固定資產(chǎn)采購及維護標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊前言為規(guī)范企業(yè)固定資產(chǎn)全生命周期管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高資產(chǎn)使用效率，降低運營風(fēng)險，特制定本手冊。本手冊涵蓋固定資產(chǎn)從采購申請、入庫使用到維護保養(yǎng)、盤點處置的標(biāo)準(zhǔn)化流程，適用于公司各部門及全體員工，旨在實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化、流程化與數(shù)據(jù)化。一、手冊適用范圍與核心目標(biāo)（一）適用范圍本手冊適用于公司所有固定資產(chǎn)（包括但不限于電子設(shè)備、辦公家具、生產(chǎn)設(shè)備、運輸工具等）的采購申請、審批、執(zhí)行、驗收、登記、維護、盤點及處置等管理活動，涉及行政部門、財務(wù)部門、使用部門及采購部門等相關(guān)部門。（二）核心目標(biāo)規(guī)范流程：統(tǒng)一固定資產(chǎn)各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，避免管理混亂；明確責(zé)任：清晰界定各部門及人員職責(zé)，保證責(zé)任可追溯；控制成本：通過合理采購與維護，降低資產(chǎn)全生命周期成本；保障安全：防止資產(chǎn)閑置、損壞或流失，提高資產(chǎn)使用效率；合規(guī)管理：保證資產(chǎn)采購、處置等環(huán)節(jié)符合國家法律法規(guī)及公司制度要求。二、固定資產(chǎn)全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作指引（一）固定資產(chǎn)采購申請與審批采購申請發(fā)起使用部門：根據(jù)業(yè)務(wù)需求或資產(chǎn)報廢情況，填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》（詳見模板一），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、預(yù)算金額、使用人及申請理由，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。特殊情況：對于緊急采購（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即更換），需在申請表中注明“緊急采購”，并同步抄送財務(wù)部門備案，后續(xù)3個工作日內(nèi)補全正常審批流程。需求審核與預(yù)算核對行政部門：收到申請后1個工作日內(nèi)完成需求審核，重點核對資產(chǎn)必要性、規(guī)格參數(shù)是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)，以及是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)。財務(wù)部門：同步審核預(yù)算金額，確認(rèn)預(yù)算余額充足；若超預(yù)算，需由使用部門提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，按公司預(yù)算審批流程報批。審批流程權(quán)限劃分（根據(jù)公司實際情況調(diào)整）：單筆金額≤5000元：行政部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜單筆金額≤20000元：行政部門負(fù)責(zé)人→財務(wù)總監(jiān)審批；單筆金額＞20000元：行政部門負(fù)責(zé)人→財務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理審批。審批時限：各審批節(jié)點需在1個工作日內(nèi)完成，無異議后簽字反饋；若需補充材料，由行政部門通知使用部門及時提交。采購任務(wù)下達審批通過后，行政部門向采購部門下達《固定資產(chǎn)采購任務(wù)單》，明確采購需求、交貨時間、質(zhì)量要求及供應(yīng)商資質(zhì)要求（如需）。（二）固定資產(chǎn)采購執(zhí)行與驗收供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行采購部門：根據(jù)采購需求，通過詢價、比價或招標(biāo)方式選擇合格供應(yīng)商（優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的單位），保證價格合理、質(zhì)量可靠。合同簽訂：單筆金額＞10000元的采購需簽訂正式采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)保期限、售后服務(wù)等條款，合同需由采購部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)（若有）審核后生效。訂單下達：采購部門向供應(yīng)商下達采購訂單，同步跟蹤生產(chǎn)/發(fā)貨進度，保證按期交貨。資產(chǎn)到貨驗收驗收組織：資產(chǎn)到貨后，由行政部門牽頭，組織使用部門、財務(wù)部門共同參與驗收，大型設(shè)備可邀請技術(shù)專家參與。驗收內(nèi)容：核對清單：檢查資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、出廠日期等是否與采購訂單一致；質(zhì)量檢查：通過外觀檢查、通電測試（若為電子設(shè)備）、功能測試等方式，確認(rèn)資產(chǎn)是否符合質(zhì)量要求；資料核對：核對供應(yīng)商是否提供合格證、保修卡、說明書、發(fā)票等資料。驗收結(jié)果處理：驗收合格：填寫《固定資產(chǎn)驗收單》（詳見模板二），三方驗收人簽字確認(rèn)，資產(chǎn)交由使用部門保管；驗收不合格：填寫《不合格品處理單》，及時與供應(yīng)商溝通退換貨或索賠事宜，不合格資產(chǎn)不得入庫。資產(chǎn)登記與入庫信息錄入：行政部門根據(jù)《固定資產(chǎn)驗收單》，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息，包括資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、采購日期、原值、使用部門、使用人、存放地點、折舊年限等信息，唯一資產(chǎn)標(biāo)簽（二維碼或條形碼），粘貼于資產(chǎn)顯眼位置。財務(wù)入賬：財務(wù)部門收到《固定資產(chǎn)驗收單》及發(fā)票后，按會計制度規(guī)定進行固定資產(chǎn)入賬，建立固定資產(chǎn)明細(xì)賬，保證賬實、賬賬相符。（三）固定資產(chǎn)日常維護與保養(yǎng)維護責(zé)任劃分使用部門：負(fù)責(zé)資產(chǎn)日常清潔、簡單保養(yǎng)（如設(shè)備表面清潔、定期開機檢查），發(fā)覺故障及時報修，并填寫《固定資產(chǎn)維護報修單》（詳見模板三）。行政部門：負(fù)責(zé)制定年度維護計劃，聯(lián)系專業(yè)維保單位（若需），監(jiān)督維護執(zhí)行情況，記錄維護歷史。維保單位：負(fù)責(zé)專業(yè)維修、定期巡檢（如生產(chǎn)設(shè)備），提供維護報告及質(zhì)保服務(wù)。預(yù)防性維護計劃行政部門：每年12月底前，根據(jù)資產(chǎn)使用年限、使用頻率及廠家建議，制定下一年度《固定資產(chǎn)預(yù)防性維護計劃表》（詳見模板四），明確維護周期、維護內(nèi)容、執(zhí)行部門及責(zé)任人，報財務(wù)總監(jiān)審批后執(zhí)行。維護執(zhí)行：按計劃開展維護，使用部門需配合提供設(shè)備及場地，維護完成后由雙方簽字確認(rèn)，行政部門更新維護記錄。故障維修處理報修流程：使用部門發(fā)覺資產(chǎn)故障后，立即通過OA系統(tǒng)或線下提交《固定資產(chǎn)維護報修單》，注明資產(chǎn)編號、故障現(xiàn)象、緊急程度。維修響應(yīng)：行政部門接到報修后，根據(jù)故障等級（一般/緊急）在2-24小時內(nèi)安排維修（緊急故障需4小時內(nèi)響應(yīng)）。維修記錄：維修完成后，維保人員填寫《固定資產(chǎn)維修記錄單》（詳見模板五），說明故障原因、維修措施、更換部件、維修費用及質(zhì)保期，使用部門確認(rèn)簽字后，行政部門更新資產(chǎn)檔案。（四）固定資產(chǎn)盤點與處置定期盤點盤點周期：每年6月、12月開展全面盤點，季度末進行抽查盤點（重點抽查高價值資產(chǎn)或易移動資產(chǎn)）。盤點組織：由行政部門牽頭，財務(wù)部門、使用部門組成盤點小組，采用“實地盤點法”，核對資產(chǎn)實物與系統(tǒng)信息是否一致，填寫《固定資產(chǎn)盤點表》（詳見模板六）。差異處理：若發(fā)覺盤盈、盤虧或毀損，需在3個工作日內(nèi)查明原因，形成《固定資產(chǎn)盤點差異報告》，按審批權(quán)限報批后，由財務(wù)部門進行賬務(wù)處理（盤盈計入營業(yè)外收入，盤虧計入營業(yè)外支出并追究責(zé)任人）。資產(chǎn)處置處置情形：包括資產(chǎn)報廢、出售、捐贈、轉(zhuǎn)讓等（如達到折舊年限、技術(shù)淘汰、損壞無法修復(fù)等）。處置申請：使用部門填寫《固定資產(chǎn)處置申請表》（詳見模板七），注明資產(chǎn)信息、處置原因、處置方式、預(yù)估殘值，部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門。審批流程：報廢/出售：資產(chǎn)原值≤10000元，行政部門負(fù)責(zé)人審批；10000元＜資產(chǎn)原值≤50000元，行政部門負(fù)責(zé)人→財務(wù)總監(jiān)審批；資產(chǎn)原值＞50000元，需總經(jīng)理辦公會審批。捐贈/轉(zhuǎn)讓：需經(jīng)總經(jīng)理審批，并符合相關(guān)法律法規(guī)要求。處置執(zhí)行：審批通過后，行政部門按處置方式執(zhí)行（如報廢聯(lián)系回收公司并出具回收證明，出售通過公開拍賣或協(xié)議轉(zhuǎn)讓），處置收入及時交財務(wù)部門入賬。三、標(biāo)準(zhǔn)化管理工具表格（附模板）模板一：固定資產(chǎn)采購申請表申請部門申請日期申請編號申請人聯(lián)系電話資產(chǎn)基本信息序號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號12申請理由：部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：行政部門審核意見：簽字：日期：財務(wù)部門審核意見：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（若需）：簽字：日期：模板二：固定資產(chǎn)驗收單采購申請編號驗收日期供應(yīng)商名稱合同編號資產(chǎn)基本信息序號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量12驗收內(nèi)容與結(jié)果序號驗收項目驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收結(jié)果1數(shù)量核對與采購訂單一致2質(zhì)量檢查無外觀損傷、功能正常3資料核對提供合格證、說明書、發(fā)票驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格原因說明：使用部門驗收人：行政部門驗收人：財務(wù)部門驗收人：供應(yīng)商代表（若需）：模板三：固定資產(chǎn)維護報修單資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱使用部門使用人報修日期報修方式□OA系統(tǒng)□線下故障現(xiàn)象描述：緊急程度：□一般（24小時內(nèi)響應(yīng)）□緊急（4小時內(nèi)響應(yīng)）維修要求：報修人簽字：行政部門接收人：接收時間：維修安排：維保單位/人員：預(yù)計維修時間：維修記錄：故障原因：維修措施：更換部件（若有）：維修費用（元）：質(zhì)保期：使用部門確認(rèn)簽字：日期：行政部門記錄人：日期：模板四：固定資產(chǎn)預(yù)防性維護計劃表制定部門行政部門制定日期計劃年度審批人序號資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱使用部門123備注：維護內(nèi)容包括清潔、潤滑、緊固、校準(zhǔn)、功能檢測等模板五：固定資產(chǎn)維修記錄單資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱維修日期維修地點維保單位/人員聯(lián)系電話故障描述（由使用部門填寫）：維修過程與結(jié)果：更換部件清單序號部件名稱規(guī)格數(shù)量1維修費用合計（元）：質(zhì)保期至：使用部門確認(rèn)：□維修完成□維修未解決（未解決原因：確認(rèn)人簽字：日期：行政部門審核人：日期：模板六：固定資產(chǎn)盤點表盤點部門盤點日期盤點地點盤點人員序號資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號123盤點結(jié)果：□賬實相符□存在差異，差異金額：________元盤點小組負(fù)責(zé)人簽字：使用部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部門負(fù)責(zé)人簽字：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字：模板七：固定資產(chǎn)處置申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系電話資產(chǎn)基本信息資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號原值（元）處置原因：□達到折舊年限□技術(shù)淘汰□損壞無法修復(fù)□其他（說明：處置方式：□報廢□出售□捐贈□轉(zhuǎn)讓預(yù)估殘值（元）：處置價格（若出售/轉(zhuǎn)讓）：部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：行政部門審核意見：簽字：日期：財務(wù)部門審核意見：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（若需）：簽字：日期：處置執(zhí)行情況：處置日期：回收單位/受讓方：處置收入（元）：相關(guān)證明文件（如回收證明、合同）：行政部門記錄人：日期：四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險防范（一）采購環(huán)節(jié)風(fēng)險防范預(yù)算控制：嚴(yán)禁無預(yù)算或超預(yù)算采購，確需調(diào)整預(yù)算的，需按審批流程報批，保證資金合理使用；供應(yīng)商管理：建立合格供應(yīng)商名錄，定期評估供應(yīng)商資質(zhì)（履約能力、價格水平、服務(wù)質(zhì)量），不合格供應(yīng)商及時清退；審批權(quán)限：嚴(yán)格執(zhí)行采購審批權(quán)限，杜絕越權(quán)審批，保證采購流程合規(guī)。（二）驗收環(huán)節(jié)風(fēng)險防范三方驗收：驗收必須由使用部門、行政部門、財務(wù)部門共同參與，避免單一部門驗收導(dǎo)致資產(chǎn)信息失真；資料留存：驗收合格后，及時收集并保存合格證、保修卡、發(fā)票等資料，保證資產(chǎn)入賬依據(jù)完整；不合格品處理：驗收不合格的資產(chǎn)，嚴(yán)禁入庫，需第一時間與供應(yīng)商溝通處理，避免影響業(yè)務(wù)使用。（三）維護環(huán)節(jié)風(fēng)險防范計劃性維護：嚴(yán)格按照預(yù)防性維護計劃執(zhí)行，避免因維護不及時導(dǎo)致資產(chǎn)故障或提前報廢；維修記錄完整：詳細(xì)記錄維護、維修過程及費用，為資產(chǎn)折舊、處置提供依據(jù)；責(zé)任到人：明確使用部門的日常維護責(zé)任，因人為損壞導(dǎo)致的維修費用，由責(zé)任人承擔(dān)（按公司相關(guān)制度）。（四）盤點與處置環(huán)節(jié)風(fēng)險防范定期盤點：保證盤點周期嚴(yán)格執(zhí)行，避免長期不盤點導(dǎo)致賬實不符；差異追溯：