采購(gòu)流程及審批模板匯編一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本匯編適用于企業(yè)各類采購(gòu)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，覆蓋日常辦公、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、服務(wù)外包、固定資產(chǎn)采購(gòu)等多場(chǎng)景需求，旨在規(guī)范采購(gòu)行為、提升審批效率、控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。具體包括：日常辦公采購(gòu)：如辦公耗材、文具、低值易耗品等小額高頻采購(gòu)；生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)采購(gòu)：如原材料、零部件、生產(chǎn)輔料等直接影響產(chǎn)品交付的采購(gòu)；服務(wù)外包采購(gòu)：如IT服務(wù)、保潔服務(wù)、咨詢培訓(xùn)等第三方服務(wù)采購(gòu)；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、車輛等單價(jià)較高、使用周期長(zhǎng)的資產(chǎn)采購(gòu)；其他專項(xiàng)采購(gòu)：如市場(chǎng)推廣物料、員工福利物資（非現(xiàn)金形式）等特殊需求采購(gòu)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程采購(gòu)活動(dòng)需遵循“需求驅(qū)動(dòng)、預(yù)算管控、合規(guī)優(yōu)先、全程留痕”原則，具體流程及責(zé)任分工（一）需求提出與預(yù)算確認(rèn)需求發(fā)起：由業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際工作需要填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、期望交付時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核后提交至采購(gòu)部門。預(yù)算核查：采購(gòu)部門對(duì)接財(cái)務(wù)部門，核查采購(gòu)需求是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算外采購(gòu)需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批通過(guò)后啟動(dòng)后續(xù)流程。（二）供應(yīng)商選擇與洽談供應(yīng)商尋源：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求通過(guò)公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等方式篩選供應(yīng)商（小額采購(gòu)可從合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇），至少獲取3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)（或單一來(lái)源采購(gòu)理由說(shuō)明）。供應(yīng)商評(píng)估：組織相關(guān)部門（如使用部門、財(cái)務(wù)、法務(wù)）對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）、業(yè)績(jī)、報(bào)價(jià)、服務(wù)能力等進(jìn)行綜合評(píng)估，形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。商務(wù)洽談：與選定供應(yīng)商就價(jià)格、交付方式、付款條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款進(jìn)行洽談，達(dá)成一致后擬定采購(gòu)合同/訂單。（三）合同簽訂與訂單下達(dá)合同審批：采購(gòu)部門將擬定的采購(gòu)合同提交至法務(wù)部門審核（金額較大或復(fù)雜服務(wù)采購(gòu)需法務(wù)審核），審核通過(guò)后按權(quán)限逐級(jí)審批（審批權(quán)限詳見企業(yè)《采購(gòu)審批權(quán)限表》）。合同簽訂：審批完成后，由授權(quán)代表（如采購(gòu)經(jīng)理、總經(jīng)理）與供應(yīng)商簽訂正式合同，合同文本需加蓋企業(yè)公章及合同專用章，供應(yīng)商需提供對(duì)應(yīng)印章資質(zhì)證明。訂單下達(dá)：簽訂合同后，采購(gòu)部門向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確訂單號(hào)、物料/服務(wù)信息、交貨時(shí)間、交付地點(diǎn)、聯(lián)系人等，并同步抄送使用部門及財(cái)務(wù)部門。（四）訂單執(zhí)行與驗(yàn)收入庫(kù)訂單跟蹤：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按時(shí)交付，如遇延遲需提前通知相關(guān)部門并制定應(yīng)對(duì)方案。到貨驗(yàn)收：使用部門聯(lián)合采購(gòu)部門、質(zhì)檢部門（如涉及物料質(zhì)量）按合同約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收入庫(kù)單》，注明驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、數(shù)量、規(guī)格等信息，驗(yàn)收不合格需書面反饋供應(yīng)商并要求整改或退貨。入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員辦理入庫(kù)手續(xù)，登記庫(kù)存臺(tái)賬，更新物料信息，同步將《驗(yàn)收入庫(kù)單》反饋至采購(gòu)部門及財(cái)務(wù)部門。（五）付款結(jié)算與資料歸檔發(fā)票核對(duì)：供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票后，采購(gòu)部門核對(duì)發(fā)票信息（名稱、稅號(hào)、金額、項(xiàng)目等）與合同、訂單、入庫(kù)單是否一致，核對(duì)無(wú)誤后提交財(cái)務(wù)部門。付款審批：財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票及付款資料，按合同約定付款節(jié)點(diǎn)填寫《付款申請(qǐng)單》，附合同、訂單、入庫(kù)單、發(fā)票等證明材料，按審批權(quán)限報(bào)批（如部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理*）?？铐?xiàng)支付：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項(xiàng)，付款憑證需及時(shí)反饋采購(gòu)部門。資料歸檔：采購(gòu)過(guò)程中所有資料（申請(qǐng)表、評(píng)估報(bào)告、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）由采購(gòu)部門統(tǒng)一整理歸檔，保存期限不少于5年（重要合同及固定資產(chǎn)采購(gòu)資料保存期限不少于10年）。三、常用采購(gòu)模板參考模板1：小額采購(gòu)申請(qǐng)表（適用于日常辦公、低值易耗品采購(gòu)）申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量采購(gòu)用途（可附需求說(shuō)明頁(yè)）預(yù)算科目預(yù)算編號(hào)部門負(fù)責(zé)人審核意見：簽字：日期：年月日采購(gòu)部門意見：簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核意見：簽字：日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：年月日模板2：采購(gòu)訂單訂單號(hào)PO-YYYYMMDD-X訂單日期年月日供應(yīng)商信息名稱：地址：聯(lián)系人：電話：收貨信息收貨地址：收貨人：聯(lián)系方式：序號(hào)物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位——————–———-——12訂單總金額（大寫）：小寫：￥付款條件：□現(xiàn)結(jié)□賒賬天□預(yù)付%，驗(yàn)收后付%質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及雙方約定技術(shù)參數(shù)（詳見合同附件）交貨要求：逾期交貨按未交貨金額每日0.05%收取違約金，超過(guò)15天甲方有權(quán)解除合同審批：采購(gòu)經(jīng)理*：日期：年月日備注：本訂單一式三份，采購(gòu)部、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部各執(zhí)一份模板3：服務(wù)采購(gòu)合同（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)：SR-YYYYMMDD-X甲方（采購(gòu)方）：公司名稱地址：聯(lián)系人：*電話：乙方（服務(wù)方）：公司名稱地址：聯(lián)系人：*電話：第一條服務(wù)內(nèi)容乙方為甲方提供[具體服務(wù)名稱，如“IT系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)”]，服務(wù)范圍包括[詳細(xì)描述服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、周期，如“7×24小時(shí)系統(tǒng)故障響應(yīng)，每月4次巡檢”]。第二條服務(wù)期限自年月日起至年月日止。第三條服務(wù)費(fèi)用及支付服務(wù)總費(fèi)用：人民幣元（大寫：），含稅。支付方式：□一次性支付□分期支付（如：合同簽訂后7個(gè)工作日支付30%，驗(yàn)收合格后支付60%，質(zhì)保期滿后支付10%）。乙方收款賬戶信息：開戶名：開戶行：賬號(hào)：第四條雙方權(quán)利義務(wù)甲方有權(quán)對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，乙方需配合甲方驗(yàn)收。乙方需按約定標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)，如因乙方原因?qū)е路?wù)未達(dá)標(biāo)，甲方有權(quán)要求整改或扣減服務(wù)費(fèi)。第五條違約責(zé)任任何一方違約，需向守約方支付合同總金額10%的違約金；違約金不足以彌補(bǔ)損失的，守約方有權(quán)進(jìn)一步追償。第六條爭(zhēng)議解決本合同履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：授權(quán)代表簽字：*日期：年月日乙方（蓋章）：授權(quán)代表簽字：*日期：年月日模板4：固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期年月日資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)品牌數(shù)量采購(gòu)理由（可附技術(shù)參數(shù)要求、使用說(shuō)明等）預(yù)算科目預(yù)算編號(hào)使用部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日資產(chǎn)管理部門（如行政部）審核意見：簽字：日期：年月日采購(gòu)部門詢價(jià)意見：至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)（附報(bào)價(jià)單）：簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部門審核意見：簽字：日期：年月日總經(jīng)理審批意見：簽字：日期：年月日備注：資產(chǎn)驗(yàn)收后需貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽，納入資產(chǎn)管理臺(tái)賬四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）預(yù)算管理規(guī)范采購(gòu)需求必須納入年度預(yù)算管理，預(yù)算外采購(gòu)需嚴(yán)格履行預(yù)算調(diào)整審批流程，嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算、超預(yù)算采購(gòu)。預(yù)算執(zhí)行需遵循“?？顚Ｓ谩痹瓌t，各部門不得挪用、擠占其他部門預(yù)算，確需調(diào)整需提交書面申請(qǐng)并說(shuō)明理由。（二）供應(yīng)商管理規(guī)范供應(yīng)商準(zhǔn)入需審核營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄等，建立《合格供應(yīng)商名錄》并動(dòng)態(tài)更新（每年復(fù)核一次）。嚴(yán)禁與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系、不良信用記錄或曾違約的供應(yīng)商合作，單一來(lái)源采購(gòu)需提供充分的合規(guī)性說(shuō)明（如專利、專有技術(shù)限制）。（三）合同與審批規(guī)范采購(gòu)合同必須采用書面形式，關(guān)鍵條款（金額、交付、質(zhì)量、違約責(zé)任等）需明確、可量化，避免模糊表述（如“大概”“左右”）。審批流程需按權(quán)限逐級(jí)執(zhí)行，不得越權(quán)審批或簡(jiǎn)化流程，緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障急需物料）需提前口頭報(bào)備分管領(lǐng)導(dǎo)，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)。（四）資料留存規(guī)范采購(gòu)全過(guò)程資料需完整、真實(shí)、可追溯，禁止篡改、遺失，電子資料需定期備份（如每月刻錄光盤存檔）。固定資產(chǎn)采購(gòu)需同步提交《資產(chǎn)驗(yàn)收單》《資產(chǎn)卡片》至資產(chǎn)管理部門，保證賬實(shí)相符。（五）風(fēng)險(xiǎn)提示廉潔風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁采購(gòu)人員收受供應(yīng)商回扣、禮品，違規(guī)行為將按企業(yè)制度追責(zé)，情節(jié)嚴(yán)重者移送司法機(jī)關(guān)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)涉及安全、健康的采購(gòu)物