機(jī)關(guān)辦公室文秘工作流程規(guī)范機(jī)關(guān)辦公室文秘工作是保障單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的核心環(huán)節(jié)，兼具服務(wù)性、規(guī)范性與保密性。為明確工作標(biāo)準(zhǔn)、提升履職效能，結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際，現(xiàn)將文秘工作全流程規(guī)范梳理如下，供實(shí)務(wù)操作參考。一、公文處理流程（一）收文辦理1.簽收登記：接收各類來(lái)文（含紙質(zhì)、電子文件）時(shí)，核對(duì)文號(hào)、份數(shù)、密級(jí)等要素，填寫(xiě)《收文登記表》，注明收文時(shí)間、來(lái)源、載體形式。2.初審分辦：初審文件是否完整、是否需本單位辦理，對(duì)緊急文件標(biāo)注“特急”“加急”。根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，呈送辦公室主任或分管領(lǐng)導(dǎo)確定承辦部門(mén)，附《公文處理單》流轉(zhuǎn)。3.擬辦批辦：承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人提出擬辦意見(jiàn)（如“請(qǐng)XX科室辦理”“需提交黨組會(huì)研究”），辦公室匯總后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批示，明確辦理要求與時(shí)限。4.承辦督辦：承辦科室按批示要求落實(shí)，辦公室定期跟蹤進(jìn)度，對(duì)超期未辦結(jié)事項(xiàng)發(fā)《督辦提醒單》，督促反饋辦理結(jié)果。5.辦結(jié)歸檔：文件辦結(jié)后，承辦科室將處理結(jié)果（如復(fù)函、會(huì)議紀(jì)要、審批意見(jiàn)）附原文件，交辦公室整理歸檔，電子文件同步上傳至檔案管理系統(tǒng)。（二）發(fā)文辦理1.起草審核：業(yè)務(wù)科室起草文件，需經(jīng)科室負(fù)責(zé)人初審；辦公室從格式、邏輯、政策合規(guī)性等方面復(fù)核，重大文件送法律顧問(wèn)或政策研究室把關(guān)。2.簽發(fā)編號(hào)：文件經(jīng)擬稿人、科室負(fù)責(zé)人、辦公室主任簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)后由辦公室按年度、文號(hào)規(guī)則編號(hào)（如“XX發(fā)〔2024〕X號(hào)”）。3.排版印制：按《黨政機(jī)關(guān)公文格式》排版，核對(duì)文號(hào)、落款、附件等細(xì)節(jié)，涉密文件送指定印刷廠印制，普通文件通過(guò)文印系統(tǒng)輸出。4.分發(fā)存檔：通過(guò)機(jī)要通道、郵政特快或電子政務(wù)平臺(tái)發(fā)送文件，留存發(fā)文底稿、正式文件各一份，電子版本同步歸檔。二、會(huì)議組織流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備1.方案擬定：根據(jù)會(huì)議類型（黨組會(huì)、辦公會(huì)、專題會(huì)等），擬定會(huì)議方案，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、材料要求，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.材料準(zhǔn)備：督促業(yè)務(wù)科室提交匯報(bào)材料，辦公室審核排版，提前1-2天發(fā)至參會(huì)人員郵箱或紙質(zhì)送達(dá)；涉密材料單獨(dú)封裝，注明密級(jí)。3.通知下發(fā)：通過(guò)OA系統(tǒng)、短信或電話通知參會(huì)人員，確認(rèn)出席情況，對(duì)重要會(huì)議制作簽到表。4.會(huì)場(chǎng)布置：調(diào)試音響、投影、視頻設(shè)備，擺放桌簽、文件、水杯，涉密會(huì)議檢查屏蔽設(shè)備，設(shè)置專人簽到崗。（二）會(huì)中服務(wù)1.簽到記錄：提前15分鐘組織簽到，統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)，向主持人報(bào)告缺席情況；全程做好會(huì)議記錄（錄音備份），準(zhǔn)確記錄決議事項(xiàng)、任務(wù)分工。2.應(yīng)急保障：關(guān)注會(huì)場(chǎng)設(shè)備運(yùn)行、人員需求，及時(shí)處理突發(fā)情況（如文件漏發(fā)、設(shè)備故障），確保會(huì)議流程順暢。（三）會(huì)后落實(shí)1.紀(jì)要整理：24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要起草，經(jīng)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)核稿后印發(fā)，明確任務(wù)事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限。2.任務(wù)分解：將紀(jì)要中任務(wù)錄入督辦系統(tǒng)，明確責(zé)任人與節(jié)點(diǎn)，辦公室定期跟蹤進(jìn)度。3.資料歸檔：收集會(huì)議材料（匯報(bào)稿、簽到表、錄音），與紀(jì)要一并歸檔，電子文件上傳至檔案庫(kù)。三、信息調(diào)研與報(bào)送流程（一）調(diào)研組織1.主題確定：結(jié)合單位中心工作、上級(jí)部署或基層訴求，選定調(diào)研主題（如“優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境的難點(diǎn)問(wèn)題”），制定調(diào)研方案（含對(duì)象、方法、時(shí)間安排）。2.實(shí)地調(diào)研：通過(guò)座談會(huì)、問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地走訪等方式收集數(shù)據(jù)，記錄典型案例、群眾訴求，確保調(diào)研樣本覆蓋不同層級(jí)、群體。（二）報(bào)告撰寫(xiě)與報(bào)送1.報(bào)告起草：調(diào)研結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)告，結(jié)構(gòu)包含現(xiàn)狀分析、問(wèn)題梳理、對(duì)策建議，數(shù)據(jù)需真實(shí)可查，建議具備操作性。2.審核報(bào)送：經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、辦公室主任審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通過(guò)信息專報(bào)、政務(wù)平臺(tái)或紙質(zhì)文件報(bào)送上級(jí)部門(mén)，同步抄送相關(guān)內(nèi)部科室。四、日常事務(wù)處理流程（一）值班與應(yīng)急值守1.排班管理：辦公室按月制定值班表，明確值班人員、電話、備勤要求，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后公示。2.值班交接：值班人員崗前熟悉應(yīng)急預(yù)案、聯(lián)絡(luò)清單，崗后填寫(xiě)《值班日志》，交接未辦結(jié)事項(xiàng)、重要通知。3.突發(fā)事件響應(yīng)：接到緊急情況（如輿情、安全事故），第一時(shí)間向帶班領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，跟蹤處置進(jìn)展并記錄。（二）文件與檔案管理1.文件傳遞：內(nèi)部文件實(shí)行“簽收-登記-傳遞-反饋”閉環(huán)，涉密文件雙人傳遞，電子文件通過(guò)加密通道傳輸，嚴(yán)禁使用私人郵箱。2.檔案整理：按年度、類別（文書(shū)、科技、人事）整理檔案，編制目錄，定期移交檔案室；利用檔案時(shí)需填寫(xiě)《借閱單》，涉密檔案僅限指定人員查閱。（三）保密工作1.涉密文件管理：涉密文件單獨(dú)登記、存放，閱辦后及時(shí)收回，銷(xiāo)毀時(shí)送指定機(jī)構(gòu)，填寫(xiě)《涉密文件銷(xiāo)毀登記表》。2.保密培訓(xùn)：每季度組織文秘人員參加保密培訓(xùn)，簽訂《保密承諾書(shū)》，定期檢查辦公電腦、存儲(chǔ)設(shè)備的涉密信息處理情況。五、溝通協(xié)調(diào)流程（一）內(nèi)部溝通1.部門(mén)對(duì)接：定期與業(yè)務(wù)科室溝通，了解工作進(jìn)展、材料需求，協(xié)調(diào)解決跨部門(mén)協(xié)作問(wèn)題（如聯(lián)合發(fā)文、會(huì)議籌備）。2.信息共享：通過(guò)工作群、周例會(huì)通報(bào)重要文件、會(huì)議精神，確保各科室信息對(duì)稱。（二）外部聯(lián)絡(luò)1.接待安排：收到來(lái)訪函件后，擬定接待方案（含行程、陪同人員、食宿安排），報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，重要接待需安排合影、資料贈(zèng)送環(huán)節(jié)。2.函件處理：收到外單位來(lái)函，按收文流程辦理；對(duì)外發(fā)函需經(jīng)審核簽發(fā)，確保措辭規(guī)范、答復(fù)準(zhǔn)確。六、流程優(yōu)化與監(jiān)督機(jī)制1.定期復(fù)盤(pán)：每季度召開(kāi)文秘工作復(fù)盤(pán)會(huì)，梳理流程堵點(diǎn)（如公文流轉(zhuǎn)超時(shí)、會(huì)議材料失誤），提出優(yōu)化措施。2.培訓(xùn)提升：每年組織文秘人員參加公文寫(xiě)作、會(huì)務(wù)管理、保密法規(guī)培訓(xùn)，邀請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)或高校專家授課。3.考核評(píng)價(jià)：將流程執(zhí)行情況納入績(jī)效考核，對(duì)規(guī)范