會議紀要撰寫與歸檔模板（通用版）一、適用場景：哪些會議需要規(guī)范紀要？本模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位、社會組織等各類組織的常規(guī)會議紀要撰寫與歸檔管理，具體場景包括但不限于：部門例會：周例會、月度總結(jié)會等常規(guī)性工作會議，用于同步工作進展、明確任務分工；項目推進會：項目啟動會、階段性評審會等，用于記錄決策結(jié)果、跟蹤關(guān)鍵節(jié)點；跨部門協(xié)調(diào)會：涉及多部門協(xié)作的議題討論會，用于明確責任邊界、解決資源沖突；專題研討會：政策解讀、方案論證、問題分析等專項會議，用于提煉核心觀點、形成結(jié)論；決策類會議：董事會、管理層會議等，用于正式記錄決議事項，作為后續(xù)執(zhí)行依據(jù)。二、操作步驟：從會議開始到歸檔的全流程詳解（一）會前準備：為高效紀要奠定基礎明確會議目的與議程提前獲取會議通知，確認會議主題、核心目標、參會人員及議程安排；若議程未明確，需與主持人溝通補充，保證關(guān)鍵議題不遺漏（如“討論Q3營銷方案”“審批新項目預算”）。準備會議資料與工具收集與會議相關(guān)的背景資料（如項目報告、數(shù)據(jù)報表、方案初稿），供記錄時參考；準備記錄工具：紙質(zhì)筆記本+筆（適合手寫記錄）或電子設備（電腦/平板，安裝會議記錄軟件，如飛書文檔、騰訊文檔），保證電量充足、網(wǎng)絡穩(wěn)定。預設紀要框架根據(jù)會議類型，提前在文檔中搭建基礎框架（如“會議基本信息-議程討論-決議事項-后續(xù)跟進-附件”），避免臨時混亂。（二）會中記錄：快速抓取關(guān)鍵信息記錄核心要素基礎信息：會議名稱、時間（精確到分鐘，如“2023年10月26日14:00-16:30”）、地點（會議室A/線上會議）、主持人（經(jīng)理）、記錄人（助理）、參會人員（主管、專員等，標注“缺席人員及原因”，如“*專員因出差缺席”）。議程進展：按議程順序記錄每個議題的討論過程，重點標注“發(fā)言要點”（如“主管提出：需增加線上推廣預算20%”）、“爭議點”（如“專員質(zhì)疑：預算是否與ROI匹配”）、“共識點”（如“一致同意：優(yōu)先投入短視頻平臺”）。區(qū)分“討論內(nèi)容”與“決議事項”討論內(nèi)容：客觀記錄各方觀點，避免主觀評價（如“反對意見：*認為成本過高，需進一步測算”）；決議事項：用“決議”“決定”“明確”等關(guān)鍵詞標注，必須包含“具體內(nèi)容+負責人+完成時間”（如“決議：由*團隊負責優(yōu)化產(chǎn)品詳情頁，11月15日前完成初稿”）。善用符號與縮寫為提升記錄速度，可使用符號（如“→”表示“下一步”，“？”表示待確認，“△”表示重點）或縮寫（如“ROI”即投資回報率），但需保證會后能快速識別，避免歧義。（三）會后整理：從零散記錄到規(guī)范紀要核對與補充信息會議結(jié)束后2小時內(nèi)，根據(jù)記錄補充完整細節(jié)（如未記錄的發(fā)言要點、數(shù)據(jù)來源），若有疑問，及時聯(lián)系參會人員確認（如“*提到的‘用戶增長數(shù)據(jù)’具體指哪個季度的？”）。結(jié)構(gòu)化梳理內(nèi)容按照預設框架整理內(nèi)容，邏輯清晰：先會議基本信息，再按議程順序分議題記錄“討論-決議”，最后列出“后續(xù)跟進事項”和“附件”；決議事項和后續(xù)跟進需單獨編號（如“決議1：”“跟進1：”），方便查閱與追蹤。語言精煉與規(guī)范刪除口語化表達（如“那個”“然后”）、重復內(nèi)容，用簡潔的書面語描述（如“原話‘這個方案可能有點問題’改為‘提出方案需優(yōu)化流程環(huán)節(jié)’”）；專業(yè)術(shù)語需統(tǒng)一（如“CRM系統(tǒng)”全稱首次出現(xiàn)后可簡稱“CRM”），避免混用。（四）審核與定稿：保證紀要準確性與權(quán)威性提交審核初稿完成后，先交由記錄人自查（重點檢查決議事項是否明確、有無遺漏關(guān)鍵信息），再提交主持人或指定負責人審核（如部門會議交經(jīng)理，項目會議交項目負責人總監(jiān)）。修訂與確認根據(jù)審核意見修改紀要（如“決議1的完成時間從‘11月15日’調(diào)整為‘11月10日’”），修改后再次反饋給審核人，直至確認無誤；最終定稿需審核人簽字（或電子簽名）確認，明確責任。（五）歸檔管理：讓紀要“可查、可用、可追溯”分類存儲按會議類型（部門/項目/決策）、時間（年/月）或主題（如“營銷方案”“預算審批”）分類，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)（如“2023年會議紀要/10月/部門例會”）；電子版紀要統(tǒng)一存儲在指定共享平臺（如企業(yè)網(wǎng)盤、OA系統(tǒng)），避免分散在個人電腦；紙質(zhì)版紀要需裝訂成冊，標注“會議名稱-日期”，存放于文件柜。索引與檢索為電子版紀要添加關(guān)鍵詞標簽（如“預算”“項目進度”“跨部門協(xié)作”），便于后續(xù)搜索；定期（如每季度）更新《會議紀要索引表》，記錄會議名稱、日期、主題、決議事項摘要、存儲路徑，提高查閱效率。保存期限根據(jù)會議重要性確定保存期限：常規(guī)部門例會保存1-2年，項目推進會議保存至項目結(jié)束后3年，決策類會議（如董事會）保存至少5年；超期紀要需經(jīng)相關(guān)負責人審批后銷毀，并做好銷毀記錄。三、模板表格：標準化會議紀要框架會議紀要模板會議基本信息會議名稱（例：2023年Q3營銷方案推進會）會議時間（例：2023年10月26日14:00-16:30）會議地點（例：公司3樓會議室A/線上會議：xxx）主持人*經(jīng)理記錄人*助理參會人員主管、專員、*專員（共5人）缺席人員及原因*專員（因出差參加上海展會）會議主題討論并確定2023年Q3營銷方案及預算分配會議議程與討論內(nèi)容議程1：Q3營銷目標回顧-經(jīng)理：Q2銷售額完成85%，Q3目標提升20%，需重點關(guān)注新用戶增長；-專員：根據(jù)市場調(diào)研，競品A近期推出促銷活動，可能沖擊我司市場份額。議程2：營銷方案討論-主管：建議分“線上+線下”雙渠道，線上側(cè)重短視頻投放，線下舉辦3場地推活動；-專員：短視頻預算需控制在15萬以內(nèi)，ROI測算為1:3.5；-爭議點：線下地推活動是否覆蓋二線城市？→一致同意優(yōu)先覆蓋核心城市（北京、上海、廣州）。議程3：預算分配-*經(jīng)理：總預算50萬，需明確各渠道占比；-共識：線上35萬（短視頻20萬、直播10萬、信息流5萬），線下15萬。決議事項編號決議內(nèi)容1確定Q3營銷方案為“線上雙渠道+線下核心城市地推”，線上預算35萬，線下15萬。2短視頻投放由*團隊負責，10月30日前確定合作MCN機構(gòu)及投放計劃。3線下地推活動方案（含城市清單、物料清單）由*團隊起草，11月5日前提交。后續(xù)跟進事項編號任務內(nèi)容1整理Q3營銷方案終版，發(fā)送至全體參會人確認。2跟蹤短視頻投放預算執(zhí)行情況，每周匯報進展。附件清單12023年Q3市場調(diào)研報告.pdf2Q2營銷數(shù)據(jù)總結(jié).xlsx3線上線下渠道預算分配表.xlsx記錄人簽字：__________審核人簽字：__________日期：2023年10月26日四、關(guān)鍵注意事項：提升紀要質(zhì)量與歸檔效率的要點（一）記錄準確性：避免“想當然”客觀記錄發(fā)言內(nèi)容，不添加個人觀點（如“*認為方案可行”而非“我認為方案可行”）；關(guān)鍵數(shù)據(jù)、時間、責任主體需反復核對（如“預算20萬”確認無誤，“負責人*主管”與本人確認）。（二）決議可執(zhí)行性：讓“責任”與“時間”落地決議事項必須明確“誰來做、何時完成、做什么”，避免模糊表述（如“盡快完成”改為“11月10日前完成”）；若決議需多部門協(xié)作，需標注牽頭部門與配合部門（如“決議1：由市場部牽頭，銷售部配合完成方案終版”）。（三）歸檔規(guī)范性：拒絕“隨手存、找不到”電子版紀要統(tǒng)一命名格式：“會議名稱-日期-版本”（如“2023Q3營銷推進會-1026-定稿.docx”）；紙質(zhì)版紀要需用公司統(tǒng)一模板打印，避免手寫修改，保證整潔清晰。（四）保密要求：敏感信息“不外泄”涉及公司機密（如財務數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃）的會議紀要，需標注