行政文件歸檔與保存方案一、方案背景與適用范圍行政文件是企業(yè)日常運(yùn)營的重要載體，記錄了管理決策、業(yè)務(wù)流程、人事變動(dòng)等關(guān)鍵信息。為規(guī)范行政文件的歸檔管理，保證文件完整性、安全性及可追溯性，特制定本方案。本方案適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政文件的歸檔、保存、利用及銷毀工作，涵蓋紙質(zhì)文件與電子文件兩種形式，涉及行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部等各部門的文件管理活動(dòng)。二、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔操作流程（一）文件收集：全面覆蓋，應(yīng)歸盡歸收集范圍制度類：公司章程、管理制度、流程規(guī)范、紅頭文件等；會議類：董事會會議紀(jì)要、部門例會記錄、專項(xiàng)會議決議等；人事類：員工勞動(dòng)合同、入職離職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等；合同類：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、采購訂單、服務(wù)協(xié)議等；證照類：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證、印章登記表等；其他：重要通知函件、審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目資料、對外往來公文等。收集責(zé)任各部門指定專人（如部門助理*某某）作為文件收集責(zé)任人，每月末匯總本月的行政文件；涉及跨部門協(xié)作的文件，由主辦部門牽頭收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料；電子文件需同步收集原件及格式轉(zhuǎn)換后的標(biāo)準(zhǔn)版本（如PDF、DOCX），保證可讀性。（二）文件分類：科學(xué)劃分，邏輯清晰一級分類（按部門）按文件形成部門分為：行政類、人力資源類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類、綜合類等。二級分類（按文件類型）每個(gè)一級分類下按文件性質(zhì)細(xì)分，例如：行政類：制度文件、會議文件、證照文件、后勤文件；人力資源類：招聘文件、員工檔案、培訓(xùn)文件、薪酬文件；財(cái)務(wù)類：報(bào)銷憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件、預(yù)算文件。三級分類（按年度/期限）同類型文件按形成年度或保管期限劃分，例如：“2024年行政制度文件”“2023-2025年員工勞動(dòng)合同”。（三）文件整理：規(guī)范整理，便于管理紙質(zhì)文件整理去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，用長尾夾或牛皮紙繩裝訂，每份文件單獨(dú)成冊；檢查文件完整性，缺頁、破損的需及時(shí)補(bǔ)充修復(fù)，無法修復(fù)的注明原因；在文件右上角標(biāo)注頁碼（單頁文件不標(biāo)注），首頁附“文件封面”，注明文件名稱、編號、形成部門、日期、頁數(shù)等。電子文件整理按分類層級建立文件夾結(jié)構(gòu)（如“行政部→2024年→制度文件”），文件夾名稱規(guī)范統(tǒng)一；電子文件命名格式為“部門-年份-文件類型-流水號”（如“行政部-2024-制度-001”），避免使用特殊字符；定期對電子文件進(jìn)行殺毒處理，保證文件無病毒、無損壞。（四）文件編號：唯一標(biāo)識，可追溯編號規(guī)則采用“部門代碼-年度-分類代碼-流水號”組合形式，例如：部門代碼：行政部（XZ）、人力資源部（RL）、財(cái)務(wù)部（CW）；分類代碼：制度（ZD）、會議（HY）、合同（HT）；流水號：三位阿拉伯?dāng)?shù)字，按歸檔順序遞增（如001、002）。編號示例紙質(zhì)文件：XZ-2024-ZD-001（2024年行政部制度文件第1號）；電子文件：RL-2023-HT-005（2023年人力資源部合同文件第5號）。（五）文件登記：建立臺賬，動(dòng)態(tài)管理登記內(nèi)容所有歸檔文件需填寫《行政文件歸檔登記表》（詳見模板一），包含以下信息：歸檔日期、文件編號、文件名稱、形成部門、形成日期、頁數(shù)/份數(shù)、密級（公開/內(nèi)部/秘密）、歸檔人、存放位置、備注。登記要求紙質(zhì)文件登記一式兩份，一份隨檔案存放，一份由行政部留存?zhèn)洳?；電子文件同步登記《電子檔案管理臺賬》，記錄文件存儲路徑、備份時(shí)間、責(zé)任人。（六）文件入庫：規(guī)范存放，保障安全紙質(zhì)文件入庫使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長31cm×寬21cm×厚3cm），檔案盒標(biāo)簽標(biāo)注“部門-年度-分類”（如“行政部-2024-制度”）；檔案盒按編號順序垂直存放于檔案柜中，避免擠壓，每層柜體附“檔案存放目錄”；檔案庫房需配備防潮柜、滅火器、溫濕度計(jì)，保持溫度18-22℃，濕度45%-60%，遠(yuǎn)離陽光直射和水源。電子文件入庫存儲于企業(yè)專用服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤，設(shè)置訪問權(quán)限（僅授權(quán)人員可查閱）；每月進(jìn)行異地備份（如云端存儲+本地備份），備份數(shù)據(jù)需定期測試可恢復(fù)性。（七）文件利用：規(guī)范借閱，全程留痕借閱流程借閱人填寫《文件借閱申請表》（詳見模板二），注明文件編號、借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人某某審批后，到檔案管理員某某處辦理借閱；秘密級以上文件需經(jīng)分管副總經(jīng)理*某某簽字批準(zhǔn)，借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同。借閱要求紙質(zhì)文件借閱期限不超過7天，到期需續(xù)借的需重新申請；借閱文件不得涂改、勾畫、抽頁、復(fù)制，確需復(fù)制的須經(jīng)審批并加蓋“檔案復(fù)印”章；電子文件借閱僅限在線瀏覽，禁止，特殊情況的需經(jīng)審批并加密存儲。（八）文件銷毀：定期清理，合規(guī)處置銷毀條件超過保管期限且無保存價(jià)值的文件（如普通通知保管期限3年，會議紀(jì)要保管期限5年）；已失效或廢止的文件，且無歷史查考價(jià)值。銷毀流程檔案管理員每年末編制《文件銷毀清單》，經(jīng)行政部經(jīng)理某某、法務(wù)部某某審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由兩人以上共同監(jiān)銷；紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件進(jìn)行徹底刪除（低級格式化+物理銷毀），銷毀過程記錄《文件銷毀監(jiān)銷表》。三、歸檔管理工具模板模板一：行政文件歸檔登記表歸檔日期文件編號文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)/份數(shù)密級歸檔人存放位置（柜/盒）備注2024-03-15XZ-2024-ZD-0012024年考勤管理制度修訂稿行政部2024-03-108/1內(nèi)部張*A柜-01盒替代舊版2024-03-16RL-2023-HT-005與公司勞務(wù)合作協(xié)議人力資源部2023-12-2015/2秘密李*B柜-05盒含附件模板二：文件借閱申請表借閱人所在部門借閱日期文件編號文件名稱借閱事由歸還期限部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員簽字王*財(cái)務(wù)部2024-03-20XZ-2024-ZD-0012024年考勤管理制度修訂稿核算加班費(fèi)用2024-03-27趙*劉*四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）明確責(zé)任分工行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌文件歸檔工作，定期組織各部門培訓(xùn)，監(jiān)督歸檔流程執(zhí)行；各部門負(fù)責(zé)人對本部門文件的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，保證應(yīng)歸檔文件及時(shí)移交；檔案管理員需具備專業(yè)檔案管理知識，負(fù)責(zé)文件整理、登記、保管及借閱管理，定期檢查檔案狀況。（二）強(qiáng)化保密管理密級文件需單獨(dú)存放，借閱時(shí)實(shí)行“專人專管、用后即還”；電子文件存儲設(shè)備需加密，密碼定期更換，訪問權(quán)限實(shí)行“最小化原則”；檔案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，離職時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，保證文件不外泄。（三）定期檢查與維護(hù)每季度對紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查有無蟲蛀、霉變、損壞，發(fā)覺問題及時(shí)修復(fù)；每半年對電子檔案進(jìn)行一次備份測試，保證備份數(shù)據(jù)可正常恢復(fù)；檔案庫房安全設(shè)施（消防、監(jiān)控、溫濕度控制設(shè)備）需每月檢查一次，保證正常運(yùn)行。（四）特殊情況處理文件丟失或損壞時(shí)，相關(guān)部門需在24小時(shí)內(nèi)報(bào)告行政部，書面說明原因并提交補(bǔ)辦申請；機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)時(shí)，原部門需在變動(dòng)前完成本部門文件歸檔，不得滯留或帶走；涉及法律訴訟的文件，需單獨(dú)保管，未經(jīng)法務(wù)部同意不得銷毀或借閱。（五）避免常見問題歸檔不及時(shí)：各部門需在每月最后一個(gè)工作日前完成上月文件歸