企業(yè)文檔數(shù)字化信息管理制度范文第一章總則第一條目的與意義為規(guī)范企業(yè)文檔數(shù)字化信息的管理，確保信息的真實、完整、安全、可用，提高工作效率，促進知識共享與傳承，適應(yīng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展需求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有以數(shù)字化形式存在的各類文檔信息的創(chuàng)建、采集、分類、編碼、存儲、訪問、使用、共享、流轉(zhuǎn)、歸檔、銷毀等全過程管理。企業(yè)各部門及全體員工均須遵守本制度。第三條基本原則企業(yè)文檔數(shù)字化信息管理遵循以下原則：（一）統(tǒng)一規(guī)劃，分級管理：企業(yè)層面統(tǒng)一規(guī)劃文檔數(shù)字化信息管理體系，明確各級管理職責(zé)。（二）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保質(zhì)量：建立并執(zhí)行統(tǒng)一的文檔數(shù)字化信息創(chuàng)建、編碼、格式等規(guī)范，保證信息質(zhì)量。（三）安全保密，權(quán)責(zé)明確：嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，明確信息訪問權(quán)限與責(zé)任，保障信息安全。（四）便捷高效，促進共享：在安全可控前提下，優(yōu)化信息流轉(zhuǎn)與共享機制，提升信息利用效率。（五）全程管理，動態(tài)更新：對文檔數(shù)字化信息進行全生命周期管理，確保信息的時效性與準(zhǔn)確性。第二章組織與職責(zé)第四條管理組織企業(yè)成立文檔數(shù)字化信息管理工作小組（以下簡稱“工作小組”），由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，成員包括各主要業(yè)務(wù)部門及信息技術(shù)部門負責(zé)人。工作小組下設(shè)辦公室，負責(zé)日常協(xié)調(diào)工作，辦公室可設(shè)在企業(yè)綜合管理部門或信息技術(shù)部門。第五條工作職責(zé)（一）工作小組職責(zé)：1.審定企業(yè)文檔數(shù)字化信息管理相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)展規(guī)劃。2.協(xié)調(diào)解決文檔數(shù)字化信息管理工作中的重大問題。3.監(jiān)督檢查制度的執(zhí)行情況。（二）辦公室職責(zé)：1.組織擬訂和修訂文檔數(shù)字化信息管理的具體實施細則和操作規(guī)范。2.組織開展文檔數(shù)字化信息管理系統(tǒng)（平臺）的建設(shè)、運維與推廣。3.組織開展相關(guān)的培訓(xùn)、宣傳和咨詢工作。4.定期向工作小組匯報工作進展情況。（三）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)：1.執(zhí)行企業(yè)文檔數(shù)字化信息管理的各項制度和規(guī)范。2.負責(zé)本部門產(chǎn)生或管理的文檔數(shù)字化信息的創(chuàng)建、分類、初審、上傳、更新、歸檔等工作。3.指定專人（或兼職）負責(zé)本部門文檔數(shù)字化信息的日常管理和聯(lián)絡(luò)工作。4.配合企業(yè)層面的文檔數(shù)字化信息管理檢查與審計。（四）信息技術(shù)部門職責(zé)：1.負責(zé)文檔數(shù)字化信息管理系統(tǒng)（平臺）的技術(shù)架構(gòu)搭建、日常維護、安全防護和技術(shù)支持。2.確保系統(tǒng)（平臺）的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。3.協(xié)助進行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)工作。第三章文檔數(shù)字化信息的分類與標(biāo)識第六條信息分類企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點和管理需求，制定統(tǒng)一的文檔數(shù)字化信息分類標(biāo)準(zhǔn)。分類應(yīng)具有科學(xué)性、系統(tǒng)性、可擴展性和實用性?？蓞⒖家韵戮S度進行分類：（一）按業(yè)務(wù)領(lǐng)域或部門劃分；（二）按信息內(nèi)容屬性劃分（如制度規(guī)范、會議紀(jì)要、項目資料、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等）；（三）按信息密級劃分（如公開、內(nèi)部、秘密、機密等）；（四）按信息生命周期階段劃分（如草稿、待審、在用、歸檔、廢止等）。第七條信息標(biāo)識所有文檔數(shù)字化信息均應(yīng)有唯一、規(guī)范的標(biāo)識。標(biāo)識應(yīng)包含必要的信息要素，如分類代碼、年份、順序號等，以便于識別、檢索和管理。具體標(biāo)識規(guī)則由企業(yè)文檔數(shù)字化信息管理辦公室另行制定并發(fā)布。第四章文檔數(shù)字化信息的創(chuàng)建與錄入第八條創(chuàng)建規(guī)范（一）創(chuàng)建文檔數(shù)字化信息時，應(yīng)確保信息內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。（二）文檔格式應(yīng)符合企業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選用通用、開放、不易失真的格式。如文本類可采用PDF、DOCX格式；圖像類可采用JPG、PNG格式；表格類可采用XLSX格式等。（三）文檔命名應(yīng)清晰、規(guī)范，能準(zhǔn)確反映文檔內(nèi)容。命名規(guī)則可包含部門、主題、日期（年份可用兩位表示）、版本等要素。第九條錄入審核（一）文檔數(shù)字化信息錄入（或上傳至管理系統(tǒng)/平臺）前，應(yīng)由創(chuàng)建部門或相關(guān)負責(zé)人進行初審，確保符合創(chuàng)建規(guī)范和保密要求。（二）對于重要或敏感信息，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可錄入。第五章文檔數(shù)字化信息的存儲與備份第十條存儲管理（一）企業(yè)應(yīng)為文檔數(shù)字化信息提供安全、可靠的存儲環(huán)境，優(yōu)先采用企業(yè)統(tǒng)一的文檔管理系統(tǒng)（平臺）進行集中存儲。（二）嚴禁將企業(yè)重要或敏感文檔數(shù)字化信息存儲在未經(jīng)授權(quán)的個人設(shè)備、公共云存儲或外部網(wǎng)絡(luò)空間。（三）根據(jù)文檔的重要性和訪問頻率，可采取分級存儲策略，優(yōu)化存儲資源。第十一條備份與恢復(fù)（一）信息技術(shù)部門應(yīng)建立健全文檔數(shù)字化信息的備份機制，定期對存儲的信息進行備份。備份介質(zhì)應(yīng)安全存放，并定期進行檢查和測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（二）制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時，能夠及時、有效地進行恢復(fù)。第六章文檔數(shù)字化信息的訪問與使用第十二條訪問權(quán)限（一）文檔數(shù)字化信息的訪問權(quán)限應(yīng)根據(jù)“最小權(quán)限原則”和“崗位相關(guān)原則”進行設(shè)定和管理。（三）權(quán)限的申請、變更和撤銷應(yīng)履行相應(yīng)的審批程序，并記錄在案。第十三條使用規(guī)范（一）用戶應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)訪問和使用文檔數(shù)字化信息，不得越權(quán)操作。（二）嚴禁未經(jīng)許可擅自復(fù)制、傳播、篡改、泄露或用于其他與工作無關(guān)的目的。（三）使用過程中發(fā)現(xiàn)信息錯誤或過時，應(yīng)及時向文檔管理責(zé)任人或本部門負責(zé)人反饋。（四）引用或轉(zhuǎn)載文檔數(shù)字化信息時，應(yīng)注明出處和來源。第七章文檔數(shù)字化信息的共享與流轉(zhuǎn)第十四條共享機制（一）鼓勵在安全可控的前提下，促進文檔數(shù)字化信息在企業(yè)內(nèi)部的合理共享，以提高信息利用效率和協(xié)同工作水平。（二）共享方式可包括系統(tǒng)內(nèi)授權(quán)訪問、指定范圍發(fā)送、共享文件夾等。（三）涉及敏感信息或需控制傳播范圍的共享，應(yīng)嚴格履行審批程序。第十五條流轉(zhuǎn)控制（一）通過系統(tǒng)（平臺）進行的文檔數(shù)字化信息流轉(zhuǎn)，應(yīng)遵循預(yù)設(shè)的流程和權(quán)限控制。（二）流轉(zhuǎn)過程應(yīng)有記錄，包括流轉(zhuǎn)節(jié)點、處理人、處理時間、處理意見等，確?？勺匪荨５诎苏挛臋n數(shù)字化信息的歸檔與銷毀第十六條信息歸檔（一）對于具有長期保存價值或達到預(yù)定保管期限的在用文檔數(shù)字化信息，應(yīng)及時進行歸檔處理。（二）歸檔應(yīng)按照企業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定和文檔數(shù)字化信息分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理、編目，并移交至指定的歸檔存儲區(qū)域。第十七條信息銷毀（一）對于已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的文檔數(shù)字化信息，或經(jīng)批準(zhǔn)確需銷毀的信息，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行銷毀。（二）銷毀前應(yīng)履行審批手續(xù)，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)文檔數(shù)字化信息管理辦公室審核，報工作小組或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄。對于存儲在磁性介質(zhì)或光介質(zhì)上的信息，應(yīng)采用技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。第九章安全與保密第十八條安全防護（一）文檔數(shù)字化信息管理系統(tǒng)（平臺）應(yīng)具備完善的安全防護措施，包括身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、防病毒、防篡改、日志審計等功能。（二）用戶應(yīng)妥善保管自己的系統(tǒng)賬號和密碼，定期更換密碼，嚴禁轉(zhuǎn)借或泄露給他人。（三）加強對終端設(shè)備（計算機、移動設(shè)備等）的安全管理，防止終端感染病毒或被非法入侵導(dǎo)致信息泄露。第十九條保密管理（一）嚴格執(zhí)行國家及企業(yè)有關(guān)保密法律法規(guī)和規(guī)章制度，對涉密文檔數(shù)字化信息實行重點管理。（二）涉密信息的創(chuàng)建、存儲、傳輸、使用、銷毀等環(huán)節(jié)，應(yīng)符合保密規(guī)定，采取加密等安全措施。（三）嚴禁使用非涉密設(shè)備處理、存儲涉密信息，嚴禁通過非涉密網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密信息。（四）發(fā)生或可能發(fā)生文檔數(shù)字化信息泄露事件時，應(yīng)立即采取補救措施，并按規(guī)定及時上報。第十章審計與監(jiān)督第二十條日常監(jiān)督各部門應(yīng)加強對本部門文檔數(shù)字化信息管理工作的日常監(jiān)督檢查，確保制度得到有效執(zhí)行。第二十一條定期審計企業(yè)文檔數(shù)字化信息管理辦公室應(yīng)定期（如每年度或每半年）組織對企業(yè)文檔數(shù)字化信息管理情況進行審計和評估，包括信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、合規(guī)性以及系統(tǒng)（平臺）的運行狀況等，并將審計結(jié)果向工作小組匯報。第二十二條責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)定，造成文檔數(shù)字化信息失真、丟失、泄露或其他不良后果的，企業(yè)將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、通報批評、經(jīng)濟處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第十一章附則