會(huì)議管理會(huì)議議程設(shè)置及執(zhí)行清單一、適用會(huì)議場景與價(jià)值本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類常規(guī)會(huì)議（如月度/季度工作例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、專題研討會(huì)等）及外部會(huì)議（如客戶溝通會(huì)、合作伙伴對接會(huì)等），旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化議程設(shè)計(jì)與執(zhí)行管控，解決會(huì)議目標(biāo)模糊、流程混亂、效率低下、決議落地難等問題，保證會(huì)議聚焦核心議題、高效產(chǎn)出結(jié)果，同時(shí)為會(huì)議復(fù)盤與持續(xù)優(yōu)化提供依據(jù)。無論是小型團(tuán)隊(duì)討論（5-10人）還是中型會(huì)議（20-50人），均可通過調(diào)整模板細(xì)節(jié)適配場景需求。二、會(huì)議議程設(shè)置與執(zhí)行全流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)與框架（會(huì)議前3-5天）步驟1：定義會(huì)議核心目標(biāo)主持人或發(fā)起人需明確會(huì)議需解決的核心問題（如“確定Q3產(chǎn)品上線優(yōu)先級(jí)”“解決跨部門資源沖突”“評審項(xiàng)目階段性成果”），避免目標(biāo)模糊（如“討論工作”）。輸出：《會(huì)議目標(biāo)說明》（1-2句話，例：“本次會(huì)議需明確Q3產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)，并確定各模塊負(fù)責(zé)人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)”）。步驟2：確定參會(huì)人員與角色分工根據(jù)會(huì)議目標(biāo)篩選必要參會(huì)人：決策層（需拍板事項(xiàng)）、執(zhí)行層（需落實(shí)行動(dòng)）、相關(guān)方（提供信息/支持），避免無關(guān)人員參會(huì)。明確角色分工：主持人：控場、引導(dǎo)討論、把控時(shí)間；記錄員：記錄決議、待辦事項(xiàng)、關(guān)鍵意見（建議指定專人，避免臨時(shí)安排）；時(shí)間提醒員：提前5分鐘提醒各環(huán)節(jié)結(jié)束（可由主持人兼任）。輸出：《參會(huì)人員清單》（含姓名、部門、角色，例：（產(chǎn)品部，主持人）、*（研發(fā)部，執(zhí)行層））。步驟3：設(shè)計(jì)議程框架與內(nèi)容按“開場-議題討論-總結(jié)-下一步行動(dòng)”邏輯設(shè)計(jì)議程，避免環(huán)節(jié)跳躍或冗余。細(xì)化每個(gè)環(huán)節(jié)：明確環(huán)節(jié)名稱、討論內(nèi)容、預(yù)計(jì)時(shí)長、負(fù)責(zé)人（主講人）。開場（5-10分鐘）：主持人重申會(huì)議目標(biāo)、議程、時(shí)間規(guī)則；議題討論（核心環(huán)節(jié)，占總時(shí)長70%-80%）：按重要性排序，每個(gè)議題明確“討論問題”“輸入材料”“輸出目標(biāo)”（例：議題1“Q3產(chǎn)品優(yōu)先級(jí)討論”，輸入：用戶調(diào)研報(bào)告、競品分析，輸出：優(yōu)先級(jí)排序清單）；總結(jié)（5-10分鐘）：主持人匯總決議、確認(rèn)待辦；下一步行動(dòng)（5分鐘）：明確各待辦事項(xiàng)負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)。輸出：《會(huì)議議程初稿》（含時(shí)間、環(huán)節(jié)、內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、所需材料）。步驟4：提前準(zhǔn)備材料與通知收集議題所需材料（如數(shù)據(jù)報(bào)告、PPT、方案文檔），提前1-2天分發(fā)至參會(huì)人，保證其有充足時(shí)間閱讀。發(fā)送會(huì)議通知：包含會(huì)議目標(biāo)、議程、時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需附）、參會(huì)人、材料清單，要求參會(huì)人提前反饋是否有需調(diào)整的議題。輸出：《會(huì)議通知》《參會(huì)材料包》。（二）會(huì)中執(zhí)行：聚焦目標(biāo)與高效推進(jìn)（會(huì)議當(dāng)天）步驟1：開場確認(rèn)（0-5分鐘）主持人準(zhǔn)時(shí)開始會(huì)議，核對參會(huì)人到會(huì)情況（遲到/請假人員需同步原因）；重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長規(guī)則，強(qiáng)調(diào)“每個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)束前2分鐘提醒，超時(shí)則轉(zhuǎn)入下一環(huán)節(jié)”；詢問參會(huì)人對議程的意見，無異議后正式開始。步驟2：按議程推進(jìn)討論（核心環(huán)節(jié)）主持人引導(dǎo)每個(gè)議題討論：先由負(fù)責(zé)人簡要介紹背景（3-5分鐘），再組織參會(huì)人發(fā)言，避免偏離主題；控制發(fā)言順序：鼓勵(lì)按層級(jí)/部門依次發(fā)言，避免個(gè)別人員壟斷時(shí)間；記錄員實(shí)時(shí)記錄：關(guān)鍵意見、分歧點(diǎn)、初步?jīng)Q議、待辦事項(xiàng)（需明確“做什么-誰負(fù)責(zé)-何時(shí)完成”，例：“完成產(chǎn)品原型設(shè)計(jì)-*（設(shè)計(jì)部）-2023年X月X日”）。遇到分歧時(shí)，主持人需引導(dǎo)聚焦事實(shí)（如“我們來看數(shù)據(jù)報(bào)告中的用戶反饋”），而非個(gè)人觀點(diǎn)，無法當(dāng)場決議的需明確“下次會(huì)議繼續(xù)討論”或“會(huì)后由*單獨(dú)溝通”。步驟3：總結(jié)與確認(rèn)（會(huì)議結(jié)束前10分鐘）主持人匯總各議題決議，宣讀《會(huì)議紀(jì)要》（初稿，含決議、待辦、負(fù)責(zé)人、時(shí)間）；逐條確認(rèn)待辦事項(xiàng)：負(fù)責(zé)人需明確確認(rèn)“是否接受任務(wù)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)”，避免模糊承諾；詢問參會(huì)人是否有補(bǔ)充，無異議后宣布散會(huì)。（三）會(huì)后跟進(jìn)：落地閉環(huán)與復(fù)盤（會(huì)議后1-3天內(nèi)）步驟1：整理并分發(fā)會(huì)議紀(jì)要記錄員在24小時(shí)內(nèi)整理正式《會(huì)議紀(jì)要》，內(nèi)容需包含：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、主持人）、會(huì)議目標(biāo)、各環(huán)節(jié)討論要點(diǎn)、決議清單、待辦事項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）、附件（如材料）。紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，分發(fā)至所有參會(huì)人及相關(guān)方，抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如需）。步驟2：跟蹤待辦事項(xiàng)進(jìn)展記錄員或指定人員建立《待辦事項(xiàng)跟蹤表》，每周更新進(jìn)展（“已完成-進(jìn)行中-逾期-阻塞”），對逾期任務(wù)及時(shí)提醒負(fù)責(zé)人（例：“*，產(chǎn)品原型設(shè)計(jì)截止時(shí)間為X月X日，目前進(jìn)展如何？是否需要支持？”）。定期（如每周例會(huì)）通報(bào)待辦完成情況，保證決議落地。步驟3：會(huì)議復(fù)盤與優(yōu)化每季度或重要會(huì)議后，組織核心參會(huì)人復(fù)盤：評估會(huì)議目標(biāo)達(dá)成率、議程合理性、時(shí)間控制效果、待辦落實(shí)情況；輸出《會(huì)議復(fù)盤報(bào)告》，提出改進(jìn)措施（如“某環(huán)節(jié)時(shí)長過長，下次壓縮至分鐘”“增加會(huì)前材料閱讀簽到”），持續(xù)優(yōu)化會(huì)議管理。三、會(huì)議議程及執(zhí)行清單模板（一）會(huì)議議程模板時(shí)間環(huán)節(jié)名稱討論內(nèi)容/議題負(fù)責(zé)人（主講人）所需材料備注（如注意事項(xiàng)）14:00-14:05開場與議程確認(rèn)重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長規(guī)則*（主持人）會(huì)議目標(biāo)說明確認(rèn)參會(huì)人到會(huì)情況14:05-14:30議題1：Q3產(chǎn)品優(yōu)先級(jí)討論確定核心功能優(yōu)先級(jí)，排序依據(jù)（用戶需求/戰(zhàn)略對齊）*（產(chǎn)品部）用戶調(diào)研報(bào)告、競品分析每人發(fā)言不超過3分鐘，聚焦數(shù)據(jù)支撐14:30-14:50議題2：跨部門資源協(xié)調(diào)研發(fā)/設(shè)計(jì)/市場資源分配方案趙六*（研發(fā)部）資源需求清單明確資源沖突時(shí)的優(yōu)先級(jí)原則14:50-15:00總結(jié)與待辦確認(rèn)匯總決議、確認(rèn)待辦事項(xiàng)*（主持人）會(huì)議紀(jì)要初稿逐條確認(rèn)待辦負(fù)責(zé)人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)（二）會(huì)議執(zhí)行清單模板序號(hào)任務(wù)名稱負(fù)責(zé)人完成時(shí)間完成情況（□是□否□進(jìn)行中）備注（如所需支持）1確定會(huì)議目標(biāo)并輸出說明*會(huì)議前3天□是□否□進(jìn)行中需與產(chǎn)品部、研發(fā)部對齊2收集議題材料并分發(fā)*會(huì)議前1天□是□否□進(jìn)行中保證材料為最新版本3預(yù)訂會(huì)議室及測試設(shè)備周七*（行政）會(huì)議前半天□是□否□進(jìn)行中測試投影儀、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)4會(huì)中記錄決議與待辦*（記錄員）會(huì)議當(dāng)天□是□否□進(jìn)行中需實(shí)時(shí)記錄，避免遺漏5整理并分發(fā)會(huì)議紀(jì)要*會(huì)議后24小時(shí)內(nèi)□是□否□進(jìn)行中經(jīng)*審核后分發(fā)6跟蹤“產(chǎn)品原型設(shè)計(jì)”待辦*每周更新□是□否□進(jìn)行中截止時(shí)間：2023年X月X日四、高效會(huì)議管理關(guān)鍵提示（一）嚴(yán)控時(shí)間成本議程總時(shí)長建議不超過90分鐘（小型會(huì)議）或120分鐘（中型會(huì)議），單個(gè)議題不超過30分鐘；設(shè)置“時(shí)間沙漏”或由時(shí)間提醒員提前2分鐘提示，主持人需果斷叫停超時(shí)環(huán)節(jié)（可約定“該環(huán)節(jié)剩余1分鐘，請總結(jié)核心觀點(diǎn)”）。（二）強(qiáng)化材料前置要求參會(huì)人提前閱讀材料，會(huì)議中不再重復(fù)講解，直接進(jìn)入討論；可設(shè)置“材料閱讀簽到”環(huán)節(jié)，確認(rèn)參會(huì)人已閱讀。（三）明確決策機(jī)制對關(guān)鍵議題，提前明確決策方式（如“負(fù)責(zé)人拍板”“少數(shù)服從多數(shù)”“會(huì)后由*匯總意見”），避免討論無果。（四）避免“會(huì)而不議”對