會(huì)議紀(jì)要通用模板工具使用指南一、適用范圍與典型場(chǎng)景本模板適用于各類會(huì)議記錄需求，涵蓋企業(yè)內(nèi)部管理會(huì)議（如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)）、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議（如資源對(duì)接會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)）、對(duì)外合作會(huì)議（如客戶洽談會(huì)、供應(yīng)商溝通會(huì)）、專項(xiàng)工作會(huì)議（如問題復(fù)盤會(huì)、戰(zhàn)略研討會(huì)）等場(chǎng)景。無論是常規(guī)信息同步還是重大決策討論，均可通過標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)高效記錄與信息傳遞。二、會(huì)議紀(jì)要全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議目標(biāo)與范圍與會(huì)議組織者確認(rèn)會(huì)議核心議題（如“確定Q3產(chǎn)品上線計(jì)劃”“解決跨部門協(xié)作流程卡點(diǎn)”），避免記錄偏離主題。確定會(huì)議類型（決策型/討論型/通知型），針對(duì)性設(shè)計(jì)記錄重點(diǎn)（決策型需突出決議與責(zé)任人，討論型需記錄多觀點(diǎn)分歧）。梳理會(huì)議議程與參會(huì)人員提前獲取會(huì)議議程，按時(shí)間順序梳理討論模塊（如“開場(chǎng)（10分鐘）→議題1（30分鐘）→議題2（40分鐘）→總結(jié)（10分鐘）”），預(yù)留記錄空間。列出參會(huì)人員名單（含主持人、記錄人、核心發(fā)言人），標(biāo)注需重點(diǎn)記錄的角色（如部門負(fù)責(zé)人、外部專家）。準(zhǔn)備記錄工具與模板電子設(shè)備：優(yōu)先使用支持實(shí)時(shí)編輯的工具（如Word、飛書文檔、騰訊文檔），設(shè)置模板格式（標(biāo)題、表格、項(xiàng)目符號(hào)）；若手寫，提前打印模板表格并標(biāo)注頁碼。輔助材料：準(zhǔn)備會(huì)議背景資料（如項(xiàng)目PPT、上期紀(jì)要、數(shù)據(jù)報(bào)表），方便快速引用關(guān)鍵信息。（二）會(huì)中記錄：精準(zhǔn)捕捉核心信息基礎(chǔ)信息實(shí)時(shí)填寫會(huì)議開始后，第一時(shí)間記錄會(huì)議基本信息（見模板表格“一、會(huì)議概況”），包括會(huì)議時(shí)間（精確到分鐘，如“2023年10月26日14:00-16:30”）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)，如“騰訊會(huì)議，會(huì)議號(hào)：123-456-789”）、主持人（經(jīng)理）、記錄人（助理）。討論內(nèi)容結(jié)構(gòu)化記錄按議程模塊分段記錄，每個(gè)議題下采用“觀點(diǎn)+論據(jù)+結(jié)論”邏輯：觀點(diǎn)：標(biāo)注發(fā)言人（如“技術(shù)部主管提出”“市場(chǎng)部經(jīng)理補(bǔ)充”），避免模糊表述（如“有人認(rèn)為”）。論據(jù)：記錄關(guān)鍵數(shù)據(jù)、案例或引用（如“根據(jù)用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，70%用戶反饋操作復(fù)雜”“參考行業(yè)標(biāo)桿案例，可優(yōu)化3個(gè)流程節(jié)點(diǎn)”）。結(jié)論：明確階段性共識(shí)或待解決問題（如“共識(shí)：優(yōu)先優(yōu)化登錄流程；待解決：需技術(shù)部評(píng)估改造成本”）。決策與行動(dòng)項(xiàng)重點(diǎn)標(biāo)注對(duì)會(huì)議決議（如“通過《Q3營銷預(yù)算方案》”）、需跟進(jìn)事項(xiàng)（如“需在11月5日前完成競(jìng)品分析報(bào)告”）單獨(dú)列出，同步記錄“負(fù)責(zé)人”（*市場(chǎng)部專員）、“完成時(shí)限”（2023年11月5日）、“交付成果”（書面報(bào)告），避免遺漏。特殊情況處理若討論內(nèi)容復(fù)雜，可使用“縮進(jìn)”“符號(hào)標(biāo)記”（如“★表決議”“△表待辦”“○表備注”）分層記錄；若遇爭議點(diǎn)，記錄雙方核心分歧及未達(dá)成共識(shí)的原因（如“財(cái)務(wù)部認(rèn)為預(yù)算超支10%，需削減推廣費(fèi)用；業(yè)務(wù)部認(rèn)為當(dāng)前投入可帶來20%增長，建議維持”）。（三）會(huì)后整理：保證信息準(zhǔn)確完整內(nèi)容核對(duì)與補(bǔ)充會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，根據(jù)錄音（需提前征得同意）或筆記補(bǔ)充遺漏信息，重點(diǎn)核對(duì)決議、行動(dòng)項(xiàng)的負(fù)責(zé)人與時(shí)限是否準(zhǔn)確。向主持人或關(guān)鍵參會(huì)人確認(rèn)模糊表述（如“’盡快推進(jìn)’具體時(shí)限為3個(gè)工作日內(nèi)”），避免歧義。格式規(guī)范與排版按模板結(jié)構(gòu)整理內(nèi)容：會(huì)議概況→議程及討論內(nèi)容→決議事項(xiàng)→行動(dòng)項(xiàng)→附件說明。統(tǒng)一格式：標(biāo)題黑體三號(hào)，宋體小四，1.5倍行距，表格內(nèi)文字居中，關(guān)鍵信息（如負(fù)責(zé)人、時(shí)限）加粗突出。分發(fā)與歸檔整理完成后，24小時(shí)內(nèi)通過郵件或協(xié)作工具發(fā)送給所有參會(huì)人，抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，郵件標(biāo)題注明“【會(huì)議紀(jì)要】[會(huì)議主題]-[日期]”（如“【會(huì)議紀(jì)要】Q3產(chǎn)品上線推進(jìn)會(huì)-20231026”）。電子版歸檔至共享文件夾（按“部門-年份-會(huì)議類型”分類），紙質(zhì)版（如有）由行政部統(tǒng)一編號(hào)存檔。三、標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議紀(jì)要模板表格會(huì)議紀(jì)要會(huì)議主題：_________________________會(huì)議時(shí)間：____年_月_日____:____至____:____會(huì)議地點(diǎn)：_________________________（線上請(qǐng)注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)）主持人：_________________________記錄人：_________________________參會(huì)人員：_________________________（含部門/職務(wù)，如“銷售部經(jīng)理”“客戶代表”）缺席人員：_________________________（注明原因，如“出差”）一、會(huì)議概況項(xiàng)目內(nèi)容會(huì)議目標(biāo)（如“明確Q3產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)，解決跨部門協(xié)作資源分配問題”）議程概覽1.開場(chǎng)與上期議題回顧（10分鐘）2.議題1：用戶需求分析（30分鐘）3.議題2：資源分配討論（40分鐘）4.總結(jié)與決議（20分鐘）核心結(jié)論（簡要總結(jié)會(huì)議最終達(dá)成的主要共識(shí)，如“確定3個(gè)核心功能優(yōu)先上線，成立跨部門項(xiàng)目組”）二、議程及討論內(nèi)容議程1：上期議題回顧發(fā)言人：*運(yùn)營主管內(nèi)容：上期“活動(dòng)效果復(fù)盤”行動(dòng)項(xiàng)中，“用戶反饋收集”已完成，共收集問卷200份；“轉(zhuǎn)化率優(yōu)化”方案因技術(shù)資源不足延遲，需在本次會(huì)議明確推進(jìn)計(jì)劃。備注：△需技術(shù)部評(píng)估人力支持情況。議程2：用戶需求分析發(fā)言人：*產(chǎn)品經(jīng)理觀點(diǎn)：根據(jù)用戶調(diào)研，Top3需求為“個(gè)性化推薦（占比45%）”“界面簡化（30%）”“新增數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能（25%）”。討論環(huán)節(jié)：*技術(shù)部主管：個(gè)性化推薦需算法團(tuán)隊(duì)支持，預(yù)計(jì)需2周開發(fā)周期；*市場(chǎng)部經(jīng)理：建議優(yōu)先上線界面簡化，可快速提升用戶滿意度；*設(shè)計(jì)部主管：界面簡化需重新設(shè)計(jì)交互流程，需1周時(shí)間。階段結(jié)論：暫不排序，需結(jié)合資源分配情況綜合決策。三、決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)限依據(jù)/說明1確定Q3產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)：界面簡化→個(gè)性化推薦→數(shù)據(jù)導(dǎo)出*產(chǎn)品經(jīng)理2023-11-3結(jié)合用戶需求占比與技術(shù)可行性2成立跨部門項(xiàng)目組，成員包括產(chǎn)品、技術(shù)、設(shè)計(jì)、市場(chǎng)各1人*運(yùn)營主管2023-10-30保證資源協(xié)調(diào)與進(jìn)度跟進(jìn)四、行動(dòng)項(xiàng)（待辦清單）序號(hào)任務(wù)描述責(zé)任人協(xié)助人完成時(shí)限交付成果優(yōu)先級(jí)1技術(shù)部評(píng)估界面簡化與個(gè)性化推薦開發(fā)周期與人力需求*技術(shù)部主管*算法工程師2023-11-2開發(fā)周期評(píng)估報(bào)告高2設(shè)計(jì)部輸出界面簡化初步方案*設(shè)計(jì)部主管-2023-11-5高保真原型圖中3市場(chǎng)部補(bǔ)充競(jìng)品功能對(duì)比分析*市場(chǎng)部專員-2023-11-8競(jìng)品分析報(bào)告（含優(yōu)先級(jí)參考）中五、附件說明《Q3用戶調(diào)研數(shù)據(jù)報(bào)告》（附件1）上期會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)完成情況表（附件2）抄送：_________________________（如公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人）分發(fā)范圍：參會(huì)人員、存檔部門四、高效記錄與使用注意事項(xiàng)（一）記錄準(zhǔn)確性保障客觀中立：避免記錄個(gè)人觀點(diǎn)，僅陳述事實(shí)與發(fā)言內(nèi)容（如錯(cuò)誤記錄：“經(jīng)理的想法太理想化”，應(yīng)改為“經(jīng)理提出需額外增加5人團(tuán)隊(duì)支持”）。關(guān)鍵信息不遺漏：決議、行動(dòng)項(xiàng)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、負(fù)責(zé)人等核心要素需100%準(zhǔn)確，可使用“復(fù)述確認(rèn)法”（如“您剛才說的負(fù)責(zé)人是*工程師，時(shí)限是11月10日，對(duì)嗎？”）。（二）效率提升技巧善用縮寫與符號(hào)：對(duì)高頻詞匯約定縮寫（如“決議→J”“行動(dòng)項(xiàng)→XD”），使用符號(hào)標(biāo)記重點(diǎn)（如“★”“△”“○”），但需在模板開頭附“符號(hào)說明”避免混淆。優(yōu)先級(jí)分層：行動(dòng)項(xiàng)按“高/中/低”優(yōu)先級(jí)標(biāo)注，便于后續(xù)跟進(jìn)；討論內(nèi)容按“共識(shí)/分歧/待定”分類，突出決策關(guān)鍵點(diǎn)。（三）后續(xù)跟進(jìn)規(guī)范定期復(fù)查：行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人需在完成時(shí)限前1天反饋進(jìn)度，記錄人每周匯總未完成事項(xiàng)，在下次會(huì)議“上期議題回