學(xué)校綜合辦公室資料歸檔規(guī)定一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室資料歸檔工作，確保檔案資料的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于綜合辦公室所有文件、記錄、報(bào)表等資料的收集、整理、歸檔和保管工作。

二、資料歸檔范圍

（一）行政管理類資料

1.學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)

2.會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄

3.通知、公告、批復(fù)文件

4.人員任免、獎(jiǎng)懲文件

5.財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算執(zhí)行情況

（二）事務(wù)管理類資料

1.考勤記錄、請(qǐng)假審批表

2.培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄

3.活動(dòng)方案、活動(dòng)總結(jié)

4.外聯(lián)函件、合作協(xié)議

（三）設(shè)備管理類資料

1.資產(chǎn)購(gòu)置清單、使用記錄

2.維修記錄、保養(yǎng)報(bào)告

3.設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及審批

三、資料歸檔流程

（一）資料收集

1.各部門每月5日前將上月形成的資料匯總至綜合辦公室。

2.綜合辦公室對(duì)資料進(jìn)行初步審核，確保完整性、準(zhǔn)確性。

（二）資料整理

1.按資料類別進(jìn)行分類，統(tǒng)一編號(hào)。

2.重要資料需附目錄清單，便于查閱。

3.電子資料與紙質(zhì)資料同步整理，確保存儲(chǔ)安全。

（三）資料歸檔

1.紙質(zhì)資料使用檔案盒存放，標(biāo)注清晰標(biāo)簽。

2.電子資料存儲(chǔ)于專用硬盤，定期備份。

3.每季度對(duì)歸檔資料進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保無遺失、無損壞。

四、資料保管與利用

（一）保管要求

1.檔案存放環(huán)境需干燥、防塵、防火。

2.重要資料需進(jìn)行雙備份，存放于不同地點(diǎn)。

3.保管期限分為短期（1-3年）、中期（4-10年）、長(zhǎng)期（10年以上），具體根據(jù)資料重要性確定。

（二）利用流程

1.需要查閱資料時(shí)，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)取。

2.查閱完畢后及時(shí)歸還，如有損壞需說明原因并賠償。

3.檔案借閱時(shí)間不超過5個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)審批。

五、資料銷毀

（一）銷毀條件

1.保管期滿的資料。

2.無保存價(jià)值的資料（如重復(fù)文件、錯(cuò)誤記錄）。

（二）銷毀流程

1.需銷毀的資料需填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.銷毀過程需兩人以上監(jiān)督，確保資料徹底銷毀，避免泄密。

3.銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》，存檔備查。

六、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分工

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)資料歸檔工作的組織實(shí)施。

2.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門資料的形成和歸檔負(fù)責(zé)。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.學(xué)校定期對(duì)資料歸檔工作進(jìn)行抽查，確保符合規(guī)定。

2.發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，情節(jié)嚴(yán)重者按制度處理。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室資料歸檔工作，確保檔案資料的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于綜合辦公室所有文件、記錄、報(bào)表等資料的收集、整理、歸檔和保管工作。資料歸檔工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、及時(shí)準(zhǔn)確、安全保密的原則，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性和有效性。

二、資料歸檔范圍

（一）行政管理類資料

1.學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)：包括學(xué)校年度工作計(jì)劃草案、修訂稿、最終版以及年度工作總結(jié)報(bào)告。

2.會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄：包括全校性會(huì)議、部門會(huì)議等各類會(huì)議的紀(jì)要和詳細(xì)記錄，需注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題和決議。

3.通知、公告、批復(fù)文件：包括學(xué)校發(fā)布的各類通知、公告，以及上級(jí)部門或外部單位的批復(fù)文件。

4.人員任免、獎(jiǎng)懲文件：包括人員任免通知、獎(jiǎng)懲決定、表彰通報(bào)等，需附相關(guān)證明材料。

5.財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算執(zhí)行情況：包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，以及各季度財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算執(zhí)行情況分析。

（二）事務(wù)管理類資料

1.考勤記錄、請(qǐng)假審批表：包括員工每日考勤記錄、請(qǐng)假申請(qǐng)表、審批表，以及月度考勤匯總表。

2.培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課程安排、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核記錄。

3.活動(dòng)方案、活動(dòng)總結(jié)：包括各類活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)流程、參與人員名單、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告。

4.外聯(lián)函件、合作協(xié)議：包括與外部單位往來函件、合作協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等。

（三）設(shè)備管理類資料

1.資產(chǎn)購(gòu)置清單、使用記錄：包括設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表、購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用記錄表。

2.維修記錄、保養(yǎng)報(bào)告：包括設(shè)備維修申請(qǐng)表、維修合同、維修記錄、保養(yǎng)報(bào)告。

3.設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及審批：包括設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表、報(bào)廢原因說明、審批表。

三、資料歸檔流程

（一）資料收集

1.各部門每月5日前將上月形成的資料匯總至綜合辦公室，確保資料齊全、完整。

2.綜合辦公室對(duì)資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改。

（二）資料整理

1.按資料類別進(jìn)行分類，統(tǒng)一編號(hào)。例如，行政管理類資料編號(hào)為“Admin-YYYYMMDD-XXX”，事務(wù)管理類資料編號(hào)為“Mgmt-YYYYMMDD-XXX”，設(shè)備管理類資料編號(hào)為“Equip-YYYYMMDD-XXX”，其中“YYYYMMDD”為資料形成日期，“XXX”為序號(hào)。

2.重要資料需附目錄清單，便于查閱。目錄清單應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、形成日期、頁(yè)數(shù)等信息。

3.電子資料與紙質(zhì)資料同步整理，確保存儲(chǔ)安全。電子資料存儲(chǔ)于專用硬盤，定期備份，備份硬盤存放于安全地點(diǎn)。

（三）資料歸檔

1.紙質(zhì)資料使用檔案盒存放，標(biāo)注清晰標(biāo)簽。檔案盒標(biāo)簽應(yīng)包括資料類別、編號(hào)、形成日期等信息。

2.電子資料存儲(chǔ)于專用硬盤，定期備份。備份過程需記錄備份時(shí)間、備份內(nèi)容、備份人員等信息，并存檔備查。

3.每季度對(duì)歸檔資料進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保無遺失、無損壞。盤點(diǎn)過程中需填寫《檔案盤點(diǎn)記錄表》，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。

四、資料保管與利用

（一）保管要求

1.檔案存放環(huán)境需干燥、防塵、防火。紙質(zhì)資料存放于檔案柜內(nèi)，柜體應(yīng)密封防潮，柜門應(yīng)定期檢查，確保完好。

2.重要資料需進(jìn)行雙備份，存放于不同地點(diǎn)。例如，紙質(zhì)資料存放于綜合辦公室檔案室，電子資料備份硬盤存放于安全地點(diǎn)。

3.保管期限分為短期（1-3年）、中期（4-10年）、長(zhǎng)期（10年以上），具體根據(jù)資料重要性確定。例如，年度工作計(jì)劃、總結(jié)的保管期限為長(zhǎng)期，會(huì)議紀(jì)要的保管期限為中期，財(cái)務(wù)報(bào)表的保管期限為長(zhǎng)期。

（二）利用流程

1.需要查閱資料時(shí)，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)取。申請(qǐng)表應(yīng)包括查閱人、查閱事由、查閱資料名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間等信息。

2.查閱完畢后及時(shí)歸還，如有損壞需說明原因并賠償。歸還時(shí)需在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。

3.檔案借閱時(shí)間不超過5個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)審批。申請(qǐng)延長(zhǎng)需填寫《檔案借閱延期申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

五、資料銷毀

（一）銷毀條件

1.保管期滿的資料。例如，短期資料的保管期限為1-3年，期滿后可銷毀。

2.無保存價(jià)值的資料（如重復(fù)文件、錯(cuò)誤記錄）。例如，同一內(nèi)容的文件有多份，只需保留一份；錯(cuò)誤的記錄經(jīng)更正后，原記錄可銷毀。

（二）銷毀流程

1.需銷毀的資料需填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。申請(qǐng)表應(yīng)包括銷毀資料名稱、編號(hào)、銷毀原因、銷毀時(shí)間等信息。

2.銷毀過程需兩人以上監(jiān)督，確保資料徹底銷毀，避免泄密。銷毀過程需記錄銷毀時(shí)間、銷毀人員、銷毀方式等信息，并存檔備查。

3.銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》，存檔備查。記錄表應(yīng)包括銷毀資料名稱、編號(hào)、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息。

六、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分工

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)資料歸檔工作的組織實(shí)施，指定專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔和保管工作。

2.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門資料的形成和歸檔負(fù)責(zé)，確保資料齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.學(xué)校定期對(duì)資料歸檔工作進(jìn)行抽查，確保符合規(guī)定。抽查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、保管條件等。

2.發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，情節(jié)嚴(yán)重者按制度處理。例如，資料缺失、損壞、保管條件不符合要求等情況，需對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或處罰。

七、附則

1.本規(guī)定由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2.本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室資料歸檔工作，確保檔案資料的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于綜合辦公室所有文件、記錄、報(bào)表等資料的收集、整理、歸檔和保管工作。

二、資料歸檔范圍

（一）行政管理類資料

1.學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)

2.會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄

3.通知、公告、批復(fù)文件

4.人員任免、獎(jiǎng)懲文件

5.財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算執(zhí)行情況

（二）事務(wù)管理類資料

1.考勤記錄、請(qǐng)假審批表

2.培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄

3.活動(dòng)方案、活動(dòng)總結(jié)

4.外聯(lián)函件、合作協(xié)議

（三）設(shè)備管理類資料

1.資產(chǎn)購(gòu)置清單、使用記錄

2.維修記錄、保養(yǎng)報(bào)告

3.設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及審批

三、資料歸檔流程

（一）資料收集

1.各部門每月5日前將上月形成的資料匯總至綜合辦公室。

2.綜合辦公室對(duì)資料進(jìn)行初步審核，確保完整性、準(zhǔn)確性。

（二）資料整理

1.按資料類別進(jìn)行分類，統(tǒng)一編號(hào)。

2.重要資料需附目錄清單，便于查閱。

3.電子資料與紙質(zhì)資料同步整理，確保存儲(chǔ)安全。

（三）資料歸檔

1.紙質(zhì)資料使用檔案盒存放，標(biāo)注清晰標(biāo)簽。

2.電子資料存儲(chǔ)于專用硬盤，定期備份。

3.每季度對(duì)歸檔資料進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保無遺失、無損壞。

四、資料保管與利用

（一）保管要求

1.檔案存放環(huán)境需干燥、防塵、防火。

2.重要資料需進(jìn)行雙備份，存放于不同地點(diǎn)。

3.保管期限分為短期（1-3年）、中期（4-10年）、長(zhǎng)期（10年以上），具體根據(jù)資料重要性確定。

（二）利用流程

1.需要查閱資料時(shí)，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)取。

2.查閱完畢后及時(shí)歸還，如有損壞需說明原因并賠償。

3.檔案借閱時(shí)間不超過5個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)審批。

五、資料銷毀

（一）銷毀條件

1.保管期滿的資料。

2.無保存價(jià)值的資料（如重復(fù)文件、錯(cuò)誤記錄）。

（二）銷毀流程

1.需銷毀的資料需填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.銷毀過程需兩人以上監(jiān)督，確保資料徹底銷毀，避免泄密。

3.銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》，存檔備查。

六、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分工

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)資料歸檔工作的組織實(shí)施。

2.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門資料的形成和歸檔負(fù)責(zé)。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.學(xué)校定期對(duì)資料歸檔工作進(jìn)行抽查，確保符合規(guī)定。

2.發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，情節(jié)嚴(yán)重者按制度處理。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室資料歸檔工作，確保檔案資料的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于綜合辦公室所有文件、記錄、報(bào)表等資料的收集、整理、歸檔和保管工作。資料歸檔工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、及時(shí)準(zhǔn)確、安全保密的原則，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性和有效性。

二、資料歸檔范圍

（一）行政管理類資料

1.學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)：包括學(xué)校年度工作計(jì)劃草案、修訂稿、最終版以及年度工作總結(jié)報(bào)告。

2.會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄：包括全校性會(huì)議、部門會(huì)議等各類會(huì)議的紀(jì)要和詳細(xì)記錄，需注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題和決議。

3.通知、公告、批復(fù)文件：包括學(xué)校發(fā)布的各類通知、公告，以及上級(jí)部門或外部單位的批復(fù)文件。

4.人員任免、獎(jiǎng)懲文件：包括人員任免通知、獎(jiǎng)懲決定、表彰通報(bào)等，需附相關(guān)證明材料。

5.財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算執(zhí)行情況：包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，以及各季度財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算執(zhí)行情況分析。

（二）事務(wù)管理類資料

1.考勤記錄、請(qǐng)假審批表：包括員工每日考勤記錄、請(qǐng)假申請(qǐng)表、審批表，以及月度考勤匯總表。

2.培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課程安排、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核記錄。

3.活動(dòng)方案、活動(dòng)總結(jié)：包括各類活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)流程、參與人員名單、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告。

4.外聯(lián)函件、合作協(xié)議：包括與外部單位往來函件、合作協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等。

（三）設(shè)備管理類資料

1.資產(chǎn)購(gòu)置清單、使用記錄：包括設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表、購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用記錄表。

2.維修記錄、保養(yǎng)報(bào)告：包括設(shè)備維修申請(qǐng)表、維修合同、維修記錄、保養(yǎng)報(bào)告。

3.設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及審批：包括設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表、報(bào)廢原因說明、審批表。

三、資料歸檔流程

（一）資料收集

1.各部門每月5日前將上月形成的資料匯總至綜合辦公室，確保資料齊全、完整。

2.綜合辦公室對(duì)資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改。

（二）資料整理

1.按資料類別進(jìn)行分類，統(tǒng)一編號(hào)。例如，行政管理類資料編號(hào)為“Admin-YYYYMMDD-XXX”，事務(wù)管理類資料編號(hào)為“Mgmt-YYYYMMDD-XXX”，設(shè)備管理類資料編號(hào)為“Equip-YYYYMMDD-XXX”，其中“YYYYMMDD”為資料形成日期，“XXX”為序號(hào)。

2.重要資料需附目錄清單，便于查閱。目錄清單應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、形成日期、頁(yè)數(shù)等信息。

3.電子資料與紙質(zhì)資料同步整理，確保存儲(chǔ)安全。電子資料存儲(chǔ)于專用硬盤，定期備份，備份硬盤存放于安全地點(diǎn)。

（三）資料歸檔

1.紙質(zhì)資料使用檔案盒存放，標(biāo)注清晰標(biāo)簽。檔案盒標(biāo)簽應(yīng)包括資料類別、編號(hào)、形成日期等信息。

2.電子資料存儲(chǔ)于專用硬盤，定期備份。備份過程需記錄備份時(shí)間、備份內(nèi)容、備份人員等信息，并存檔備查。

3.每季度對(duì)歸檔資料進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保無遺失、無損壞。盤點(diǎn)過程中需填寫《檔案盤點(diǎn)記錄表》，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。

四、資料保管與利用

（一）保管要求

1.檔案存放環(huán)境需干燥、防塵、防火。紙質(zhì)資料存放于檔案柜內(nèi)，柜體應(yīng)密封防潮，柜門應(yīng)定期檢查，確保完好。

2.重要資料需進(jìn)行雙備份，存放于不同地點(diǎn)。例如，紙質(zhì)資料存放于綜合辦公室檔案室，電子資料備份硬盤存放于安全地點(diǎn)。

3.保管期限分為短期（1-3年）、中期（4-10年）、長(zhǎng)期（10年以上），具體根據(jù)資料重要性確定。例如，年度工作計(jì)劃、總結(jié)的保管期限為長(zhǎng)期，會(huì)議紀(jì)要的保管期限為中期，財(cái)務(wù)報(bào)表的保管期限為長(zhǎng)期。

（二）利用流程

1.需要查閱資料時(shí)，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)取。申請(qǐng)表應(yīng)包括查閱人、查閱事由、查閱資料名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間等信息。

2.查閱完畢后及時(shí)歸還，