(jì)要編寫概述

會(huì)議紀(jì)要是記錄會(huì)議主要內(nèi)容和決策事項(xiàng)的重要文件，具有存檔、傳達(dá)和執(zhí)行依據(jù)的作用。編寫會(huì)議紀(jì)要需遵循客觀、準(zhǔn)確、簡潔的原則，確保內(nèi)容完整、條理清晰。本方案旨在提供一套系統(tǒng)化的會(huì)議紀(jì)要編寫指導(dǎo)，幫助相關(guān)人員高效完成紀(jì)要撰寫工作。

二、會(huì)議紀(jì)要編寫的準(zhǔn)備階段

（一）明確會(huì)議主題與目的

1.提前了解會(huì)議類型（如決策會(huì)議、工作例會(huì)、專題研討會(huì)等）。

2.確定會(huì)議的核心議題和預(yù)期目標(biāo)。

（二）準(zhǔn)備相關(guān)資料

1.收集會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、前期報(bào)告等文件。

2.如有需要，整理與議題相關(guān)的背景資料或數(shù)據(jù)。

（三）確定記錄方式

1.選擇手寫、錄音或電子記錄等方式。

2.確保記錄工具（如筆、筆記本、錄音筆等）準(zhǔn)備齊全。

三、會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容編寫

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱、召開時(shí)間、地點(diǎn)。

2.主持人、記錄人、參會(huì)人員（可附名單）。

3.會(huì)議缺席或請(qǐng)假人員（如有）。

（二）會(huì)議主要內(nèi)容

1.按議程順序逐項(xiàng)記錄討論內(nèi)容。

-采用要點(diǎn)式，突出關(guān)鍵發(fā)言和決策。

-避免記錄冗長對(duì)話，聚焦結(jié)論性意見。

2.重要事項(xiàng)可單獨(dú)列出，如：

-（1）項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)與調(diào)整方案。

-（2）預(yù)算審批與資源分配。

-（3）需跟進(jìn)的問題及責(zé)任人。

（三）會(huì)議決議與行動(dòng)項(xiàng)

1.清晰列出會(huì)議達(dá)成的共識(shí)或決策。

2.使用分步驟（StepbyStep）方式描述行動(dòng)項(xiàng)：

-（1）明確任務(wù)內(nèi)容。

-（2）指定負(fù)責(zé)人。

-（3）設(shè)定完成時(shí)限（如：X月X日前）。

（四）其他事項(xiàng)

1.記錄臨時(shí)動(dòng)議或補(bǔ)充討論內(nèi)容。

2.如有會(huì)議材料（如報(bào)告、數(shù)據(jù)表格），注明附件名稱。

四、會(huì)議紀(jì)要的審核與歸檔

（一）審核要點(diǎn)

1.核對(duì)會(huì)議信息是否完整準(zhǔn)確。

2.檢查決議與記錄內(nèi)容是否一致。

3.刪除無關(guān)或重復(fù)信息，確保簡潔。

（二）歸檔流程

1.經(jīng)主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

2.按部門或項(xiàng)目分類存檔，便于查閱。

3.電子版建議備份至共享服務(wù)器或云存儲(chǔ)。

五、編寫注意事項(xiàng)

（一）語言規(guī)范

1.使用正式書面語，避免口語化表達(dá)。

2.專業(yè)術(shù)語需統(tǒng)一，避免歧義。

（二）時(shí)間管理

1.會(huì)后及時(shí)整理紀(jì)要，避免內(nèi)容遺漏。

2.建議在會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)完成初稿。

（三）保密要求

1.涉及敏感信息（如具體數(shù)據(jù)、內(nèi)部討論）需按規(guī)定處理。

2.限制紀(jì)要的傳播范圍，僅分享給相關(guān)人員。

三、會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容編寫

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱、召開時(shí)間、地點(diǎn)：

準(zhǔn)確記錄會(huì)議的正式名稱，例如“XX項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)會(huì)”、“XX部門周例會(huì)”等。

記錄會(huì)議正式開始和結(jié)束的具體時(shí)間，精確到小時(shí)和分鐘。例如：“上午9:30開始，中午12:00結(jié)束”。

記錄會(huì)議召開的具體場所，可以是具體的會(huì)議室名稱，也可以是線上會(huì)議平臺(tái)（如視頻會(huì)議鏈接）。例如：“公司三樓大會(huì)議室”、“騰訊會(huì)議”。

2.主持人、記錄人、參會(huì)人員（可附名單）：

明確記錄會(huì)議的主持人姓名及職務(wù)（可選）。

明確記錄負(fù)責(zé)撰寫會(huì)議紀(jì)要的記錄人姓名及職務(wù)（可選）。

列出所有出席會(huì)議的人員姓名及職務(wù)（部門），也可選擇附上詳細(xì)的參會(huì)名單作為附件。對(duì)于重要或大型會(huì)議，此項(xiàng)信息尤為重要。

3.會(huì)議缺席或請(qǐng)假人員（如有）：

記錄因故未能出席會(huì)議的人員姓名、職務(wù)（部門）以及請(qǐng)假事由（如“請(qǐng)假”、“遲到”、“退場”等狀態(tài)描述）。這有助于了解會(huì)議參與情況。

（二）會(huì)議主要內(nèi)容

1.按議程順序逐項(xiàng)記錄討論內(nèi)容：

遵循結(jié)構(gòu)：嚴(yán)格按照會(huì)議議程的順序來組織紀(jì)要內(nèi)容，確保邏輯清晰，條理分明。

突出重點(diǎn)：記錄應(yīng)聚焦于討論過程中的關(guān)鍵信息、不同意見的要點(diǎn)、以及最終的結(jié)論或共識(shí)。避免記錄冗長的對(duì)話、重復(fù)性發(fā)言或與議題關(guān)聯(lián)不大的閑聊。

客觀中立：采用客觀、中性的語言進(jìn)行記錄，避免加入記錄人的主觀評(píng)價(jià)或推斷。應(yīng)準(zhǔn)確反映發(fā)言者的原意。

2.采用要點(diǎn)式，突出關(guān)鍵發(fā)言和決策：

要點(diǎn)式記錄：對(duì)于每個(gè)議題的討論，使用簡潔的語句或短語概括關(guān)鍵點(diǎn)，便于閱讀和回顧。例如，使用項(xiàng)目符號(hào)（?）或編號(hào)（1,2,3）。

關(guān)鍵發(fā)言：記錄對(duì)議題有重要影響、提出關(guān)鍵見解或引發(fā)深入討論的發(fā)言片段。如果發(fā)言者提出了具體建議或解決方案，應(yīng)明確記錄。

決策事項(xiàng)：清晰、完整地記錄會(huì)議就相關(guān)議題達(dá)成的最終決策或決議。如果有多項(xiàng)決議，應(yīng)逐一列出。

3.重要事項(xiàng)可單獨(dú)列出，如：

（1）項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)與調(diào)整方案：

記錄各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)的關(guān)鍵進(jìn)展數(shù)據(jù)（例如，可記錄為“項(xiàng)目A完成度達(dá)60%，項(xiàng)目B遇到技術(shù)瓶頸，預(yù)計(jì)下周解決”）。

記錄針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展所討論的調(diào)整方案，包括具體的修改措施、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等（例如，“項(xiàng)目B的技術(shù)調(diào)整方案已定，由張三負(fù)責(zé)實(shí)施，下周五前完成測試”）。

（2）預(yù)算審批與資源分配：

記錄討論的具體預(yù)算項(xiàng)目、申請(qǐng)金額、審批結(jié)果（批準(zhǔn)/拒絕/修改后批準(zhǔn)）。例如，“市場推廣活動(dòng)預(yù)算50萬元，經(jīng)討論，批準(zhǔn)35萬元，剩余部分需進(jìn)一步審核”。

記錄討論的資源分配情況，如人員調(diào)配、設(shè)備使用等（例如，“新增項(xiàng)目C配備2名開發(fā)人員，由李四和王五擔(dān)任，設(shè)備需求清單已提交行政部”）。

（3）需跟進(jìn)的問題及責(zé)任人：

列出會(huì)議中識(shí)別出的待辦事項(xiàng)或需要進(jìn)一步調(diào)查、解決的問題。

明確每個(gè)問題的負(fù)責(zé)人（Assignee）和期望完成的時(shí)間（DueDate）。

示例格式：問題：[具體問題描述]；負(fù)責(zé)人：[姓名/部門]；截止日期：[年-月-日]。

（三）會(huì)議決議與行動(dòng)項(xiàng)

1.清晰列出會(huì)議達(dá)成的共識(shí)或決策：

在主要內(nèi)容之后，設(shè)立獨(dú)立的“會(huì)議決議”部分。

使用清晰、明確的語言概括會(huì)議最終的決定。如果是多項(xiàng)決議，應(yīng)編號(hào)或分點(diǎn)列出。

確保決議內(nèi)容具體，避免模糊不清的表述。例如，避免說“我們需要改進(jìn)流程”，而是說“決議：優(yōu)化報(bào)銷審批流程，將審批環(huán)節(jié)從3個(gè)減至2個(gè)，并在新流程中增加電子簽名環(huán)節(jié)”。

2.使用分步驟（StepbyStep）方式描述行動(dòng)項(xiàng)：

在“會(huì)議決議”之后，設(shè)立“行動(dòng)項(xiàng)”或“后續(xù)跟進(jìn)”部分。

對(duì)每個(gè)需要執(zhí)行的行動(dòng)項(xiàng)，按邏輯順序或重要性進(jìn)行編號(hào)。

每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)應(yīng)包含以下要素：

（1）明確任務(wù)內(nèi)容：具體描述需要完成的工作是什么。語言應(yīng)簡潔、可執(zhí)行。例如，“更新項(xiàng)目計(jì)劃書，包含最新的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和資源需求”。

（2）指定負(fù)責(zé)人：清晰指出由誰負(fù)責(zé)該項(xiàng)任務(wù)。必須是具體的人員姓名。例如，“負(fù)責(zé)人：趙六”。

（3）設(shè)定完成時(shí)限：給出任務(wù)完成的期望日期或時(shí)間點(diǎn)。日期應(yīng)具體、明確。例如，“完成時(shí)限：2024年1月15日下午5點(diǎn)前”。

示例：

行動(dòng)項(xiàng)1：（1）任務(wù)：聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)XX物料樣品到貨時(shí)間；（2）負(fù)責(zé)人：孫工；（3）完成時(shí)限：2024年1月10日。

行動(dòng)項(xiàng)2：（1）任務(wù)：整理上周會(huì)議中提到的三份市場調(diào)研報(bào)告；（2）負(fù)責(zé)人：周經(jīng)理；（3）完成時(shí)限：2024年1月18日。

（四）其他事項(xiàng)

1.記錄臨時(shí)動(dòng)議或補(bǔ)充討論內(nèi)容：

如果會(huì)議中出現(xiàn)了議程之外的臨時(shí)討論或動(dòng)議，應(yīng)在紀(jì)要中單獨(dú)列出。

簡要說明動(dòng)議的內(nèi)容和討論結(jié)果。如果該動(dòng)議產(chǎn)生了新的決議或行動(dòng)項(xiàng)，應(yīng)參照前面的格式進(jìn)行記錄。

2.如有會(huì)議材料（如報(bào)告、數(shù)據(jù)表格），注明附件名稱：

如果會(huì)議中分發(fā)或參考了書面材料、電子文檔、演示文稿（如PPT）等，應(yīng)在紀(jì)要末尾列出這些材料的名稱或標(biāo)識(shí)符，并說明其類型（如“附件：項(xiàng)目B詳細(xì)預(yù)算表（Excel）”、“附件：市場分析演示文稿（PPT）”）。

這有助于參會(huì)者查閱相關(guān)背景信息或詳細(xì)數(shù)據(jù)。

一、會(huì)議紀(jì)要編寫概述

會(huì)議紀(jì)要是記錄會(huì)議主要內(nèi)容和決策事項(xiàng)的重要文件，具有存檔、傳達(dá)和執(zhí)行依據(jù)的作用。編寫會(huì)議紀(jì)要需遵循客觀、準(zhǔn)確、簡潔的原則，確保內(nèi)容完整、條理清晰。本方案旨在提供一套系統(tǒng)化的會(huì)議紀(jì)要編寫指導(dǎo)，幫助相關(guān)人員高效完成紀(jì)要撰寫工作。

二、會(huì)議紀(jì)要編寫的準(zhǔn)備階段

（一）明確會(huì)議主題與目的

1.提前了解會(huì)議類型（如決策會(huì)議、工作例會(huì)、專題研討會(huì)等）。

2.確定會(huì)議的核心議題和預(yù)期目標(biāo)。

（二）準(zhǔn)備相關(guān)資料

1.收集會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、前期報(bào)告等文件。

2.如有需要，整理與議題相關(guān)的背景資料或數(shù)據(jù)。

（三）確定記錄方式

1.選擇手寫、錄音或電子記錄等方式。

2.確保記錄工具（如筆、筆記本、錄音筆等）準(zhǔn)備齊全。

三、會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容編寫

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱、召開時(shí)間、地點(diǎn)。

2.主持人、記錄人、參會(huì)人員（可附名單）。

3.會(huì)議缺席或請(qǐng)假人員（如有）。

（二）會(huì)議主要內(nèi)容

1.按議程順序逐項(xiàng)記錄討論內(nèi)容。

-采用要點(diǎn)式，突出關(guān)鍵發(fā)言和決策。

-避免記錄冗長對(duì)話，聚焦結(jié)論性意見。

2.重要事項(xiàng)可單獨(dú)列出，如：

-（1）項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)與調(diào)整方案。

-（2）預(yù)算審批與資源分配。

-（3）需跟進(jìn)的問題及責(zé)任人。

（三）會(huì)議決議與行動(dòng)項(xiàng)

1.清晰列出會(huì)議達(dá)成的共識(shí)或決策。

2.使用分步驟（StepbyStep）方式描述行動(dòng)項(xiàng)：

-（1）明確任務(wù)內(nèi)容。

-（2）指定負(fù)責(zé)人。

-（3）設(shè)定完成時(shí)限（如：X月X日前）。

（四）其他事項(xiàng)

1.記錄臨時(shí)動(dòng)議或補(bǔ)充討論內(nèi)容。

2.如有會(huì)議材料（如報(bào)告、數(shù)據(jù)表格），注明附件名稱。

四、會(huì)議紀(jì)要的審核與歸檔

（一）審核要點(diǎn)

1.核對(duì)會(huì)議信息是否完整準(zhǔn)確。

2.檢查決議與記錄內(nèi)容是否一致。

3.刪除無關(guān)或重復(fù)信息，確保簡潔。

（二）歸檔流程

1.經(jīng)主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

2.按部門或項(xiàng)目分類存檔，便于查閱。

3.電子版建議備份至共享服務(wù)器或云存儲(chǔ)。

五、編寫注意事項(xiàng)

（一）語言規(guī)范

1.使用正式書面語，避免口語化表達(dá)。

2.專業(yè)術(shù)語需統(tǒng)一，避免歧義。

（二）時(shí)間管理

1.會(huì)后及時(shí)整理紀(jì)要，避免內(nèi)容遺漏。

2.建議在會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)完成初稿。

（三）保密要求

1.涉及敏感信息（如具體數(shù)據(jù)、內(nèi)部討論）需按規(guī)定處理。

2.限制紀(jì)要的傳播范圍，僅分享給相關(guān)人員。

三、會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容編寫

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱、召開時(shí)間、地點(diǎn)：

準(zhǔn)確記錄會(huì)議的正式名稱，例如“XX項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)會(huì)”、“XX部門周例會(huì)”等。

記錄會(huì)議正式開始和結(jié)束的具體時(shí)間，精確到小時(shí)和分鐘。例如：“上午9:30開始，中午12:00結(jié)束”。

記錄會(huì)議召開的具體場所，可以是具體的會(huì)議室名稱，也可以是線上會(huì)議平臺(tái)（如視頻會(huì)議鏈接）。例如：“公司三樓大會(huì)議室”、“騰訊會(huì)議”。

2.主持人、記錄人、參會(huì)人員（可附名單）：

明確記錄會(huì)議的主持人姓名及職務(wù)（可選）。

明確記錄負(fù)責(zé)撰寫會(huì)議紀(jì)要的記錄人姓名及職務(wù)（可選）。

列出所有出席會(huì)議的人員姓名及職務(wù)（部門），也可選擇附上詳細(xì)的參會(huì)名單作為附件。對(duì)于重要或大型會(huì)議，此項(xiàng)信息尤為重要。

3.會(huì)議缺席或請(qǐng)假人員（如有）：

記錄因故未能出席會(huì)議的人員姓名、職務(wù)（部門）以及請(qǐng)假事由（如“請(qǐng)假”、“遲到”、“退場”等狀態(tài)描述）。這有助于了解會(huì)議參與情況。

（二）會(huì)議主要內(nèi)容

1.按議程順序逐項(xiàng)記錄討論內(nèi)容：

遵循結(jié)構(gòu)：嚴(yán)格按照會(huì)議議程的順序來組織紀(jì)要內(nèi)容，確保邏輯清晰，條理分明。

突出重點(diǎn)：記錄應(yīng)聚焦于討論過程中的關(guān)鍵信息、不同意見的要點(diǎn)、以及最終的結(jié)論或共識(shí)。避免記錄冗長的對(duì)話、重復(fù)性發(fā)言或與議題關(guān)聯(lián)不大的閑聊。

客觀中立：采用客觀、中性的語言進(jìn)行記錄，避免加入記錄人的主觀評(píng)價(jià)或推斷。應(yīng)準(zhǔn)確反映發(fā)言者的原意。

2.采用要點(diǎn)式，突出關(guān)鍵發(fā)言和決策：

要點(diǎn)式記錄：對(duì)于每個(gè)議題的討論，使用簡潔的語句或短語概括關(guān)鍵點(diǎn)，便于閱讀和回顧。例如，使用項(xiàng)目符號(hào)（?）或編號(hào)（1,2,3）。

關(guān)鍵發(fā)言：記錄對(duì)議題有重要影響、提出關(guān)鍵見解或引發(fā)深入討論的發(fā)言片段。如果發(fā)言者提出了具體建議或解決方案，應(yīng)明確記錄。

決策事項(xiàng)：清晰、完整地記錄會(huì)議就相關(guān)議題達(dá)成的最終決策或決議。如果有多項(xiàng)決議，應(yīng)逐一列出。

3.重要事項(xiàng)可單獨(dú)列出，如：

（1）項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)與調(diào)整方案：

記錄各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)的關(guān)鍵進(jìn)展數(shù)據(jù)（例如，可記錄為“項(xiàng)目A完成度達(dá)60%，項(xiàng)目B遇到技術(shù)瓶頸，預(yù)計(jì)下周解決”）。

記錄針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展所討論的調(diào)整方案，包括具體的修改措施、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等（例如，“項(xiàng)目B的技術(shù)調(diào)整方案已定，由張三負(fù)責(zé)實(shí)施，下周五前完成測試”）。

（2）預(yù)算審批與資源分配：

記錄討論的具體預(yù)算項(xiàng)目、申請(qǐng)金額、審批結(jié)果（批準(zhǔn)/拒絕/修改后批準(zhǔn)）。例如，“市場推廣活動(dòng)預(yù)算50萬元，經(jīng)討論，批準(zhǔn)35萬元，剩余部分需進(jìn)一步審核”。

記錄討論的資源分配情況，如人員調(diào)配、設(shè)備使用等（例如，“新增項(xiàng)目C配備2名開發(fā)人員，由李四和王五擔(dān)任，設(shè)備需求清單已提交行政部”）。

（3）需跟進(jìn)的問題及責(zé)任人：

列出會(huì)議中識(shí)別出的待辦事項(xiàng)或需要進(jìn)一步調(diào)查、解決的問題。

明確每個(gè)問題的負(fù)責(zé)人（Assignee）和期望完成的時(shí)間（DueDate）。

示例格式：問題：[具體問題描述]；負(fù)責(zé)人：[姓名/部門]；截止日期：[年-月-日]。

（三）會(huì)議決議與行動(dòng)項(xiàng)

1.清晰列出會(huì)議達(dá)成的共識(shí)或決策：

在主要內(nèi)容之后，設(shè)立獨(dú)立的“會(huì)議決議”部分。

使用清晰、明確的語言概括會(huì)議最終的決定。如果是多項(xiàng)決議，應(yīng)編號(hào)或分點(diǎn)列出。

確保決議內(nèi)容具體，避免模糊不清的表述。例如，避免說“我們需要改進(jìn)流程”，而是說“決議：優(yōu)化報(bào)銷審批流程，將審批環(huán)節(jié)從3個(gè)減至2個(gè)，并在新流程中增加電子簽名環(huán)節(jié)”。

2.使用分步驟（StepbyStep）方式描述行動(dòng)項(xiàng)：

在“會(huì)議決議”之后，設(shè)立“行動(dòng)項(xiàng)”或“后續(xù)跟進(jìn)