采購(gòu)申請(qǐng)審批流程電子化管理模板一、適用范圍與核心價(jià)值本模板適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)及多部門(mén)協(xié)作場(chǎng)景）的采購(gòu)申請(qǐng)審批電子化管理，旨在解決傳統(tǒng)紙質(zhì)審批流程中存在的效率低下、流程不透明、文檔易丟失、跨部門(mén)協(xié)同難等問(wèn)題。通過(guò)電子化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)的在線提交、自動(dòng)流轉(zhuǎn)、實(shí)時(shí)追蹤和電子歸檔，可縮短審批周期50%以上，降低溝通成本，保證采購(gòu)流程合規(guī)、透明、可追溯，同時(shí)為企業(yè)采購(gòu)數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。二、全流程操作指引（一）申請(qǐng)發(fā)起：需求部門(mén)提交采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起人：由需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、研發(fā)部等）指定人員（如**）作為采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起人。登錄系統(tǒng)：發(fā)起人通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)或采購(gòu)管理平臺(tái)登錄“采購(gòu)申請(qǐng)”模塊。填寫(xiě)申請(qǐng)信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)）、申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、采購(gòu)類別（如辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備、服務(wù)類等）。采購(gòu)詳情：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總金額、用途說(shuō)明（需明確采購(gòu)必要性，如“生產(chǎn)部A產(chǎn)線設(shè)備備件更換”）、緊急程度（普通/緊急）。附件：必填附件包括《采購(gòu)需求說(shuō)明》（需部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字掃描件）、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（至少3家比價(jià)，若為單一來(lái)源采購(gòu)需說(shuō)明理由）；可選附件包括技術(shù)參數(shù)要求、圖紙等。提交申請(qǐng)：確認(rèn)信息無(wú)誤后提交，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（部門(mén)審核）。（二）部門(mén)審核：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)審核人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如**）。審核內(nèi)容：采購(gòu)需求的合理性（是否符合部門(mén)年度計(jì)劃、是否為必要支出）；預(yù)算金額是否在部門(mén)權(quán)限內(nèi)（如部門(mén)采購(gòu)權(quán)限≤5萬(wàn)元，超5萬(wàn)元需升級(jí)審批）；附件是否齊全（《采購(gòu)需求說(shuō)明》簽字、報(bào)價(jià)單等）。操作流程：審核人通過(guò)系統(tǒng)接收待辦任務(wù)，需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核；審核通過(guò)：“同意”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)審核；審核駁回：“駁回”，填寫(xiě)駁回理由（如“預(yù)算超部門(mén)權(quán)限，需補(bǔ)充說(shuō)明”），申請(qǐng)狀態(tài)變更為“已駁回”，發(fā)起人需修改后重新提交。（三）財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)合規(guī)性審查審核人：財(cái)務(wù)部門(mén)指定人員（如**，財(cái)務(wù)主管）。審核內(nèi)容：預(yù)算金額是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如是否超出年度預(yù)算、是否屬于預(yù)算外采購(gòu)及審批流程）；報(bào)價(jià)單價(jià)格是否合理（與歷史采購(gòu)價(jià)、市場(chǎng)價(jià)對(duì)比，是否存在虛高）；付款方式、賬期是否符合公司財(cái)務(wù)政策。操作流程：審核人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核；審核通過(guò)：“同意”，系統(tǒng)根據(jù)金額自動(dòng)劃分審批權(quán)限（如≤10萬(wàn)元流轉(zhuǎn)至分管副總，＞10萬(wàn)元流轉(zhuǎn)至總經(jīng)理）；審核駁回：“駁回”，填寫(xiě)駁回理由（如“預(yù)算超年度計(jì)劃，需追加預(yù)算審批”），申請(qǐng)退回發(fā)起人或需求部門(mén)負(fù)責(zé)人。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批：按權(quán)限分級(jí)審批審批層級(jí)劃分（示例）：采購(gòu)金額≤5萬(wàn)元：分管副總（如趙六）審批；5萬(wàn)元＜采購(gòu)金額≤20萬(wàn)元：總經(jīng)理（如錢(qián)七）審批；采購(gòu)金額＞20萬(wàn)元：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審批（系統(tǒng)支持“會(huì)簽”流程，多領(lǐng)導(dǎo)同步審批）。操作流程：審批人通過(guò)系統(tǒng)接收待辦，需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急申請(qǐng)可加急處理，系統(tǒng)標(biāo)注“急件”）；審批通過(guò)：“同意”，系統(tǒng)《采購(gòu)審批通過(guò)通知書(shū)》，自動(dòng)流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門(mén)；審批駁回：“駁回”，填寫(xiě)駁回理由（如“非緊急采購(gòu)，暫緩執(zhí)行”），申請(qǐng)終止并通知發(fā)起人。（五）結(jié)果反饋與執(zhí)行通知采購(gòu)部門(mén)：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)向采購(gòu)部發(fā)送采購(gòu)任務(wù)，通知采購(gòu)專員（如孫八）執(zhí)行采購(gòu)。采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)專員根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)，聯(lián)系供應(yīng)商下單、簽訂合同，并在系統(tǒng)中更新采購(gòu)進(jìn)度（如“已下單”“已到貨”“已驗(yàn)收”）。申請(qǐng)人確認(rèn)：物品/服務(wù)到貨后，申請(qǐng)人在系統(tǒng)中確認(rèn)驗(yàn)收，填寫(xiě)《驗(yàn)收結(jié)果》（如“數(shù)量無(wú)誤，質(zhì)量合格”）。電子歸檔：審批全流程的表單、附件、驗(yàn)收記錄等自動(dòng)歸檔至電子檔案庫(kù)，支持按申請(qǐng)單號(hào)、日期、部門(mén)等條件檢索。三、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)申請(qǐng)單模板采購(gòu)申請(qǐng)單基礎(chǔ)信息申請(qǐng)單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)）申請(qǐng)日期申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系電話采購(gòu)類別采購(gòu)詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位用途說(shuō)明（需詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)必要性，如“用于項(xiàng)目環(huán)節(jié)”）緊急程度□普通□緊急附件清單審批流程審批部門(mén)/人審批意見(jiàn)部門(mén)審核財(cái)務(wù)審核分管副總審批總經(jīng)理審批驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人驗(yàn)收日期年月日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避信息填寫(xiě)規(guī)范：采購(gòu)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等需準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息模糊導(dǎo)致采購(gòu)錯(cuò)誤；預(yù)算金額需包含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等所有相關(guān)費(fèi)用，保證預(yù)算全覆蓋。審批時(shí)效管理：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，超時(shí)未操作系統(tǒng)自動(dòng)提醒至上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；緊急申請(qǐng)需在“緊急程度”中勾選，并注明原因，審批人可優(yōu)先處理。權(quán)限與合規(guī)性：嚴(yán)禁越權(quán)審批，超權(quán)限申請(qǐng)需按流程升級(jí)審批；預(yù)算外采購(gòu)需提前提交《預(yù)算追加申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)。電子文檔管理：附件需為PDF、JPG等清晰格式，保證簽字、印章可辨識(shí)；電子檔案定期備份（建議每月備份），保存期限不少于3年，滿足審計(jì)要求。異常處理：申請(qǐng)被駁回后，發(fā)起人需根據(jù)駁回理由修改申請(qǐng)，補(bǔ)充材料后重新提交，最多可修改3次，3次仍不通過(guò)需提交書(shū)面說(shuō)明至總經(jīng)理辦公室；采購(gòu)過(guò)程中如遇供應(yīng)商違約