企業(yè)文件歸檔與保密管理制度框架一、制度目的與適用范圍（一）制度核心目標(biāo)為規(guī)范企業(yè)文件從形成到歸檔的全流程管理，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，同時(shí)明確涉密信息的保護(hù)責(zé)任，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益及運(yùn)營安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門及員工，涵蓋紙質(zhì)文件、電子文件（含郵件、即時(shí)通訊記錄、云文檔等）的歸檔管理，以及涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等涉密文件的保密工作。二、職責(zé)分工與組織保障（一）檔案管理部門（如行政部/檔案室）負(fù)責(zé)制定文件歸檔分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限表及保密管理制度細(xì)則；統(tǒng)一接收、整理、保管企業(yè)各部門歸檔文件，建立檔案檢索系統(tǒng)；監(jiān)督各部門文件歸檔流程執(zhí)行情況，定期開展檔案安全檢查；負(fù)責(zé)涉密文件的存儲、銷毀管理，保證符合保密要求。（二）各業(yè)務(wù)部門指定專人（如部門文件管理員*）負(fù)責(zé)本部門文件的日常收集、整理及初步分類；保證文件形成過程中內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范，及時(shí)向檔案管理部門移交歸檔文件；配合檔案管理部門開展保密培訓(xùn)，落實(shí)本部門涉密文件管理責(zé)任。（三）保密管理部門（如法務(wù)部/信息安全部）劃分文件密級（公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密），制定保密標(biāo)識規(guī)范；監(jiān)督涉密文件的、流轉(zhuǎn)、使用及銷毀全流程，定期檢查保密措施落實(shí)情況；組織保密知識培訓(xùn)，處理泄密事件并上報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層。（四）員工職責(zé)嚴(yán)格遵守文件歸檔及保密制度，規(guī)范自身文件處理行為；發(fā)覺文件丟失、泄密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即向部門負(fù)責(zé)人及保密管理部門報(bào)告；不得擅自復(fù)制、傳播涉密文件，離職時(shí)須辦理文件交接手續(xù)。三、文件歸檔全流程操作規(guī)范（一）文件分類與價(jià)值鑒定分類標(biāo)準(zhǔn)按部門：行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、研發(fā)部等；按類型：公文類（通知、報(bào)告、請示等）、合同類、業(yè)務(wù)類（項(xiàng)目資料、客戶資料）、技術(shù)類（圖紙、代碼）、人事類（勞動合同、薪酬檔案）、財(cái)務(wù)類（憑證、報(bào)表）等；按密級：公開文件（可對外發(fā)布）、內(nèi)部文件（僅限內(nèi)部查閱）、秘密文件（限制知悉范圍）、機(jī)密文件（核心涉密信息）。價(jià)值鑒定依據(jù)《企業(yè)文件歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，劃分文件保管期限：永久（如公司章程、年度經(jīng)營報(bào)告）、30年（如重要合同、財(cái)務(wù)憑證）、10年（如一般通知、會議紀(jì)要）、3年（如臨時(shí)性事務(wù)資料）；超過保管期限的文件，需經(jīng)檔案管理部門及保密管理部門聯(lián)合鑒定，無保存價(jià)值的方可銷毀。（二）文件整理與預(yù)處理紙質(zhì)文件按分類順序排序，去除金屬夾、訂書釘?shù)纫卒P蝕裝訂材料；對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，頁數(shù)較多的文件加裝封面（含文件名稱、分類號、保管期限、責(zé)任人等信息）；編頁碼（正面編單號，背面編雙號，空白頁不編號）。電子文件采用統(tǒng)一的命名規(guī)則：“部門-文件類型-形成日期-版本號”（如“研發(fā)部-技術(shù)方案-20231001-V1.0”）；存儲至指定服務(wù)器或云盤，禁止存儲在個(gè)人電腦本地硬盤或私人網(wǎng)盤；重要電子文件需紙質(zhì)備份（如簽字頁、審批單），與電子文件一并歸檔。（三）歸檔移交與登記移交時(shí)間年度文件：次年3月底前完成上一年度文件歸檔；專項(xiàng)文件（如項(xiàng)目文件）：項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔；日常文件：每月最后一個(gè)工作日匯總當(dāng)月文件，向檔案管理部門移交。移交流程部門文件管理員*填寫《文件歸檔移交清單》（詳見附件1），注明文件名稱、分類號、數(shù)量、密級、保管期限等信息；檔案管理部門接收時(shí)，逐一核對文件內(nèi)容及清單，核對無誤后在清單上簽字確認(rèn)，雙方各留存一份；電子文件需通過加密傳輸工具提交，移交后發(fā)送校驗(yàn)碼至檔案管理員*郵箱（企業(yè)內(nèi)部郵箱）確認(rèn)。（四）檔案保管與維護(hù)存儲要求紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜，庫房保持溫度14-24℃、濕度45-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施；電子檔案：存儲于加密服務(wù)器，定期（每月）進(jìn)行異地備份，備份數(shù)據(jù)需加密存儲并定期（每季度）測試可恢復(fù)性；涉密檔案：存放于帶密碼鎖的獨(dú)立檔案柜，電子涉密文件需訪問權(quán)限控制，僅限授權(quán)人員查閱。定期檢查檔案管理部門每半年對紙質(zhì)檔案進(jìn)行抽樣檢查，查看是否有霉變、蟲蛀、字跡褪色等問題；電子檔案每季度進(jìn)行一次病毒查殺及備份有效性驗(yàn)證；涉密檔案每季度由保密管理部門檢查一次存儲環(huán)境及訪問記錄。四、保密管理關(guān)鍵操作指引（一）文件密級劃分與標(biāo)識密級定義公開：可向外部公開（如企業(yè)宣傳冊、官網(wǎng)公告）；內(nèi)部：僅限企業(yè)內(nèi)部員工知悉（如內(nèi)部管理制度、會議紀(jì)要）；秘密：僅限相關(guān)部門及核心人員知悉（如未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶名單）；機(jī)密：僅限極少數(shù)高管及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人知悉（如核心技術(shù)專利、并購方案）。標(biāo)識規(guī)范紙質(zhì)文件：在封面及每頁頁眉右上角標(biāo)注密級（如“秘密★”“機(jī)密★”），標(biāo)注“禁止復(fù)印”“外傳需審批”等警示語；電子文件：在文件名后標(biāo)注密級（如“2023年度財(cái)務(wù)報(bào)表_秘密.docx”），并在文件屬性中設(shè)置“保密”標(biāo)簽；涉密文件時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人*審核密級劃分，報(bào)保密管理部門備案。（二）涉密文件流轉(zhuǎn)與使用管理與審批涉密文件需在企業(yè)內(nèi)部專用辦公軟件或加密終端上，禁止使用外部通訊工具傳輸；文件內(nèi)容需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及保密管理員雙重審批，確認(rèn)密級及知悉范圍。借閱與復(fù)制借閱涉密文件需填寫《涉密文件借閱審批單》（詳見附件2），經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；秘密級文件借閱期限不超過3天，機(jī)密級文件不超過1天，借閱時(shí)需當(dāng)面核對，歸還時(shí)檢查文件完整性；禁止擅自復(fù)制涉密文件，確需復(fù)制的須經(jīng)保密管理部門批準(zhǔn)，復(fù)制件需標(biāo)注“復(fù)印件”及相同密級，與原件同等管理。外出攜帶涉密文件原則上不得帶出辦公場所，因工作需要外帶的，需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，攜帶人全程保管，返回后立即歸還并登記；外帶時(shí)需使用保密文件袋，袋面標(biāo)注“涉密文件”及攜帶人信息。（三）涉密文件銷毀管理銷毀條件超過保管期限且無保存價(jià)值的涉密文件；已公開或無需繼續(xù)保密的文件，經(jīng)保密管理部門鑒定后可銷毀。銷毀流程由檔案管理部門填寫《涉密文件銷毀清單》，注明文件名稱、密級、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)保密管理部門及分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀（保證無法還原），電子文件采用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件進(jìn)行徹底刪除，并銷毀存儲介質(zhì)；銷毀過程需由2人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《銷毀記錄單》，記錄存檔5年。五、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）日常監(jiān)督檔案管理部門每季度組織一次文件歸檔及保密管理專項(xiàng)檢查，通報(bào)問題并督促整改；保密管理部門每半年開展一次保密制度執(zhí)行情況抽查，重點(diǎn)檢查涉密文件流轉(zhuǎn)記錄、存儲環(huán)境等；鼓勵(lì)員工對違規(guī)文件處理行為進(jìn)行舉報(bào)，舉報(bào)途徑包括企業(yè)內(nèi)部舉報(bào)郵箱（僅限內(nèi)部郵箱）、舉報(bào)箱等，對舉報(bào)人信息嚴(yán)格保密。（二）責(zé)任追究未按規(guī)定及時(shí)歸檔文件，導(dǎo)致文件丟失或損壞的，對部門文件管理員處以500-2000元罰款，部門負(fù)責(zé)人負(fù)連帶責(zé)任；擅自復(fù)制、傳播涉密文件，或泄露企業(yè)秘密的，根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、降職、解除勞動合同等處分，構(gòu)成犯罪的依法移送司法機(jī)關(guān)；因管理不當(dāng)導(dǎo)致檔案庫房失火、被盜等重大的，追究檔案管理部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人的法律責(zé)任。六、附則本制度由行政部及法務(wù)部共同負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門可根據(jù)本制度制定部門實(shí)施細(xì)則，報(bào)行政部備案；本制度如與國家相關(guān)法律法規(guī)沖突，以國家法律法規(guī)為準(zhǔn)。附件：配套工具模板附件1：文件歸檔移交清單序號文件名稱分類號密級保管期限數(shù)量（頁/份）形成部門責(zé)任人移交日期備注12023年度工作總結(jié)A01-01內(nèi)部永久50行政部*20240301含附件3份2研發(fā)項(xiàng)目合同B02-03秘密30年10研發(fā)部*20240301電子版同步移交…………移交部門（蓋章）：___________接收人（簽字）：___________移交人（簽字）：___________日期：___________附件2：涉密文件借閱審批單文件名稱分類號密級借閱事由借閱期限借閱人部門2023年并購方案C03-01機(jī)密董事會會議討論2024-03-01至2024-03-02*總經(jīng)辦…部門負(fù)責(zé)人審批（簽字）：___________檔案管理部門審批（簽字）：___________保密管理部門審批（簽字）：___________日期：___________附件3：保密協(xié)議（模板節(jié)選）甲方（企業(yè)）：__________________乙方（員工）：_____