合同管理（含審批流程版）一、適用范圍與應用場景公司與供應商/采購方簽訂的商業(yè)合作類合同；與外部機構/個人簽署的服務外包、技術咨詢類合同；內部項目合作中涉及權責劃分、資源投入的協(xié)議類文件；其他需要通過標準化流程審批、簽署的法律文件。二、合同全流程操作指引（一）需求發(fā)起與合同起草需求提報業(yè)務部門根據業(yè)務需求，填寫《合同需求申請表》（附件1），明確合作方基本信息、合作內容、核心訴求（如標的、數(shù)量、質量標準、履約期限、預算金額等），經部門負責人簽字確認后提交至法務部門。合同起草法務部門或指定起草人根據需求，結合公司《合同標準化條款庫》（另行制定）起草合同文本；合同內容應包含：合同編號（規(guī)則：年份-部門簡稱-合同類型-序號，如2024-CG-CG-001）、合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址等）、合作內容與標的、權利義務條款、價款及支付方式、履約期限與地點、違約責任、爭議解決方式、生效條件、附件清單等核心要素；起草完成后，發(fā)起人需核對合同信息與需求一致性，保證無遺漏或矛盾條款。（二）內部審批流程合同實行“分級分類審批”，根據合同金額、類型及風險等級確定審批節(jié)點（以金額50萬元為界，高風險合同需額外增加分管副總審批）：審批節(jié)點審批人審批要點起草部門復核部門負責人業(yè)務需求匹配性、條款可行性、預算合理性法務審核法務專員/法務經理合法性合規(guī)性、條款嚴謹性、法律風險提示（如違約責任、知識產權歸屬等）財務審核財務負責人價款結構、支付方式、稅費承擔、發(fā)票類型等財務相關條款合理性分管領導審批業(yè)務分管副總經理業(yè)務戰(zhàn)略匹配度、資源協(xié)調可行性、合作方背景核實總經理審批公司總經理重大合同（金額超500萬元或涉及核心業(yè)務）的最終決策，需簽字確認審批要求：各審批節(jié)點需在2個工作日內完成，逾期未反饋視為默認通過；審批過程中如需修改，由法務部門牽頭組織相關部門溝通調整，修改后重新提交審批；審批通過后，法務部門輸出《合同審批意見匯總表》（附件2），明確最終合同文本版本號。（三）合同簽署與用印用印申請審批通過后，起草人填寫《合同用印申請表》（附件3），附最終版合同文本、審批意見匯總表，提交至行政部。用印管理行政部核對用印材料完整性（合同文本、審批表、雙方主體資質復印件等），確認無誤后安排用?。缓贤韬炇痱T縫章，正本份數(shù)根據合作方需求確定（至少留存公司正本2份，一份歸檔，一份財務備案）；禁止在空白合同或審批流程未完成的合同文本上用印。（四）執(zhí)行與履約跟蹤合同交底業(yè)務部門在合同生效后3個工作日內，組織內部召開合同交底會，明確履約責任人、關鍵節(jié)點、交付標準及風險預警點，并形成《合同交底記錄》（附件4）。履約監(jiān)控履約責任人按合同約定跟蹤合作方履約情況，定期（每月/每季度）填寫《合同履約跟蹤表》（附件5），記錄進度、款項支付、質量驗收等關鍵信息；如出現(xiàn)履約異常（如延遲交付、質量不達標等），業(yè)務部門需在24小時內啟動風險預警，書面通知法務部門及分管領導，協(xié)商解決方案（如補充協(xié)議、違約索賠等）。（五）歸檔與管理歸檔范圍合同全流程文件均需歸檔，包括：需求申請表、合同審批意見匯總表、用印申請表、正本合同文本、附件（如技術協(xié)議、報價單）、履約跟蹤記錄、變更/補充協(xié)議、終止協(xié)議等。歸檔流程合同履行完畢或終止后10個工作日內，業(yè)務部門將全套材料整理成冊，移交至檔案管理部門；檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號登記，電子檔同步存儲至公司合同管理系統(tǒng)，保證可追溯；合同檔案保存期限：一般合同不少于10年，重大合同不少于20年，到期前經審批可延長保存期。三、核心模板表格清單附件1：《合同需求申請表》字段名稱填寫說明申請部門需求發(fā)起部門全稱申請日期年-月-日合同類型□采購□服務□合作開發(fā)□租賃□其他（請注明）合作方信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（內部）需求背景簡述合作原因及業(yè)務目標核心合作內容標的、數(shù)量、質量標準、服務范圍等預算金額含稅/不含稅，大寫履約期限起止時間申請人簽字部門負責人簽字附件清單需提供的支持材料（如報價單、技術參數(shù)等）附件2：《合同審批意見匯總表》合同編號版本號審批節(jié)點審批人審批意見（同意/修改/不同意）修改內容說明（如需）審批時間2024-CG-CG-001V1.0起草部門復核*經理同意-2024-03-01法務審核*法務專員同意，建議增加“不可抗力條款”補充第七條2024-03-02財務審核*財務總監(jiān)同意-2024-03-03總經理審批*總經理同意-2024-03-04附件3：《合同用印申請表》申請部門申請人合同編號用印份數(shù)用印類型（□合同正本□騎縫章□其他）采購部*專員2024-CG-CG-0013□合同正本□騎縫章附件清單最終版合同文本1份、審批意見匯總表1份、合作方資質復印件1份行政部審核意見□同意用印□材料不全，需補充：_____________審核人：__________日期：______附件4：《合同交底記錄》合同編號交底部門交底日期參會人員（部門+姓名）2024-CG-CG-001采購部2024-03-05采購部經理、財務部專員履約責任人*經理關鍵節(jié)點2024-03-15簽訂補充協(xié)議風險提示合作方延遲交付，需按合同第8條每日收取0.05%違約金附件《技術驗收標準》V2.0附件5：《合同履約跟蹤表》合同編號跟蹤日期履約階段進度描述（如：已完成30%，剩余70%）款項支付情況驗收結果異常記錄及處理措施2024-CG-CG-0012024-04-01首批交付已交付100%，驗收合格已支付30%預付款合格-2024-05-10第二批交付延遲5天，合作方因原材料短缺導致未支付待驗收已發(fā)送催告函，預計5月15日交付四、關鍵注意事項與風險提示（一）合同條款合規(guī)性簽約主體需核實其合法存續(xù)狀態(tài)（如營業(yè)執(zhí)照、授權委托書），避免與無民事行為能力或超越權限的主體簽約；禁止設置“霸王條款”，格式條款需以顯著方式提示對方注意免除或限制責任的內容；涉及行政許可的業(yè)務（如特種設備、食品經營等），需保證合作方具備相應資質。（二）審批流程完整性嚴禁“先簽批后補流程”或“跳過審批節(jié)點用印”，特殊情況需經總經理書面特批；跨部門合同需明確主責部門，避免審批推諉；涉外合同需增加外文文本翻譯準確性審核（可由行政部協(xié)同翻譯機構完成）。（三）履約過程動態(tài)管理業(yè)務部門需定期跟蹤合同履行情況，重大風險（如對方破產、重大違約）需24小時內上報法務部門及分管領導；合同變更（如金額、期限、主體變更）需簽訂書面補充協(xié)議，原合同未變更的條款繼續(xù)有效，補充協(xié)議與原合同沖突的以補充協(xié)議為準。（四）檔案與保密管理合同文本及涉附件需妥善保管，嚴禁泄露合作方商業(yè)秘密及公司內部定價策略；電子檔案需定期備份（每月1次），防止數(shù)據丟失；紙質檔案需存放在防潮防火檔案柜中，借閱需經